Nyttige tips for Microsoft Word

Transkript

1 Nyttige tips for Microsoft Word Lars Meisingseth Orakeltjenesten, NTNU

2 INNLEDNING TIL KURSET HURTIGTASTER I WORD AUTOKORREKTUR : AUTOMATISKE FUNKSJONER...6 3: OBJEKTBEHANDLING : UTKLIPP : WORDART/BILDE FRA FIL : SIDETALL : SYMBOLER...8 4: TABELLER : TABELLER - GRUNNLEGGENDE : TABELLER - FORMATERING : TABELLER - AUTOFORMAT : TABELLER - SORTERING : FORMLER : FLETTING : KOMME I GANG : VELG DOKUMENTTYPE : VELG BASISDOKUMENT : VELG MOTTAKERE : SKRIV BREVET : FORHÅNDSVIS BREVENE : FULLFØR FLETTINGEN : STILER : STILER OG OVERSKRIFTER : ENDRE STILER : OPPRETTE NYE STILER : VISNING AV FILER...16 Orakeltjenesten, NTNU Side 2 av 16

3 Innledning til kurset Dette er et kurs som omhandler bruk av Microsoft Word 2002, og nyttige tips som kan gjøre hverdagen lettere for brukere. Kurset er ment for brukere med grunnleggende kunnskaper innen Word, som ser etter en mer effektiv måte å jobbe på. For videregående brukere, henviser vi til Orakeltjenestens undervisning i Datakortet (se for mer informasjon) samt kommersielle lærebøker og nettet. Som konvensjon vil rettledning til hvor man skal finne frem på menyer følge en viss standard i dette dokumentet. Hvis man for eksempel skal få frem verktøylinjen Tegning som ligger under Vis, deretter Verktøylinjer på menyen, vil dette skrives på følgende måte: Vis Verktøylinjer Tegning. 1. Hurtigtaster i Word I alle Office-program er det som regel flere måter å utføre en operasjon på. En av disse måtene er å benytte hurtigtaster. Dette er snarveier som benytter tastaturet, og er gjerne på formen CTRL + C eller lignende. Fordelene med hurtigtaster er at de er kjappere å bruke, samt medfører mindre belastning på armer i det man slipper å bruke musen. Hvis man bruker et program mye, er det ingen grunn til ikke å lære seg de hurtigtaster for de vanlige funksjonene man behøver. På neste side finner du de mest brukte hurtigtastene i Word (samt noen andre, kjekke hurtigtaster). Man kan også definere sine egne hurtigtaster, eller endre på de som allerede er i bruk. For å gjøre dette, gå på Verktøy Tilpass arkfanen Alternativer knappen Tastatur. Her finner du så kategorien for operasjonen du vil tilføye en hurtigtast til (evt. slette eller endre) og finner operasjonen i boksen til høyre (Kommandoer). Du vil da få en oversikt over gjeldende kommandoer, og muligheten til å tilordne nye hurtigtaster. Orakeltjenesten, NTNU Side 3 av 16

4 Vanlige hurtigtaster Taster Funksjon Taster Funksjon Ctrl + F Fet skrift Ctrl + A Merk hele dokumentet Ctrl + K Kursivert skrift Ctrl + Z Angre siste handling Ctrl + U Understreket skrift CTRL + S Lagre Ctrl + C Kopier merket tekst PageUp, PageDown En side opp/ned Ctrl + X Klipp ut merket tekst Ctrl + P Utskrift Ctrl + V Lim inn tekst Home Starten av linjen Andre hurtigtaster Taster Funksjon Taster Funksjon Home Starten av linjen Ctrl + Home Starten av dokumentet End Slutten av linjen Ctrl + End Slutten av dokumentet Shift + piler Markere tekst Shift + PgUp, PgDn Markere tekst Ctrl + N Nytt dokument F12 Lagre som F7 Stavekontroll Ctrl + O Åpne dokument Ctrl + H Erstatte tekst Insert Overskriver tekst Alt + F4 Avslutt program Alt + Tab Skifte mellom program Alt + E Åpner Win Explorer Orakeltjenesten, NTNU Side 4 av 16

5 2. Autokorrektur Autokorrektur er et nyttig verktøy i Word for blant annet å gjøre det lettere å skrive ord og uttrykk vi benytter ofte. Dette kan for eksempel være faguttrykk som er lange og kronglete, som user experience goals. Ved å benytte autokorrektur, kan man bruke forkortelser til å skrive slike uttrykk. Hvis man for eksempel skal skrive user experience goals mange ganger, kan man legge inn ueg. som forkortelse, og Word vil automatisk fylle inn user experience goals for deg hver gang du skriver ueg.. Det kan lønne seg å være påpasselig med hvilke forkortelser man benytter seg av, slik at man ikke bruker forkortelser som er ord i seg selv! Slik skriver du inn en ny autokorreksjon: Verktøy Alternativer for Autokorrektur skriv inn forkortelse i feltet Erstatt: fyll inn hele ordet/uttrykket i boksen Med: klikk på Legg Til OK. Det er også mulig å endre eller fjerne autokorreksjoner som ligger inne fra før. Det kan man gjøre ved å skrive inn forkortelsen man er ute etter, for deretter å gjøre endringene man vil, eller trykke på Slett for å fjerne forkortelsen. Orakeltjenesten, NTNU Side 5 av 16

6 2.1: Automatiske funksjoner Det er ikke alltid man vil benytte seg av alle automatiske funksjoner i Word. Noen av dem kan være vanskelige å finne frem til. Her er en kort oversikt over noen av dem: o Stor forbokstav etter punktum: Hvis man for eksempel skal bruke mange forkortelser med punktum, kan det være irriterende at Word alltid gjør om tegnet etter punktumet til en stor bokstav. For å slå av: Verktøy Alternativer for Autokorrektur Arkfanen Autokorrektur Fjern haken Bruk stor bokstav etter punktum o Internett og nettverksbaner med hyperkoblinger: Word vil i utgangspunktet alltid tolke webadresser og nettverksbaner som hyperkoblinger man kan klikke på. Hvis man for eksempel skal skrive en referanseliste eller andre lister, kan man slå av dette ved å gå på Verktøy Alternativer for Autokorrektur Arkfanen Fortløpende autoformatering Fjern haken Internett og nettverksbaner med hyperkoblinger o Automatisk nummerert/punktmerket liste: Hvis man for eksempel skal skrive et poststed, vil Word tolke dette som en nummerert liste og skrive neste logiske nummer i listen på neste linje hvis man trykker Enter (for eksempel 7012 etterfulgt av 7013). Dette kan man slå av ved å gå på Verktøy Alternativer for Autokorrektur Arkfanen Fortløpende autoformatering Fjern haken(e) fra Automatisk nummerert/punktmerket liste o Sikkerhetskopi: Hvis man jobber med dokumenter som er ekstra viktige, kan det være greit å justere på innstillingene for sikkerhetskopier. En sikkerhetskopi vil si at det vil lagres en ekstra kopi av dokumentet man jobber med hver gang man lagrer. Denne kopien vil være den forrige versjonen av dokumentet, og er en sikkerhet mot uønskede endringer man kan finne på å lagre ved et feiltak. For å slå på sikkerhetskopiering: Verktøy Alternativer Arkfanen Lagre Hak av Ta alltid sikkerhetskopi 3: Objektbehandling Selv om Word ikke er et bildebehandlingsprogram, er det muligheter for både å sette inn bilder, WordArt og andre objekter i et dokument. For å sette inn et bildeobjekt, gjør man slik: Sett inn Bilde Utklipp/Bilde fra fil/etc. Det er også mulighet for å sette inn andre objekter, slik som lyder og medieklipp, men dette går utover kursets rammer og vil ikke bli behandlet her. 3.1: Utklipp Utklipp er tegnede objekter, som gjerne settes inn i et dokument for å live opp litt. Brukes gjerne på forsider, for å illustrere teksten, osv. Når man velger å sette inn et utklipp, får man opp en oppgaverute på høyre side i dokumentet kalt Sett inn utklipp. Her kan man så skrive inn et søkeord for å finne utklipp man leter Orakeltjenesten, NTNU Side 6 av 16

7 etter. Disse blir så vist i miniatyrform, og man kan ta tak i disse utklippene og dra dem på plass i dokumentet der hvor man måtte ønske. Når utklippet så er på plass, vil det dukke en verktøylinje kalt Bilde. Hvis dette ikke skjer, kan man få den fram ved å gå på Vis Verktøylinjer Bilde. På denne verktøylinjen kan det være en ide å trykke på knappen som ser ut som en hund, og velge Firkantet. Dette vil gjøre det lettere å flytte på bildet som du selv vil i dokumentet. Ved å høyreklikke på utklippet og velge Formater bilde, vil man også få muligheten til å endre videre på det. Man kan legge på farger, linjer, endre størrelse, beskjære osv. Ta en titt for å se hvilke muligheter man har. Beskjæring kan være en grei operasjon å beherske. Begrepet vil si at man skjærer bort deler av bildet, hvis man kun vil fokusere på deler av det. Ta for eksempel utklippet under: Hvis man nå kun vil fokusere på regnet, og ikke på selve skyen, kan man beskjære bildet for å oppnå dette: For å beskjære et objekt i Word, kan man benytte knappen på verktøylinjen Bilde, evet. gjennom Formater Bilde (men dette gir deg mindre kontroll). Beskjæringsknappen ser ut som to plusstegn som står diagonalt i forhold til hverandre. Det er også mulig for å finne frem flere utklipp ved å gå Clips Online fra oppgaveruten Sett inn utklipp. Det er her mulig å søke etter utklipp av alskens slag, for så å laste dem ned til din egen maskin. 3.2: WordArt/Bilde fra fil Det er som sagt også mulig å sette inn andre objekter i Word, hvor WordArt og egne bilder fra fil er blant de mer vanlige. Etter at man har satt inn disse objektene, er det ingen forskjeller på hvordan de blir behandlet i Word i forhold til utklipp. Hvis man derfor vil vite hvordan disse objektene kan håndteres, vises det til seksjonen over om utklipp. 3.3: Sidetall Å sette inn sidetall er en enkel operasjon i Word: Sett inn Sidetall. I boksen som så kommer opp, har man muligheten til å endre hvor på siden dette sidetallet skal så, samt flere formateringsvalg ved å klikke på Format Orakeltjenesten, NTNU Side 7 av 16

8 3.4: Symboler En gang i blant vil man komme opp i den situasjon at man trenger å sette inn symboler som ikke kan skrives inn på tastaturet, som for eksempel,, og så videre. Dette gjør man slik: Sett inn Symbol Velg symbol man vil sette inn. Legg merk til at symbolene blir satt inn der markøren står. 4: Tabeller Tabeller brukes i Word gjerne som en måte å presentere informasjon på en mer oversiktelig måte. Den består av loddrette kolonner og vannrette rader. En enkelt rute i tabellen kalles en celle. Fornavn Etternavn Adresse Postnr og sted Ari Behn Lysfontenen Kongehaugen Ole Karlsen Prinsens gt Trondheim Gro Brundtland, Harlem Pensjonistgata Oslo Ole Karlsen Kongens gt Trondheim Per Karlsen Listestien Flatåsen 4.1: Tabeller - Grunnleggende Den letteste måten å lage en ny tabell på, er å klikke på ikonet for Tabell på verktøylinjen Standard: Ved å klikke på og holde inn denne knappen og deretter dra ned og/eller til høyre, får man muligheten til å velge hvor mange rader og kolonner man vil sette inn. Det er også mulig å bruke menyen: Tabell Sett inn Tabell. Her må man skrive inn antall rader og kolonner. Man har også muligheten til å endre antall kolonner og rader etter at tabellen har blitt satt inn. Dette antallet kan endres når som helst ved å stå på korrekt plass, og deretter å gå på Tabell Sett inn det man måtte ønske å sette inn (for eksempel kolonner til høyre ), eller Tabell Slett det man måtte ønske å slette (for eksempel rader ). For å bruke et eksempel fra tabell 1, over: skulle vi ønske å slette raden med Ari Behn, ville vi stått i denne raden, valgt Tabell Slett rader. For å sette inn en ekstra kolonne med telefonnummer mellom etternavn og adresse, kunne vi stått i kolonnen med adresser, valgt Tabell Sett Inn Kolonner til venstre. Word tar også hensyn til at man ofte vil ha tabeller med det korrekte antall kolonner (i det disse gjerne inneholder overskriftene), mens radantallet kan være mer flytende. Man kan enkelt legge til en ekstra rad ved å stå i den siste cellen i tabellen og trykke tabulator-tasten. Merking av tabeller skjer på vanlig måte i Word, men kan også merke hele tabellen ved å gå i øverste venstre hjørne av tabellen og trykke på det lille korset med piler som dukker opp. Orakeltjenesten, NTNU Side 8 av 16

9 4.2: Tabeller - Formatering I Word har man muligheten til å manipulere en tabells utseende ganske ekstensivt. For å gjøre dette, bør man ha opp verktøylinjen Tabeller og kantlinjer (Vis Verktøylinjer hak av Tabeller og kantlinjer). Nedenfor vil de viktigste elementene i denne verktøylinjen beskrives, fra venstre mot høyre. For å endre linjestilen til en tabell, kan man bruke nedtrekksmenyen for linjestil. Her kan man velge mellom mange forskjellige stiler. Likeledes kan man sette linjetykkelsen i nedtrekksmenyen ved siden av. Kantlinjefargen kan også endres ved å trykke på Man får da opp en blyant, som kan brukes til å fargelegge de kantlinjene i tabellen man vil. Man kan lett manipulere hvilke kantlinjer tabellen skal ha ved å bruke Man kan lett manipulere hvilke kantlinjer tabellen skal ha ved å bruke Ytre kantlinje: Bakgrunnsfargen i tabellen kan man endre ved å klikke på ikonet Skyggefarge: Ved å markere flere celler, kan man slå sammen disse ved å trykke på knappen Slå sammen celler: Det er flere formateringsmuligheter for tabeller i Word. For å se på disse, kan man stå inne i tabellen, høyreklikke og velge Egenskaper for tabell og bla seg frem derfra. 4.3: Tabeller - Autoformat I stedet for å bruke tid på å formattere en tabell, er det mulig å benytte seg av ferdig formatterte tabeller. Disse finner man under Tabell Autoformat for tabell. Man kan endre på disse, lage nye eller slette de man ikke bruker. Slik kan man for eksempel opparbeide seg et standard sett med tabeller man bruker, og dermed få en ferdigformatert tabell uten å måtte gjøre de samme operasjonene gang på gang. 4.4: Tabeller - sortering For å gjøre oppdatering av tabeller lettere, har man muligheten til å sortere en tabell etter gitte kriterier. For å sortere en tabell, går man på Tabell Sorter. Her har man så muligheten til å sortere etter de forskjellige kolonnene. Som regel vil man ha definert den første raden som overskriftsrad, ved at den første raden har en annen formatering enn resten. Word vil i utgangspunktet ikke ta med den første raden i sorteringen. Man kan sortere etter opptil tre forskjellige kolonner. Hvis man for eksempel skal sortere tabell 1 fra tidligere i dokumentet, ville man for eksempel valgt å sortere først etter Etternavn, deretter etter Fornavn og til slutt etter Adresse. Resultatet før og etter sortering vil da bli slik: Orakeltjenesten, NTNU Side 9 av 16

10 Fornavn Etternavn Adresse Postnr og sted Ari Behn Lysfontenen Kongehaugen Ole Karlsen Prinsens gt Trondheim Gro Brundtland, Harlem Pensjonistgata Oslo Ole Karlsen Kongens gt Trondheim Per Karlsen Listestien Flatåsen Før sortering Fornavn Etternavn Adresse Postnr og sted Ari Behn Lysfontenen Kongehaugen Gro Brundtland, Harlem Pensjonistgata Oslo Ole Karlsen Kongens gt Trondheim Ole Karlsen Prinsens gt Trondheim Per Karlsen Listestien Flatåsen Etter sortering Som man ser, har Ari Behn havnet som første rad i tabellen. De tre herrene Karlsen har blitt sortert først etter fornavn (som med fører at begge Ole kommer før Per), og deretter etter adresse (som medfører at Ole Karlsen i Kongens gt 1 kommer først). Det er selvsagt også mulig å sortere tabeller som inneholder tall (og i for seg også tabeller med både tall og tekst, men det er det liten logisk vits i, i det tallene alltid vil havne først). Det er også mulig å sortere synkende i stedet for stigende ved å hake av det alternativet. Sortering er et enkelt hjelpemiddel for å lage mer logiske tabeller på en enklere måte, og ikke minst gjøre det lettere å oppdatere tabeller som blir fylt ut med flere verdier i ettertid. 4.5: Formler Det er mulig å sette inn formler i tabeller i Word: Tabell Formel. Måten man må skrive disse formlene på er muligens noe uvant, og vi vil i utgangspunktet anbefale å bruke Excel for formler utenom de aller enkleste. Det er en enkel sak å lime inn regneark fra Excel inn i Word (kopier et område i Excel, stå på ønsket sted i Word-dokumentet og lim inn). Det er derimot for eksempel mulig å summere celler i Word på en enkel måte. Orakeltjenesten, NTNU Side 10 av 16

11 Vare Pris Antall på lager Melkesjokolade Troika Cuba Hvis man vil summere antallet av alle sjokolader man har på lager, kan man gå fram på følgende måte: Legg til en ekstra rad Stå i cellen man vil summere Gå på Tabell Formel Klikk OK for å velge formelen =SUM(ABOVE), som summerer alle celler over den man står i. Gjør eventuelle formateringsendringer Resultatet kan da bli som under: Vare Pris Antall på lager Melkesjokolade Troika Cuba Sum : Fletting Fletting brukes til masseproduksjon av dokumenter, e-poster, etiketter eller konvolutter. Hvis man for eksempel skal sende ut brev til alle på avdelingen med noen elementer i hvert brev som skal være spesifikt for hver person, vil fletting være det beste alternativet for å gjøre dette. Orakeltjenesten, NTNU Side 11 av 16

12 Vi vil i dette dokumentet kun gjennomgå fletting for brev. Prosessen er imidlertid svært lik for de andre operasjonene. 5.1: Komme i gang Man har to valg når man skal flette et brev i Word: man kan benytte seg av verktøylinjen Flett utskrift, eller benytte seg av Veiviser for utskriftsfletting. Vi vil her se på veiviseren. For å komme i gang, går man på Verktøy Brev- og masseutsendelser Veiviser for utskriftsfletting. Veiviseren vil da sprette opp til høyre for dokumentet. I en fletteprosess benytter man seg av to dokumenter: hoveddokument og datakilde. Hoveddokumentet er grunnlaget for brevene som skal sendes ut. Datakilden er filen man henter spesifikke data/felter som skal inn i brevene. Veiviseren vil nå bli gjennomgått trinn for trinn. 5.2: Velg dokumenttype Her skal man velge hvilket dokument man arbeider på. I vårt eksempel vil vi velge typen Brev, og klikke på Neste nederst i veiviseren. 5.3: Velg basisdokument I dette trinnet får du spørsmål om hvordan du vil sette opp brevene. Du kan bruke dokumentet du allerede har oppe, starte fra en mal eller bruke et ferdigskrevet dokument. Velg det alternativet som passer for deg, og velg Neste. 5.4: Velg mottakere Her skal man velge mottakere for brevene. Man har tre muligheter: Bruk en eksisterende liste, Velg blant Outlook-kontaktene eller Skriv inn en ny liste. Vi vil her bruke en eksisterende liste. Denne eksisterende listen kan, som her, være en tabell laget i Word. Den kan derimot lages i andre formater også, som Excel-, Access- og html-dokumenter. Hvis man skal bruke en tabell fra Word, kan dokumentet som skal være datakilden kun inneholde tabellen, og må inkludere en overskriftsrad. Etter å ha funnet frem den rette datakilden og sikret seg at dette er den rette, går man videre via Neste. 5.5: Skriv brevet Nå skal man skrive brevet som skal danne grunnlaget for flettingen. Man skriver brevet som vanlig, med et viktig unntak: spesifikk informasjon, som for eksempel navn, adresse, poststed og så videre, skal ikke skrives inn. Det er tross alt derfor vi benytter oss av fletting, for å slippe dette! Et lite tips kan være å sette inn X, Navn eller lignende der man vet det senere skal spesifikk informasjon inn. Dette gjør det lettere for en selv å huske hvor de såkalte flettefeltene skal være når vi skal gjennomføre selve flettingen. Orakeltjenesten, NTNU Side 12 av 16

13 For å sette inn flettefeltene, trykker man på Flere elementer på veiviseren. Man vil da få opp en boks hvor du kan velge hvilke elementer du skal sette inn. Man står på det stedet elementet skal inn, velger felt og trykker Sett inn. Et brev, før og etter flettefelt har blitt satt inn, vil da kunne se slik ut: Før fletting: Lars Meisingseth Repslagerveita TRONDHEIM X Innkalling til tannlegetime Vi vil med dette innkalle til tannlegetime X klokka X. Vi minner om at avbestilling må gjøres senest 24 timer før den aktuelle timen, ellers vil beløpet i sin helhet belastes pasienten. Inkasso med eventuelle påfølgende ubehageligheter kan også bli resultatet. Med andre ord: møt opp til timen den X klokka X Med vennlig hilsen Lars Meisingseth Tannlegesekretær Julenissen Tannlegesenter Etter fletting: Lars Meisingseth Repslagerveita TRONDHEIM Jule Nissen Nordpolen Nordpolen Innkalling til tannlegetime Vi vil med dette innkalle til tannlegetime klokka 09:00. Vi minner om at avbestilling må gjøres senest 24 timer før den aktuelle timen, ellers vil beløpet i sin helhet belastes pasienten. Inkasso med eventuelle påfølgende ubehageligheter kan også bli resultatet. Med andre ord: møt opp til timen den klokka 09:00 Med vennlig hilsen Orakeltjenesten, Lars Meisingseth NTNU Side 13 av 16 Tannlegesekretær Julenissen Tannlegesenter

14 5.6: Forhåndsvis brevene I dette trinnet får man muligheten til å se et eksempel på det første brevet som blir produsert. Hvis man oppdager at noe er feil med flettefeltene, kan man gå tilbake i veiviseren og rette opp dette. Et eksempel på et ferdig brev kan være slik: Lars Meisingseth Repslagerveita TRONDHEIM Jule Nissen Nordpolen Nordpolen Innkalling til tannlegetime Vi vil med dette innkalle til tannlegetime klokka 09:00. Vi minner om at avbestilling må gjøres senest 24 timer før den aktuelle timen, ellers vil beløpet i sin helhet belastes pasienten. Inkasso med eventuelle påfølgende ubehageligheter kan også bli resultatet. Med andre ord: møt opp til timen den klokka 09:00 Med vennlig hilsen Lars Meisingseth Tannlegesekretær Julenissen Tannlegesenter 5.7: Fullfør flettingen I dette trinnet kan man fullføre flettingen og skrive ut brevene. Det er også mulighet for å redigere enkeltbrev for å legge til detaljer til akkurat dette brevet. Hvis man heller vil lagre brevene i et nytt dokument, kan dette gjøres via verktøylinjen Flett utskrift (Vis Verktøylinjer Flett utskrift). På denne verktøylinjen finnes et ikon som ser slik ut: Ved å klikke på dette, vil flettingen bli overført til et nytt dokument, som man så kan lagre som vanlig og skrive ut på et senere tidspunkt hvis ønskelig. Orakeltjenesten, NTNU Side 14 av 16

15 6: Stiler En vanlig feil mange nybegynnere gjør når de skal ta i bruk en tekstbehandler, er å skrive i vei og ikke tenke på en konsistent formatering av dokumentene. Dette gjelder da særlig hvis man skal skrive større dokumenter, med kapitler, underkapitler og så videre. Det er sterkt anbefalt å bruke stiler for å sikre en konsistent formatering av dokumentene man skriver. Akkurat som en bok har samme utseende på alle kapittel- og underkapitteloverskrifter, kan man lett gjøre dette i sine egne dokumenter. Hva er en stil? En stil er utseendet til en del av dokumentet ditt: plasseringen av teksten på sidene, formen på avsnittene, utseendet på bokstavene, bruken av kantlinjer. Alle disse stilelementene er formateringsvalg enten du selv har foretatt eller Word har gjort for deg. Stil omfatter mer enn bare utseendet på dokumentet ditt. Stil innbefatter også lesbarhet og en konsistent formgivning av hele dokumentet. Når stilen er gjennomgående konsistent fra en del til en annen, forenkles leserens jobb. Vi vil her ikke gjennomgå stiler i pinlig detaljer, men påpeke den mest vanlige bruken av dem: formatering av overskrifter. For å endre på stilen i en del av dokumentet, kan du gjøre dette på to måter: enten markere en ferdigskrevet del av dokumentet og så endre stil, eller endre stil og begynne å skrive. All tekst deretter vil da ha samme stil du valgte, til du på nytt endrer den igjen. Stiler kan settes ved å gå på Stil i verktøylinjen Formatering (Vis Verktøylinjer Formatering). Denne verktøylinjen skal i utgangspunktet automatisk dukke opp når du starter Word. Ved hjelp av denne nedtrekksmenyen kan du endre stil. Selv om du ikke endrer stilen på det du skriver, vil alltid stilen Normal ligge til grunn. Denne er i utgangspunktet skrifttype Times New Roman, skriftstørrelse 12, venstrejustert og har enkel linjeavstand. 6.1: Stiler og overskrifter Som nevnt er stiler til stor bruk i å lage konsistente overskrifter. Skal man skrive et dokument over en viss størrelse, bør en tenke gjennom hvordan formateringen på overskriftene skal være. En vanlig måte å formatere på, er å gi kapitteloverskrifter stilen Overskrift 1, underkapitler stilen Overskrift 2 og under-underkapitler Overskrift 3. Skulle man ha behov for flere stiler kan man selv legge til disse etter behov. I dette dokumentet har kapitteloverskriftene stilen Overskrift 1, og underkapitlene har stilen Overskrift 2. Siden kapitlene er såpass små, er det ikke spesielt behov for flere inndelinger. Orakeltjenesten, NTNU Side 15 av 16

16 Ved å formatere overskriftene på en slik konsistent måte, kan man også benytte seg av muligheten til å sette inn en innholdsfortegnelse. Siden denne vil være basert på stiler, er det særdeles viktig at man er konsistent i stilbruken. 6.2: Endre stiler Man har muligheten til å endre stiler man gjerne vil skal ha et annet utseende. Dette kan gjøres ved å gå på Format Stiler og formatering. Man får da opp en oppgaverute med de forskjellige stilene. For å endre en stil, kan man høyreklikke på den aktuelle stilen og velge Endre. Man får da opp en boks med en del snarveier for å endre på de vanligste områdene (slik som skrifttype, størrelse, justering og så videre). Vil man endre på mer avanserte områder, kan man klikke på knappen Format og velge område. Vil man at disse endringene skal legges til i malen man jobber med, hak av Legg til i mal. Det er også mulig å sette at stilen skal oppdateres automatisk hvis man gjør endringer på et tilfelle av den i et dokument. Dette gjøres ved å hake av for Automatisk oppdatering. Hvis man for eksempel har en overskrift med stilen Overskrift 1 og har haket av at alle endringer man gjør skal oppdatere stilen og endrer skriftstørrelsen til 36, vil alle områder av typen Overskrift 1 endres til størrelse 36. Generelt anbefales det ikke å bruke denne opsjonen, siden man da mister muligheten til å formatere enkeltområder. En bedre metode å oppdatere en stil på, er gjøre de endringene man vil et sted i dokumentet med den aktuelle stilen, gå på oppgaveruten for stiler, høyreklikke på stilen og velge Oppdater for å samsvare med merket område. 6.3: Opprette nye stiler Det er også mulig å opprette nye stiler, hvis ingen av de eksisterende tilfredsstiller dine krav. Dette gjøres også gjennom oppgaveruten for stiler ved å klikke på Ny stil. Man får da opp den samme boksen som når man endrer stil. Her kan du skrive inn navn, velge hvordan den nye stilen skal se ut, om den skal legges i malen og så videre. Når du har gjort alle ønskede valg, klikker du OK. Heretter vil så den nye stilen dukke opp i nedtrekksmenyen for stiler. 6.4: Visning av filer I oppgaveruten Stiler og formatering har man også muligheten til å velge hvilke stiler som skal vises. Etter hvert som man jobber med forskjellige stiler, legger inn kursivert/fet/understreket tekst og så videre, vil det vises et utall stiler i nedtrekksmenyen. Ved å gå nederst i oppgaveruten og velge Egendefinert under Vis, kan man selv bestemme hvilke stiler som skal vises. Man har her muligheten til å velge Fjern alle for å ikke vise noen stiler, og deretter legge inn de stilene man ønsker. Slik begrenser man og fjerner de stilene som ikke vil brukes eller som kan velges på annet vis (for eksempel kursivert, fet og understreket stil). Orakeltjenesten, NTNU Side 16 av 16