Fakturering. Manuelle tillegg og fradrag. Oppdatert OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Fakturering Manuelle tillegg og fradrag Oppdatert OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

2 Innhold Registrere manuelle rader... 3 Fakturabildet... 3 Søk opp barnet fakturaraden gjelder for... 4 Ny faktura... 5 Ny fakturarad... 6 Feilmelding ved lagring av manuelle rader... 8 Integrasjon er allerede kjørt for perioden... 8 Kontering mangler... 8 Endre på en innlagt manuell fakturarad... 9 Slette manuelle rader Innledning Dette heftet er en veiledning til deg som skal legge inn manuelle tillegg eller fradrag på faktura. Fakturarader legges inn i fakturabildet på en enkelt måned om gangen. Dersom man skal legge opp manuelle rader for mer enn en måned, kan det ofte være like greit å legge inn tillegget eller reduseringen i fliken Endret avgift på Plassering på barnet det gjelder. Dette heftet tar kun for seg manuelle rader lagt opp på enkeltfaktura. Eksempel på manuelle rader kan være kjøp av ekstradager, reduksjon pga streik, for mye betalt, forlite betalt, For at man skal kunne legge opp fakturarader, må det være lagt opp til manuelle reduseringer og tillegg i programmet. Dette blir vanligvis satt opp i forbindelse med oppsett av fakturaintegrasjon i kommunen. Dersom tillegg og reduseringer skal konteres ulikt i økonomisystemet er det ofte nødvendig med flere avgiftstyper enn en redusering og et tillegg. Jobben med å registrere manuelle rader gjøres i Fakturabildet side 2 av

3 Registrere manuelle rader Fakturabildet Gå til Fakturabildet ( Navigator Barn Faktura) Bildeforklaring Barnet som er søkt fram (1) Perioden fakturaen gjelder for (2) Den som er regningsmottaker i familien i perioden som er søkt fram (3) Felter for i fylling av de manuelle radene (4) Fakturarader som er lagt opp på familien i perioden (5) side 3 av

4 Søk opp barnet fakturaraden gjelder for 1. Fyll inn barnets fødselsdato*, *fornavn* eller etternavn* 2. Trykk Personsøk-knappen a. Velg riktig person i bildet Antall personer som kommer opp b. Trykk OK 3. Hvis det fylles ut noe i feltene for måned og fakturadato på perioden du har valgt, og det er den måneden du skal legge inn fakturarad på, kan du gå rett til avsnittet Ny fakturarad 4. Hvis det ikke fylles inn noe, eller er feil måned i feltene måned og fakturadato må du påbegynne en Ny faktura før du kan legge opp fakturaraden side 4 av

5 Ny faktura 1. Skriv inn fakturamåneden på formen (mmåå) i feltet Periode NB: Dersom dere har forskuddsvis (eller etterskuddsvis) betaling i kommunen, må du være sikker på når fristen for å legge inn rader på en periode går ut. Er du usikker på når fristen går ut, ta kontakt med den i din kommune som kjører ut filen til økonomi. Rekker du ikke fristen, legger du fakturaraden på neste periode. a) Trykk Ny. (Det hvite arket oppe til venstre i bildet eller Ctrl + N på tastaturet.) b) Fyll inn Måned og fakturadato Dersom dere benytter Agresso som faktureringssystem, legg til undertittel BET c) Nå er faktura på begynt, og det er klart til å legge opp ny manuell fakturarad side 5 av

6 Ny fakturarad 1. Trykk Ny fakturarad knappen 2. Dato f.o.m. og t.o.m. fylles ut automatisk basert på måneden du valgte eller måneden programmet forventer. NB: Dersom det er kommer opp datoer som hører til en annen periode enn den du skrev inn, trykk Ny fakturarad en gang til. 3. Kopier eller skriv inn fødselsnummeret til barnet inn i feltet Fødselsnr. 4. Skriv inn tekst i spesifikasjon. Her legger du inn datoer dersom det f eks er kjøp av dager 5. Skriv inn antallet og stykkprisen i Apris. side 6 av

7 6. Velg riktig avgiftstype NB: Dersom den manuelle raden er et fradrag, må du 1) velge en avgiftstype som er en redusering 2) sette et minus foran stykkprisen (A pris) 3) passe på at det står 0 på siste desimalplass 7. Trykk knappen Kontosted a. Velg den enheten som skal konteres b. Trykk OK 8. Det fylles ut innhold i Kontering. Sjekk at det er fylt inn i alle ruter. Kommer det opp %-tegn kan det tyde på at du har valgt en avgiftstype som er maskinell. Bytt avgiftstpe til en du vet er manuell og velg kontosted på nytt. side 7 av

8 Trykk Pil ned så det opprettes en rad i tekstfeltet under 9. Fakturaraden legges til i tekstdelen av fakturabildet 10. Skal du opprette flere rader på samme faktura (samme familie), trykk knappen Ny fakturarad og opprett neste fakturarad etter samme mal som over a. Skriv inn fødselsnummeret til barnet fakturaraden gjelder for b. Skriv inn spesifikasjon c. Velg riktig avgiftstype d. Fyll inn antall og Apris e. Trykk knapp Kontosted og velg enhet. f. Trykk ok. g. Pil ned 11. Lagre ved å trykke på Lagre-knappen eller Ctrl + S på tastaturet ditt. Feilmelding ved arbeid med manuelle rader Integrasjon er allerede kjørt for perioden Dersom du får opp en melding om at integrasjon allerede er kjørt for perioden, må du Forhøre deg med integrasjonsansvarlig i kommunen om det stemmer at perioden er kjørt. Hvis nei, kan du fortsette å legge inn raden på denne perioden. Hvis faktura er kjørt, eller du likevel ønsker det, kan du legge opp den manuelle raden på neste måned. Da oppretter du ny faktura på neste måned i stedet. Kontering mangler Dersom du får feilmelding om at kontering mangler, Kanskje du glemte å velge Ny fakturarad før du begynte å fylle inn? Mangler det en kontostreng? Ta kontakt per epost til support@oppad.no side 8 av

9 Endre på en innlagt manuell fakturarad 1. Søk opp barnet og riktig fakturaperiode i fakturabildet 2. Merk raden som er feil i tekstdelen, sjekk at det står Man i Status 3. Pil opp 4. Trykk inn i det feltet som er blitt feil og endre innholdet i det 5. Velg kontosted på nytt ved å trykk på knappen Kontosted a. Velg enheten som skal konteres b. Trykk OK side 9 av

10 6. Pil ned 7. Sjekk at raden er merket med en blyant foran radnummeret 8. Gjør evt andre endringer på tilsvarende vis: a. Merk raden b. Pil opp. c. Gjør endringen d. Trykk Kontosted e. Velg enhet og Ok f. Pil ned g. Sjekke blyant foran radnummeret 9. Lagre ved å trykke på Lagre-knappen eller Ctrl + S på tastaturet ditt. side 10 av

11 Slette manuelle rader Dersom du ønsker å slette en rad pga feilregistrering, må det gjøres før faktureringen kjøres for den måneden. 1. Søk opp barnet og riktig fakturaperiode i fakturabildet 2. Merk raden som skal slettes i tekstdelen, sjekk at det står Man i Status 3. Pil opp 4. Trykk Sletteknappen som er oppe til venstre på verktøylinja i Fakturabildet, eller Ctrl + D på tastaturet ditt 5. Svar Ja på spørsmålet som kommer opp 6. Sjekk at raden er fått en søppelbøtte foran radnummeret og har endret Status til Mak side 11 av

12 7. Gjør evt andre slettinger på tilsvarende vis: a. Merk raden b. Pil opp. c. Trykk Slett d. Sjekk status 8. Lagre ved å trykke på Lagre-knappen eller Ctrl + S på tastaturet ditt. NB! Når raden er slettet, blir den ikke borte fra fakturabildet med en gang. Den vil ligge synlig i feltet under helt til neste avgiftsberegning blir kjørt. Der er derfor viktig å være klar over statuskolonnen lengst til høyre i tekstfeltet. side 12 av