Kommunestyre- og fylkestingsvalget Veileder for Mobilise EN VEILEDNING TIL LEDER, NESTLEDER OG ADMINISTRATIVT ANSVARLIG

Transkript

1 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Veileder for Mobilise EN VEILEDNING TIL LEDER, NESTLEDER OG ADMINISTRATIVT ANSVARLIG

2 Innhold Innlogging for webløsning... 2 Min Side... 3 Meldinger... 5 Slik sender man en melding... 5 Slik sender man SMS... 7 Informasjon og dokumenter... 8 Hvordan legge ut et dokument... 8 Hvordan sette inn en link til et dokument eller bilde... 9 Slik setter du inn et dokument... 9 Slik setter du inn et bilde Vaktinnsjekk- og utsjekk

3 Innlogging for webløsning Du har mottatt en innloggingsmail for å komme i gang med link til påloggingsside samt ditt brukernavn og passord. Påloggingsiden ser slik ut: Merk! Får du ikke logget deg på kan dette skyldes feil brukernavn eller passord: 1) Sjekk om antall tegn stemmer og at du har skrevet det inn riktig, store og små bokstaver 2) Administrator har sendt deg feil ta kontakt og be om å få nytt 3) Husk å endre passordet til noe du kan huske når du har fått logget deg inn 2

4 Min Side Ved innlogging kommer man til «Min Side» - den vil se slik ut: Min Side en forklaring: 1) Meny Menylisten inneholder tilgang til de menypunktene du kan bruke for å organisere dine ressurser. Din administrator styrer tilgangen din til disse. a) Oppfrisk b) Min Side c) Meldinger 3

5 d) Kurs og påmelding e) Informasjon og dokumenter (for deling av større mengder informasjon) f) Kontaktliste (alle «aksepterte» ressurser) g) Organisere og behandle h) Vakter (planlegge og sette folk på vakter) i) Inn- og utsjekk (på planlagte vakter) 2) Din Profil Her vises din kontaktinformasjon. a) For å endre informasjon eller laste opp bilde - klikk på «Endre personalia» b) For å bytte passord - klikk på «Endre passord». 3) Nye meldinger Her vises dine 5 nyeste meldinger, både de du har sendt og mottatt. For å se alle sendte og mottatte meldinger, klikk på «Se alle». 4) Valgressurser Her ser du alle ressursene som er tilknyttet den valgte valglokale/enheten (har fått opprette brukertilgang). Du kan: - Se om de har vært pålogget og når de sist var det - Gå til en person sin søknad ved å klikke på navnet deres - Sende melding til alle eller noen: ved å huke av i feltet ved siden av navnet, deretter klikke på «send melding». 5) Informasjon og dokumenter Her vises publisert informasjon. Informasjonene kan være en artikkel, en håndbok eller andre dokumenter man ønsker at ressursene skal sette seg inn i for å utføre oppgaven sin og være informert om prosjektet de er med på. 6) «Dine vakter» og «Innkalling til vakter» Når en valgmedarbeider blir satt opp på en vakt i Vakt-verktøyet, vil de i dette feltet se hva de har blitt satt opp på. Ruten under viser vakter de kan velge om de vil ha. 4

6 Meldinger Meldingsfunksjonen er laget for at du kan sende korte beskjeder eller påminnelser til dine valgmedarbeidere. Meldingen publiseres fortrinnsvis på «Min Side» - og det sendes ut varsel om meldingen på mail eller SMS. Hvorfor melding fra Mobilise og ikke vanlig e-post? Ved å sende meldinger fra Mobilise kan man spore hvem som har mottatt og lest den. Da er det lett å se hvem som ikke følger med og må følges opp. Slik sender man en melding (med utgangspunkt i at du står i «Min Side») 1) Velg «Meldinger i menyen til venstre 2) Klikk på «lag ny» oppe til høyre 3) Klikk så på «Velg» for å bestemme hvem som skal motta meldingen 5

7 Da kommer dette vinduet opp: a b c d a) Her kan du velge enten å sende til hele gruppen eller enkeltpersoner b) Her vises de du kan sende til c) Overføringsknapper brukes for å velge de man skal sende meldingen til. Marker gruppe/personer, klikk på > knappen for å velge en og en, eller >> for å overføre alle d) Valgte mottakere her ser du hvem som skal motta meldingen Trykk på «OK» nederst i høyre hjørne når du er ferdig. Da kommer du tilbake til meldingsmalen som vist på forrige side. 1) Velg meldingstype velg om meldingen skal vises i Mobilise på «Min Side» eller via e-post eller SMS. 2) Avsender Her velger du om meldingen skal sendes fra deg personlig eller fra selve arrangementet. 6

8 Klikk på «Neste» - og du får opp dette bildet: ) Skriv inn tittel og melding du kan gjøre den mer personlig ved å benytte deg av flettefeltene til høyre i bildet. Følg da bruksanvisning på bildet. 2) Velg varsling Her kan du velge om mottakerne skal varsles om meldingen på e-post, SMS eller begge deler. 3) Lagre og send klikk på denne for å sende meldingen din. Du får opp et bekreftelsesbilde på hvem som har mottatt meldingen og hvordan meldingen ser ut. Slik sender man SMS Se veiledning om «Slik sender man en melding» Under punkt 3 på side 5 velg Send bare som SMS (ingen sporing). Ellers kan veiledningen ovenfor brukes. 7

9 Informasjon og dokumenter Dette menypunktet gir deg muligheten til å publisere mer omfattende informasjon og dokumentasjon. Informasjon og dokumenter kan redigeres, slik at du lett kan laste opp oppdaterte dokumenter og du kan få lese- og senderapporter. Hvordan legge ut et dokument 1) Velg verktøyet «Informasjon og dokumenter» fra menylinjen til venstre. Klikk på «Lag ny» knappen øverst til høyre. 2) Da får du opp dette bildet: 8

10 1) Trykk på «Velg» og velg hvem du vil dele informasjonen med (følg samme prinsipper som på Meldinger). 2) Legg inn tittel det er denne som vil bli tittelen på saken på «Min Side». Legg inn ingress om ønskelig. Hvordan sette inn en link til et dokument eller bilde Du kan legge inn link til dokumenter, bilder eller annen informasjon. Slik setter du inn et dokument For å laste opp et dokument, gjør man som følger 1) Gå til verktøylinjen under «Innhold» 2) Klikk på ikonet som vist under Et nytt vindu åpnes som vist på bildet under klikk på «legg til fil» 9

11 3) Velg «Åpne filer fra datamaskin» 4) Velg fil fra ditt dokument/bildearkiv og last opp 5) Når filen er lastet opp velg «tilbake til mappevisning» 6) Finn frem til dokumentet du ønsker å legge til fra listen under 7) Trykk «OK» i dialogboksen som kommer opp når opplastning er ferdig og filene vil bli synlige i vindu 8) Trykk deretter på filnavnet til den filen du nettopp lastet opp og deretter trykk på knappen «Velg fil» 10

12 9) Lenken vil nå bli synlig i brødteksten som vist på bildet under 10) Trykk deretter på «Oppdater» nederst til høyre. Slik setter du inn et bilde For å publisere et bilde følger man samme prosess som å laste opp et dokument til arkivet, bortsett fra at man velger å legge de i mappen «images» Følg samme fremgangsmåte som man bruker på å laste opp og legge til et dokument. Bildet som er lastet opp og valgt vil legge seg inn i brødteksten. 11

13 Vaktinnsjekk- og utsjekk Logg deg inn på mobilversjonen Vaktinnsjekk gir oss oppmøtebekreftelse og er grunnlaget for lønnsutbetaling. Velg «Vaktinnsjekk» Trykk på riktig dato for å komme deg inn på selve vakten. 12

14 Velg «Alle statuser» for å ha oversikt over alle sammen, uavhengig av om de er innsjekket eller utsjekket. Du har mulighet til å sjekke inn alle samlet eller hver for seg. Nederst på siden finner du funksjonen «Sjekk inn alle» 13

15 Da blir alle hakene røde og du kan bruke samme funksjon til å sjekke ut alle. For å sjekke inn personer enkeltvis trykker du på den grønne haken ved siden av navnet da blir haken rød. Du kan enkelt trykke på den røde haken for å sjekke de ut. 14