Føring av fravær fra tidligere skoleår. Oppad Skole OPPAD AS Ilderveien KONGSVINGER Tlf

Transkript

1 Oppad Skole Føring av fravær fra tidligere skoleår OPPAD AS Ilderveien KONGSVINGER Tlf

2 Innhold Innledning... 2 Forberedelser i Oppad Opprettelse av tidligere skoleårs perioder Opprettelse av Klasser på tidligere skoleårs perioder Opprettelse av klassenavn Plassering av elever i Klasser på tidligere skoleår Knytte personale til klassene... 7 Tilflytterelever og føring av fravær fra tidligere år Opprettelse av klassenavn Gi elever plassering i Tilflytterklassen på tidligere perioder Knytte personale til Tilflytterklassen Føring av fravær fra tidligere år i Lærerweb Innlogging Valg av Periode Føring fravær fra tidligere år via en enkelt elev Fraværssummering i Oppad Innledning Føring av fravær fra tidligere år i Lærerweb, hovedsaklig for å få med fraværet på vitnemålet, krever noen forbederelser i Oppad Dette heftet beskriver hva som må legges til rette i Oppad for å kunne føre fravær i etterkant i Lærerweben. Til sist i heftet beskrives hvordan man fører fravær fra tidligere år i Lærerweb, samt hvordan fravær summeres i Oppad OPPAD AS Ilderveien KONGSVINGER Tlf

3 Forberedelser i Oppad 1. Opprettelse av tidligere skoleårs perioder For å kunne føre fravær fra tidligere skoleår i Oppad, må tidligere skoleårs perioder legges opp i programmet om de ikke er lagt opp fra før. Dette gjøres av Systemansvarlig i kommunen, i arket Periode 1. Åpne arket Periode (Navigator Grunnopplysninger Periode) 2. Gjør et utvalg, CTRL + U, på enhet og skoleslag. NB! Fjern all annen informasjon i utvalget, 3. Klikk på OK: Du får opp alle perioder som er lagt opp på valgt enhet i arket: Side 3 av

4 4. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn en ny rad i arket. 5. Fyll inn data for aktuell(e) periode(r): 6. Legg inn det antall perioder du mangler 7. Lagre, CTLR + S, eller klikk på blå diskett til slutt. 2. Opprettelse av Klasser på tidligere skoleårs perioder For å kunne føre fravær på elever på tidligere skoleår, må elevene ha en plassering i en klasse på en enhet det eller de aktuelle skoleårene/periodene. 2.1 Opprettelse av klassenavn Klassenavn oppretter du i arket Klasse: 1. Åpne Klasse (Navigator Organisasjon Klasse) 2. Gjør et utvalg (Ctrl + U) på enhet, skoleslag, og den perioden du vil legge opp klasser på 3. Klikk på OK Side 4 av

5 4. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn en ny rad i arket 5. Gjenta for det antall klasser og perioder du har behov for 6. Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett til slutt 7. Gjenta prosessen i punkt 2. og 3. over for alle aktuelle skoleår/perioder. 3. Plassering av elever i Klasser på tidligere skoleår Når klassenavnene er opprettet, kan du plassere elever i klassene. Til denne jobben benytter vi komponenten Kopiering elever (Navigator Elev Kopiering elever). Bildet er delt i fire. Venstre side er Fra-opplysninger og høyre side er Til-opplysninger. På venstre side søker du fram inneværende skoleår, f eks 12/13. På høyre side søker du fram den perioden du vil kopiere elevene til, f eks 10/11. For å få til dette, endrer du datoer i kalenderne slik at dato på venstre side er en dato i inneværende periode, mens datoen på høyre side er en (vilkårlig) dato i den perioden du har valgt, her 10/11. Side 5 av

6 1. Åpne først mappen Klasser for å se klassene på Fra-siden 2. Merk den første klassen du vil kopiere 3. Alle elevene i den valgte klassen kommer nå opp i arket nedenfor objektnavigatoren, og er ferdig merket (svarte). Dersom det er elever som ikke skal være med over til neste periode, holder du CTRL-knappen nede mens du trykker på den grå knappen foran i raden. Raden blir da hvit og eleven vil ikke bli kopiert 4. Åpne mappen Klasser for å se klassene på Til-siden 5. Merk navnet på klassen elevene skal gå i valgt skoleår 6. Trykk på knappen Kopier elever som du finner på verktøylinjen 7. Elevene kopieres over til den valgte klassen på Til-siden. Hver elev-rad på Til-siden har symbol for ny rad ( bombetegn ) i radknappen. Det betyr at de er ikke lagret ennå 8. Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett, og symbolet («bombetegn») på radknappen foran eleven på høyre side blir borte. 9. Gjenta for alle aktuelle klasser og perioder Side 6 av

7 4. Knytte personale til klassene Den blant personalet som skal registrere fravær fra tidligere år i Lærerweb, må kobles til aktuelle klasser for å få tilgang til elevene i Lærerweb. Denne koblingen gjøres i Aktivitetsarket. 1. Åpne ark Aktivitet (Navigator Personale Aktivitet) 2. Finn fram til personen som skal føre fraværet under mappa Personale i Objektnavigator, og trykk på navnet til den ansatte. 3. Aktivitetene som er registrert på personen vises i arket 4. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn en ny rad i arket 5. Legg inn periode, klasse og fag på linja, som samsvarer med perioden og klassen det skal føres fravær på. Faget kan eksempelvis være et av basisfagene, MAT, NOR eller ENG 6. Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett til slutt 7. Gjenta for aktuelle klasser og perioder Det er nå klart for føring av fravær for tidligere år i Lærerweb. Se bakerst i dette heftet, eller i eget hefte, «Lærerweb», for føring av fravær. Heftet «Lærerweb» er publisert på Side 7 av

8 Tilflytterelever og føring av fravær fra tidligere år Elever i ungdomsskolen, som kommer flyttende til kommunen fra andre kommuner, bringer med seg en del utfordringer i Oppad relatert til føring av fravær på disse elevene fra tidligere år. Her anbefaler vi å opprette en Tilflytterklasse på skolen hvert år. Hensikten er å kunne gi elevene plasseringer på skolen på tidligere perioder, nettopp for å muliggjøre føring av fravær fra tidligere år. 5. Opprettelse av klassenavn Klassenavn oppretter du i arket Klasse: 1. Åpne Klasse (Navigator Organisasjon Klasse) 2. Gjør et utvalg (Ctrl + U) på enhet, skoleslag, og den perioden du vil legge opp klasser på 3. Klikk på OK 4. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn nye rader i arket. Eksempel her med klassenavnet TILFLY Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett til slutt Side 8 av

9 6. Gi elever plassering i Tilflytterklassen på tidligere perioder Dette gjøres i ark Plassering (Navigator Elev Plassering). 1. Åpne Plassering (Navigator Elev Plassering) 2. Gå til mappen Klasse i Objektnavigator 3. Finn fram til eleven i klassen sin for dette skoleåret trykk på elevens navn: 4. Elevens plasseringer vises i arket 5. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn ny rad i arket 6. I Periode velger du aktuell periode, i Klasse TILFLY 8-9, i Årstrinn riktig årstrinn for elevens plassering på valgt periode 7. Gjenta for det antall perioder du har behov for 8. Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett til slutt Side 9 av

10 7. Knytte personale til Tilflytterklassen Dette gjøres i ark Aktivitet 1. Åpne ark Aktivitet (Navigator Personale Aktivitet) 2. Finn fram til personen som skal føre fraværet under mappa Personale i Objektnavigator, og trykk på navnet til den ansatte. 3. Aktivitetene som er registrert på personen vises i arket 4. Klikk på hvitt ark på verktøylinja, eller CTRL + N, for å legge inn en ny rad i arket 5. Legg inn periode, klasse og fag på linja, som samsvarer med perioden og klassen det skal føres fravær på. Faget kan eksempelvis være et av basisfagene, MAT, NOR eller ENG 6. Lagre, CTRL + S, eller klikk på blå diskett til slutt Føring av fravær fra tidligere år i Lærerweb Fravær føres i Oppad per hele dager eller timer. Ved etterføring av fravær fra tidligere år for visning på vitnemålet, er det summen av antall hele dager og timer på aktuell periode på vitnemålet som er avgjørende, og ikke at fraværet er ført på eksakt riktig dato og måned, eller via riktig fag. Fraværet føres fortløpende via enkeltelever Side 10 av

11 8. Innlogging Velg innloggingsmetode Skriv inn Brukernavn og Passord. Oppad-påloggingen finner du i arket Brukeridentiteter Lærere i Oppad (Navigator Web Brukeridentiteter Lærere), eller ta kontakt med administrasjonen på skolen din Øverst til høyre i skjermbildet ser du alltid hvem som er innlogget og hvilken rolle du er innlogget med. Her er det også mulig å bytte rolle dersom du har mer enn en rolle. Åpningsbildet etter at du har logget inn, viser skolen din og de klassene du har tilgang til. Det viser også de ulike delene (faner) som Lærerweb består av. Side 11 av

12 9. Valg av Periode Det første du må gjøre når du skal føre fravær fra tidligere år på elevene, er å velge perioden du vil føre fraværet på. 1. Klikk på pila til høyre i felt for periode opp til venstre i bildet 2. Velg aktuell periode i nedtrekk 3. Du får nå opp klasser i treet som hører til den perioden du har valgt Side 12 av

13 10. Føring fravær fra tidligere år via en enkelt elev Når det gjelder føring av fravær fra tidligere skoleår, anbefaler vi føring per enkelt elev. Årsaken til dette er at man fort mister oversikten over totalen når man fører via klassen 1. Klikk på klasse og et fag under denne, deretter på elevens navn 2. Klikk deretter på fanen fravær, Side 13 av

14 3. Eleven vises nå på siden med dagene i valgt måned under hverandre 4. Registrer det antall hele dager eller timer fravær som er gjeldende for valgt elev 5. Lagre til slutt 6. Gjenta for alle elever i klassen med fravær fra tidligere skoleår Side 14 av

15 Fraværssummering i Oppad Før du kan skrive ut Vitnemålet, eller hvilken som helst annen rapport fra Oppad skole, må du summere fraværet. Summering av fravær gjør du i ark Bakgrunnsjobbverktøy 1. Åpne Bakgrunnsjobbverktøy (Navigator Tjenesteprogram Bakgrunnsjobbverktøy) 2. Velg type bearbeiding: Frånvaro på betyg, ackumulering 3. Trykk Ctrl + N, eller hvitt ark på menylinja 4. Skriv inn brukernavn og passord (det du logger på Oppad med) dersom dette ikke er pre utfylt 5. Velg utvalg elever din skole 6. Velg ønsket trinn, du kan kjøre for flere trinn på samme skole samtidig om det er hensiktsmessig 7. Velg den perioden du ønsker å summere fraværet for. Dersom du skal summere for flere perioder, som jo er nødvendig for å få med alt fravært på Vitnemålet, er det viktig at du summerer fraværet kronologisk bakfra. Det vil si at du starter med den første halvårsperioden elevene på valgt årstrinn var elever på skolen din 8. Trykk starte 9. Gjenta prosessens punkt 3-8 for hver periode du skal summere fraværet for. Du kan sette i gang å summere neste periode umiddelbart. Side 15 av

16 For å se summert fravær går du til Elevoversikten (Navigator Elev Elevoversikt) og fanen fravær summert. Fraværet summeres før vitnemålsutskrift, det er ikke nødvendig å gjøre dette tidligere siden det er kun vitnemålet som må skrives ut fra Oppad skole. Husk å føre alt ikke tellende fravær før summeringen. (summeringen kan kjøres hvor mange ganger du har behov for, det er ingen begrensning på dette, men du må huske på kronologisk rekkefølge) Side 16 av