Logg inn og introduksjon # 1. Endre passord # 2. Medlemsliste # 3. Registrere et nytt medlem/ny medarbeider # 4. Registrering av tidligere medlem # 5

Transkript

1 FOCUSNET Brukerveiledning - Hovedleder SØNDAGSSKOLEN NORGE Oppdatert oktober 2013 Logg inn og introduksjon # 1 Endre passord # 2 Medlemsliste # 3 Registrere et nytt medlem/ny medarbeider # 4 Registrering av tidligere medlem # 5 Endre persons medlemskap # 6 Endring av hovedleder # 7 Avslutte persons medlemskap # 8 Registrering av kontingent # 9 Levering av årsrapport # 10 Ta ut rapporter og etiketter for din søndagsskole # 11 Søndagsskolen går i PAUSE eller blir NEDLAGT # 12 Korrigering av feil i registrering # 13 Kontaktinformasjon til din krets finner du her: Kontaktinformasjon til hovedkontoret: E-post: post@sondagsskole.no Telefon:

2

3 #1 Logg inn og introduksjon: Du logger inn på din søndagsskole via følgende link: Eller gå inn på: 1. sondagsskole.no 2. For Ledere 3. Focusnet (logg inn) Logg inn med ditt brukernavn og passord som er sendt til deg per e-post fra SØNDAGSSKOLEN NORGE. Hvis du mangler brukernavn/passord kan du ta kontakt med hovedkontoret eller konsulenten i din krets. Når du er logget inn: Klikk på ordet Velg til venstre for den søndagsskolen/barnegruppen du vil jobbe med. Du vil da komme inn på infofanen til den aktuelle søndagsskolen/barnegruppen.

4 Hovedsiden etter innlogging ser slik ut: 1. Meny Person. Klikk her hvis du skal opprette et nytt medlem. 2. Organisasjonsledd. Klikk her for å komme tilbake til startsiden for din søndagsskole. 3. Tidligere åpnede sider i Focusnet vil ligge nummerert langs denne linjen. 4. Her er navn og nummer på din søndagsskole. 5. Lagre. 6. De ulike fanene, her er fanen info åpnet. 7. Om dere abonnerer på SPRELL LEVENDE finner du passordet til Online Planleggingsverktøy her. 8. Innstillinger. Bytt passord her. 9. Logg ut. OBS. Denne siden vil alltid være startpunkt for videre instruks i brukerveiledningen!

5 Forklaring symboler: Blå diskett: LAGRE Hvitt ark: NY (opprette noe nytt innen valgt kategori) Søppelbøtte: SLETT Rød strek over symbol: Handlingen kan ikke utføres. Forklaring til fanene: 1. Info - Her finner du oversikt over kontonummer til søndagsskolen/barnegruppen, og du finner passordet til SPRELL LEVENDE om dere abonnerer på dette. 2. Tilknyttede - Her finner du en liste over alle medlemmene som er knyttet til den aktuelle søndagsskolen/barnegruppen. Se mer om denne fanen under # 3 av veiledningen. 3. Tilknytning - Her vises hvilken krets søndagsskolen/barnegruppen tilhører. Dersom du er inne på en medlemsside vil denne fanen vise hvilken søndagsskole/barnegruppe medlemmet tilhører. 4. Verv - Her ser du hvem som kan logge seg på din søndagsskole. Det skal kun være èn person, nemlig nåværende hovedleder. 5. Årsrapport - Ved å trykke på denne fanen kommer du til årsrapportene. Les mer om dette under i veiledning # Rapporter Her kan du hente ut rapporter/lister eller etiketter fra medlemslisten som du kan skrive ut. Se veiledning # Arbeidsliste Her kan du enkelt registrere kontingent på flere barn samtidig, samt avslutte medlemskap på flere medlemmer samtidig. Se brukerveiledning # 5 og # 9. OBS. Når du trykker på en fane blir den hvit. Vær oppmerksom på hvilken fane du er inne på, da bildet under vil endre seg avhengig av hvilken fane du har åpnet.

6 # 2 Endre passord: Når du logger inn for første gang blir du bedt om å endre passord. Det nye passordet skal bestå av små bokstaver og tall, minimum 6 tegn. Ditt brukernavn er alltid det samme: ditt personlige medlemsnummer. Du kan endre passordet så ofte du vil ved å klikke på boksen for innstillinger (se # 1). Da får du opp dette bildet: 1. Skriv inn ditt nye passord i det første tomme feltet. 2. Gjenta det samme passordet i det neste tomme feltet, for å bekrefte. 3. Lagre.

7 # 3 Medlemsliste: 1. Velg fanen Tilknyttede. Her vil du se en liste med medlemmene i din søndagsskole/barnegruppe: 2. Du kan velge om du vil se: Aktive forhold = Nåværende medlemmer Med sluttdato = Tidligere medlemmer Alle = Alle nåværende og tidligere medlemmer 3. Hvert medlem har sitt medlemsnummer. For å komme inn på en medlemsside klikker du på nummeret som står foran navnet på medlemmet. Du kommer da til medlemmets Infofane. Her kan du korrigere adresser/rette navn og legge inn annen kontaktinformasjon om ønskelig. 4. Ved å klikke på KB/KIB markert i blått kommer du direkte inn på den registrerte kontingenten til medlemmet. KB = Kontingent Betalt. KIB = Kontingent Ikke Betalt. Hvordan legge til et nytt medlem: se veiledning # 4. Hvordan avslutte et medlem: se veiledning # 8.

8 # 4 Registrere nytt medlem/ny medarbeider: 1. Trykk på Meny Person Ny Person. 2. Fyll inn: - Etternavn (kun det siste etternavnet, mellomnavn skal på fornavnlinjen) - Fornavn (og mellomnavn) - Fødselsår - Innmeldt dato (trenger ikke være eksakt, men omtrentlig) - Velg tilknytningstype (om det er barn, medarbeider, kasserer eller hjelpeleder). OBS. Om du vil endre hovedleder, se brukerveiledning # Klikk på knappen neste. Veiledningen fortsetter på neste side.

9 (Fortsettelse # 4) Du kommer nå til infofanen til medlemmet som ser slik ut: 1. Når du er inne på et medlems side vil du se nummeret og navnet på det aktuelle medlemmet her. 2. Fyll inn: - Kjønn (M eller K) - Adresse - Evt. telefonnummer/e-postadresse (spesielt viktig ved registrering av medarbeidere) OBS. Du kan korrigere adresser/navn/fødselsår på medlemmet kun når du er inne på Infofanen. 3. Lagre til slutt. Mulig duplikat funnet : Dersom du får opp melding om Mulig duplikat funnet må du ta kontakt med hovedkontoret eller konsulenten i din krets. Det er mulig personen allerede er registrert hos oss under en annen søndagsskole. Konsulenten eller hovedkontoret vil være behjelpelige med å overføre medlemmet til din søndagsskole/barnegruppe.

10 # 5 Registrering av tidligere medlem: 1. Gå til fanen Tilknyttede. 2. Huk av for Med sluttdato, og du vil nå få opp en liste over tidligere medlemmer. 3. Klikk på nummeret foran navnet på medlemmet. Du kommer nå til det aktuelle medlemmets sider: 1. Trykk på fanen Tilknytning. 2. Velg Ny tilknytning. 3. Fyll inn søndagsskolens nummer. Under Type velger du om medlemmet er barn, hjelpeleder eller medarbeider. Sett dato medlemmet startet igjen. For endring hovedleder, se # Lagre.

11 # 6 Endre persons medlemskap: (For eks.: Kasserer skal bli medarbeider, hjelpeleder skal bli medarbeider osv.) 1. Avslutt aktuell persons nåværende tilknytning. Følg veiledning # Følg veiledning # 5: opprett ny tilknytning, og endre type. Husk at alle medarbeidere, hjelpeledere og kasserere må ha registrert full navn, adresse og fødselsår! OBS. Du må ALLTID avslutte en tilknytning og opprette ny. Dette fordi det er hensiktsmessig å bevare historikken til medlemmet. #7 Endring av hovedleder: Gi beskjed til hovedkontoret ved bytte av hovedleder! For å endre hovedleder trenger du den nye hovedlederens: - Navn - Adresse - E-postadresse - Fødselsår - Telefonnummer

12 # 8 Avslutte persons medlemskap: OBS. Det er svært viktig at medlemmer avsluttes i Focusnet når de har sluttet. Hvis ikke telles de med år etter år. Pass på å avslutte medlemmer som er sluttet før du leverer årsrapport. Det er to måter å avslutte et medlem på. Flere av gangen (enkel), eller èn av gangen (mer avansert). Avslutte flere av gangen: 1. Klikk på fanen Arbeidsliste : 2. Marker den eller de som skal slutte ved å huke av i boksen til venstre for navn og nummer. 3. Skriv inn avslutningsdato i rubrikken kalt Sett slutt-dato. 4. Klikk så på knappen på avkryssede medlemmer for å fullføre handlingen.

13 (Fortsettelse # 8) Avslutte èn av gangen (og/eller korrigere feil): 1. Velg fanen Tilknyttede. 2. Trykk på nummeret til venstre for navnet på det aktuelle medlemmet. Da kommer du til medlemmets sider: 3. Velg fanen Tilknytning. 4. Trykk på Velg foran tilknytningen du vil redigere. Da kommer du inn på siden hvor du kan endre startdato og sette sluttdato: 5. Lagre når du er ferdig med redigeringene.

14 # 9 Registrering av kontingent: OBS. Det må være fylt inn adresse og fødselsår på medlemmene før du kan registrere kontingent! Det er to måter å registrere kontingent på. Flere av gangen (enkel), eller èn av gangen (mer avansert). Kontingent på flere av gangen: 1. Klikk på fanen Arbeidsliste : 2. Marker alle som har betalt kontingent ved å huke av i rubrikken til venstre for navn og nummer. 3. Velg Kont. bet kr. 50 (kontingent betalt) eller Kont. ikke bet. (kontingent ikke betalt). 4. For betalt kontingent for 2013, sett datoene i rubrikken Fra til dato. 5. Klikk på Utfør. En informasjonsmelding vil nå komme opp. Om det mangler adresse eller fødselsår vil du få beskjed om dette nå. Får du denne beskjeden er alt i orden: Du har lagt til kontingent på x tilknyttede personer, og oppdatert kontingentkategorien på x tilknyttede personer. Trykk OK for å fullføre registreringen.

15 (Fortsettelse # 9) Kontingent på èn av gangen (og/eller korrigering av feil kontingent): 1. Velg fanen Tilknyttede. 2. Trykk på nummeret til medlemmet du vil registrere kontingent på. Du kommer nå til medlemmets side: 3. Velg fanen Kontingent. 4. Velg Ny kontingent. 5. Velg enten Kont. bet. kr. 50 (kontingent betalt) eller Kont. ikke bet. (kontingent ikke betalt). Fyll inn datoene for det gjeldende året for kontingenten. For 2013 er dette Lagre. 7. Redigering av kontingent: Velg den kontingenten som er feil. Du får da opp det samme skjermbildet som vist over. Gjør endringene og lagre. Du kan ikke gjøre endringer på registrerte kontingenter fra tidligere år da disse er låst.

16 # 10 Sjekkpunkter før levering av årsrapport: Det er viktig at du sjekker at all informasjon er ført korrekt på søndagsskolen din før du leverer årsrapport. Dobbelsjekk dette før du går videre til selve årsrapporten: Både betalende og ikke-betalende medlemmer (barn/ledere) må ha registrert fødselsår Barn/ledere må være registrert med fullstendig adresse Pass på at det er registrert kontingent for rett år på alle betalende barn Levering av årsrapport: 1. Velg fanen "Årsrapport": 2. Klikk på hvitt ark for Ny årsrapport. 3. Fyll inn året årsrapporten gjelder for.

17 (Fortsettelse # 10) 4. Fyll inn dato for valg av styre, samt styreperiode. Det er ingen krav til formalitet ved valg av styre. Merk: Valg av styre kan ikke ha tilbakevirkende kraft. Valg av styre må ligge i forkant av styreperioden. 5. Kryss av for om du søker støtte fra en annen organisasjon. Hvis ja: fyll inn hvilken organisasjon. 6. Du kan søke om kr 3400,- til SPRELL LEVENDE om du er abonnent. Om du ønsker det klikker du på Ja, skriver inn kr 3400,- og huker av for Sprell Levende. Du kan også velge å heller søke om opptil kr 3400,- i støtte til annet pedagogisk undervisningsmateriell (programmer). Om du ønsker det klikker du på Ja, skriver inn søknadsbeløp og klikker på Annet. Da vil det komme opp en ny linje der du skriver inn hva slags materiell det gjelder, og evt. leverandør. 7. Lagre. Du får nå opp en boks med Informasjonsmelding. - Hvis det mangler adresse eller fødselsår på betalende medlemmer får du beskjed om dette. Du må da tilbake og gjøre nødvendige korrigeringer. - Dersom alt er i orden får du beskjed om at det ikke er registrert feil. Klikk OK. Årsrapporten er nå levert! 8. Du kan se årsrapporten og/eller skrive den ut ved å trykke Skriv ut årsrapport. For å se på en tidligere levert årsrapport går du tilbake til fanen årsrapport, og trykk velg foran det aktuelle året du vil se nærmere på:

18 # 11 Ta ut rapporter og etiketter for din søndagsskole: 1. Trykk på fanen Rapporter. 2. Velg tilknytningstype (hvem vil du ha ut liste/etiketter for). OBS: Blankt felt gir alle tilknyttet søndagsskolen. 3. Merk av der hvor det står Alle, eller eventuelt merk av Med kun startdato eller Med sluttdato. 4. Klikk på den rapporten/lista eller etiketter som du ønsker. Rapporten/lista kommer nå fram og du kan skrive den ut.

19 # 12 Søndagsskolen tar PAUSE eller blir NEDLAGT: Hvis din søndagsskole skal ta en pause eller blir nedlagt må du gi beskjed om dette per tlf. eller på e-post til konsulenten i din krets eller til hovedkontoret. Kontaktinformasjon til din krets finner du her: #13 Korrigering av feil i registreringen Jeg har registrert feil kontingent! Løsning: Se # 9 - registrering av ett medlem av gangen. Jeg har skrevet feil navn/adresse/fødselsår på medlemmet! Løsning: Gå til Infofanen til det aktuelle medlemmet, gjør endringene og lagre. Se veiledning # 5, # 8 eller # 9 for hvordan komme til et medlems side. Jeg har satt feil startdato/sluttdato på medlemmet! Løsning: Se # 8 - registrering at ett medlem av gangen. Jeg har registrert en duplikat! Hva gjør jeg? Løsning: Kontakt hovedkontoret. Det enkleste er en e-post hvor du fører opp dublettenes navn og nummer, samt navn og nummer på din søndagsskole. Saksbehandler ved hovedkontoret vil rette de opp.