Administrere brukere og tildeling av rettigheter

Transkript

1 Oppad skole Administrere brukere og tildeling av rettigheter OPPAD AS - Oterveien 11 N-2201 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: Administrasjon av brukere og rettigheter i Oppad Pålogging som Rettighetsansvarlig Opprette nye roller... 4 Rollen Rettighetsansvarlig... 4 Andre roller... 4 Komponenter... 5 Person BoU... 6 Person BoU_Gy... 7 Familie BoU Opprette ny bruker... 8 Bruker... 8 Beskrivelse... 9 Passord Arbeidsstasjon Rolle Flere like brukere Datautvalg (dataurval) Datautvalg på Ventelister Endre brukernavn Brukeradministrasjonen TILLEGG: A: Gi lærere tilgang på skoleweben A.1 Mappen Web A.2 Brukeridentiteter lærere A.3 Finne ditt personale A.4.1 Registrere hele personalet som web-brukere i en operasjon A.4.2 Registrere enkelt web-bruker fra personalet A.5 Velge applikasjon A.6 Brukeridentitet og passord Side 2 av 23 Oppdatert

3 Administrasjon av brukere og rettigheter i Oppad. 1 Pålogging som Rettighetsansvarlig 1 Logg inn som Rettighetsansvarlig i Navigator. 2 Velg CSS.Administration 3. Nedenfor ser du de objektene du kan velge å jobbe med. I denne veiledningen ser vi hovedsakelig på punktene Bruker, Rolle og Datautvalg,men vi berører også et par andre punkter mot slutten. Side 3 av 23 Oppdatert

4 2. Opprette nye roller Oppad leveres med et sett roller. Det er som regel ønskelig å lage minst 4 nye roller. Disse er Skolebruker, Barnehagebruker, Systemansvarlig skole og Systemansvarlig barnehage. Når disse rollene lages er det viktig at du er innlogget som Rettighetsansvarlig. Rollen Rettighetsansvarlig For å opprette denne rollen må man være logget inn som CSS Administrator. Opprett rollen Rettighetsansvarlig ved å kopiere BoU.Behörighetsansvarig etter malen under, men husk å sette hake ved Skape Objekt, Lese Logg og Slette Logg. Denne rollen opprettes vanligvis av programleverandøreren ved oppstarten i kommunen. Andre roller 1. Lag ny rolle Barnehagebruker ved å klikke på Rolle og deretter rollen BoU.Utbildning Når BoU.Utbildning er merket lager du ny rolle med Ctrl+N. Følgende skjermbilde dukker opp: Side 4 av 23 Oppdatert

5 Her skriver du inn navnet på den nye rollen under Identitet og passer samtidig på at du setter en hake foran valget: Kopiere BoU.Utbildning. Skolebruker er den samme rollen som medfølgende rolle: BoU_Gy.Utbildning. Denne rollen kopieres og gis nytt navn til Skolebruker. Dette gjøres på samme måte som rollen Barnehagebruker. Hver rolle har tilgang til et visst sett med funksjoner. Disse leveres standard med rollene. Enkelte funksjoner må likevel endres manuelt. Det gjøres under komponenter. Komponenter Rollene barnehagebruker og skolebruker skal fratas retten til å kunne slette en person i basen. For å gjøre dette velger du Komponent. Komponentene motsvarer bilder og ark inne i programmet. Side 5 av 23 Oppdatert

6 Person BoU Under Komponent velger du videre å merke BoU.Person, Videre merker du Barnehagebruker under Roller som benytter komponenten. Til slutt fjerner du haken foran Slette personer under Funksjoner. Derved kan ikke en bruker som logger seg på som Barnehagebruker slette en person fra databasen. Side 6 av 23 Oppdatert

7 Person BoU_Gy Tilsvarende jobb utføres for komponenten BoU_Gy.Person Her skal du merke rollen Skolebruker og igjen fjerne haken foran Slette personer. Medfølgende rolle BoU.Systemansvarig kopieres og gis navnet: Systemansvarlig barnehage. Medfølgende rolle BoU_Gy.Systemansvarig kopieres og gis navnet: Systemansvarlig skole. Det er ikke nødvendig å gjøre noen endring på rettigheter til disse to rollene. Familie BoU I komponenten BoUFamilie er det noen funksjoner som må aktiveres. Merk Komponenten i treer, og sett følgende haker: Barnehagebruker, Sfo-bruker og SystemansvarligBarnehageSFO må ha hake ved Vise regningsmottaker: Skolebruker, SystemansvarligSkole må ha hake ved Vise foresatte. Side 7 av 23 Oppdatert

8 BoU_Gy.Grupp For rollene Skolebruker og Systemansvarlig_skole er det viktig at de fratas retten til å se eksamensgrupper. Det er kun rollen Eksamensrolle som skal ha rett til å se denne gruppetypen. Marker rollen Skolebruker og fjern haken for Visa examensgrupper. Gjenta dette for rollen Systemansvarlig_skole. 3 Opprette ny bruker Velg ny bruker, med brukernavn og passord. Fyll inn felter for navn og arbeidssted. Velg arbeidsstasjon og tildel brukeren den rollen vedkommende skal logge seg inn som. Slik gjør du det: Bruker 1. Velg Bruker og deretter Ny på menylinja eller Ctrl+N 2. Et nytt vindu åpnes CSS Nytt Objekt Her merker du av for Bruker ettersom det er en ny bruker du vil registrere og du du fyller ut feltet Identitet med påloggingsnavnet som brukeren skal ha, i eksempelet nedenfor er dette Testbruker NB! Brukernavnet kan ikke ha mer enn 10 tegn. Benytt kun bokstaver og tall, ikke andre tegn. Side 8 av 23 Oppdatert

9 3. Et nytt vindu åpner seg og her gjør du resten av brukerregistreringen. Beskrivelse 4. Fyll ut fullstendig navn og arbeidssted. Dette fylles ut slik at det ikke er noe tvil om brukerens identitet eller hvor denne har sitt arbeidssted. Side 9 av 23 Oppdatert

10 Passord 5. Fyll ut passord. Passord må alltid fylles ut. Første gang brukeren logger seg på Oppad får brukeren beskjed om å endre passord. Det samme skjer også dersom brukeren har fått nytt passord. Det kan noen ganger være hensiktsmessig å hake av for Passordet utgår aldri. Da unngår du at brukere må skifte passord. Arbeidsstasjon 6. Legg til arbeidsstasjon Klikk på ikonet Legg til Et nytt vindu åpner seg og her velger du Arbeidsstasjon i feltet: Objekttyper. Merk av arbeidsplasser For de fleste brukere skal det ikke settes begrensning til hvilken arbeidsstasjon de skal kunne jobbe fra. Side 10 av 23 Oppdatert

11 Rolle 7. Legg til rolle Klikk Legg til en gang til (som ovenfor) Denne gangen velger du Rolle som objekttype istedenfor Arbeidsstasjon. Her får du mange valg. Mulige valg er avhengig av hva som har blitt lagt opp i din kommune. To roller som brukes mye er Skolebruker og Barnehagebruker. I eksempelet nedenfor benyttes skolebruker. NB! Alle brukere må kobles til minst en arbeidsstasjon og en rolle. Lagre! 8. Nå er brukeren registrert og kan begynne å bruke Oppad. Dersom kommunen har valgt å benytte Datautvalg for å hindre at brukere gis adgang til flere enheter (skoler/barnehager) enn der hvor de er ansatt, må Avsnitt 5 om Datautvalg også gjennomføres for at brukeren skal få tilgang til sine data. Flere like brukere 9. Dersom det skal opprettes mange like brukere, kan det være enkelt å kopiere brukere. Det gjør du ved å merke brukeren i treet, klikke Ny, Side 11 av 23 Oppdatert

12 og i boksen som kommer opp, skrive inn nytt brukernavn og deretter hake av for Kopiere. Trykk OK Side 12 av 23 Oppdatert

13 4 Datautvalg (dataurval) Datautvalg benyttes for å hindre at brukeren får tilgang til alle enheter (skoler/barnehager) i kommunen. Dette er kommunens eget valg og er en funksjon som kan slås av eller på. NB! For å få tilgang til denne funksjonen MÅ man logge på som Rettighetsansvarlig. Rettighetsansvarlig er den eneste rollen som har tilgang til denne funksjonen. Når du oppretter en ny bruker eller endrer identitet på en bruker, mister brukeren rettigheter til sine enheter, dvs. at brukeren ikke har tilgang til verken barn eller personale. 1. Logg på som Rettighetsansvarlig. 2. Velg deretter CSS.Administration. 3. Klikk så på Datautvalg og BoU.Dataurval. Side 13 av 23 Oppdatert

14 4. For å jobbe med endringer på datautvalg må du slå av datautvalget mens du arbeider med brukernes rettigheter. Velg først hvilket Datautvalg du skal arbeide med, eventuelt slå av. For skole heter datautvalget: Plassering skole og for barnehager er valget: Plassering barnehage. 5. Klikk deretter på Utvalgstype I vinduet som åpnes slår du av datautvalget ved å sette en hake foran valget: Ikke noe datautvalg. Du får en melding med spørsmål om hvorvidt du vil gjøre endringer på datautvalg i arbeidstiden. Det betyr at dersom datautvalget er avslått vil de som logger seg på mens datautvalget er avslått, vil kunne få tilgang til alle enheter. Det vil ikke påvirke allerede innloggede brukere. Det går fint å gjøre dette selv om noen er inne og arbeider i Oppad. Når du skal endre rettigheter for skolebrukere å du velge: Plassering Skole (Skal du legge opp brukerne for barnehage må du etterpå gjøre det tilsvarende og velge Plassering barnehage) Side 14 av 23 Oppdatert

15 Når du tildeler de enkelte brukerne sine rettigheter, så klikker du først på et brukernavn i ruten Brukere. Deretter merker du av for hvilken enhet/skole de skal ha rett til å jobbe med. Klikk så på pil mot høyre for å legge denne enheten som en valgt enhet for brukeren. LAGRE for hver bruker!!! Alle brukere må ha tilgang til enheten System i tillegg til sin egen skole. Dvs. minst to enheter per bruker. Datautvalg på Ventelister Det er et eget felt som omhandler hvorvidt Ventelista i barnehager og SFO skal påvirkes av Datautvalget. Det øverste valget bestemmer at man bare får se egen enhet i Ventelista og. Det nederste valget angir at man får se alle ventelistealternativer dersom ens egen enhet er blant alternativene på ventelista. Side 15 av 23 Oppdatert

16 6. NB! Etter at du er ferdig med å tildele nye enheter(skoler) til brukerne, så må du huske å slå på igjen datautvalget. Da skal de ha det nederste valget. Side 16 av 23 Oppdatert

17 Side 17 av 23 Oppdatert

18 5 Endre brukernavn Navn på brukere kan endres i administrasjonsverktøyet. 1. Logg inn i CSS Administrasjon 2. Velg CSS Administrasjon 3. Klikk deretter på Bruker slik at alle brukernavnene åpnes.(se nedenfor) 4. Dersom vi tar utgangspunkt i brukeren som heter Testbruker, så kan du høyreklikke på navnet 5. En dialog kommer opp og du kan velge: Bytt navn 6. Velg nytt brukernavn. NB: maksimum 10 tegn 7. Du må lagre for hvert navn som endres. Side 18 av 23 Oppdatert

19 6 Brukeradministrasjonen I det daglige arbeidet med å hjelpe brukere som har glemt passord, blitt låst, eller har hatt for mange feil påloggingsforsøk, har vi et eget verktøy som heter Brukeradministarsjon. Det finner du ved å logge inn med rollen Rettighetsansvarlig eller CSS.Systemadministrator. Skriv inn Brukernavnet på brukeren du ønsker å hjelpe, og trykk Kikkerten. Dersom du bare trykker kikkerten, kommer alle brukerne i kommunen opp som på eksempelet over. Størrelsen på ikonene velger du på verktøylinja. Dobbeltrykk på en bruker og det kommer opp en egen dialogboks med denne brukeren. Sett inn et standardpassord og bekreft det i kolonnen på høyre side av dette bildet. Sett Antall mislykkede påloggingsforsøk til 0 Sett dagens dato i datofeltene under. Legg merke til formatet på datoen her. Dersom brukeren er låst, må denne låses opp. Det gjør du ved å hake av for Lås opp bruker. Trykk OK. Side 19 av 23 Oppdatert

20 TILLEGG: Dette tillegget er kun tatt med for å vise hvordan du gir lærerne rettigheter til Lærerweb, dvs. Oppads webapplikasjon for lærere. Dette er ikke en oppgave for den systemansvarlige, men for en skolebruker. Denne informasjonen finnes også i eget hefte: Registrere Web-brukere. A: Gi lærere tilgang på skoleweben. Lærere som skal sette karakterer, føre fravær eller ha tilgang til elevlistene gjør dette i en egen webmodul. For at lærerne skal få tilgang til sine grupper av elever, må lærerne være registrert i Oppad, ha gruppen lagt inn på seg i Aktivitetsarket og være registrert med brukernavn og passord. Dette siste gjøres i Mappen Web som du finner i Navigatoren når du logger deg inn. A.1 Mappen Web 1. Åpne Navigator og klikk på mappen Web A.2 Brukeridentiteter lærere 2. Klikk deretter på Brukeridentiteter lærere for å komme i gang med å registrere lærerne som webbrukere. A.3 Finne ditt personale 3. Gjør et utvalg på din skole. Dette gjør du greit via Objektnavigatoren og mappe Personale. Nå kan du velge å registrere hele personalet (avsnitt 6.4.1) eller enkelte lærere (avsnitt 6.4.2) A.4.1 Registrere hele personalet som web-brukere i en operasjon. Dersom hele personalet ha tilgang til web, gjøres det enkelt slik: 1. Åpne et ark Signatur og gjør et utvalg på alle signaturer (hele personalet) Side 20 av 23 Oppdatert

21 2. Merk hele arket (Ctrl+A) Dersom det er medlemmer av personalet som ikke skal ha tilgang til Lærerweb likevel, trykk en gang i venstre radkant med markøren mens du fortsatt holder Ctrl-knappen nede. Lærerens rad blir hvit igjen, og blir ikke kopiert med videre. 3. Kopier det merkede innholdet (Ctrl+C) 4. Åpne deretter er ark Brukeridentiteter lærere 5. Gjør utvalg på Skole, Skoleslag og Type applikasjon = Lærerweb Ved å inkludere Lærerweb i utvalget ditt slipper du å legge det inn etterpå i arket. 6. Velg Lim inn (Ctrl+V) 7. Lagre (Ctrl+S) De personene du kopierte fra arket Signatur opprettes nå i dette arket. 8. Gjenta punktene 5, 6 og 7 en gang til, men valg Type applikasjon Oppad istendenfor Lærerweb. Alt personale trenger 2 rader, dvs en rad med Lærerweb og en annen med Oppad. Det er brukernavn og passord på raden med Oppad som gjelder for pålogging. Side 21 av 23 Oppdatert

22 Oppad oppretter automatisk Brukeridentitet og Tilfeldig passord. Ettersom Type applikasjon var en del av utvalget blir også denne registrert automatisk på alle. 9. Dersom kommunen har tatt i bruk Sikker Sone fra Oppad, skal personalet også ha en rad med type applikasjon: Sikker sone. Gå til avsnitt A.6 for å gi egen brukeridentitet. NB! For kommuner som har tatt i bruk pålogging med Feide (Felles elektronisk identitet) gjelder ikke ovenstående. Disse skolene skal ha en rad med Type applikasjon: Feide. A.4.2 Registrere enkelt web-bruker fra personalet 1. Skriv inn hele eller deler av fødselsnummeret til læreren, som skal gis rettigheter, under kolonnen Fødselsnr. Avslutt innskrivingen med * (stjerne). 2. Klikk på pil til høyre for fødselsnummeret. 3. Velg riktig fødselsnummer i boksen som kommer opp nedenfor. NB! Du må klikke på fødselsnummeret i boksen nedenfor selv om du har skrevet inn hele fødselsnummeret med en gang. Dersom du ikke gjør dette vil ikke fødselsnummeret bli lagret. 4. Når riktig fødselsnummer er kommet på plass i kolonnen Fødselsnummer flytter du med musen eller tabulatortasten til neste kolonne. Derved fylles feltet for navn automatisk ut. Side 22 av 23 Oppdatert

23 A.5 Velge applikasjon 5. Så skal du velge hvilken applikasjon læreren skal få tilgang til i kolonnen: Type applikasjon. Her velger du Lærerweb. Du velger denne applikasjonen for alle lærere som skal ha tilgang til Lærerweb, uavhengig av om de jobber på barne- eller ungdomsskole. Deretter gjentar du prosessen og gir dem applikasjonen: Oppad (se ovenfor) Dersom dette feltet ikke kommer oppi kolonnen, har du ikke fått rettigheter til dette. Kontakt den systemansvarlige i kommunen din. A.6 Brukeridentitet og passord 6. Til slutt må du legge opp brukeridentitet og passord. Her er det flere felt å velge mellom: Brukeridentitet: Her legger du inn brukeridentiteten til læreren. Bli enig om et system for dette på din skole. Brukerdefinert passord: Her kan du legge opp passordet til brukeren. Det er en fordel å benytte dette feltet slik at man har kontroll på hvilke passord som benyttes. Dersom dette feltet ikke fylles ut benyttes feltet Tilfeldig passord istedenfor. Midlertidig passord: Midlertidig passord benyttes ikke. Kolonnen kan med fordel skjules. Tilfeldig passord: Oppad generer automatisk et passord. Dette benyttes dersom feltet Brukerdefinert passord ikke er fylt ut. 7. Datofeltene er det ikke noe krav om å legge inn. Dersom personalet er registrert i arket Ansettelse, vil fom dato automatisk settes slik ansatt fom-dato. Side 23 av 23 Oppdatert