Grunnhefte Barnehage/ SFO

Transkript

1 Oppad barnehage/sfo Barnehage/ SFO OPPAD AS - Ilderveien 10 N-2211 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: 1. Starte systemet Innlogging Bytte passord Navigatoren Verktøylinja i Navigatoren Innstillinger for Navigatoren Generelt for alle bilder Navn på vinduer Menyrad Verktøylinje Snarveier Arbeide med flere vinduer om gangen Datoformat i Oppad Enhet Registrere ny enhet Registrere obligatoriske opplysninger om enheten Ikke - obligatoriske opplysninger om enheten Registrere kontaktpersoner Andre opplysninger på registrert enhet Søke frem registrerte enheter Endre opplysninger på registrert enhet Endre kontaktpersoner på enhet Avslutte enhet Registrere avdelinger Registrere avdelingens plasser Søke frem tidligere registrert avdeling Endre navn eller telefon på registrert avdeling Endre plassantall Avslutte avdeling Plassere barn Endre plasstørrelse Se et barns plassering frem eller tilbake i tid Registrering av opplysninger for søsken Foreløpig plassering Slette plassering Avslutte plassering Hvordan komme inn i søkerverktøyet via plasseringsbildet Tidsskjema Forenkling av ifylling av barns tidsskjema Registrering av lik tid mandag-fredag Registrering av lik tid noen dager Registrering av tidsskjema der tider gjentas for ulike uker Side 2 av 59 Oppdatert

3 6.1.4 Avslutte tidsskjema Å koble tidsskjema til plassering Personopplysninger Søke opp personopplysninger Endre personopplysninger Alternativ adresse Legge inn en person manuelt Adressebeskyttelse og hemmelig telefonnummer Fastlege Person uten fødselsnummer Familiebildet Selve Familiebildet Registrere ny familie Nytt familiemedlem Regningsmottaker Endre regningsmottaker Endre regningsmottaker etter at faktura er kjørt: Familieendring, de voksne skiller lag Familie splittes og en voksen flytter ut Familieendring, ny samboer Familieendring, ny samboer med familie (to familier blir en familie) Objektnavigatoren Barnebildet Slik benyttes barnebildet Registreringer via barnebildet Symboler Notatblokken Egne opplysninger Søkeverktøyet PlasseringSøk Endre felter i resultatet Sortering av søkeresultat Direkte utskrift av søkeresultatet Ta med søkeresultat til andre "vinduer", blafunksjon Ta med resultatet for editering i Excel Rapporter Kontantstøtterapporter Totalrapport Endringsrapport Hendelseslogg Ventelisten Statistikkverktøy Statistikk Venteliste Statistikk Plassering Hjelpetekster Brukerhefter Brukerstøtte Side 3 av 59 Oppdatert

4 1. Starte systemet Starte systemet via Oppad-startikonet på ditt skrivebord. 1.1 Innlogging Innlogging til Oppad gjør du ved å skrive brukernavn, passord samt velge. Om du har glemt ditt passord eller av annen anledning lukkes ute, f.eks. ved mange innloggingsforsøk, kontakter du kommunens brukeransvarlige i Oppad. 1.2 Bytte passord Du kan bytte ditt eget passord men bare om du først skriver ditt nåværende passord i feltet for passord. Deretter velger du å Endre passord: Når du skriver nytt passord må du skrive det på begge linjene for å bekrefte at dette er ditt nye passord. Side 4 av 59 Oppdatert

5 2. Navigatoren Trykk på snakkebobla eller flagget for å få opp de aktuelle valgene: Side 5 av 59 Oppdatert

6 Navigatoren viser lengst opp hvilken "rolle" du er knyttet til i rettighetssystemet. Trykk på Komponenter for å se mappene du har tilgang til. Fra Navigatoren åpner mappen og ser hvilke komponenter som finnes under hver. Mappene åpnes ved å trykke på mappen: Side 6 av 59 Oppdatert

7 2.1 Verktøylinja i Navigatoren Lukker programmet Aktiverer skjermsparer Lukk/ Utvid mappene. Vis store eller små ikoner. Her kan du gjøre egne innstillinger for hvordan din Navigator skal fungere. Informasjon om programversjon og snarvei til hjelpefilene i programmet Side 7 av 59 Oppdatert

8 2.2 Innstillinger for Navigatoren Når du trykker på dette ikonet kommer det opp en egen dialogboks hvor du kan gjøre en del personlige valg Innstillingene over angir følgende: Vis statusrad - angir om statusraden (raden med språkfila) skal vises eller ikke. Vis verktøyrad - angir om verktøylinja skal vises eller ikke. Alltid øverst Vise personlig meny - angir om Navigatoren alltid skal vises "oppå andre vindu". - angir om Favoritter skal vises eller ikke. Vise tilgjengelige komponenter - angir om Komponenter skal vises eller ikke. Enkelklikk - ett klikk er nok for å åpne et vindu. Husk sist valgte komponent Når denne haken er på, vil bildene du åpner inneholde det siste utvalget du gjorde. Nytt utseende Gir deg mulighet til å endre bl a farger på Navigatoren Farger: Her kan du velge å endre bakgrunnsfarge og Skriftfarge på vinduene. Trykk Ok når du er fornøyd. NB: Dersom du har skjult verktøylinja og ikke finner tilbake til Innstillinger, kan du høyreklikke mens du står i et vindu, og du kan velge innstillinger fra menyen som kommer opp. Side 8 av 59 Oppdatert

9 3. Generelt for alle bilder 3.1 Navn på vinduer Øverst til venstre i hvert programvindu finner du navnet på vinduet du har åpnet. 3.2 Menyrad I Oppad finnes, liksom i de fleste Windows-produkter, mulighet å arbeide via en menyrad. Ved å klikke i menyraden får du opp en undermeny med ytterligere valg. Velg aktuell rad ved hjelp av piltastene og deretter "Enter" eller ved å merke raden med venstre musknapp. 3.3 Verktøylinje De funksjoner som du ofte bruker har vi i Oppad samlet i en verktøylinje. Knappene i verktøylinjen brukes vedgående i hele systemet. Det er bra om du lærer deg hvilken funksjon de ulike knappene har.. Når du arbeider i Oppad får du opplysning om hver knapps betydning ved å føre musepila over respektive knapp. Side 9 av 59 Oppdatert

10 3.4 Snarveier Ikon Hurtigtast Funksjon F3 Avslutt og lukk hele Oppad Alt+F4 Lukk aktuelt vindu Ctrl+N Ny, tømmer bildet så nyregistrering kan gjøres Ctrl+S Lagre Ctrl+D Slett Ctrl+P Ctrl+K Ctrl+B Ctrl+X Crtl+C Crtl+V Ctrl + Pil ned F1 Skriv ut Søk personer Søk via Søk/Utvalg Klipp ut Kopiere Lim inn Flytt opplysning til liste Åpner hjelpefilene Alt+Tab/Alt+Esc Bla mellom Oppad og øvrige program Ctrl+Shift+Home Still musepila i overskrivningspos. i første feltet Esc Lukk åpen dialogboks Alt+pil ned Åpne listeboks Pil opp eller ned Søk i åpen listeboks Enter Velg i åpen listeboks Notat Ctrl+F Vis opplysninger i familieknapp Informasjon om programversjon Side 10 av 59 Oppdatert

11 3.5 Arbeide med flere vinduer om gangen Oppad gjør det mulig å arbeide med flere vinduer og komponenter samtidig. Vil du for eksempel registrere en søknad til barnehage samtidig som du holder på med en plassering, er det helt greit. Det går til og med an å åpne flere vinduer av samme sort, men programmet tillater ikke at en programmappe/ett vindu åpnes mer enn en gang for samme person. 3.6 Datoformat i Oppad Standard datoformat i programmet er; DDMMÅÅ. Dette gjelder for de aller fleste datofelt i programmet. Unntaket er de fleste datofelt som har med Faktura å gjøre, her er formatet MMÅÅ, her tar du utgangspunkt i fakturamåned. Side 11 av 59 Oppdatert

12 4. Enheter Enhet brukes for å presentere aktuelle enheter, endre nåværende eller opprette nye enheter. Du finner bildet Enhet under mappen Organisasjon i Navigator 4.1 Registrere ny enhet. Søk fram enheter på det område der du vil registrere en ny enhet, for å kontrollere at enheten ikke allerede finnes registrert. Trykk på raden med symbolet eksempelet under: og de enhetene som er registrert i kommunen kommer opp, som i Finner du enheten, og ønsker å endre noe i opplysningene, gå til punkt 4.2, Dersom du skal registrere ny enhet, fortsett å lese Merk kommunenavnet og høyreklikk og velg Ny enhet i undermenyen som vises, eller velg ikonet på verktøyraden: Dette bildet kommer da opp:. Man kan også velge Ny Enhet via Fil-menyen eller trykke Ctrl+N. Side 12 av 59 Oppdatert

13 4.1.1 Registrere obligatoriske opplysninger om enheten Skriv inn navn og adresseopplysninger for enheten. (1 og 2) Oppgi startdato for enheten. (3) Område (4) (området enheten ligger i) Ikke-obligatoriske opplysninger Foruten de ovenstående obligatoriske opplysningene kan det også registreres opplysninger som det er ønskelig å få ut på rapporter. Utgangspunktet er at alt som registreres kan komme med på utskrifter. Dette må være tanken bak hva du ønsker å registrere om enhetene. Enhetsnummer.(5)Dette feltet brukes dersom kommunen skiller på enhetene for ulike kostpengesatser. Dette blir i så fall lagt opp av Oppad ved Integrasjon Fakturering. Det er ikke organisasjonsnummer som legges opp her. Organisasjonsnummeret for enheten legges inn i eget felt i fliken Annet, se pkt I feltet Eier (6) oppgis om enheten er Kommunal eller privat. Om en enhet går fra å være kommunal til privat eller omvendt, skal dette registreres slik att den nåværende enheten avsluttes og en ny enhet registreres. I Kommunedel (7) velges den bydel enheten tilhører. Resultatenhet (8) brukes dersom kommunen har organisert driften slik at flere enheter hører sammen som en enhet. Angi driftform for private barnehager eller sfo under Type enhet (9). Lagre. Rektorområde og Forstanderområder er felter som per dags dato ikke benyttes. Side 13 av 59 Oppdatert

14 4.1.3 Registrere kontaktpersoner Registrer eventuelle kontaktpersoner, for eksempel pedagogisk ledere ved enheten ved å klikke på. Velg Ny, velg pedagogisk leder, registrer navn samt flytt ned til listen ved å merke nedpil: og deretter. Trykk Lagre når du er tilbake i Enhetsbildet Andre opplysninger under fliken Annet Under fliken Annet kan man også registrere en del spesifikke opplysninger om enheten: Side 14 av 59 Oppdatert

15 Plasser (1): Her kan det legges opp antall plasser på enheten totalt Tjenestetilbud (2): i fht faktuering er det viktig at enheten er registrert med riktig tjenestetilbud. Spesielt viktig dersom barn sitter over et år. Disse klargjøres i forbindelse med faktureringsintegrasjon. Rom (3): Her kan det registreres egen romplan med plasser og telefonnumre. Betalingsfunksjon (4): Her skal det merkes dersom enheten er unntatt fra debitering: Enheter i privat regi skal ha tekstraden "Ikke på regning Regnes som plassert" i feltet Betalingsfunksjon. Dette medfører at barna som plasseres ikke får noen egen avgift men de regnes som ett plassert barn når familiens øvrige barn debiteres. I SSB-type: (5) merkes type enhet i samsvar med SSB sine registre. Velg i nedtrekken. SSB-kode (6) benyttes ikke per dags dato. Åpningstider (7): Her kan det legges opp åpningstidene til enheten. Organisasjonsnummer (8): Her legger du inn enhetens eget organisasjonsnummer. Feltene merket med (9), (10), (11) og(12) benyttes per dags dato ikke 4.2 Søke fram registrerte enheter Venstre del av bildet brukes for å søke fram og presentere registrerte nåværende enheter. I feltet Område kan bydel eller område angis som søkebegrep. For å søke fram barnehager/sfo kan du skrive hele eller deler av barnehagens eller sfo-ens navn, for eksempel "M" klikke på eller velg tastene "Ctrl+K". Dagens dato vises som standard og de avdelinger og grupper som finnes i dag vises. Vil du se opplysninger som gjelder andre datoer må du endre i datofeltet eller la det stå tomt. Side 15 av 59 Oppdatert

16 4.2.1 Endre opplysninger på registrert enhet Begynn med å søke fram den enheten du vil endre oppltysningene på. Still deretter musepila i aktuelt felt og endre opplysningen direkte i feltet. Velg deretter lagre, Endre kontaktperson på enhet Dobbeltklikk kontaktpersonen du vil endre på, og dette bildet kommer opp: Marker den personen du vil endre på Endre direkte i radene øverst i det lille bildet. Flytt opplysningen til listen ved å pile dem ned:, så endres den tidligere opplysningen.. Velg deretter. Trykk på lagre når du er tilbake i Enhetsbildet Avslutte enhet Begynn med å søke fram den enhet du vil avslutte. Skriv dato i feltet.. Da vil det ikke etter denne datoen ikke være mulig å plassere nye barn ved enheten. Opplysninger knyttet til den avsluttede enheten vil vær oppsøkbare igjen ved å endre dato i søkefeltet, se pkt 5.2. Side 16 av 59 Oppdatert

17 4.3 Registrere avdelinger Det er mulig å registrere avdelinger på enhetene også. Da merker du feltet barnehage/sfo(avdeling) under enhetens nivå (trykk på +-tegnet for å se dette) i det venstre feltet i enhetsbildet og velger ikonet for Ny. Da kommer dette bildet opp og du kan begynne å fylle inn i de ulike feltene: Avdelingens navn og startdato er obligatorisk. Lagre opplysningene om den nye avdelingen. Side 17 av 59 Oppdatert

18 4.3.1 Registrere avdelingens plasser For å angi hvor mange plasser som finnes på avdelingen velg. Velg Ny. Fyll i dato, samt antall plasser. Flytt deretter opplysningene til listen ved å trykke. Trykk Når du er tilbake til avdelingsbildet velger du å lagre. Opplysningen om antallet plasser gir mulighet til å via Belegg gjøre sammenligninger mellom antall plasser og antall plasserte barn. NB! Det er foreløpig ikke mulig å registrere både antall plasser og personalressurs. Her må det velges en av delene. Side 18 av 59 Oppdatert

19 4.3.2 Søke fram tidligere registrert avdeling Begynn med å søke fram den enhet som avdelingen finnes under. Klikk en gang på plusstegnet foran enhetens navn, deretter på plusstegnet foran rubrikken Barnehage/Sfo. I stedet for å klikke på plusstegnet kan du å dobbeltklikke på teksten på raden Endre navn eller telefon på registrert avdeling For å endre opplysninger om avdelingens navn eller telefonnummer begynner du med å søke fram den avdeling du vil endre. Still musepila i feltet for navn eller telefon og endre opplysningen. Lagre Endre plassantall For å endre avdelingens plassantall velg. Angi tom dato på nåværende antall plasser og flytt opplysningen til listen ved å trykke. Velg Ny. Fyll i ny dato og nytt plassantall. Flytt også denne opplysningen til listen. Velg Ok Lagre når du er tilbake i avdelingsbildet Avslutt avdeling Begynn med å søke fram den avdeling du vil avslutte. Skriv dato i feltet Lagre Side 19 av 59 Oppdatert

20 5. Plassere barn Gå til mappen Barn og velg Plassering i Navigatoren. Skal du plassere barna manuelt, kan du her søke opp de barna du vil plassere, et om gangen. Alle barna som er registrert i folkeregisteret i kommunen, vil kunne søkes opp på denne måten. Du søker opp en person om gangen i dette bildet. Personen søkes frem i feltet Person(1). Du kan søke på hele etternavnet, hele personnummeret eller deler av personnummer eller etternavn. Søker man med deler av.., må delen etterfølges av *. Søker du på fornavn, må det være * både foran og bak navnet. Når riktig person er søkt frem, plasserer du han/henne på enhet(2), eventuelt også på avdeling(3). I Plassopplysninger(4) setter du inn dato plasseringen skal gjelde fra og eventuelt til (hvis du har opplysninger om dette.) Er det en foreløpig plassering, d.v.s. at du har sendt/skal sende et tilbud, men ikke har mottatt svar ennå, haker du av for Foreløpig plass(5). Under Omfang(6) registrerer du oppholdstid og timer. Lagre(7), og søk frem neste barn. Legg inn alle de barna som skal tilhøre din enhet, etter hverandre. Du kan i dette bildet trykke på Notatsymbolet for å få frem ønskede dager fra søknaden, eller på Familiesymbolet for å få frem familieopplysninger. Her ser du også hvis det er søsken som er plassert på enheter fra før. Dersom barna ligger på en venteliste, kan den hentes opp via ikonet Side 20 av 59 Oppdatert

21 for venteliste:. Dersom denne hentes opp, vil avspillknappene oppe til høyre i Plasseringsbildet aktiveres (bli røde). Da kan du plassers direkte fra ventelista. 5.1 Endre plasstørrelse Når et barn skal endre plasstørrelsen sin, så gjør du følgende: Trykk på knappen Omfang inne i plasseringsbildet. Da får du frem en egen dialogboks som fylles ut slik: Marker det gjeldene omfanget i vinduet. Pil det opp og sett sluttdato for dette omfanget. Slutt dato må være dagen før det nye omfanget skal starte. Pil ned. Trykk på Ny-knappen. Fyll i f.o.m.- dato for det nye omfanget (for eksempel ). T.o.m. er frivillig. Velg det nye omfanget i nedtrekksmenyen. Timer bør fylles i for barnehage Bruk piltastene til å pile disse opplysningene ned i vinduet. Slik vil det se ut i tekstfeltet da: To resultater vises: Disse kan leses slik, %, %. Side 21 av 59 Oppdatert

22 Det er viktig å huske på at når du jobber med dette bildet og skal endre på opplysninger, f eks pga feil eller endringer, så må du merke raden med aktuelt omfang og: 1. pile det opp 2. endre 3. pile ned OBS! Når du trykker OK, og går ut av omfangsbildet, er det ikke lagret før du har trykket på lagreikonet( diskett) på verktøylinja i plasseringsbildet : 5.2 Se et barns plasseringer frem eller tilbake i tid. Ved å trykke på ikonet for Plasseringsliste på verktøylinjen i Plasseringsbildet, kommer en liste over alle plasseringer som er registrert på barnet. Marker den plasseringen du vil gå inn på, og trykk OK. Når du går inn i plasseringsbildet på et barn, er det den plasseringen som er gjeldende på dagen s dato som kommer automatisk opp 5.3 Registrering av opplysninger for søsken Bytte til søsken kan gjøres ved å velge søskenet fra knappen "Familieliste" til høyre i Plasseringsbildet.. Bytte til søsken kan også gjøres i "Barnebildet" eller fra et av de andre registreringsbildene, eksempelvis, venteliste eller tidsskjema. Som tilleggsfunksjon kan opplysning om familiemedlemmenes aktualitet i Oppad (for eksempel plassering, venteliste etc) vises, samt opplysning om foresatt utenfor familien vises. Dette siste krever også spesielle rettigheter. 5.4 Foreløpig plassering Foreløpig plassering benyttes når du vil reservere en plass, sende ut et tilbud om plassen og vente på svar fra foreldrene før den definitive plasseringen gjøres. Gjenfinning av foreløpige plasser kan gjøres i Søk/Utvalg. Plassering. Som tillegg kan feltet "Siste svardato" registreres og deretter benyttes som søkeutvalg og som feltvalg i lister. Vær oppmerksom på at det ikke beregnes noen betaling mens plassen står registrert som foreløpig. 5.5 Slette plassering Trenger du å slette en plassering fordi det for eksempel er skjedd en feilplassering, henter du opp plasseringsbildet Barn - Plassering i Navigatoren: Søk opp den feilregistrerte plassen, enten v.h.a. pers.nr. eller etternavn. Se pkt 6. Plassere barn. Når plasseringen kommer frem i plasseringsbildet, finner du et kryss oppe på verktøylinjen. Når du trykker på dette ikonet, vil du få et spørsmål om du virkelig vil slette oppgaven. Trykk på ja her, og plasseringen vil da forsvinne. Side 22 av 59 Oppdatert

23 5.6 Avslutte plassering For å avslutte en plassering, går du til bildet plassering og søker opp riktig barn. Det må gjøres to steg: 1. Avslutte selve plassen. Sett t.o.m.-dato(1) Deretter trykker du på knappen Omfang(2) 3 Her markerer du det gjeldende omfanget, og setter korrekt sluttdato(3) også på dette. Side 23 av 59 Oppdatert

24 5.7 Hvordan komme inn i søkerverktøyet via plasseringsbildet Dersom du vil ha en oversikt over alle barn du har plassert i din enhet kan du gå direkte fra plasseringsbildet til søkerverktøyet. Dette gjøres ved å trykke på kikkerten i verktøylinjen mens du er i plasseringsbildet. Velg navnet på din enhet i feltet Enhet. Trykk på kikkerten igjen og du får en oversikt over barn ved din enhet. Side 24 av 59 Oppdatert

25 6. Tidsskjema Tidsskjema benyttes for å registrere hvilke dager et barn har plass. Tidsskjema finner du under mappen Barn i Navigatoren Bildet ser slik ut: Søk frem barnet du skal registrere skjema på. Enten ved hjelp av Fødselsnummer eller navn. Hele eller deler av det etterfulgt av * Når riktig barn er fremme gjør du følgende for og registrere skjemaet: Trykk på Ny Sett en Tidsskjema ID på barnet(1), velg en lik oppbygging på denne på alle barna Fyll i Startdato for Gyldig f.o.m(2). Startdato generer StartUke(3). Viktig å tenke på i forhold til hva som skal benyttes som uke 1. Fyll i Antall uker(4) skjemaet skal gå over, har barnet lik oppholdstid hver uke, velges 1. Har derimot barnet f.eks. en turnus over to uker, velges 2 osv. NB! Det må legges inn likt antall uker på alle barn, for å få ut plasseringslister. Har noen på en avdeling to ukers turnus, må dette legges inn også på de som går likt hver uke. Da kan man kopiere uke en til uke to. Trykk på knappen Kopiere uke(5) da du står i uke 1, gå til uke to ved hjelp av pilene(7) og trykk på knappen Lim inn uke(6) Svitsj mellom de ulike ukene du registrerer på barnet ved hjelp av pilene.(7) Fyll i fra til tid i skjemaet. Her kan for eksempel legge inn barnehagens åpningstid. Side 25 av 59 Oppdatert

26 Tips: Trykk på den grå boksen til venstre for dagen(8), da kommer automatisk et tidspunkt opp for denne dagen. Dette tidspunktet er satt felles for hele kommunen. Det viktige er ikke hvilket tidspunkt som står i cellene, men at det står et tidspunkt den dagen barnet går. Tidspunkt vil generere et kryss i dags/ukeslister for avdeling/enhet. Lagre Forenkling av ifylling av barns tidsskjema Registrering av lik tid mandag-fredag Registrere tid for mandag. Marker mandag ved å klikke på "man" i tabellens venstre del. Når dagen er markert flytter du markøren til markeringens nedre høyre hjørne. Ved å holde nede venstre "museknapp" kan du nå "fylle" resten av ukens dager med samme tid som mandag Registrering av lik tid noen dager Registrer tilstedeværelse for dagen. Marker dagen ved å klikke på dagen i tabellens venstre del. Klikk med høyre museknapp på de dager som skal ha lik tid Registrering av tidsskjema der tider gjentas for ulike uker Klikk på kopiere uke. Husk å stå på den uken som skal kopieres. Gå til den uken som skal ha like tider. Klikk på "Lim inn uke" Avslutte tidsskjema Et tidsskjema avsluttes ved at en t.o.m. - dato settes for tidsskjemaet. Er plasseringen avsluttet, vil heller ikke Tidsskjemaet være aktivt Å koble tidsskjema til plassering Er det registrert tidsskjema for plassen, velges ønsket skjema fra listen ved siden av feltet tidsskjemaid i Plasseringsbildet. Der kan du koble det registrerte tidsskjemaet til plasseringen. Dersom et tidsskjema som er registrert før må endres, er det ikke nødvendig med noen endring i Plassering. Derimot må du foreta en endring i Plassering dersom du endrer TidsskjemaID. Man kan ikke ha mer enn ett tidsskjema koblet til hver plass. Dette betyr at ulike tidsskjema kun er nødvendig dersom det finnes parallelle plasser. NB! Kobles ikke Tidsskjema og Plassering, vil ikke barnets oppholdsdager komme frem i oversikter. Du kommer raskt til rett plassering ved å benytte ikonet for plassering i Tidsskjemabildet. Side 26 av 59 Oppdatert

27 7. Personopplysninger 7.1 Søke opp personopplysninger Gå til Mappen Person i Navigatoren. Klikk deg videre inn på undermappen Person. Du får da opp Personbildet, hvor du kan søke opp ønskede personer ved hjelp av navn eller personnummer. Du får her opp de lagrede opplysningene om personen Endre personopplysninger Alle opplysninger som er knyttet til en person, finner du lagret i personbildet. Er det slik at man skal gå inn og gjøre endringer i slike opplysninger, må man gå inn i personbildet. Det finner vi under mappen Person i Navigatoren. Her kan man gjøre de ønskede endringene og lagre. 7.3 Alternativ adresse Dette lille gule ikonet (1) står for alternativ adresse. Trykker du på det kan du legge inn en ekstra adresse på barnet. Greit hvis det er for eksempel delt omsorg. Som i alle andre bilder i Oppad, er det mulig og søke opp personer ved hjelp av personnummer eller etternavn. Enten hele, eller deler av det etterfulgt av *. Side 27 av 59 Oppdatert

28 Folkeregisterfilen for kommunen fører med seg en god del av opplysninger som ligger lagret her. Eksempler på ting som ikke kommer med i fra folkeregisteret er tlf. nummer og e-postadresser. De kan legges inn manuelt her. ALTSÅ: Man søker opp den personen man vil, og endrer/legger til personopplysninger. Husk alltid og lagre etterpå. 7.4 Legge inn en person manuelt Personregisteret vil til vanlig bli lagt inn i basen gjennom en import fra Folkeregisteret. Dersom det er behov for å legge inn en person eller familie manuelt, gjøres dette slik: Gå til Person Person Klikk Ny-knappen eller Ctrl+N Skriv eller lim inn personens fødselsnummer i Personnummer-feltet. Fyll ut navn og øvrige tilgjengelige opplysninger. NB! Feltet for kommune og boområde må fylles i! Lagre I feltet Foresatte, knyttes foresatte til barnet, uavhengig om de bor med barnet eller ikke. I fra folkeregisteret vil foresatte komme med her, men for personer som legges inn manuelt må foresattes fødselsnummer legges inn her.. Foresatt 1 i det øverste feltet, og foresatt 2 i det andre. Ifra folkeregisteret vil foresatt 1 være mor hvis mor og far ikke er gift, og far hvis de er gift. Ønsker man å gjøre om på rekkefølgen, gjøres det her. VIKTIG at man knytter foresatte til barnet hvis det legges inn manuelt. Det er opplysninger om foresatte som hentes ut i rapporter osv. ET TIPS ER Å LEGGE INN FORESATTE SOM PERSONER FØRST, SLIK AT MAN KAN KNYTTE DE DIREKTE TIL BARNET DA DET LEGGES INN. Side 28 av 59 Oppdatert

29 7.5 Adressebeskyttelse og hemmelig telefonnummer. I visse tilfeller har barn hemmelig telefonnummer og/eller beskyttet adresse. Hvis du haker av for dette, vil opplysningen om adresse fjernes fra personbildet og rapporter, og opplysningen om telefon vil bare være synlig i personbildet. men aldri på rapporter. 7.6 Fastlege Det er om ønskelig mulig åregistrere barnas fastlege. Dette gjøres i personbildet. Du må først registrere fastlegene som perosner og siden haka av for at det faktisk er fastleger, for å kunne velge i nedtrekkslisten. Dette gjøres i Personbildet, ved å hake av i feltet for fastlege på de personene som skal være registrert som fastleger. 7.7 Person uten fødselsnummer Alle personer som lagres i Oppad må ha fødselsnummer. I enkelte situasjoner vil du ha behov for å registrere personer som ikke har, eller som du ikke kjenner det riktige fødselsnummeret til. Du kan da gå frem på følgende måte for å få registrert personen allikevel: Fødselsdato (ddmmåå) XYVTF X = 6, 7, 8 eller 9 for personer født på 2000-tallet, (for personer født på 1900-tallet velges tall mellom 1 og 5) NB! Viktig for fakturering at et barn ikke har voksent fødselsnummer. Y = tilfeldig tall V = partall = jente, oddetall = gutt TF = TF Eksempel på gutt: TF Eksempel på jente: TF Du lager et såkalt tilfeldig personnummer, og får registrert personen allikevel. Der som det er juridiske personer eller andre regningsmottakere som skal registreres med fiktive nummer, ta kontakt med Oppad kundestøtte for dette. For senere å legge inn riktig personnummer på personer med TF-nummer, må man hente opp riktig person i Personbildet. Deretter trykker du på ikonet for Personnummerbytte på verktøylinja. Fyll i rett personnummer i Dialogboksen som kommer frem, og trykk på Ok. 7.8 Fødselsnummerbytte For senere å legge inn riktig personnummer på personer med TFnummer, må man hente opp riktig person i Personbildet. Deretter trykker du på ikonet for Fødselsnummerbytte på verktøylinja. Fyll i rett personnummer i Dialogboksen som kommer frem, og trykk på Ok. Side 29 av 59 Oppdatert

30 8. Familiebildet 8.1 Selve Familiebildet Side 30 av 59 Oppdatert

31 8.2. Registrere ny familie Dersom familien ikke er registrert fra før, må vi opprette en helt ny familie. 1. I familiebildet søker du et av familiemedlemmene i den aktuelle familie. 2. Klikk på Ny-knappen eller Ctrl+N Side 31 av 59 Oppdatert

32 3. Klikker du på knappen Ny under vinduet, får du opp vinduet Legg til nye familiemedlemmer: Nytt familiemedlem Et nytt vindu åpnes for å legge opp nye familiemedlemmer. 4. Skriv hele eller deler av personnr eller etternavn i søkefeltet etterfulgt av stjerne. 5. Klikk på knappen ved siden av.. Den ser slik ut: Eventuelle nye personer kommer da opp i feltet: Personer i Folkeregisteret. I feltet Personer i familie ser du personer som er tilknyttet en familie, mens i feltet Personer i folkeregisteret ser du personer som ikke er tilknyttet noen familie. 6. Fosterbarn kommer stort sett alene som personer i folkeregisteret og må knyttes opp mot fosterforeldre Side 32 av 59 Oppdatert

33 6. Merk personen som skal bli en del av familien og merk deretter av for om det er et barn eller Ektefelle/Samboer. 7. Trykk OK. Gjenta punktene inntil alle familiemedlemmer er lagt inn i familien: 8. Når alle familiemedlemmene er lagt til, må man merke den personen man ønsker skal være regningsmottaker Regningsmottaker 9. Trykk deretter på Type, 10. og hak av for Regningsmottaker. Side 33 av 59 Oppdatert

34 NB!!! Den som blir merket som Regningsmottaker vil være den som mottar faktura for barnehage- og SFOplasser i familien. Mer om ulike Fakturamottakere og Avvikende regningsmottakere i eget Hefte BrukermanualRegistrering_fakturering. Den personen som står som regningsmottaker vil være styrende på familiens adresse. Dersom en f eks skal foreta adresseendringer på hele familien, søker man opp regningsmottakeren først, endrer adressen og lagrer. Da får man spørsmål om adresseendringen skal gjelde for alle i familien. Mer om dette i hefter Grunnopplæring, og Adresse, telefon mm. 11. Avslutt med å lagre. Side 34 av 59 Oppdatert

35 8.2.3 Endre regningsmottaker. Fra Folkeregisteret er det alltid far som står som regningsmottaker hvis begge foreldrene bor sammen. Han vil da være den som mottar regningen. Noen ganger kan det være aktuelt å skifte regningsmottaker, fordi foreldrene ønsker at den andre voksne i familien skal motta fakturaen. Skal du endre familiens regningsmottaker må du søke opp familien i Familiebildet. Den som er regningsmottaker, vil alltid være merket med blått personsymbol Du må først merke den som er regningsmottaker, klikke deg inn på type, og fjerne haken i feltet Regningsmottaker. Deretter merker du den i familiebildet som ønsker skal stå som regningsmottaker, og klikker deg igjen inn på Type, og haker av for Regningsmottaker. Lagre Endre regningsmottaker etter at faktura er kjørt: 1. Først trykker man på Endring under familien. 2. Et nytt familiebilde kommer opp på høyre side. 3. Merk familiemedlemmene og pil dem over til høyre en for en. 4. Merk den som heretter skal være regningsmottaker 5. Trykk på Type. 6. Velg Regningsmottaker og Ok. 7. Sett dato for når den nye familien skal gjelde. La denne datoen være den 1. i måneden for neste faktura. 8. Lagre. 9. Den som nå er Regningsmottaker, vil nå være markert med blått Personsymbol 10. Dersom du har satt den nye familien med en dato fram i tid, vil familiebildet ikke endre seg før dagens dato er lik dato for den nye familien. Du kan likevel se den fremtidige familien i Fliken Familiehistorikk. Side 35 av 59 Oppdatert

36 8.3 Familieendring, de voksne skiller lag Familie splittes og en voksen flytter ut. I Oppad oppretter vi den nye familien, det vil da som regel være de som ikke flyttet ut. Søk opp den aktuelle familien i Familiebildet. I dette tilfellet familien Collett. Den aktuelle familien vises nå i listen til venstre. Velg knappen, under familien.. Nå deles bildet for å du skal kunne oppgi hvordan den nye familien skal se ut. De som skal utgjøre den nye familien, dvs nåværende familie uten den samboende, flyttes til høyre. Merk en person ( her Camilla) som skal være i den nye familien og flytt personen til høyre ved hjelp av pilen til høyre mellom listene. Gjenta for hver person. Merk den person som skal være regningsmottaker i den nye familien. Velg deretter Type og hak av i ruten for regningsmottaker. Angi dato for når den nye familien skal begynne å gjelde. Legg merke til at avgiftsberegningen alltid utgår fra hvordan familien ser ut den siste dagen i respektive avgiftsmåned. Side 36 av 59 Oppdatert

37 Lagre når du er ferdig,. Når familiebildet lukkes vises denne beskjeden I dette tilfellet velger du Ja. Kontrollere i fliken familiehistorie at din endring ser rett ut. Denne fliken finner du igjen nederst i Familiebildet Familieendring, ny samboer Åpne familiebildet. Den aktuelle familien vises nå i listen til venstre. Om du har startet familiebildet fra Navigatoren må du selv angi personnummer på noen i familien. Velg ny under aktuell familie. Og få opp følgende bilde: Side 37 av 59 Oppdatert

38 Skriv personnummer på den person som skal legges til i personfeltet og trykk OK. Finnes ikke personen i persondatabasen, må personen legges inn manuelt i Personbildet, se hefte Grunnopplæring. Når personen vises, merker du denne, haker av for voksen eller barn og fyller inn dato. Trykk deretter Ok. Lagre familieopplysningene når du er klar,. Legg merke til at avgiftsberegningen utgår fra hvordan familien ser ut den siste dagen i respektive avgiftsmåned. Ved nyplassering skal denne dato derfor være seneste den siste i barnets første plasseringsmåned Familieendring, ny samboer med familie (to familier blir en familie) Gå til familiebildet. Ta utgangspunkt i en av familiene, og søk denne opp. Den aktuelle familien vises nå i listen til venstre. Om du har startet familiebildet fra Navigatoren må du selv skrive personnummer på noen i familien. Velg ny under aktuell familie. Skriv personnummer på den som blir ny samboer og trykk OK. Når personen vises til venstre merker du denne. Trykk deretter Ok. Side 38 av 59 Oppdatert

39 Den nye personen og dennes familie vises nå i ruten med aktuell familie. De nye personene er merket med røde ikoner. Velg knappen forandring, hvordan den nye familien skal se ut.. Nå deles bildet for at du skal kunne oppgi Merk en person som skal finnes i den nye familien og flytt til høyre ved hjelp av pilen til høyre mellom listene. Gjenta for neste person, og neste der igjen til alle er flyttet over. Merk den person som skal være regningsmottaker. Velg deretter Type og hak av i ruten for regningsmottaker. Oppgi dato for når den nye familien skal gjelde Merk personen som skal bli en del av familien og merk deretter av om det er et barn eller Ektefelle/Samboer Side 39 av 59 Oppdatert

40 9. Objektnavigatoren Objektnavigatoren kan benyttes for å få en god oversikt over barn i kommune, enhet eller avdeling. Du finner Objektnavigatoren som en egen oppføring i Navigatoren. Objektnavigatoren har en kalender som er innstilt på dagens dato eller egentlig PC ens dato når man åpner objektnavigatoren. Endrer man dato vises den informasjon som hører til valgt dato ligger innenfor. Gjennom å dobbeltklikke på en overskrift (mappe) utvider man til neste underliggende nivå, eller så kan man enkeltklikke på +tegnet. Et utvidet nivå lukkes igjen om man dobbelklikker på nivået ovenfor eller et enkelt klikk på tegnet til venstre for objektet. Ved å høyreklikke på et barn åpnes muligheter for å gå direkte til andre bilder, Vise oversikt over barn, tar deg direkte til Barnebildet på det valgte barn. Vise plassering tar deg direkte til Plasseringsbildet for det valgte barn Side 40 av 59 Oppdatert

41 I Objektnavigatoren finnes det egne innstillinger det er viktig å kjenne til. Innstillingene får du opp ved å klikke på ikonet til høyre for kalenderen:. Denne dialogboksen kommer opp: Den 4. linjen i avsnittet Annet, sier: Vis kun gjeldende opplysninger, ikke framover i tid. Dersom denne linjen er haket av, får du kun tilgang til opplysninger for frem til dagens dato. Fjerner du denne haken vil du få tilgang til alle plasseringer frem i tid. Side 41 av 59 Oppdatert

42 10. Barnebildet Søkefelt : For å finne fremtil riktig person her, så må du søke det opp enten ved hjelp av deler av etternavn eller personnummer(etterfulgt av stjerne), eller ved hjelp av hele etternavn eller personnummer. Dette gjøres øverst i bildet på person(1). 2. Familie:I dette bildet ser man barnets familie (2), 3. Ventelisteopplysninger, 4. Plasseringsopplysninger historisk i Oppad 5. Egne opplysninger om barnet 6. Den siste månedens faktura. Ikonknappene på venstre side av hvert informasjonsvindu, tar deg videre til de ulike registreringsbildene Slik benyttes barnebildet For å gjøre registreringer på enkeltbarn eller endringer i enkeltbarns tidligere registrerte opplysninger, er det hensiktsmessig å bruke Barnebildet som utgangspunkt. Endringer gjør du gjennom å Side 42 av 59 Oppdatert

43 dobbeltklikke på den aktuelle opplysning eller gjennom å markere det store ikonet (knappen) til venstre for de viste opplysningene. Med knappen "Familieliste" til høyre i bildet kan du skifte til et annet barn i familien uten å behøve å søke på nytt. Merk (dobbeltklikk) ønsket person i familielisten. Under "Familie" finnes to mindre ikoner: Det venstre (ikonet person) gir overgang til personbildet forutsatt at ønsket person finnes markert i familielisten. Den høyre knappen gir direkte tilgang til bildet Inntektsopplysninger. Hovedforesattes adresse, som vises direkte til høyre for familieoversikten, kan kompletteres med Alternativ adresse. Bruk knappen rett under hovedforesattes adresse. I dialogruten registrerer Du den alternative adressen. Forekomst av alternativ adresse signaleres ved siden av knappen. Dersom hovedforesatt har en markering om at telefonopplysninger er hemmelige, vises dette med teksten "Hemmelige telefonopplysninger" i oversiktsbildet Barn. For å få fram aktuelle opplysninger skrives barnets personnummer, navn eller deler av det i personfeltet. Bruker du del av personnummeret skal du sette * direkte etter det siste tegnet. Velg deretter "søk" Registreringer via barnebildet Fra barnebildet kan du gå videre for å registrere opplysninger om barnet. Søk fram aktuell person fra personregisteret. Vil du gjøre endringer av barnets familie, venteliste, plassering, tidsskjema, faktura eller egne opplysninger klikker du på det store ikonet ved siden av respektive opplysningsfelt. Når du er ferdig med respektive endringer og stenger registreringsbildet kommer du automatisk tilbake til Barnebildet igjen Symboler Notatblokken Dette symbolet betyr notatblokk. Det befinner seg enten på verktøylinjen, eller hvis det er skrevet noe i det, nede i bildet(se pil). Det er her viktig å merke seg at det finnes to ulike notatblokker. Den ene er for registreringer som skal følge med i alle bildene i programmet, mens Notatblokk Barneoversikt kun vises i Barnebildet. Side 43 av 59 Oppdatert

44 Egne opplysninger Trykker du på dette ikonet kommer det opp et nytt bilde hvor man kan registrere blant annet egne opplysninger, morsmål med mer. 11. Søkeverktøyet Søkerverktøyet kan brukes til og søke frem opplysninger som ligger lagret i Oppad. For eksempel til å få frem ventelister, plasseringslister og lignende. Søkerverktøyet er også utgagnspunktet for å lage rapporter. Gå til Søk & Utvalg og videre til Søkeverktøy i Navigatoren PlasseringSøk Slik vil det fremkomme hvis man søker i modulen Plassering: Side 44 av 59 Oppdatert

45 I Søk & Utvalg kan man søke på flere moduler. Her modul Plassering: Du kan for eksempel søke på område (1), enhet (2), avdeling (3), fødselsdato (4) eller omfang (5).Du kan også søke på for eksempel avsluttede (6). Vil man bare gjøre et plasseringssøk på enhet, legger man bare inn ønsket enhet(2). Når du har definert ditt Søkeutvalg trykker du på kikkert kommer da frem: for å starte søket. Et slikt Resultat 11.2 Endre felter i resultatet For å endre hvilke felter som skal synes i ditt resultat, velger du fliken som heter feltvalg, nederst i venstre hjørne: Da kommer du til dette bildet: 1 I venstre kolonne står Felt i databasen som man kan ta med inn i resultatet. Ønskede felt merkes og piles over(1) i kolonnen Valgte felt. På samme måte kan du pile over felt fra høyre side tilbake til venstre felt hvis du ikke ønsker å ha dem med. Side 45 av 59 Oppdatert

46 11.3 Sortering av søkeresultat Det er mulig å sortere resultatet på valgfri kolonne. Om du trykker på en kolonneroverskrift sorteres kolonnene stigende. Trykker du en gang til på samme kolonne så sorteres den fallende. Valg av sortering kan også påvirke utskriftene Direkte utskrift av søkeresultatet. ikonet på menyraden. Når du klikker på dette ikonet får du spørsmål om å skrive inn en overskrift på utskriften. Du kan velge å la feltet forbli tomt, dvs ikke lage noen overskrift. Klikk OK og utskriften sendes til skriveren Ta med søkeresultat til andre "vinduer", blafunksjon Det resultat som vises i "resultatvinduet" kan tas med til f eks Plassetringsbildet og der kan man "bla" fram en person om gangen med hjelp av "avspillingsknappene". Søkeresultatet finnes til nytt søk gjøres eller til søk/utvalg eller Oppad lukkes. Når du har åpnet en liste i bakgrunnen, vil det inne i de fleste vinduer aktiveres noen avspillknapper: Knappene betyr første rad, forrige rad, merket rad, neste rad, siste rad i listen du har søkt opp. En rad fremover i aktuelt søkeresultat En rad bakover i aktuelt søkeresultat. Ctrl + Høyrepil Ctrl + Venstrepil NB! Husk å ha bare en liste oppe av gangen. Side 46 av 59 Oppdatert

47 11.6 Ta med resultatet for editering i Excel Start med å søke frem ønsket resultat. Hent frem feltene du ønsker å ha med, og sorter disse i ønsket rekkefølge Deretter kopierer du de radene du ønsker å ta med. Hold inne Ctrl-knappen inne, for å markere flere eller alle rader (alle rader = Shift-knapp). De radene du ønsker å ta med skal nå være markert med blått(se bildet under) Nå går du til valget Redigere i Menylinjen, og velger der Kopiere: Når du har kopiert, åpner du Excel med et nytt ark. Her trykker du i cellen øverst til venstre, slik at alle celler blir markert: Trykk her Deretter høyreklikker du i en vilkårlig celle, og velger Formater celler, og markerer for Tekst i boksen som kommer opp Side 47 av 59 Oppdatert

48 Tilslutt høyreklikker du i en vilkårlig celle igjen, og velger Lim inn. Trykk OK på meldingen som kommer opp. Nå er det klart for å bearbeide teksten som du ønsker Rapporter Ønsker du å gå videre med resultatet fra søket og lage rapporter, trykker du på Rapportikonet øverst på siden i resultatet. Det ser slik ut: (1) Du får da opp Utskriftsverktøyet Side 48 av 59 Oppdatert

49 Her merker du en rapport. Før rapporten skrives ut kan du velge å se den på skjermen ved å velge en av de tre knappene: Forhåndsvisning. Merk ønsket rapport og velg skrive ut. Denne knappen gir mulighet for å velge skriver før utskrift. Side 49 av 59 Oppdatert

50 Rapporten tar utgangspunkt i materialet fra resultatet på søket. Går rapporten over flere sider, kan du bla deg frem og tilbake ved hjelp av pilene oppe på menylinja. Ønsker du å legge ved en rapport som vedlegg til en e-post eller og åpne den i Word eller Excel, velger du iko net Export Report eksport av rapporten, f.eks disse: på menyraden i forhåndsvisningen. Her får du flere valg for Du velger selv hvor du vil lagre filen, på harddisken din eller ditt område. Velg et område som er kjent for deg. NB: Viktig å tenke på hvis man jobber på en Citrix-server: Da må man velge å lagre i C$ on `client ` (..). Dette for og lagre det på Din maskin og ikke på Citrix-serveren. Du må også velge på hvilket format du ønsker å lagre dokumentet. Dette gjør du i følgende nedtrekksliste(save as type) i dialogboksen: Velg det formatet som du ønsker å redigere rapporten i. For eksempel. Word eller Excel. Side 50 av 59 Oppdatert

51 11.8 Kontantstøtterapporter. Kontantstøtterapporter hentes ut i Søkeverktøyet Totalrapport: Gå til Navigator, trykk på mappen Søk&Utvalg og deretter Søkeverktøy. 1. I nedtrekkslisten Søk i modul, velger du Kontantstøtte. 2. I gjelder f.o.m. t.o.m., setter du inn start- og sluttdato for perioden det skal søkes på. Her er det februar 2010, f.o.m. 1. til 28. er fylt i. Når du kommer inn i bildet er det dagens dato som står. 3. I feltet for Område velger du kommunens navn, hvis du skal rapportere for hele kommunen 4. Du kan ta ut rapporten for en enhet, ved å velge denne i dette feltet 5. I feltet Fødselsnr kan du søke opp et barn, hvis du ønsker å ta ut rapport på en person 6. Feltet kommune lar du stå blankt. Denne kan brukes hvis du ønsker å få ut en rapport over kontantstøttebarn som er plassert i din kommune, men er bosatt i andre kommuner. 7. Type rapport, her velger du Totalrapport. Start søket ved å trykke på kikkert. Side 51 av 59 Oppdatert

52 Resultatet kommer frem slik: 1. I det øvre vinduet ser du en liste over alle barna som svarer til søket ditt. 2. I det nedre vinduet ser du mer informasjon om det enkeltbarnet som er markert i det øvre vinduet. 3. For å komme til kontantstøtterapportene, trykker du på ikonet for rapporter. Her velger du hvilken Totalrapport du vil ha ut: Kontantstøtte Totalrapport er den ordinære rapporten Kontantstøtte Totalrapport med gruppering på enhet, er den ordinære totalrapporten, hvor alle barn på samme enhet kommer etter hverandre Kontantstøtte Totalrapport med gruppering på enhet minimert. Som rapporten over, men med mindre skrift slik at det kommer flere barn per side. Velg forhåndsvisning for å se rapporten først, og skriv deretter ut For å hente ut endringsrapport, må du gjøre søket på nytt. Bruk flikene nederst i venstre hjørnet, for å komme tilbake til søkeutvalg for å definere et Endringssøk. Side 52 av 59 Oppdatert

53 Endringsrapport Søkeutvalget bruker du på samme måte som når du skal ta ut totalrapport, dette er beskrevet tidligere i manualen. Eneste forskjellen er at du nå markerer for at du skal ha ut en Endringsrapport: Trykk deretter på kikkert for å starte søket. Gå til rapporter, da du har fått opp resultatet. Velg Endringsrapport. Når du ber om forhåndsvisning, eller utskrift, er det viktig at alle parameterverdier som kommer opp fylles ut. Side 53 av 59 Oppdatert

54 Spesielt viktig er det å fylle ut datofeltene, det vil si fra hvilken dato til hvilken dato. Dette må gjøres fordi det er en periode som må defineres i selve rapporten for å få ut hva slags type endring det er snakk om for hver t enkelt barn. 1. Perioden f.o.m. må være den samme som du valgte da du startet søket(første dagen i måneden). Datofeltene må fylles ut på følgende måte: År-år-år-år-måned-måned-dag-dag, det vil si (1. Mars 2010). 2. Perioden t.o.m. fylles i på samme måte som f.o.m. dato. 3. Sorteres på barnets hjemkommune, her velger du ja hvis du vil at alle barn fra samme kommune skal komme etter hverandre. Mest aktuelt der hvor det er mange barn som ikke bor i kommunen 4. Skriv inn kommunenavnet hvis du har valgt nei på forrige punkt. En forhåndsvisning av rapporten ser slik ut: Side 54 av 59 Oppdatert

55 De ulike endringstypene som utløses i tekstfeltet er; Ny Sluttet Avsluttet omfang i perioden Nytt omfang i perioden Plass startet og avsluttet Hvis et barn avslutter og begynner et nytt omfang i definert periode, vil barnet oppføres to ganger på lista, hvor den ene linja vil være rød, og den andre vil være blå. Avsluttet omfang markeres med blått, nytt omfang markeres med rødt. Skriv ut Side 55 av 59 Oppdatert

56 12. Hendelseslogg Registreringer om barns plasseringer, venteliste og endrede avgifter logges av systemet. Opplysningene tas fram ved å søke aktuelt barn i Hendelseslogg. Starte Hendelseslogg fra Navigatoren. Sist søkte barn vises med automatisk men du kan også skrive personnummer og søke,. Om det finnes mange hendelser kan du gjøre utvalg blant disse ved å angi at du bare vil se hendelser mellom visse dato, spesifikke hendelser som venteliste eller plassering eller velg og bare se en spesifikk hendelse. Dobbeltklikk på respektive hendelse for å se detaljer per hendelse. Notater kan gjøres til hver hendelse. Merk hendelsen og velg notat, rad som notatet viser til.. Når notatet er skrevet og lagret vises notatssymbolet foran den Side 56 av 59 Oppdatert

57 13. Ventelisten Personer kan registreres på venteliste på flere måter, f.eks. på web. Her vises en manuell registrering i Ventelistebildet Søk fram barnet som skal plasseres på venteliste. Dette kan gjøres direkte på søkefunksjonen i Ventelistebildet eller barnet kan hentes fram gjennom bruk av Søkeverktøyet. Felter som må fylles ut: 1. Søknadsdato fylles ut på formen DDMMÅÅ. Benyttes ved tildeling av plasser. 2. Plass ønskes fra må fylles ut. 3. Timer er valgfritt, men angir hvor stor plass man ønsker og bør fylles ut. 4. Fortrinn er valgfritt. Fylles ut dersom det er spesielle forhold som tilsier at barnet skal ha plass. Kommunen legger selv opp hvilke valgmuligheter som kan velges her i Koderegisteret.. 5. Ventlelistedato er valgfri og er ofte det samme som søknadsdato. Mest aktuelt i de kommuner som bygger opp Ventelisten sin på bakgrunn av Søknadsdato, slik at man kanskje søker før man egentlig ønsker å stå på Venteliste. 6. Det velges enten Område(6) Side 57 av 59 Oppdatert

58 7. eller Enhet. Ved valg av Område velger man alle barnehager innenfor ønsket område. Velger man Enhet så plukker man ut en bestemt barnehage. Man kan legge inn mange søknader og de legges i prioritert rekkefølge. Denne rekkefølgen kan endres underveis. For hvert søknadsalternativ som fylles ut klikker man Pil Ned (8)for å aktivere alternativet. TIPS: For å finne flere personer i familien, trykk på denne knappen og viser hele familien, både i ventelisten og andre steder. Dette er familieknappen 14. Statistikkverktøy 14.1 Statistikk Venteliste For å jobbe med statistikkverktøyet, går du til Mappen Statistikk i Navigatoren, og videre inn i Statistikkverktøy. Du kan her velge om du vil søke på enheter eller områder, og ulike aldersgrupper. Fyll i ønskede kriterier og søk ved hjelp av Kikkert Statistikk fra venteliste kan presenteres på to ulike måter: 1. Venteliste brutto/netto/omplass Tre kolonner presenteres: Brutto = Samtlige barn i ventelisten uansett om de er plassert eller ei. Netto = De barn på ventelisten som mangler plass. Omplass = De barn på ventelisten som har plass fra før.. 2. Venteliste aldersinndelt netto. Her vises nettoventeliste, d.v.s de barn som mangler plass, med en kolonne for hver aldersgruppe. Utvalgsmuligheter. I begge tilfeller kan du gjøre utvalg på alder, område og om barnet står på venteliste til vanlig barnehage eller familiebarnehage. Du kan få resultatet fremstilt både ved kolonner og diagram Statistikk Plassering Du kan i Oppad også ta ut statistikk på Plasseringer. Du følger samme fremgangsmåte som ved Statistikk Venteliste. Utvalgsmuligheter. I begge tilfeller kan man gjøre utvalg på alder, område og om barnet står på venteliste til vanlig barnehage eller familiebarnehage Side 58 av 59 Oppdatert