UiS-IKT Kompetanse Word Adresselister og fletting

Transkript

1 UiS-IKT Kompetanse 2010 Adresselister og fletting

2 Forord Om dette heftet Dette heftet inneholder nyttige tips og triks i Microsoft når du vil flette sammen standard dokumenter med en adresseliste. Forklaringene er gjort korte og konsise og det forutsetter at du har en viss kunnskap om Word og evt. andre programmer hvor du vil lage din datakilde.. UiS-IKT kompetanse 2010 UiS-IKT Kompetanse Universitetet i Stavanger Forfatter: Roy Norås 2 UiS-IKT Kompetanse 2010

3 Innholdsfortegnelse Om dette heftet... 2 Hva brukes utskriftsfletting til... 4 Kilder for adresselister... 5 Kategorien Masseutsendelser... 6 Bruk av veiviseren... 7 Opprette et hoveddokument... 8 Koble til en datakilde... 9 Velge ut mottakere Sette flettefelter inn i dokumentet Flette sammen dokument og liste Flette til etiketter Samme innhold for alle etiketter UiS-IKT Kompetanse

4 Om utskriftsfletting* Hva brukes utskriftsfletting til Du bruker utskriftsfletting når du vil opprette et sett med dokumenter, for eksempel et standardbrev som sendes til mange kunder, eller et ark med adresseetiketter. Hvert brev eller hver etikett har samme type informasjon, men innholdet er likevel unikt. Når du skriver brev til kundene, kan du for eksempel gjøre brevene mer personlige ved å henvende deg til hver enkelt kunde med navn. Den unike informasjonen i hvert brev eller hver etikett hentes fra oppføringer i en datakilde. Utskriftsflettingen består av følgende hovedtrinn: 1. Opprette hoveddokumentet. Hoveddokumentet innholder teksten og grafikken som er identisk i alle versjonene av det flettede dokumentet, for eksempel avsenderadressen eller hilsenen i et standardbrev. 2. Koble dokumentet til en datakilde. En datakilde er en fil som inneholder informasjonen som skal flettes inn i et dokument, for eksempel navnene og adressene til mottakerne av et brev. 3. Begrense listen over mottakere eller elementer. Microsoft Office Word genererer en kopi av hoveddokumentet for hvert element,eller post, i datafilen. Hvis datafilen er en adresseliste, vil elementene trolig være mottakerne av masseutsendelsen. Hvis du vil generere kopier bare for bestemte elementer i datafilen, kan du velge hvilke elementer (poster) du vil inkludere. 4. Legge til plassholdere, som kalles flettefelt, i dokumentet. Når du utfører utskriftsflettingen, fylles flettefeltene med informasjon fra datafilen. 5. Forhåndsvise og fullføre flettingen Du kan forhåndsvise hver kopi av dokumentet før du skriver ut hele settet. Du bruker kommandoene i kategorien Masseutsendelser til å utføre en utskriftsfletting. TIPS! Du kan også utføre utskriftsfletting ved hjelp av veiviseren Utskriftsfletting, som inneholder trinnvise instruksjoner. Hvis du vil bruke oppgaveruten, klikker du Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser i gruppen Start utskriftsfletting, og deretter klikker du Veiviser for trinnvis utskriftsfletting. *) Kilde: Microsoft Office Hjelp 4 UiS-IKT Kompetanse 2010

5 Om adresselister (datakilder) Kilder for adresselister Adresselister fra Word Du oppretter en tabell med overskrifter, hvor første rad innholder overskrifter som indikerer innholdet i kolonnene Et typisk eksempel er en tabell med overskriftene Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnr og Poststed Dokumentet med tabellen lagres som et eget dokument Adresselister fra Excel Du oppretter et regneark, hvor første rad inneholder overskrifter som indikerer innholdet i kolonnene Et typisk eksempel er et regneark med overskriftene Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnr og Poststed Regnearket lagres som et eget dokument Andre kilder Du kan også benytte databaser fra eksempelvis Microsoft Access eller kontaktlisten fra Microsoft Outlook som datakilder. Bruker du Excel som datakilde kan det være smart at du har navngitt det området i Excel-arket som skal benyttes. Typisk datakilde fra Microsoft Typisk datakilde fra Microsoft Excel 2007 UiS-IKT Kompetanse

6 Oversikt over kommandoer som benyttes for fletting Kategorien Masseutsendelser Denne kategorien er essensiell når du skal lage brev/ etiketter og flette disse sammen med datakildene. Enkelte av knappene kan være inaktive inntil du har startet selve prosessen. Slik henter du frem kategorien Klikk på Masseutsendelser på båndet Nedenfor ser du de ulike gruppene du finner på båndet Masseutsendelser. Fremgangsmåtene på de neste sidene benyttes de fleste av disse. MERK! De fleste fremgangsmåter i dette heftet benytter kommandoer som du finner i denne kategorien på båndet. Kategorinavnet vil derfor ikke bli nevnt i alle fremgangsmåtene, kun kommandonavn og gruppenavn. 6 UiS-IKT Kompetanse 2010

7 Veiviseren for utskriftsfletting Bruk av veiviseren Du velger selv om du vil bruke veiviseren, men den kan i starten være den raskeste og tryggeste måten å foreta fletting på. Veiviseren leder deg gjennom de 6 nødvendige trinnene for en suksessfull fletteprosess. Nederst i hvert trinn er det lenker for å gå til neste trinn eller tilbake til forrige trinn. Slik gjør du det Klikk på knappen Start utskriftsfletting i gruppen med samme navn Klikk Veiviser for trinnvis utskriftsfletting i menyen Trinn 1: Velg type dokument du vil lage Trinn 2: Velg basisdokumentet du vil bruke Trinn 3: Velg en eksisterende datakilde eller lage en ny her og nå Trinn 4: Sett inn flettefelter Trinn 5: Forhåndsvis resultatet Trinn 6: Utfør flettingen til skriver eller til et nytt dokument Slik vises de ulike trinnene i veiviseren MERK! Les nøye teksten i hvert trinn før du utfører handlingen og går til neste trinn. Du kan til enhver tid gå tilbake til de foregående trinnene. UiS-IKT Kompetanse

8 1- Hoveddokumentet Opprette et hoveddokument Hoveddokumentet er dokumentet du setter inn flettekodene i. Det vanligste er brev eller etikett, men kan også gjerne være e-post eller konvolutt. Slik lager du et standardbrev Lag dokumentet med det innholdet du ønsker Skriv inn dummy-tekster hvor navn og adresser etc. skal plasseres i dokumentet. Disse tekstene vil du senere bytte ut med flettekoder Eksempel på et standardbrev hvor det er satt inn dummy-tekster hvor flettekodene skal plasseres MERK! Dokumentet til høyre viser en invitasjon, hvor det er satt av plass til adressefelt. 8 UiS-IKT Kompetanse 2010

9 2 - Datakilden Koble til en datakilde Det forutsettes at du har laget datakilden på forhånd, f.eks. som en Word-tabell eller et Excel-regneark. Slik kobler du til datakilden Klikk på knappen Velg mottakere i gruppen Start utskriftsfletting Klikk på Bruk eksisterende liste i menyen Bla deg til det eksisterende dokumentet i dialog boksen og merk dette Klikk Åpne Eksempel på et Worddokument med tabell som benyttes som datakilde MERK! Bruker du Excel som datakilde kan det være smart at du har navngitt det området i Excel-arket som skal benyttes. UiS-IKT Kompetanse

10 3 - Foreta utvalg Velge ut mottakere Du kan sortere og velge ut hvilke mottakere som skal tas med i flettingen. Videre kan du søke etter duplikater i adresselisten. Slik gjør du det Klikk på knappen Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsfletting Klikk på hakene foran navnene til mottakere som IKKE skal tas med når du fletter Under overskriften Begrens mottakerliste, nederst i dialogboksen, finner du bl.a. kommandoer for å sortere, filtrere, søke etter duplikater og finne en mottaker. Du kan også klikke på filnavnet i vinduet Datakilde og bruke knappen Rediger under denne for å endre innholdet i datakilden. I dialogboksen for adresse listen finner du mange kommandoer du trenger for å behandle listen MERK! Dersom du skal flette med alle deltakerne i datakilden trenger du ikke å gå inn i denne dialogboksen. Dialogboksen for å sortere listen. Her kan du sette opp inntil tre kriterier for soteringen. Dialogboksen for å filtrere listen. Her kan du sette opp flere kriterier for utvalget. 10 UiS-IKT Kompetanse 2010

11 4 - Legge til plassholdere/flettefelt Sette flettefelter inn i dokumentet Når du har knyttet til en datakilde til standardbrevet kan du sette inn flettefelter i dokumentet. Du kan sette inn en helt adresseblokk eller bare enkelte felter. Alle feltnavnene (som tilsvarer overskriftene over tabellen i datakilden) finnes i en egen nedtrekksmeny. Flettekoder vil settes inn med tegnene foran og etter feltnavnet. Slik gjør du det Merk plassen (dummy-teksten) i dokumentet hvor du vil sette inn koden Klikk på knappen Sett inn flettefelt i gruppen Skriv og sett inn felt Velg feltnavn i menyen Fortsett fremgangsmåten for de andre stedene i dokumentet der du vil sette inn flettekoder Du kan også sette inn hele adresseblokken ved å klikke på knappen Adresseområde Velg i dialogboksen hva som skal tas med og presentasjonsform på adressen og klikk OK I stedet for separate koder settes det nå inn koden «Adresseblokk» i dokumentet Kryss av og velg i dialogboksen for hva som skal tas med og hvordan adressen skal se ut Merk! Du kan fritt formatere feltene (kodene) med skrifttype, -størrelse og evt. farge. Du kan evt. bruke en avsnittsstil på feltene. UiS-IKT Kompetanse

12 5 - Forhåndsvise og fullføre flettingen Flette sammen dokument og liste Får du fletter sammen dokumentet og listen kan det være smart å forhåndsvise resultatet. Når du er fornøyd kan du flette til skriver eller nytt dokument. Slik forhåndsviser du Klikk på knappen Forhåndsvis resultater i gruppen med samme navn Bruk spolingsknappene for å bla deg til neste og forrige post I gruppen finner du også kommandoer for å søke etter en bestemt mottaker og å sjekke for feil Slik fletter du Klikk på knappen Fullfør og slå sammen i gruppen Fullfør Klikk på Rediger enkeltdokumenter for å flette til et nytt dokument. Velg i dialogboksen om du vil flette alle, gjeldende post eller postene fra og til nummer Klikk på Skriv ut dokumenter for å flette til skriveren. Velg i dialogboksen om du vil flette alle, gjeldende post eller postene fra og til nummer MERK! For å kunne velge å flette til e-postmeldinger må en av kolonnene i datakilden inneholde e-postadressene. Velger du Send e-postmeldinger i menyen som vist til høyre, må du i dialogboksen som kommer opp velge feltet som inneholder e-postadressene. 12 UiS-IKT Kompetanse 2010

13 Adresse-etiketter Flette til etiketter Fremgangsmåten for å lage etiketter er nesten identisk som måten forklart for standardbrev. Slik gjør du det Klikk på knappen Start utskriftsfletting i gruppen med samme navn Klikk Etiketter i menyen Velg skuff i skriveren hvor etikettarkene er plasserte Velg etikettleverandør og produkttype (se informasjon på etikettpakken du har kjøpt) Dersom du ikke har informasjonen i forrige punkt kan du klikke på knappen Ny etikett og angi alle mål som er nødvendig Klikk OK når du er ferdig Koble til en datakilde som forklart tidligere Sett inn flettekoder (evt. adresseblokk) i cellen til første etikett Klikk på knappen Oppdater etiketter i gruppen Skriv og sett inn felt Forhåndsvis og flett til nytt dokument eller skriver som forklart tidligere Det er viktig at du velger etikettleverandør fra nedtrekksfeltet og korrekt produktnummer fra listen. Vet du ikke dette kan du klikke på knappen Ny etikett og oppgi nødvendig informasjon i dialogboksen som vist til høyre. Bruk linjal og mål nøyaktig. Merk! Koden «Neste post» settes automatisk inn og må IKKE fjernes. Det er denne som fordeler de ulike navnene til hver av etikettene. Eksempel på etikettoppsett UiS-IKT Kompetanse

14 Lage etiketter med samme innhold Samme innhold for alle etiketter I dette tilfellet bruker du ikke en datakilde, men skriver inn i dialogboksen innholdet på etiketten. Slik gjør du det Klikk på knappen Etiketter i gruppen Opprett Skriv inn innholdet i feltet Adresse Velg Helside med samme etikett i feltet Skriv ut Klikk på knappen Alternativer og velg etikett produsent og produkttype Klikk på Skriv ut for å skriv ut etikettsiden Klikk på Nytt dokument for å se etikettsiden med innhold (skrives ut som et vanlig dokument) 14 UiS-IKT Kompetanse 2010

15 Notater UiS-IKT Kompetanse

16 UiS-IKT kompetanse 2010