Hvordan bruke dem lokalt?

Transkript

1 Systemer i Dysleksi Norge Hvordan bruke dem lokalt? Anette Beichmann Dysleksi Oslo

2 Ledermøte Dysleksi Norge Innhold Medlemsregisteret... 3 Oppdater fødselsdato... 3 Oppdater mailadresse og telefonnummer... 3 Logge på medlemsregisteret... 4 Legge inn opplysninger om et medlem... 6 Sende mail til medlemmene... 7 Bruk av filter i EXCEL... 8 Flette brev i WORD Lage nettsider Logge inn Lage en artikkel Laste opp en fil Bruk av bilder Lage kalender Bruke skjema som del av en nettside Lage skjema Legge skjema inn i en artikkel Holde orden på påmeldingene Lage egne svarmeldinger Side 2 av 27

3 Dysleksi Norge Medlemsregisteret Ledermøte Medlemsregisteret Alle lokallag har tilgang til sin del av medlemsregisteret til Dysleksi Norge. Dette kan brukes til: å sjekke om påmeldte er medlem av lokallaget hente ut adresser for å sende brev til alle medlemmer hente ut mailadresser for å sende mail til alle medlemmer som har mailadresser Alle lokallag skal ha en dataansvarlig som skal kunne medlemsregisteret og bruken av dette. Det er ofte den samme som har ansvar for å legge ut saker på lokallagets nettside. Det er viktig at vi i lokallaget kontinuerlig jobber med å forbedre datakvaliteten. Oppdater fødselsdato Det er mange medlemmer som ligger uten fødselsdato. Da kan vi gå glipp av støtte som er basert på medlemsantall. De fleste som gir støtte basert på medlemstall, krever at tellende medlemmer er registrert med navn og fødselsdato fordi det gjør det vanskeligere å jukse med medlemstallene. Oppdater mailadresse og telefonnummer Lokallagene kan spare mange penger på å sende mail i stedet for brev. Når medlemmene melder seg på et arrangement sender mange en mail. Da er det lurt å legge denne inn i medlemsregisteret med en gang. Vi kan også be om at medlemmene legger inn egen mailadresse, eller sender oss den, når vi sender ut brev. Side 3 av 27

4 Ledermøte Dysleksi Norge Logge på medlemsregisteret På forsiden av Dysleksi Norge sine sider finner du en knappen jeg er medlem. Denne bringer deg til påloggingssiden, som gir deg tilgang til medlemsregisteret og din egen profil. Det står på påloggingsiden hvordan du logger du deg på. Du bruker medlemsnummeret ditt (5 siffer) DN+<postnummeret ditt> for eksempel DN1384 Når du er kommet inn ser du denne menyen på venstre side. Velg medlemsservice. I medlemsregisteret velger du ditt fylke og ditt lokallag. Du kan bare velge det du selv har tilgang til. Sekretariatet har tilgang til alle lag, og det er de som gir tilgang. Side 4 av 27

5 Dysleksi Norge Medlemsregisteret Ledermøte Du ser hvem som er lagets leder og hva som er lagets mailadresse (om du er i tvil ). I medlemsregisteret har du forskjellige søkefunksjoner. Du kan søke på Etternavn og Fornavn på et medlem, og du kan søke på et Medlemsnummer. Dette bruker du når du skal slå opp et enkelt medlem. Det som er mest nyttig for lokallaget er å hente ut adresser til å sende brev eller mail til medlemmene. Da bruker vi ulike kriterier for å hente ut de adressene vi vil ha. 1. Medlemsstatus: a. Aktiv b. Utmeldt c. Vent 2. Medlemskategori har mange valg. De viktigste er a. Alle b. Hovedmedlem c. Husstandsmedlem d. Studentmedlem Med/Uten epost brukes til å velge adresser som passer til måten du vil kontakte medlemmene på. 4. Fødtdato gir deg mulighet til å velge å sende brev til medlemmer i en gitt aldersgruppe, for eksempel barnegruppe, ungdomsgruppe eller voksne. Når du har valgt det du ønsker å se på, får du opp en liste over aktuelle medlemmer. Du ser hvor mange treff du har fått: Medlemmer (634). Side 5 av 27

6 Ledermøte Dysleksi Norge Legge inn opplysninger om et medlem Når du får en mailadresse eller en fødselsdato som du skal oppdatere i medlemsregisteret, velger du ikonet: Da åpnes vinduet med medlemsinformasjonen Her legger du inn fødselsdato. Du kan ikke redigere opplysninger dersom denne mangler. Det kan bare sekretariatet gjøre. 2. Her legger du inn mailadresse til medlemmet. En familie kan ha forskjellig (eller lik) mailadresse på alle medlemmer. Legg inn på alle, det kan være du skal sende til noen basert på alder. 3. Her velger man om man vil ha informasjon på mail (det ønsker vi). Du kan lokke med informasjon oftere på mail, enn på brev. 4. Her velger man om man vil ha årskontingenten på mail (det ønsker vi). 5. Her vises de andre medlemmene i husstanden. Side 6 av 27

7 Dysleksi Norge Medlemsregisteret Ledermøte Sende mail til medlemmene Dersom du skal sende mail til de som har lagt inn mailadresse kan du gjøre dette på flere måter. Du kan sende direkte fra medlemsregisteret ved å trykke på dette ikonet. Da får du opp denne dialogen: Denne egner seg dersom du vil sende en kort melding. Skal du sende mer informasjon er den lettere å lese for mottager om du formaterer den med overskrifter osv. Da er det bedre å bruke Outlook eller et annet mailprogram. Husk at når vi sender mail til mange må vi legge adressene i blindkopifeltet. Dette henger sammen med taushetsplikten. Vi kan ikke fortelle andre om hvem som er medlem hos oss. For å unngå å bli tatt av spamfiltrene sender vi ut grupper på 99 mail av gangen. Side 7 av 27

8 Ledermøte Dysleksi Norge Dersom du skal sende fra et annet mailprogram, eller sende brev, henter vi først adressene ut i EXCEL. Da får du tilgang til flere felt enn det som vises i medlemsregisteret. Trykk på dette ikonet: Adressene overføres til EXCEL. Når du lagrer lønner det seg å velge excelformat, fremfor csv formatet. Det gjør fletting lettere. Bruk av filter i EXCEL Filter er en nyttig funksjon. Som er enkel å bruke. Åpne adresselisten i excel og marker rad 1. Øverst til høyre velger du Sorter og filtrer og filtrer Det settes på et automatisk filter på alle kolonnene i rad 1. Når du trykker på et filter vil du få se alle verdiene i kolonnen, sorter. Her kan du lete deg frem til det du er på jakt etter. Side 8 av 27

9 Dysleksi Norge Medlemsregisteret Ledermøte Dersom du trykker på nedpilen ved fødselsdato ser det slik ut: Ta av haken på (Merk alle) og scroll ned til bunnen av listen. Sett en hake på tomme. Nå får du frem alle i listen som ligger uten fødselsdato. Når et filter er satt på ser det slik ut. Du kan sende dem en egen tekst i brevet, der du ber de registrer fødselsdatoen sin. Du kan for eksempel bruke teksten: Kan du sende oss fødselsdatoen din? Vi trenger den for å få støtte. Du kan sende mail til xxx@dysleksinorge.no så ordner vi resten. Vil du gjøre det selv? Se inni brevet. Legg en egen overskrift i kolonne AE, for eksempel Utsendelse. Når du har lagt inn teksten i den første cellen, kan du kopiere den til alle som skal ha den. Klikk på cellen, ta tak i den sorte firkanten nederst til høyre og trekk nedover til du kommer i bunn av listen. Når du går tilbake til filteret på fødselsdato og haker av for (Merk alle), ser listen din slik ut: Nå har du fått lagt inn tekst på alle som mangler fødselsdato. Side 9 av 27

10 Ledermøte Dysleksi Norge Flette brev i WORD Når du skal sende brev til medlemmene er det lettvint å bruke fletting i WORD. Først lager du det brevet du vil sende ut i WORD. Her kan du bruke fine overskrifter og bilder som gjør det lett å få med seg informasjonen dere gir. Sett av første side til utside, da slipper du å bruke konvolutt. Du kan brette brevet og stifte det sammen. Da sparer du porto, fordi brevet blir lettere. Skal du sende ut mange brev kan du bruke masseutsendelse. Da betaler du for 200 brev. Det lønner seg når du sender ut mer enn ca 130 brev. Et slikt brev bør ha partall i sidetallet. Når brevet er ferdig skrevet henter du ut adressene fra medlemsregisteret. Vi skal flette inn adressene, og eventuelt en beskjed til noen av medlemmene. Still deg på første side og velg masseutsendelser på båndet: Velg bruk eksisterende liste og finn frem excelfilen din som har adressene du skal bruke. Velg Sett inn flettefelt og velg og plassér de adressefeltene du trenger, der du vil ha dem. Side 10 av 27

11 Dysleksi Norge Flette brev i WORD Ledermøte Nederst på siden må du sette på avsenderadressen. Det krever Posten. Når du først sender ut brev er det lurt å minne medlemmene på at de må oppgi fødselsdato. Du kan legge inn en tekst i EXCEL arket for de som mangler fødselsdato. Denne du kan flette inn i brevet. Da kommer den bare til de som skal ha den. Når feltet er flettet inn ser det slik ut (denne er lagt på forsiden av brevet): I Dysleksi Oslo har vi en fast side 2 som viser hvordan de kan oppdatere medlemsregisteret selv. På denne siden ber vi alle støtte oss med grasrotandelen, og vi forteller om nettsidene våre. Side 11 av 27

12 Ledermøte Dysleksi Norge Lage nettsider Logge inn Gå til nettsiden Da kommer du til påloggingssiden til Idum portal, som vi bruker til å lage nettsider. Brukernavn og passord får du fra sekretariatet når du har skrevet under på nettetiketteskjema og sendt det til sekretariatet. Velkomstsiden viser statistikk over besøk på våre sider. Som du ser svinger det mellom ukedager og helg, men vi har mange oppslag hver dag. Besøkende viser hvor mange som har vært innom og klikket på siden. Har du vært der 3 ganger teller du som 3 besøkende, men bare 1 unik. Vi ser at i snitt er hver bruker innom 2 ganger. Side 12 av 27

13 Dysleksi Norge Lage nettsider Ledermøte Lage en artikkel Når du har valgt fanen for artikkel får du se de mappene med artikler som du har tilgang til. De fleste har bare tilgang til to mapper. Det er lokallagets egen og Forslag til forsiden. I mappen for Forslag til forsiden legger du de sidene du ønsker at skal legges på forsiden til Dysleksi Norge sin hjemmeside. Det er lurt å sende en mail for å gi beskjed om at det ligger en artikkel der. Sekretariatet sjekker ikke hver dag. I lokallagets mappe ligger alle artiklene dine. Du ser om de er publisert og hvor mange klikk det har vært på sidene. Siden har en bestemt struktur. Innenfor denne kan du selv bestemme rekkefølgen på artiklene Side 13 av 27

14 Ledermøte Dysleksi Norge 1. På høyre side ligger kontaktinformasjon til lokallaget. 2. Her ligger den største artikkelen. I Oslo har vi valgt å legge årets kalender her. 3. Her er det plass til en aktuell artikkel. 4. Her er det plass til en aktuell artikkel. Eldre artikler flytter seg ned under den blå streken på siden: Når du skal lage en ny artikkel, velger du Ny artikkel øverst til høyre: Da åpnes et tomt vindu der du kan legge inn: 1. Overskrift 2. Hake av for at du skal ha en ingress (du skal alltid ha det) 3. Selve ingressen 4. Bilde 5. Brødtekst 6. Angi om artiklen skal være synlig for publikum (publisert) Side 14 av 27

15 Dysleksi Norge Lage nettsider Ledermøte Før du begynner å jobbe med artiklen er det greit å ta av haken for synlig for publikum. Da kan du jobbe med siden i fred og ro, og ingen får se den halvferdige siden din. Når du er klar setter du haken på igjen. Husk å lagre innimellom. For alle vanlige artikler skal du alltid ha en ingress, dvs en kort liten tekst på maks 22 ord som er en innledning. Her bør du oppgi hvem som er målgruppen, når det er og evt hvor det er. Uten ingress forskyver alt på siden seg. På midten i artikkelvinduet ligger det en rad med ikoner. Her kjenner du deg igjen fra en vanlig tekstbehandler Du kan ikke velge skrifttype eller størrelse. Du velger Overskrift 1,2, 3, 4 eller paragraf som er normal tekst/brødtekst 2. Her kan du sette inn bilder, dokumenter, lydfiler, skjema eller andre filer 3. Her kan du legge inn en link til en ny side eller for eksempel en mailadresse. Dersom du skriver inn en mailadresse i teksten blir den automatisk til en lenke. 4. Her setter du inn en tabell. Dette er nyttig fordi ting ikke legger seg rett under hverandre på en webside. Tabellen bruker du til å holde "ting" på plass. 5. Hvis du skal lime inn tekst fra WORD blir det ofte feil i formatteringen. Da kan du gå veien om denne funksjonen. 6. Her ligger det en stavekontroll. Kjekt å ha Side 15 av 27

16 Ledermøte Dysleksi Norge Laste opp en fil Du kan laste opp egne filer. Det vanligste er bilder eller dokumenter. Bruk gjerne PDF, det tar minst plass. Plasser deg der du vil sette inn filen og velg ikonet for å sette inn fil (ikon markert med nr 2 på forrige side). Velg ny fil. Finn frem den filen du vil ha og velg last opp fil. Når filen er lastet opp velger du sett inn. Bruk av bilder Det er vanlig å bruke et bilde som illustrerer artikkelen. Du finner mange i arkivet ved å trykke på bildeikonet. I tillegg kan du laste opp dine egne bilder. Det er kun lov å laste opp bilder og man selv har tatt, eller har rett til å bruke. Det samme gjelder for dokumenter. Dette har med rettigheter og kopibeskyttelse å gjøre. Her tar vi ingen sjanser. Hvis det blir oppdaget bilder som er hentet rett fra nettet blir de slettet umiddelbart. Du kan miste retten til å publisere artikler. Dersom du trenger noen bilder kan du sende mail til post@dysleksiforbundet.no Side 16 av 27

17 Dysleksi Norge Lage nettsider Ledermøte Du kan også spørre rettighetshaver om lov. Hvis du for eksempel skal ha mestringsleir på et sted, kan du spørre om lov til å bruke ett av deres bilder. Bruk mail, så du kan dokumentere at du har fått lov. Du finner gratis bilder det er lov å bruke her: Du må opprette en bruker. Når du laster ned et bilde må du skrive takk og hva du har brukt bildet til. Lage kalender I Oslolaget har vi laget en kalender som viser årets, eller sesongens program. Hver gang vi legger ut en ny invitasjon aktiverer vi linken i programmet, slik at invitasjonen åpnes i et nytt vindu. Side 17 av 27

18 Ledermøte Dysleksi Norge Når du skal lage en kalender er det lurt å benytte en tabell, slik at tekst, sted og dato legger seg pent under hverandre. Skriv innledningen din. Velg deretter sett inn tabell. Legg inn antall kolonner (3) og antall rader (5). Du kan lett sette inn flere rader etter hvert. Under Klasse velger du hvordan du vil ha streker i tabellen. Her er det valgt ingen streker. Velg sett inn. Når du har skrevet inn overskriftene i tabellen, høyreklikker du og velger rad og radegenskaper. Velg fanen avansert og velg bakgrunn (nederst). Velg Palett og finn en farge du synes passer til overskriftsraden din. Velg legg til og oppdater. Side 18 av 27

19 Dysleksi Norge Lage nettsider Ledermøte I kolonnen for HVA skriver du en kort tekst om arrangementet eller møtet. Bredden på kolonnen tilpasser seg mens du skriver. I kolonnen for HVOR skriver du stedet møtet skal være. I kolonnen for DATO henter du datobilder fra det felles bildearkivet. Dersom du skal ha flere datoer, for eksempel en helg er det lurt ha en kolonne for den første datoen, en for å skrive ordet til og en for den siste datoen. Til sammen 3 kolonner. Alle bilder har et navn. Dette navnet vises under bildet. For datobildene ser det litt rart ut. Derfor fjerner vi navnet. Høyreklikk på bildet etter at det er satt inn, og velg Endre egenskaper. Slett navnet i feltet bildetekst og velg sett inn. Under ser du et utsnitt av kalenderen til Dysleksi Oslo. Vi har valgt å ha en vannrett strek mellom hver rad i tabellen (Klasse = Horisontal). Side 19 av 27

20 Ledermøte Dysleksi Norge Bruke skjema som del av en nettside I en artikkel kan du bruke et skjema som medlemmer kan fylle ut når de skal melde seg på, eller om du ønsker at de skal gi en tilbakemelding. Skjema-funksjonen kan brukes til mye. Du kan for eksempel bruke det til: Påmeldinger Lage en liten undersøkelse Hva skal lokallaget prioritere å jobbe med? o Tiltak for ungdom, barn, voksne. Datakurs, mestringskurs eller noe annet? o Bruk avkryssingsboks slik at de kan velge flere svar. Evaluering av kurs Sende henvendelser til lokallaget osv Lage skjema Et skjema lager du for seg. Når det er ferdig, setter du det inn i artikkelen din. Velg fanen for skjema, øverst på siden. Side 20 av 27

21 Dysleksi Norge Bruke skjema som del av en nettside Ledermøte Velg på nytt skjema. Skriv inn navn på skjema, f.eks Påmelding til kurs. Når du har trykket på lagre dukker det opp en knapp som heter nytt element. Nå skal vi begynne å lage selve skjemaet. Et element er rett og slett det du spør etter i skjemaet. F.eks navn på deltager, alder, medlemsnummer, e-post etc. Det finnes flere elementtyper. Du trenger ikke å bry deg med alle! De du bruker mest er: Tekstboks o Når leseren skal oppgi informasjon, f.eks navnet sitt, medlemsnummer, etc. Rullegardin og radioknapper har samme funksjon. Det er litt smak og behag hva du velger. o Når leseren skal svare på ett av flere forhåndsdefinerte svaralternativer, f.eks Jeg har bruker Lingdys, Claroread, Textpilot eller CD ord Avkryssingsboks o Ja/nei alternativ. F.eks hvis du vil at leseren skal hake av for Ja, jeg er klar over at kurset har en deltakeravgift. Eller de skal hake av for flere alternativer: "Jeg har Dysleksi, dyskalkuli, språkvansker". Avsender-epost o Brukes når du vil ha leserens e-postadresse. Det er ofte lurt å be de skrive den inn to ganger. Da luker du lettere ut skrivefeil i epostadressen. Side 21 av 27

22 Ledermøte Dysleksi Norge Vi lager et påmeldingsskjema til et kurs om datahjelpemidler. Denne informasjonen vil jeg ha med: Navn Medlemsnummer E-postadresse Mobilnumner Hvilket dataprogram bruker deltageren? Navn Skriv Skriv inn navnet ditt i feltet navn Velg tekstboks i feltet type Hvis du haker av for må fylles ut, kommer ikke leseren videre uten å ha oppgitt informasjonen du ber om Trykk lagre Trykk tilbake for å lage neste element MedlemsID Denne lager du på samme måte. Trykk på nytt element Skriv Medlemsnummer" i feltet Velg tekstboks Velg heltall i Eksempler på regulære uttrykk. Da kan det bare registreres tall i feltet. Vårt medlemsnummer er bare tall. o I feltet regulært uttrykk til validering blir det lagt inn -?[0-9]* Bestem deg for om du vil at leseren absolutt må ha fylt ut feltet, eller om de kan la det stå tomt. Det er ikke alle som husker medlemsnummeret sitt. Skal de som ikke er medlem kunne delta? Så kan de verves som medlemmer. Trykk lagre og gå tilbake Side 22 av 27

23 Dysleksi Norge Bruke skjema som del av en nettside Ledermøte E-postadresse Skriv Oppgi en e-postadresse vi kan nå deg på Velg avsender- epost Her vil jeg anbefale at de må fylle ut Trykk lagre og gå tilbake Mobilnummer Lages på samme måte som navn og medlemsnummer Velg nytt element Skriv Oppgi mobilnummer Velg tekstboks Velg heltall i Eksempler på regulære uttrykk Lagre og gå tilbake Hvilket dataprogram bruker deltageren? Nå skal vi lage rullegardin eller radioknapper med forhåndsdefinerte svaralternativer. En rullegardin er slik ut. Her trykker du på feltet og får opp alternativene i en liste som faller ned (som en rullgardin): Radioknapper er slik ut. Her kan du bare krysse av på en "knapp", du må velge. Den fungerer på samme måte som knappene for å velge kanaler på gamle radioer. Derav navnet. Side 23 av 27

24 Ledermøte Dysleksi Norge Slik lager du dem: Trykk på nytt element Skriv Hvilket dataprogram bruker du?" Velg radioknapper eller rullegardin. Da får du opp et hvitt felt hvor du skal skrive inn verdiene. Jeg vil anbefaler at den første alltid er ( ) Grunnen til det er at dersom leseren ikke foretar et valg, vil automatisk den første i listen bli valgt. Hvis den øverste da hadde vært Textpilot ville sikkert mange ha sendt dette svaret uten at det stemmer. Trykk på lagre og tilbake. Legge skjema inn i en artikkel For å kunne bruke skjema må du først lage en artikkel, for eksempel en invitasjon til et kveldstreff. Når du har gjort det legger du inn skjema. Side 24 av 27

25 Dysleksi Norge Bruke skjema som del av en nettside Ledermøte Nå ser skjemaet sånn ut på sånn ut på hjemmesiden. Jeg har lagt skjema nederst på siden, under en invitasjon. Dersom den som fyller ut gjør feil, kommer det feilmelding når de prøver å sende inn skjema: Holde orden på påmeldingene Skjemafunksjonen holder orden på hvem som har meldt seg på. Side 25 av 27

26 Ledermøte Dysleksi Norge Trykk på mappen og vis svar for å se hvem som har meldt seg på. Du får opp dette vinduet. Svarene vises sortert etter når de ble sendt: dato og klokkeslett. Du kan trykke rett på en påmelding, eller på tannhjulet. Da kan du velge tabulert listing. Da får du se svarene på skjermen. Du kan også laste de ned i en excel-fil. Lage egne svarmeldinger Klar for å lære mer? Hvis du vil, kan du nå sette opp skjemaet slik at det sender en automatisk e-post til de som melder seg på kurset. Gå til fanen avansert inne i skjemaet ditt. Side 26 av 27

27 Dysleksi Norge Bruke skjema som del av en nettside Ledermøte I feltet overstyr kvitteringstekst legger du inn den teksten som kommer på skjermen når den som fyller ut har trykket send. Det kan f.eks være: Takk for at du har meldt deg på. Vi kontakter deg nærmere kurset. Vennlig hilsen Dysleksi Oslo Tekst i feltet send e-post til avsender vil sendes automatisk til den e-postadressen som deltageren oppgav. I det siste feltet må dere da oppgi e- postadressen til lokallaget. Det er den e-posten som vil stå som avsender på svarmailen som sendes etter påmelding. Hvis den som melder seg på svarer på denne, kommer svaret til dere, som det skal. Svarmailen inneholder både den teksten du har oppgitt, og det som er oppgitt i feltene i skjema. Da kan den som har meldt seg på sjekke at det er gitt riktige opplysninger. Side 27 av 27