Individuell plan i Sampro Informasjon til planeier og deltakere

Transkript

1 Individuell plan i Sampro Informasjon til planeier og deltakere Tromsø kommune bruker Sampro som elektronisk verktøy for tverrfaglig samhandling. I dette skrivet får du informasjon om Sampro, samt kort innføring i hvordan du logger deg inn og bruker programmet. Før planen eller ansvarsgruppa skal opprettes skal bruker, evt. representert ved pårørende, samtykke til dette. Man samtykker ikke til bruk av Sampro, men til tverrfaglig samarbeid. Når tverrfaglig samarbeid avsluttes, lukkes den aktuelle planen i Sampro. Den vil ikke bli slettet på grunn av kommunens dokumentasjonsplikt, men ingen vil kunne få tilgang til innholdet før den eventuelt åpnes igjen, etter samtykke fra bruker. Sampro er en web-basert løsning. Dette gjør at alle de som er involverte i arbeidet får tilgang til samme informasjon. Ulike hjelpeinstanser kan logge seg på uavhengig av fagsystem, og bruker og pårørende kan logge seg inn hjemmefra. Det er sikker innlogging med engangskode som er ny for hver gang. Informasjon som oppbevares i SamPro er selvsagt ikke tilgjengelig via søk på nettet (googling etc.), da dette er lagret forskriftsmessig. Kun de som jobber i gruppa rundt bruker har tilgang til informasjonen i SamPro. De samme regler for taushetsplikt mellom deltakerne gjelder for samhandling her, som i øvrig samarbeid mellom etater/fagpersoner. Man kommer til påloggingsvinduet ved å gå inn på Her logger man seg inn med brukernavn og passord, samt en engangskode som man mottar på e-post eller SMS. Den planen gjelder for er alltid planeier. Pårørende har egen innlogging og vil motta eget brukernavn og passord. Har du blitt med i en plan og ikke vet ditt brukernavn eller passord ta kontakt med koordinator for planen. Hvis du har behov for hjelp til å logge deg inn, bruke Sampro eller har andre spørsmål ta kontakt! Heidi Matre tlf: epost: heidi.matre@tromso.kommune.no Liss Johansen tlf epost: liss.olaug.johansen@tromso.kommune.no Anne Lise Pedersen tlf epost: anne.lise.pedersen@tromso.kommune.no Felles epostadresse for Samprospørsmål: sampro@tromso.kommune.no For spørsmål til koordinerende team bruk vår felles adresse: koordinerende.team@tromso.kommune.no SIKKER BRUK AV SAMPRO Siden Sampro er webbasert og dermed i teorien kan brukes på en hver PC, nettbrett etc hvor som helst må følgende presiseres: Gi aldri ut din innloggingsinformasjon til andre, selv ikke til din kollega. For alle utenom planeier og pårørende: Åpne kun Sampro på din jobb-pc Logg deg alltid ut av Sampro når du forlater PCen. Man skal aldri ta skjermbilde eller benytte «klipp/lim» når man jobber i SamPro

2 Hvordan logger du deg inn? 1. Gå inn på og skriv inn brukernavn du har mottatt av koordinator. Bruk «Glemt passord»- funksjonen første gang du logger deg inn dersom du ikke har fått passordet oppgitt av koordinator. Engangskode mottar du på SMS eller e-post (info om dette skal du ha fått av koordinator). 2. Når du har logget deg inn kommer du til dette bildet: Du kan da trykke på «Søk» knappen, eller skrive inn navnet på bruker. Du vil da få opp den aktuelle IP. Trykk på navnet for å åpne. 3. Når du har trykket på navnet, er du inne i planen og kan velge om du vil se på mål, meldinger, deltakere, etc.

3 Slik endrer du passord Dersom du fikk oppgitt passord fra koordinator anbefaler vi at du bytter dette når du logger deg inn første gang. Gå inn under Deltakere, finn deg selv og trykk på detaljer. Nede til høyre i vinduet kommer dette opp. Trykk Rediger brukerkonto, skriv inn nytt passord og trykke Lagre. Passordet må ha minst én stor bokstav og et tall. I samme vindu kan du også sette opp hvordan du ønsker varsling på melding (og endringer, kommentarer etc).

4 Hvordan leser og skriver du meldinger? Meldinger i Sampro vil være møtereferater, møteinnkallinger, notater og andre meldinger mellom en eller flere deltakere i planen. Når noen sender en melding til deg i Sampro vil du varsles på SMS og/eller epost om at det har kommet ny melding. Når du logger deg inn vil uleste meldinger framkomme i forsidebildet i fet skrift. Klikk på Gå til meldinger for å lese meldingen. Du kan også gå til meldinger fra fanen øverst. Når du skal skrive melding går du til meldinger og trykker Ny melding.

5 Hak av hvem som skal ha meldingen, velg kategori (evt. la det stå «Ingen kategori») og skriv inn tittel. Når du har skrevet meldingen trykker du på «Send» og mottakere blir varslet om at det har kommet ny melding. Når meldinga er sendt kan du gå inn under Sendte meldinger og følge med på om den blir lest ved å se om navnet forandrer seg fra uthevet (har ikke lest) til vanlig skrift (har lest). Obs! De som jobber i gruppa rundt bruker din vil ha ulike responstid på meldinger på grunn av sin arbeidssituasjon. Noen jobber eks. turnus, eller har ikke kontortid hver dag. Dersom det går unormalt tid før meldinga blir lest kan det være at vedkommende er fraværende fra jobb på grunn av sykdom, ferie eller annet. Siden kun de som er deltakere i planen får varsel om meldinger må man i slike situasjoner ta kontakt med sentralbord eller vakttelefon på aktuell arbeidsplass for å få den hjelpen man trenger.

6 Slik fungerer SamPro med Mål og aktiviteter I kolonnen til venstre under Planen står hvilke mål som er satt opp, og hvilke aktiviteter man har blitt enige om for å nå disse målene. Du kan kommentere mål og aktiviteter ved å trykke på Legg til kommentar. I møter kan denne delen av planen tas opp og ajourholdes i møtet som alternativ til møtereferat. Mål Aktiviteter Det er viktig at de som er ansvarlige for de ulike målene selv oppdaterer i Sampro, slik at alle i gruppa vet hva som er status. Kartlegging På 6 ulike livsområder beskrives status og behov. Det vil variere fra plan til plan hvor omfattende denne kartleggingen trenger å være. Målet er å beskrive så mye som det er behov for å sikre felles utgangspunkt for tverrfaglig samarbeid. Kartleggingen kan skrives av bruker/pårørende i samarbeid med aktuelle fagpersoner.

7 Utskrift Tenk deg om før du skriver ut fra Sampro! Den oppdaterte planen vil alltid være den som ligger lagret elektronisk. Av og til er det likevel nødvendig å skrive ut, og da gjør du som følger: Trykk øverst til høyre på utskriftsymbolet: Velg kategori for det du vil skrive ut, eks. «Møteinnkallinger». Som du ser blir automatisk alle innkallinger markert. Trykk en gang til på «Møteinnkallinger» for å fjerne avmerkingen, og velg aktuell innkalling. Skriv begrunnelse for utskrift eks. at du skal lede ansvarsgruppemøte. Tallkoden som står nederst til høyre må kopieres over i neste vindu (bruk vanlige funksjoner; eks. marker Ctrl+C, eller marker, høyreklikk og velg kopier). Trykk så «Skriv ut». Dokumentet lastes nå ned til din lokale PC i PDF-format, og tallkoden må limes inn for å kunne åpne dokumentet (Ctrl+v eller høyreklikk og velg Lim inn). Hvordan dokumentet skal åpnes ser litt ulikt ut etter hvilken nettleser du bruker (Explorer, Chrome e.l.). Chrome Dokumentet legger seg nede til venstre på skjermen. Trykk en gang for å åpne og lim inn tallkoden, og trykk «Send». Dokumentet åpnes og du skriver ut til din vanlige skriver.

8 Explorer Du får følgende valg nederst på skjermen, og velger «Åpne». Tallkoden limes inn i neste vindu. Når dokumentet er åpent skriver du det ut på vanlig måte. Viktig om utskrift Den som skriver ut et dokument er selv ansvarlig for at det som skrives ut behandles korrekt, dvs. legges i papirarkiv eller makuleres.

9 Oversikt over ansvar i planarbeidet Fase Koordinator Plandeltaker Oppstartsfase Drift Avslutning I samarbeid med planeier og andre plandeltakere fylle ut Kartlegging i Sampro. Sammen med bruker og plandeltakere sette opp målsettinger ut i fra kartleggingen. Kalle inn til de møter som involverer hele ansvarsgruppa. Saker som skal drøftes på ansvarsgruppemøte se under. Sørge for at planeier er aktivt med i planleggingen av møtet og i selve møtet. Sørge for at det blir skrevet referat etter møter, og at Planen i Sampro blir oppdatert. Koordinator kan gjøre dette selv, eller delegere til andre medlemmer i ansvarsgruppa, helt eller delvis. Hjelpe planeier til å komme i kontakt med rette instans. Be om opplæring, råd og veiledning fra koordinerende team ved spørsmål rundt o o o Skal ikke: Bruk av Sampro Tjenester, rettigheter og ordninger som koordinator ikke har kjennskap til. Roller, ansvars- og oppgavefordeling Ha ansvar for at andre deltakere i ansvarsgruppa gjør det som ligger innenfor deres ansvarsområde. Hjelpe til å fylle ut søknader, klager etc. ut over å skrive evt. vedlegg som ligger innenfor koordinators ansvarsområde som fagperson. Arkivere plan i Sampro, ta utskift og arkivere i papirjournal. Melde fra til koordinerende team om at individuell plan/ansvarsgruppa er avsluttet. Andre fagpersoner som er involvert Bidra med kartleggingen ut i fra sitt fagfelt/ansvarsområde, ut i fra behov Bidra til å sette opp felles målsettinger Følge opp de oppgaver som ligger innenfor sitt ansvarsområde, som er fordelt i ansvarsgruppa. Oppdatere Planen i Sampro innenfor sitt fagfelt, dersom dette ikke blir gjort i ansvarsgruppemøtet. Lese meldinger, innkallinger m.m. som kommer i Sampro Kalle inn til møter som involverer deler av ansvarsgruppa (samarbeidsmøter). Referat fra disse møtene kan også skrives i Sampro. Gi beskjed til koordinator dersom du ikke lenger skal delta i samarbeidet rundt bruker og hvem som evt. skal overta og dermed legges til. Gi informasjon til planeier/pårørende dersom deler av planen, eks. møtereferat, arkiveres i papirarkiv som flere har tilgang til. Planeier 1 Bidra til kartleggingen ved å gi informasjon eller selv skrive. Bidra til å sette opp felles målsettinger. Kontakte rett fagperson direkte via Sampro om det er spørsmål som gjelder ett fagfelt. Ved usikkerhet kan spørsmål sendes til hele ansvarsgruppa via Sampro. Informere koordinator om saker som er viktig å få drøftet i ansvarsgruppa. 1 Den som planen er laget for. Kan evt. være representert ved foresatte eller pårørende

10