Oppad barnehage/sfo. Brukermanual Opptak. OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad barnehage/sfo Brukermanual OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: 1. Innboksen Hente opp en ny søknad i Innboksen: Barnet finnes ikke i Oppad fra før Ny søknad for barn som allerede ligger på venteliste i Oppad Hente opp en søknad som allerede er ført over i Oppad Venteliste Ventelista Hvilke opplysninger vises i resultatet Ta ut ventelisterapporter Brev: bekreftelse på mottatt søknad Plassere fra Venteliste Plassere ett og ett barn ved hjelp av Venteliste Plassering av flere barn i en operasjon - Oppflytting Sende ut Tilbudsbrev Søke opp de foreløpig plasserte barna Få fram de ulike brevene hjem Søker takker ja til tilbud Søker takker nei til tilbud Brev: Avslag på søknad HendelseLogg - historikken til et barns venteliste og plassering..27 OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf

3 1. Innboksen Alle søknader som kommer inn i systemet, vil først legge seg i Innboksen. Det finnes en mulighet for at alle opplysningene kan gå rett inn i Oppads base, men ved å la dem først passere gjennom Innboksen, vil kommunen ha en viss kontroll over de søknadene som kommer inn i systemet. En eller flere med samme oppgave må da godkjenne dem i forkant. For å hente opp søknader fra Web-en, må du gå inn i bildet som heter Innboks. Dette bildet finner du ved å åpne mappen Web i Navigatoren. Slik ser bildet Innboks ut: Side 3 av 29 Redigert

4 1.1 Hente opp en ny søknad i Innboksen: 1. Søkebegrep: Kryss av for Nye/ubehandlede 2. Datofelt: Som regel lar du disse feltene stå tomme for å få opp alle nye innkomne søknader. Dersom det er kommet inn veldig mange søknader, kan du avgrense søket på dato ved å fylle inn f.o.m- og t.o.m-dato. 3. Fødselsnummer: Dersom det er en bestemt ny søknad du søker etter, vil du kunne søke etter den ved å oppgi hele eller deler av personnummeret til barnet det er søkt om plass på. Husk da på å skrive * rett etterpå før du søker. 4. Trykk på knappen Søk. 5. Nede til venstre i Innboksen er det et felt Oppgaver, Her vil det fylles inn rader som innfrir søkekriteriene du har valgt over med en rad per søknad. Alternativt vil det stå No files found, hvis det ikke ligger noen nye søknader i Innboksen 6. Ved å merke og dobbelklikke en av søknadene, vil alle opplysninger fra søknaden komme frem. 7. Søknaden vises i vinduet til høyre 8. Søknaden kan da skrives ut direkte ved å velge Skriv ut. For de som velger å skrive ut en utskrift av alle søknader, anbefales det at dette gjør før man går videre til neste steg. 9. For å føre opplysningene fra søknaden over i Oppadbasen, trykk på knappen Lagre i Oppad. Det vil komme opp et kvitteringsbilde som heter: Retur lagret i Oppad hvor du kan se hvordan de ulike opplysningene fra søknaden ble lagret, og hvor du senere kan finne igjen søknaden om det skulle være behov for det. Side 4 av 29 Redigert

5 Retur lagre i Oppad Dette bildet beskriver hvilken type informasjon som er kommet inn via weben og hvordan disse opplysningene er blitt lagret i Oppad. 1. Ikonene til høyre i bildet viser om det er personopplysninger, familieopplysninger eller ventelisteopplysning i raden som er blitt lagret. 2. Derom det er et rødt kryss(7) foran raden, betyr dette at denne informasjonen ikke ligger i Oppad fra før. Grønn hake (2) indikerer at opplysninger finnes fra før, 3. Hver rad har i tillegg en beskrivende tekst. 4. I et eget felt Beskrivelse av resultat vil det komme opp hvordan lagringen gikk, og hvor du senere kan finne igjen søknaden, om det skulle være behov for det. 5. Du kan skrive ut denne siden 6. Trykk OK for å lukke vinduet. Når søknaden nå er lagret i oppad, vil det være mulig å finne igjen opplysningene i Oppad. Hvis det er et rødt kryss(7) foran øverste rad i resultatet, betyr det at barnet ikke finnes i personbasen i fra før. Da følger du oppskriften på neste punkt Side 5 av 29 Redigert

6 1.1.1 Barnet finnes ikke i Oppad fra før Dersom barnet ikke finnes i Oppad sin personbase i fra før, er det anbefalt at man sørger for å knytte foresatte og kommune til barnet i det man henter søknaden inn i Oppad. Person og familieopplysninger blir lagret på bakgrunn av hva søker har skrevet inn på søknad. MEN, sjekk følgende: 1. Trykk på personsymbolet til høyre for teksten(8) 2. Du kommer da inn i personbildet til barnet 3. Sjekk her at det ligger inn fødselsnummer til foresatte: Ligger det ikke inne fødselsnummer i feltet for foresatte, skriver du inn deres fødselsnummer, som du da finner i Retur lagre i Oppad (se forrige side, denne siden skal du fortsatt ha oppe mens du jobber i personbildet.se evt nede på linjen din, hvor alle aktive bilder ligger markert) 4. Sjekk også at det ligger inne kommune på barnet. Det gjør du i nedtrekkslisten nederst i bildet: Ligger det ikke inne kommune i dette feltet, velger du rett kommune i nedtrekkslisten. NB! Hvis din kommune ønsker å skille ut søkere som kommer fra andre kommuner, er det viktig at du legger inn reell kommune her. 5. Lagre Side 6 av 29 Redigert

7 1.2 Ny søknad for barn som allerede ligger på venteliste i Oppad Hvis det blir sendt inn ny søknad for et barn som ligger på venteliste, får man opp følgende melding når man trykker på Lagre i Oppad. Her må man trykke ja for å få lagret den nye søknaden. Trykker du på nei her, blir ikke den nye søknaden ført over i fra Innboks til programmet. Når du har trykket på ja, kommer denne meldingen opp: Trykker du på ja her vil den nye søknaden overskrive den gamle søknaden, og det er søknadsdatoen fra den nyeste søknaden som blir gjeldende Trykker du på nei her vil den nye søknaden overskrive den gamle, men det er den gamle søknadsdatoen som blir gjeldende 1.3 Hente opp en søknad som allerede er ført over i Oppad Dette er aktuelt dersom du ønsker å se på en søknad slik den ble registrert i Innboksen. Her finner du alle opplysningene i søknaden på ett sted. Stå i bildet Innboks: 1. I søkebegrep merker du for søknader Lagret i Oppad. Side 7 av 29 Redigert

8 2. Alternativt kan du sette i datoer i f.o.m. - t.o.m. feltet.(2) 3. Du kan skrive inn i fødselsnummerfeltet hvis det er en spesifikk søknad man ønsker å få frem. Enten hele fødselsnummeret, eller deler av det, etterfulgt av stjerne(*). (12) 4. Trykk på knappen Søk.(3) 5. Søknaden/-ene vil på samme måte som tidligere beskrevet, komme frem i vinduet nede til venstre.(4) 6. Merk ønsket søknad i dette vinduet, og dobbelklikk linja. Innholdet i søknaden fremkommer i høyre del av bildet. Side 8 av 29 Redigert

9 2 Venteliste Når søknader er kommet inn i Innboksen og er lagret i Oppad, vil det være mulig å få opp søkerne i en Venteliste. Den finner du i Søk og Utvalg, modul Venteliste. 2.1 Ventelista Gå til Søkeverktøyet. 1. For å få frem venteliste, må du søke i modul(1) Venteliste. 2. Du kan gjøre et generelt søk i hele kommunen eller enkelte soner. Dette velges i Områder(2). Side 9 av 29 Redigert

10 3. Du kan søke på enkelte Enheter(3), eller på alle enheter hvis feltet står åpent. 4. Du kan søke på barn på venteliste som er født innenfor en periode 5. Du kan søke på barn på venteliste med ønsket omfang (type plass) 6. Du kan søke opp de som har sendt inn søknad innenfor gitt periode. Vil du for eksempel se alle som har søkt i fra 1.januar og til og med 28.februar, setter du her inn f.o.m (eller det aktuelle år) og t.o.m Du kan hente opp barn som søker plass innenfor en periode. Vil du for eksempel se barn som står på venteliste og som ønsker oppstart før (eller det aktuelle år), setter du for eksempel inn f.o.m og t.o.m Da får du opp alle som står på venteliste, og som ønsker oppstart mellom 1.august og 1.oktober. 8. Bruttoventeliste: Denne står automatisk, og gir et resultat som får frem alle søknader som tilsvarer de andre valgte kriteriene. 9. Nettoventeliste: Velger du denne, kommer kun nye søknader opp, som tilsvarer de andre valgte kriteriene. Barn som har plass, men som søker ny type plass kommer ikke med i dette søket 10. Omplasseringsliste: Velger du denne, kommer kun omplasseringssøknader opp, som tilsvarer de andre valgte kriteriene. Med omplassering menes både ny type plass(endret omfang) og plass ved ny enhet. 11. Kun foreløpig plasserte: Velger du denne, får du opp alle som står på venteliste, men som har en foreløpig plassering. Foreløpig plassering vil si at de har et plasstilbud som det ikke er svart på enda 12. Ikke foreløpig plasserte: Ved å velge denne får du opp alle som står på venteliste, og som ikke har noen foreløpig plassering. Det vil si at de ikke har noe plasstilbud som de ikke har svart på. 13. Fortrinn: Hvis du ønsker det, kan du markere hvilke fortrinn du vil søke opp. 14. Du kan søke Ventelistealternativ, for eksempel vise liste med bare førstevalg. Da skriver du ventelistalternativ 1 t.o.m.1 i disse feltene. Står det ingenting i disse feltene, så kommer alle ventelistealternativer opp. 15. Når du har merket ønskede søkekriterier, trykker du på ikonet for søk. Side 10 av 29 Redigert

11 Resultatet vil da fremkomme slik: 2.2 Hvilke opplysninger vises i resultatet Er det noen andre felt du ønsker skal fremkomme i resultatet, trykker du på arkfanen Feltvalg. Du kommer da hit: I venstre kolonne står Felt i databasen som man kan ta med inn i resultatet. Ønskede felt merkes og piles over(1) i kolonnen Valgte felt. På samme måte kan du pile over felt fra høyre side tilbake til venstre felt hvis du ikke ønsker å ha dem med. Det er mulig å sortere resultatet på valgfri kolonne. Om du trykker på en kolonneoverskrift sorteres kolonnene stigende. Trykker man en gang til på samme kolonne så sorteres den fallende. Valg av sortering medfører at også utskrifter sorteres likt som valgte sorteringsordning om ikke annet er definert i selve rapportmalen som blir valgt. Side 11 av 29 Redigert

12 2.3 Ta ut ventelisterapporter Ønsker du å gå videre med resultatet i fra søket og lage rapporter, trykker du på Rapportikonet øverst på siden i resultatet. (Skriverikonet): Du får da opp dette vinduet: Her merker du en rapport(1). Trykk deretter på knappen for Forhåndsvis(2). En forhåndsvisning av rapporten vil da komme frem: Side 12 av 29 Redigert

13 Rapporten tar utgangspunkt i materialet fra resultatet på søket. Går rapporten over flere sider, kan du bla deg frem og tilbake ved hjelp av pilene(1). Dersom du ikke ønsker å se rapporten først, men å skrive den ut direkte, gjør du det ved å merke ønsket rapport og velg Skriv ut. Knappen gir mulighet for å velge hvilken skriver du vil skrive til før utskrift, og også om du vil ha andre skriverinnstillinger. Ønsker du å legge ved en rapport som vedlegg til en e-post eller å åpne den i Word eller Excel, velger du ikonet Export Report på menyraden i forhåndsvisningen. Velg hvor du vil lagre rapporten(1) Du velger selv hvor du vil lagre filen, på harddisken din eller ditt område. Side 13 av 29 Redigert

14 1 I Filename kan du overskrive navnet på filen. I Save as type velger du hvilket format det skal lagres i. I Word og Excel kan du redigere rapporten, lagres den som PDF vil den bli et uredigerbart dokument. NB: Viktig å tenke på hvis man jobber på en Citrix-server: Da må man velge å lagre i C$ on `client ` (..). Dette for og lagre det på Din maskin og ikke på Citrix-serveren. Finn igjen et område som du kjenner igjen. Side 14 av 29 Redigert

15 2.4 Brev: Bekreftelse på mottatt søknad Skal det sendes ut bekreftelse på mottatt søknad i brevs form, finnes dette som rapport i Søkeverktøyet modul VentelisteUtskrift. Gå til Søkeverktøyet som du finner under mappen Søk&Utvalg i Navigator: Velg Modul VentelisteUtskrift 1. Skriv inn Søkedato f.o.m. og t.o.m. Disse datoene henviser til datoen som søknaden er sendt inn. Det kan være lurt å notere seg hvilke datoer man har sendt ut brev for, slik at man neste gang man søker opp følger på med påfølgende datoer. 2. I feltet for fødselsdato kan du velge å snevre inn på alder. Du må her tenke på at hvis din kommune har både barnehage og SFO, så kommer alle disse søknadene opp. Da kan du bruke fødselsdatofeltene til å hente ut barnehage eller SFO - søknader 3. Trykk på kikkert for å søke opp søknader kommet inn i tidsrommet. 4. Når du har fått frem resultatet, går du på ikonet for rapporter. 5. Velg brev for bekreftelse av mottatt søknad. Det finnes et standardbrev, mens noen kommuner har kundespesifikt. 6. Skriv ut brevet. Side 15 av 29 Redigert

16 3. Plassere fra Venteliste 3.1 Plassere ett og ett barn ved hjelp av Venteliste Å gi et barn plass i barnehagen kan gjøres på flere måter. Dersom du skal gi mange barn plass i en operasjon, benyttes Bearbeiding Oppflytting. Dette behandles senere. Her vises eksemplet med å gi plass til ett barn som allerede står på ventelisten. 1. Start med å gjøre et utvalg på Venteliste i Søkeverktøyet, se avsnitt om Ventelista 2. I resultatbildet marker det barnet som skal plasseres. Gå til Plasseringsbildet. (Navigator- Barn- Plassering) Klikk på Avspill-knappen på radioknappene, det merkede barnet fra Søkeverktøyet er nå valgt og klar til å plasseres. Side 16 av 29 Redigert

17 Velg Enhet (barnehage) som barnet skal plasseres i. Du kan eventuelt også velge avdeling direkte 2. Du må velge f.o.m.dato for plassen, men t.o.m. dato er ikke obligatorisk. Det kan være nyttig å fylle ut t.o.m dato med en gang du vet når barnet skal over i annen avdeling eller slutte ved enheten. 3. Foreløpig plass hakes av dersom plassen ikke aktiveres fullt ut før du for eksempel har fått svar fra foresatte om at de takker ja til plassen. Foreldrebetalingen aktiveres ikke så lenge plassen kun er foreløpig. Side 17 av 29 Redigert

18 4. Er plassen foreløpig aktiveres også feltet for Siste svardato. Dette benyttes bl.a. som utgangspunkt for søk ved oppfølging av tilbudene. Ikke obligatorisk. 5. Feltet Saksbehandler er valgfritt. Dette kommer bl.a. med på en del rapporter, for eksempel tilbudsbrev hvis ønskelig. 6. Har du behov for å sjekke barnets plass på ventelisten, finnes ventelisten tilgjengelig på knappen litt lenger ned i skjermbildet. Ved å klikke på denne kommer barnets ventelisteplasseringer opp. : Side 18 av 29 Redigert

19 3.2 Plassering av flere barn i en operasjon - Oppflytting Du må her også starte med å søke opp Ventelisten i Søk og Utvalg, som beskrevet i avsnittet over. Når du har dette resultatet i bakgrunnen går du til mappen Oppflytting. Denne finner du ved å gå til mappen Bearbeiding i Navigatoren. Du får da opp dette bildet: På venstre side oppe, kan du hente opp Søkeresultat. På venstre side nede vil rader med barn kunne fylles inn fra ventelista. På høyre side opp velger du enhet, og avdeling barna skal plasseres i. På høyre side nede kan du se de barna som er plassert på enheten/avdelingen som er valgt over. Få fram et søkeresultat 1. Merk og høyretrykk Søkeresultat venstre side, oppe, 2. Velg Lim inn resultat. 3. Da vil søkeresultatet fra ventelisten komme opp i feltet under. Side 19 av 29 Redigert

20 Velge enhet/avdeling å plassere barna ved På høyre side, oppe kan du dobbeltrykke på symbolet for kommunen. Hvis kommunen er delt i områder vil disse så vises under kommunenivået. Klikk videre på disse og enhetene i kommunen/området vil komme fram i neste undernivå. Under enhetene vil du igjen finne avdelinger.. Plassere barna 1. For å plassere ett barn, merker du riktig barn i venstre del av bildet, høyreklikker og velg kopier, Dersom du skal plassere flere med like opplysninger, kan du merke flere rader ved å holde Ctrl-tasten nede mens du merker. 2. så merker du riktig enhet i høyre del av bildet høyreklikker og velger lim inn 3. Du vil da få opp et lite vindu med spørsmål om oppstartsdato og om det skal være Foreløpig plassering. Side 20 av 29 Redigert

21 4. Lagre etter at barna er limt inn på høyre side. 5. Dersom alle barna skal ha samme startdato merker du alle barna ved å merke øverste venstre rute i tabellen, høyreklikk på de merkede radene og velger kopier. Fyll inn f.o.m.-dato og evt t.o.m.-dato som over, sett hake for om de skal være foreløpig plasserte og lim inn. Lagre til slutt. 3.3 Sende ut Tilbudsbrev For å skrive ut Tilbudsbrev må du bruke Søkeverktøyet og gjøre et søk i Modul Plassering. Det ser slik ut: Side 21 av 29 Redigert

22 Søke opp de foreløpig plasserte barna Her fyller du i de kriteriene som er aktuelt for ditt søk. 1. Søkedato f.o.m. t.o.m.: her kommer det default opp dagens dato i begge feltene. Vær oppmerksom på at plass f.o.m. dato for de det skal skrives ut tilbudsbrev til, må være innenfor perioden som settes her. Eksempel: du skal skrive ut tilbudsbrev for barn som har fått plass f.o.m. i løpet av perioden 1. februar til 31. mars. Da må f.o.m. dato i søkeverktøyet være 0102(+aktuelt år) og t.o.m.dato være 3103(+aktuelt år) 2. Skal du skrive ut brev for hele kommunen, lar du bare kommunenavnet stå i feltet for Område. 3. Skal du skrive ut for en enhet, velger man riktig enhet i nedtrekkslisten ved feltet Enhet. 4. I fødselsdatofeltet kan man fylle i for å hente opp ett barn. Fyll i samme fødselsdato i både f.o.m. og t.o.m. Eller barn født innenfor en periode. 5. De som skal få tilbudsbrev, er gitt en Foreløpig Plassering, du vet ikke om de takker ja til plassen enda. For få frem kun de som er gitt en Foreløpig Plassering, merk dette her. 6. Trykk på kikkerten for søk. Side 22 av 29 Redigert

23 NB! I feltet for datovalg, er det viktig å oppgi et tidsrom hvor de barna du skal søke opp er plassert. Er de for eksempel tilbudt plass i fra 1.august, må denne datoen være med i tidsintervallet. Få fram de ulike brevene hjem Når du har fått frem resultatet, trykker du på rapportikonet, skriveren.. Du får da opp en liste med aktuelle rapporter: Merk her Tilbudsbrevet, og velg Forhåndsvisning eller skriv det direkte ut Det har ingen betydning hvilke av de to Skriv ut knappene man velger. Det nederste skriverikonet lar deg få velge hvilken skriver du ønsker å skrive ut fra. NB! For de kommunene som har integrasjon mot arkivet, vil man her kunne få opp et spørsmål om det skal arkiveres, i det man skriver ut: Det er svært viktig at du trykker på Ja hvis brevene du skriver ut skal arkiveres. Som grunnregel skal alle brev arkiveres, det er kun ved testing at du velger Nei. Side 23 av 29 Redigert

24 3.4 Søker takker ja til tilbud. Takker søkeren ja til Tilbud om plass, må du gå inn i Plasseringsbildet. Dit kommer vi ved å gå til mappen Barn i Navigatoren. Søk opp aktuelt barn i Plasseringsbildet, og fjern haken ved Foreløpig plassering. Når du deretter lagrer, vil barnet være plassert fra den datoen som står i bildet. NB! De Fleste kommuner har oppsettet slik at du får opp en dialogboks i det du lagrer: Her er det viktig at du haker av for et alternativ og deretter trykker på OK. Det du velger her, vil påvirke barnets ventelisteplassering: 1. Ingen påverkan på kön Barnet forblir på ventelisten 2. Uoppfylte alternativ med høyere prioritet blir stående igjen dersom barnet har fått for eksempel sitt andre valg, og du haker av for denne, blir barnet stående igjen på venteliste med sitt førstevalg(alle alternativer som er høyere enn det som er gitt) 3. Slettes helt fra ventelisten velger du denne så blir barnet slettet helt fra ventelisten. Historikken blir lagret Vær bevisst på det du velger, slik at barn som skal fjernes fra ventelisten, blir det umiddelbart slik at kommunen hele tiden kan jobbe ut fra en oppdatert og korrekt venteliste. Side 24 av 29 Redigert

25 3.5 Søker takker nei til tilbud Takker søker nei til tilbudet, søker du opp den aktuelle plasseringen på samme måte som ovenfor. Når du står i Plasseringsbildet, sletter du hele den aktuelle plasseringen ved å trykke på sletteikonet oppe på verktøylinja. Deretter lagrer du slettinga. NB! De Fleste kommuner har oppsettet slik at du får opp en dialogboks i det du lagrer: 1 2 Her er det viktig at du haker av for et alternativ og deretter trykker på OK. Det du velger her, vil påvirke barnets ventelisteplassering: 1. Barnet forblir på ventelisten Barnet blir stående på ventelisten med alle alternativer 2. Barnet slettes helt fra ventelisten velger du denne så blir barnet slettet helt fra ventelisten. Historikken blir lagret Vær bevisst på det du velger, slik at barn som skal fjernes fra ventelisten, blir det umiddelbart slik at kommunen hele tiden kan jobbe ut fra en oppdatert og korrekt venteliste. Side 25 av 29 Redigert

26 4. Brev: Avslag på søknad. Brevet med Avslag på søknad, finnes som en rapport i Søkeverktøyet, modul Venteliste. Gå til Søkeverktøyet, det finner du under mappa Søk&Utvalg i Navigator. 1. Velg Modul Venteliste 2. Velg Område(2) eller Enhet(3) 3. Fødselsdato(4), her kan du velge barnehagebarn eller SFO barn Side 26 av 29 Redigert

27 4. Søknadsdato f.o.m-t.o.m(6): her kan du velge søknader kommet inn over en periode 5. Velg Ikke foreløpig plassert(12). Da får du opp alle på venteliste som ikke har plasstilbud, og som det skal sendes avslagsbrev til 6. Pass på at det står 1 t.o.m.1 i Ventelistealternativ(14)(bare førstealternativ). Dette for å få opp hvert barn kun 1 gang 7. Trykk på kikkert for å starte søket Når du har fått frem et resultat, går du til symbolet for rapporter, og velg Avslagsbrev i listen. Det finnes et standardbrev for avslag, mens noen kommuner har kundespesifikt brev her. Pass på at du velger rett brev for din kommune. 5. HendelseLogg I HendelseLogg kan du følge det enkelte barns historikk i forhold til venteliste plasstilbud takket ja/nei. Gå til Navigator, mappen barn -> HendelseLogg Dette bildet kommer da opp: 1. Søk opp person, ved hjelp av navn eller fødselsnummer 2. Objekttekst, her kommer det opp hvilket bilde det er skjedd en hendelse i 3. Hendelse, beskriver hva slags type hendelse som er skjedd Ønsker du å se mer informasjon om en hendelse, dobbeltklikker du på raden i listen. Side 27 av 29 Redigert

28 Røde pilen indikerer hvor det er gjort endring. Du kan også legge inn Notater til de enkelte radene. Marker den raden du vil legge inn notat til(i hovedbildet). Trykk deretter på Notatsymbolet på verktøylinjen Her kan du fylle i dine notater: Side 28 av 29 Redigert

29 Når notatet er lagret, vil det komme frem en markering i listen, slik at du ser at det ligger et notat neste gang du(eller andre brukere) henter opp samme barn i HendelseLogg. NB! Et hendelsesnotat kan ikke slettes. Side 29 av 29 Redigert