Hurtigguide. Joint Collaboration AS Drammensveien Oslo Tlf Fax

Transkript

1 Hurtigguide Joint Collaboration AS Drammensveien Oslo Tlf Fax Org. nr NO

2 INNHOLD 1 Hvorfor er det ulik farge og utseende på mappene? Hvordan laster jeg opp en fil i en aktiv mappe? Hvordan laster jeg opp flere filer samtidig? Enkle mapper Aktive mapper Hvordan laster jeg ned en eller flere filer fra INTERAXO? hvordan får jeg med meg alle opplysninger (metadata) fra INTERAXO? Hvordan kan jeg dele informasjon og dokumenter med andre? Hvordan kan jeg se på et dokument eller tegning? Hvordan finner jeg det jeg leter etter? Navigere Gruppere og sortere. Søke Tilgang til eldre versjoner av ett eller flere dokumenter Hvordan finner jeg mine prosjekt hvis jeg ikke ser dem? Prosjektområder / communities i INTERAXO Favoritter i Min oversikt Hvordan kan jeg enkelt holde meg oppdatert om det som skjer i prosjektet? Abonnere på mappen(e) eller filer Nattrapporter Logg Hvordan endrer jeg passord, språk og informasjon i min profil? Hvordan inviterer jeg og fjerner medlemmer? (For Administratorer) Hvordan oppretter jeg en gruppe og håndterer medlemmer der? (For administratorer) Noen enkle tips Hvordan får jeg hjelp? Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 1

3 INTERAXO HURTIGGUIDE 1 HVORFOR ER DET ULIK FARGE OG UTSEENDE PÅ MAPPENE? Enkel mappe Aktiv mappe Disse kjenner vi igjen fra Windows utforsker. En enkel mappe kan inneholde undermapper og/eller filer. Her ligger filene i oppføringer med metadata direkte i mappen. Aktiv mappe med arbeidsflyt Samme som blå mapper, men her har man i tillegg en arbeidsflyt 2 HVORDAN LASTER JEG OPP EN FIL I EN AKTIV MAPPE? Gå til gjeldende mappe og klikk på knappen Fyll ut informasjon i feltene og legg til en eller flere filer. Flere filer legger du til ved å velge CTRL + SHIFT i filutforskeren som kommer opp. Filer kan også legges til etterpå. Høyreklikk på oppføringen og velg Legg til fil eller marker oppføringen i listen og klikk på knappen Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 2

4 3 HVORDAN LASTER JEG OPP FLERE FILER SAMTIDIG? Det er ulike måter å laste opp flere filer på i INTERAXO bl.a. avhengig av hvilken mappetyper dokumentene skal lastes opp i. 3.1 Enkle mapper Åpne mappen i INTERAXO der filene ligger. Åpne deretter mappen som dokumentene ligger i. Marker de dokumentene du vil dra over i INTERAXO. Dra og slipp dem inn i INTERAXO. Et alternativ er å bruke knappen «Legg til fil». Hold SHIFT-knappen nede for å markere flere filer. M 3.2 Aktive mapper I en aktiv mappe registrerer du først en oppføring. Dette er opplysninger om ett eller flere dokument, også kalt metadata. Dette kan sammenlignes med et kartotekkort eller en database. For å få lastet opp ett eller flere dokumenter i en aktiv mappe må du først ha opprettet alle oppføringene. For å spare tid kan dette gjøres ved hjelp av Microsoft Excel for deretter å importere alle oppføringene inn i den aktive mappen i INTERAXO. Det er flere dokumenttyper det vil være mange av og hvor en import av oppføringer vil være besparende. Det kan være avvik, endringsmeldinger, møtereferater, rapporter og tegninger bl.a. Fremgangsmåte: 1. Utarbeid en Excelfil med samme kolonneoppsett som den aktive mappen. Feltene i den aktive mappen må samsvare med kolonnene i INTERAXO. 2. Nedenfor ser du et eksempel på en dokumentliste over avviksmeldinger som skal importeres inn i den aktive mappen i INTERAXO. 3. Alle felt som er obligatoriske i INTERAXO må fylles ut ellers vil ikke oppføringen bli kopiert inn. I dette tilfelle er feltet Beskrivelse ikke obligatorisk, mens de andre er det. 4. Fyll ut excellisten med alle data som skal importeres. Hver rad i excellista blir til en oppføring i den aktive mappen 5. Høyreklikk på den aktive mappen som du nå skal importere oppføringene inn i Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 3

5 6. Velg Importer oppføringer Marker de aktuelle radene og cellene i Excel (ikke overskriftraden) Trykk Ctrl+C i Excel for å kopiere feltene I INTERAXO høyreklikker du på mappen og Importere oppføringer Trykk Ctrl+V i INTERAXO. Pass på at alt innhold er riktig. Klikk så å Import-knappen (se bilde under) 7. Du har nå laget alle oppføringene. Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 4

6 Nå vil du importere filer til oppføringene: Trykk på Legg til fil og velg filer fra Windows utforsker Trykk deretter på Import-knappen Hvordan importere en tegningsliste med tilhørende filer: Dersom prosjektet allerede har en tegningsliste tar du utgangspunkt i denne. Dersom prosjektet ikke har en tegningsliste kan det eksporteres ut en tom tegningsliste fra INTERAXO. Det går an å lage skallet til en tom tegningsliste (uten data om tegningene) fra INTERAXO basert på feltene i mappen for tegninger. Dette er i tilfeller der det ikke finnes noen tegningsliste i prosjektet ennå. Fremgangsmåte: 1. Gå inn i mappen Tegninger. Klikk på knappen Eksporter øverst i høyre hjørne: Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 5

7 2. Marker for valgene under: Du har nå produsert en tom liste i Microsoft Excel som du nå kan utarbeide en tegningsliste ut fra i prosjektet. Dersom du fjerner eller legger til nye kolonner i tegningslisten, vær da klar over at disse kolonnene (feltene) må legges til av en administrator av prosjektrommet før du importerer listen inn igjen. For å importere denne listen inn som oppføringer, følg prosedyren nevnt over, pkt 1-8. Vi har nå vist hvordan vi importerer oppføringer og filer inn i en aktiv mappe. For en fullstendig oversikt over import i aktiv mappe med arbeidsflyt over tegninger med publisering og revisjon, gå til vårt hjelpesenter. 4 HVORDAN LASTER JEG NED EN ELLER FLERE FILER FRA INTERAXO? Fra en mappe: Fra en aktiv mappe: Fra en enkelt oppføring: Marker noen oppføringer i en mappe. Høyreklikk og velg Last ned Marker noen oppføringer i en aktiv mappe. Trykk på knappen øverst til høyre. Velg om du vil eksportere Filer eller Oppføringer og trykk så på OK. Mens du står inne i en oppføring marker dokumentet som skal lastes ned. Trykk deretter på knappen Laste ned. Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 6

8 5 HVORDAN FÅR JEG MED MEG ALLE OPPLYSNINGER (METADATA) FRA INTERAXO? Marker en eller flere oppføringer i en aktiv mappe. Trykk på knappen Dersom ingen oppføringer i mappen markeres får man en eksport av alle. øverst til høyre. Velg til slutt å Laste ned ved å trykke på Ok. Du kan eksportere inne fra en enkelt oppføring på samme måte. 6 HVORDAN KAN JEG DELE INFORMASJON OG DOKUMENTER MED ANDRE? Klikk på knappen Den finnes både i oppføringer i en aktiv mappe og på filer i en enkel mappe (gul). Velg hvem du skal sende til. Du kan velge både grupper og enkeltpersoner Emnet på varslingen kan endres Skriv gjerne en beskjed som beskriver hva det omhandler Lenke til oppføringene/dokumentene sendes automatisk sammen med e-posten Du kan velge om du vil sende en kopi til deg selv også Trykk til slutt på OK Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 7

9 7 HVORDAN KAN JEG SE PÅ ET DOKUMENT ELLER TEGNING? INTERAXOs innebygde leser fungerer for de fleste vanlige filformat. Marker filen du vil se på og trykk på knappen Vis i verktøylinjen. Funksjonalitet i INTERAXOs leser: 8 HVORDAN FINNER JEG DET JEG LETER ETTER? 8.1 Navigere Dette gjøres på samme måte som i Windows Utforsker. Bla i mappestrukturen. Det går også an å blå gjennom å trykke på søkestien (også kalt brødsmulesti) over listen med dokumentene. 8.2 Gruppere og sortere. Søke Gruppere og sortere Trykk på den lille pilen til høyre for den kolonnen du vil gruppere etter. Sortering kan gjøres på kolonner både når de er gruppert eller ikke. Søke Skriv inn søkestrengen i søkefeltet øverst til høyre Trykk på dokumentet du søker på eller trykk på Gå tilbake Avslutt gruppering ved å huke bort i den hvite boksen Vis i grupper. Du kan bruke standard Windows-søkefunksjonalitet: Operatører +, AND, & : Både/alle kriterier må være oppfylt. Dette begrenser vanligvis søkeresultatet., OR : Minst ett kriterium må være oppfylt Jokertegn (wild cards) * : trunkering eks. Bygge* søker på alt som starter med bygge du kan få treff som byggemøte, byggesøknad, bygget osv.? : valgfritt tegn på den gitte plasseringen For mer info, gå til vårt hjelpesenter. Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 8

10 8.3 Tilgang til eldre versjoner av ett eller flere dokumenter Trykk på ikonet for versjon. Da får du opp hele versjonshistorikken til dokumentet. Derfra kan du laste ned en tidligere versjon eller gjenopprette til en tidligere versjon om ønskelig. 9 HVORDAN FINNER JEG MINE PROSJEKT HVIS JEG IKKE SER DEM? 9.1 Prosjektområder / communities i INTERAXO Prosjekter kan deles opp i ulike prosjektområder/communities. Dersom du er knyttet til flere prosjekter i ulike communities bytter du enkelt community slik: Øverst til høyre på siden. Klikk på den lille pilen ved siden av det communityet du er innlogget i og velg ett annet: 9.2 Favoritter i Min oversikt Du kan velge ett eller flere prosjektrom som favoritt. Hvis du kun viser Favoritter i listen vises ikke de andre prosjektrommene. For å se alle velger du å vise Alle rom. Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 9

11 10 HVORDAN KAN JEG ENKELT HOLDE MEG OPPDATERT OM DET SOM SKJER I PROSJEKTET? 10.1 Abonnere på mappen(e) eller filer Klikk på Abonner-knappen i en mappe, en oppføring eller et dokument. Du får da en e-post umiddelbart når det skjer en oppdatering i mappen, oppføringen eller dokumentet Nattrapporter Endres under Min profil : Du får en e-post hver natt hvor det fremgår hva som har skjedd i prosjektene dine de siste 24 timer. Du får kun varsler i rom og mapper du har tilgang på. Dette settes under Min profil og Innstillinger Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 10

12 10.3 Logg Du finner en endringslogg på oppføringer i aktive mapper og aktive mapper med arbeidsflyt. Som standard ser man de tre siste endringene. Vil du se flere, trykk på Vis alt. Følgende endringer logges for oppføringer i Aktive mapper med og uten arbeidsflyt: - Endre eller slette metadata i oppføringer eller filer - Flytting av oppføringer - Endre eller slette kommentarer - Dele informasjon (oppføringer og /eller filer i oppføringer) 11 HVORDAN ENDRER JEG PASSORD, SPRÅK OG INFORMASJON I MIN PROFIL? Endre passord gjøres øverst i høyre hjørne der navnet ditt står. Endre språk gjør du ved å trykke i kanten slik at informasjonen blir redigerbar. Velg språk. Husk å lagre. Endringen vil tre i kraft neste gang du logger deg inn i INTERAXO eller ved å klikke F5 for å oppdatere siden. Endre endrer opplysningene dine gjøres i Min profil. Husk å klikke på Lagre-knappen. Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 11

13 12 HVORDAN INVITERER JEG OG FJERNER MEDLEMMER? (FOR ADMINISTRATORER) Dersom du har tilgang til å invitere medlemmer gjøres dette under fanen Medlemmer. Trykk på knappen Inviter medlem. Skriv inn e- postadressen. Trykk på knappen Legg til. Som standard tilldeles rollen Deltaker. Trykk der dersom du vil endre rollen til Administrator eller Observatør. Flere brukere kan inviteres inn samtidig. Trykk deretten på Inviter. Legg merke til at for en administrator i prosjektet gjelder ingen tilgangsregler. Administratoren har alltid tilgang til alt. 13 HVORDAN OPPRETTER JEG EN GRUPPE OG HÅNDTERER MEDLEMMER DER? (FOR ADMINISTRATORER) Dersom du har tilgang til å opprette tilgangsgrupper gjøres dette også fra fanen Medlemmer. Trykk på knappen Opprett gruppe. Under fanen Innstillinger angir du navn på gruppen samt rettighet (Deltaker, Administrator, Observator). Legg merke til at for en administrator i prosjektet gjelder ingen tilgangsregler. Administratoren har alltid tilgang til alt. Legg til deltakere under fanen Medlemmer: Velg fra nedtrekkslisten, trykk på Legg til. Lagre til slutt. Medlemmer kan legges til og tas bort etterpå. 14 NOEN ENKLE TIPS Verktøylinjen eller høyreklikk. Velg den arbeidsmetoden som kjennes mest naturlig for deg! Det er enkelt å laste oppe filer til INTERAXO ved å bruke drag and drop direkte fra Windows Utforsker. Gjelder kun enkle mapper (gule). INTERAXO støtter følgende nettlesere (browsere) o Internet Explorer 9 o Internet Explorer 10 o Internet Explorer 11 o Chrome o Firefox o Safari Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 12

14 15 HVORDAN FÅR JEG HJELP? På innloggingssiden o Jeg har glemt passordet mitt: Trykk på Glemt passord? under feltene for bruker og passord. o Kontakt support: Telefonnummer, e-postadresse og chat finnes: Inne i INTERAXO o Øverst til høyre på siden finnes det et spørsmålstegn hvor du kan få hjelp og ta kontakt med oss. o Kontakt med support: o o Der er det også et Hjelpesenter med hjelpeartikler og utførende beskrivelser av ulike emner i INTERAXO Har du et ønske om en funksjonsendring el.l. i INTERAXO kan du trykke på Send inn din tilbakemelding. Dette går direkte til vår produktavdeling for vurdering Hurtigguide INTERAXO juni 2015 ver. 1.1 Side 13