Endring av fødselsnummer når «Posten finnes fra før» og litt til.

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Endring av fødselsnummer når «Posten finnes fra før» og litt til."

Sigvald Holm
5 år siden
Visninger:

utflyttet, ikke er fastleger eller ikke er regningsmottakere i bhg/sfo. Dette gjøres i Person Person i skoleprogrammet. Gjør utvalg på Fødselsnummer *TF*.

Sjekke om personer er tatt i bruk på mer enn ett fødselsnummer Sjekke om de har plasseringer i skole og eller SFO/bhg.

1 Endring av fødselsnummer når «Posten finnes fra før» og litt til. Kartlegge bruken av TF-numre på barn og endre det til korrekt slik at barn kun finnes en gang i programmet Søke fram alle TFnumre, som ikke er meldt utflyttet, ikke er fastleger eller ikke er regningsmottakere i bhg/sfo. Dette gjøres i Person Person i skoleprogrammet. Gjør utvalg på Fødselsnummer *TF*. Sorter materialet via Poster Sortere på Menylinja. Fordel numrene mellom skole og bhg-personell. Sjekke om personer er tatt i bruk på mer enn ett fødselsnummer Sjekke om de har plasseringer i skole og eller SFO/bhg. Dette gjøres i hhv Elev - Elevoversikt eller Barn Barn, NB:begge steder må sjekkes før noe slettes! Den som sjekker i programmet må ha tilganger til alle enheter i hhv skole og bhg/sfo. Eks: sjekk i skoleprogrammet på elev født : Gå til Elev Elevoversikt. Søk fram det som er felles for numrene, her fødselsdato side 1 av 9

Kontrollen av disse to numrene taler for at det er viktig å beholde infomasjonen lagt inn på TF-nummeret.

2 Sjekk på det ene nummeret først, her TF nummeret: Du ser at dette nummeret er tatt i bruk i kommunen. Så sjekker vi om det korrekte nummeret er tatt i bruk: Her er det ikke lagt inn noen plasseringsinformasjon, og det er da trygt å gå ut fra at dette nummeret ikke benyttet i Oppad. Kontrollen av disse to numrene taler for at det er viktig å beholde infomasjonen lagt inn på TF-nummeret. For å få til dette må man slette det korrekte nummeret før man gjør et fødselsnummer bytte fra TF til korrekt nummer, MEN: Først, sjekk også i om de to numrene har vært i bruk i SFO/barnehageprogrammet. Dersom eleven ikke har historikk i bhg/sfo-programmet på det korrekte fødselsnummeret heller, kan man slette dette nummeret i Oppad for etterpå å bytte det fiktive nummeret med det korrekte side 2 av 9

Fødselsnummerbytte fra TF til korrekt nummer med overføring av

Søk opp begge fødselsnumrene i Person-Person Fyll inn felter, tilsvarende de

er kommet fra folkeregisteret også finnes på TF-raden. Lagre.

coadresse på raden for TF-nummer, så slipper du å taste det inn eller skrive

3 Fødselsnummerbytte fra TF til korrekt nummer med overføring av Personinformasjon i forkant Oppad skole. Søk opp begge fødselsnumrene i Person-Person Fyll inn felter, tilsvarende de som er merket med gult under, på raden for TF-nummer så den informasjonen som er kommet fra folkeregisteret også finnes på TF-raden. Lagre. Kopier også det korrekte fødselsnummeret fra feltet fødselsnummer og til feltet coadresse på raden for TF-nummer, så slipper du å taste det inn eller skrive det ned noe annet sted i mellomtiden. Merk raden med det korrekte nummeret og trykk slett (Ctrl + D): Lagre Hvis spørsmålet kommer opp: side 3 av 9

Hak av for rader i tabellen Kontaktperson og trykk Ok.

Kommer det opp andre tabeller, må du flytte de data før du kan slette

Kopier fødselsnummeret fra coadressefeltet til fødselsnummerfeltet, trykk i

4 Hak av for rader i tabellen Kontaktperson og trykk Ok. Raden med det korrekte fødselsnummeret forsvinner. Kommer det opp andre tabeller, må du flytte de data før du kan slette nummeret. Kopier fødselsnummeret fra coadressefeltet til fødselsnummerfeltet, trykk i en annen celle så det kommer opp en hake foran på TF-nummer-raden og Lagre. Fjern nummeret fra coadresse-feltet og lagre på nytt. Nå finnes eleven kun med ett fødselsnummer i Oppad side 4 av 9

5 Sjekk i barnehage/sfo-programmet på barn født Søk opp det som er felles på de to numrene i Barn - Barn Velg det ene nummeret først, her TF: side 5 av 9

Søk opp det korrekte nummeret etterpå, her er det ingen info lagt opp Dette indikerer at man bør beholde TF nummeret. Fødselsnummerbytte i bhg/og SFo programmet Nå går man til Person Person.

6 Søk opp det korrekte nummeret etterpå, her er det ingen info lagt opp Dette indikerer at man bør beholde TF nummeret. Fødselsnummerbytte i bhg/og SFo programmet Nå går man til Person Person. Sjekk at alle personopplysninger på TF-nummeret er oppdatert i fht det som ligger på det korrekte nummeret. Under har jeg minimert begge Personbilder og lagt dem ved siden av hverandre på skjermen, så er det lett å se. Har merket med gult de felter på Personbildet til TFnummeret, som kan endres, så de samsvarer med registreringene fra folkeregisteret. Lagre etter at du evt har gjort endringer side 6 av 9

Så sletter du det korrekte fødselsnummeret!

plasseringer) : Gå til det fiktive fødselsnummeret

7 Så sletter du det korrekte fødselsnummeret!, ja du leste riktig. Slett det riktige nummeret. Du skal foreta et fødselsnummerbytte etterpå! Slett det korrekte nummeret, (som ikke hadde plasseringer) : Gå til det fiktive fødselsnummeret i Person - Person og trykk fødselsnummerbytte side 7 av 9

I boksen som kommer opp, Fødselsnummerbytte, skriver du inn det korrekte fødselsnummeret (som du nettopp slettet) og trykk OK Dersom flere av fødselsnumrene har vært benyttet, bestemmer man seg for

8 I boksen som kommer opp, Fødselsnummerbytte, skriver du inn det korrekte fødselsnummeret (som du nettopp slettet) og trykk OK Dersom flere av fødselsnumrene har vært benyttet, bestemmer man seg for at det fødselsnummeret som har mest info registrert på seg, får gjelde. Deretter oppretter man all bevaringsverdige data på dette nummeret og sletter de øvrige. Dette gjøres i de ulike bildene/arkene. Til slutt sletter man de fødselsnumrene som ikke skal benyttes, evt gjør fødselsnummerbytte som beskrevet over i Person Person side 8 av 9

9 Gå gjennom plasserte barn som tidligere har blitt meldt utflyttet Søke fram alle plasserte barn i Personbildet. Sjekke om de som har plassering i dag er meldt utflyttet, Dersom eleven fortsatt er elev, skal UF fjernes fra feltet Avregistrert. Høyreklikk klassen eller klasser og velg Vise Person. Sjekk i kolonnen avregistrert om elevene har noe er. AV betyr at de ikke lever lenger UF betyr at de har meldt flytting ut av kommunen på et tidligere tidspunkt UV betyr at de her meldt flytting ut av landet på et tidligere tidspunkt. Dersom elevene fortsatt er elever og ikke er døde, utflyttet eller utvandret, fjern innholdet i avregistrert. Dersom avregistreringskoden stemmer, bør det settes en t.o.m.-dato på plasseringen til eleven. Tips til rutineetablering for framtiden Søke opp personer før etablering av TF-numre. Når det kommer elever flyttende: søk etter dem ved hjelp av fødselsdato*, etternavn* eller *fornavn* i søkefeltet i Elevoversikten. Sjekke TF i oppad FØR import av folkeregisterfil, eller umiddelbart etterpå for å hindre duplikater i Oppad side 9 av 9

Like dokumenter

REGISTRERE FORESATTE OG KONTAKTPERSONER

Oppad skole REGISTRERE FORESATTE OG KONTAKTPERSONER OPPAD AS Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf: 924 25 200- www.oppad.no Innholdsfortegnelse: Registrere foresatte i personregisteret... 2 Registrere