Eksportere data for å skrive ut etiketter fra word

Transkript

1 Skrive ut etiketter basert på en liste som er eksportert fra Oppad Noen ganger lar det seg ikke gjøre å skrive ut etiketter fra Oppad på en fornuftig måte, eller du får ikke med akkurat det du vil ha med. Da kan du ta utgangspunkt i informasjon i et av arkene i Oppad, eksportere data og bruke filen til å lage etiketter i Word. Velg ut og eksporter opplysninger fra Oppad Her er det vist et eksempel med å skrive ut etiketter for elever med adresse. Dette er så generelt at det kan brukes i alle kombinasjoner av datautvalg fra Oppad. For en mer detaljert beskrivelse på eksport av data fra Oppad, se Del 1 i dokumentet «Eksportere data til skolefotograf m foresattes info». Fra Oppad-programmet: Komponent "Person" -> Person Velg skolenavnet -> Grunnskole -> Klasse -> Velg ønsket klasse for å få elevnavnene Høyreklikk på Klasse -> velg Vise foresatte for å få foreldrenes navn Høyreklikk på Personale - > velg vise Person for å få opp de ansattes navn. Klikk inne i arket (på høyre side) for å aktivere filmenyen. Klikk "Fil" -> "Eksporter til fil" Velg eksport-filformat: Tekstfil(semikolonseparert) Det kommer opp et vindu med overskrift "Export", med alle tilgjengelige datafelt. Hvis det er elevens navn og adresse som skal være med, la Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnr og Sted være avkrysset, og fjern avkrysning på alle de andre. Klikk OK. Velg lagringsplass ved å bla deg fram til ditt eget område. Endre filnavn til for eksempel "Klasse_1". Hvis ikke sti er oppgitt, blir den lagret på standard katalog (C:\Oppad\MMM\Export), og den kan være vanskelig å finne igjen senere. Du kan se på den fila i Notepad/Notisblokk. Og den vil se slik ut: FORNAVN;Etternavn;Adresse;Postnr;Sted Isabell;Andersen;Glåmagata 11;2208;KONGSVINGER Hans Kristian;Hansen;Olavs gate 3;2208;KONGSVINGER Erika;Staalesen;Granliåsen 345;2210;GRANLI Side 1 av 5

2 Lag etikett i Word med å bruke den semikolon-separerte fila som datafil. Opprett et tomt Word-dokument. Gå til menypunktet Masseutsendelser -> Start utskriftsfletting (nedtrekksmeny) Velg: Veiviser for trinnvis utskriftsfletting Du kommer inn i en 6-trinns veiledning som ender opp med å skrive ut. Finn ut hva slags etikett-ark som skal brukes. I dette eksempelet har vi brukt et format som er benyttet i flere av våre rapporter, «Avery 3475», som er bygd opp med 3 etiketter bortover og 8 nedover (24 etiketter/ark). Høyde på hver etikett 3,6 cm og bredde på hver etikett 7 cm. Med denne beskrivelsen kan du bruke det etikettarket som du har tilgjengelig, og det trenger ikke være akkurat denne etikett-typen. Trinn 1: Velg «Etiketter» -> Neste Trinn 2: Basisdokument: Velg «Endre dokumentoppsett». Klikk på «Etikettalternativer» under Endre dokumentoppsett. Da kommer følgende vindu opp, og du kan velge akkurat det etikett-arket du har: Side 2 av 5

3 For 3 x 8 etiketter pr. ark, velg oppsettet som vist over. -> Neste Trinn3: Velg mottakere: Bruk en eksisterende liste. Bla gjennom: Finn fram tekstfila som ble laget i Oppad. Mottakere for utskriftfletting vil bli vist. Her kan du også gjøre en del valg, som sortering, utelate noen navn. Eller bare godta det utvalget som er vist Side 3 av 5

4 Trinn 4: Ordne etikettene: Først vises et ark med tomme etiketter. Klikk på «Adresseområde» (Velg hvordan feltene skal vises på etiketten). Tilordne felt, hvis noe mangler. Klikk "Oppdater alle etiketter" for å kopiere oppsettet til alle etikettene. Gå til neste trinn, forhåndsvisning. -> Neste Trinn 5: Forhåndsvis etikettene. Da ser du resultatet av tilordningen: Gå til neste trinn, fullfør flettingen -> Neste Trinn 6: Fullfør flettingen. Skriv ut. NB! En må selvsagt ha lagt i etikettark i den skriveren som skal benyttes Side 4 av 5

5 Gjenbruk av samme flettedokumentet Det flettedokumentet du nå har laget blir en slags mal for hva som skal skje med innholdet som finnes i.txt-fila du eksporterte fra Oppad. Dette flettedokumentet kan lagres. Senere kan samme dokumentet brukes til å utføre tilsvarende etikettutskrift, uten å gjøre noen endringer på det. Den kan brukes til å skrive ut etiketter for en annen klasse, eller samme klassen som det har vært en endring på. Det eneste en må passe på er at man lager en ny eksportfil fra Oppad med samme kolonner, lagrer den på samme område og med samme navn som den du først eksporterte fra Oppad. I vårt eksempel hadde filen disse feltene: «fornavn», «etternavn», «adresse», «postnr.», «sted», het Klasse_1 og ble lagret på C:\Oppad\MMM\Export. Når flettedokumentet åpnes neste gang, må du velge fanen masseutsendelse og skriv ut. Det innholdet som da ligger i fila «Klasse_1.txt» vil bli skrevet ut Side 5 av 5