Innholdsfortegnelse. Dette dokumentet vil hjelpe deg å komme i gang med bruk av Tindra.

Transkript

1 Tindra er vår nettbaserte fagapplikasjon for frivillige organisasjoner, for deres ansatte og tillitsvalgte. Tindra gir sikker tilgang til organisasjonens egne data gjennom kryptert forbindelse, med full sporbarhet på endringer. Det er også et system som gir dere muligheten til å ha brukere med ulik tilgang i systemet, slik at oppgaver kan fordeles ut på medarbeidere med ulike roller. Dette dokumentet vil hjelpe deg å komme i gang med bruk av Tindra. Innholdsfortegnelse 1. Innlogging Preferanser/ innstillinger til din bruker Velge Rettighetssett Tooltip Endre passord Autolagring Tindraskjermbildet Fane Navn Standard søk - navnesøk Søk på navnenummer Tre kolonner med informasjon Søkeresultat Liste (kolonne 1) Nytt navn Grunndata (kolonne 2) adresse/kontaktinformasjon Andre søkemetoder Fane Rapportering og massebehandling Feltforklaringer og tips

2 1. Innlogging Du logger deg på enten via eller laste ned Tindra som selvstendig applikasjon via og Applikasjoner. (Applikasjonen er avhengig av Adobe AIR.) Applikasjonen anbefales hvis du ofte jobber på samme maskin. Brukernavn: Nye brukere må bestilles hos ProFundo. Passord: Minst 8 tegn langt, minst ett tall (0-9), minst en stor bokstav (A-Z) og minst en liten bokstav (a-z). Første gang du logger inn får du passord tildelt av ProFundo. Dette skal endres etter innlogging (Se under punkt 2 «preferanser/innstillinger til din bruker») Hvis ledeteksten til feltene ikke kommer på norsk, kan du bytte til norsk meny-språk hvis du ønsker det her. (Dette kan også endres innlogget i Tindra ved en senere anledning.) Merk: Første gang du logger på Tindra på en ny maskin, vil du også bli bedt om "Passord 2". Dette passordet får du av ProFundo på forespørsel. Det vil byttes med jevne mellomrom. Neste gang du logger på samme maskinen blir du kun bedt om det første passordet. 2

3 2. Preferanser/ innstillinger til din bruker Den øverste raden i Tindravinduet inneholder navnet på organisasjonen din og eventuelt hvilket underregister du står i. (Ikke alle har flere underregister.) Når du klikker på navnet ditt får du frem en meny (se bildet). 2.1 Velge Rettighetssett. Hver organisasjon kan ha brukere med ulik tilgang i systemet. Et rettighetssett er et oppsett i Tindra som gir deg tilgang til ulike moduler/plugins. Rettighetssettet kan utvides med flere moduler/plugins ved behov. Dette defineres i samarbeid med rådgiver hos ProFundo basert på hva de ulike brukerne i organisasjonen har behov for å se, registrere og kunne slette/endre i databasen. (Valgt rettighetssett vises i parentesen til høyre for navnet ditt.) 2.2 Tooltip. Hjelpetekster som «popper opp» der musepeker står. Hvis du ønsker at hjelpetekstene skal dukke opp senere/aldri, endrer du det ved å velge hvor mange sekunders forsinkelse du ønsker på tooltiptekstene. 2.3 Endre passord. Finner du under «Annet». Krav til passord: 8 til 20 tegn langt, minst ett tall (0-9), minst en stor bokstav (A-Z) og minst en liten bokstav (a-z). 2.4 Autolagring. Slå på autolagring hvis du ønsker Tindra skal lagre på strategiske tidspunkt uten at du behøver gjøre noe. Hvis du går over til en annen fane enn Navnefanen blir alle endringer automatisk lagret. Også hvis du skifter til et annet program enn Tindra blir endringene lagret. 3. Tindraskjermbildet Tre hovedfaner: «Navn», «Rapportering og massebehandling» og «Admin» som kan velges ved å klikke på de respektive fanene. 3

4 1. Navn Oversikt og registrering/behandling av givere/interessenter, medlemmer, firma/organisasjoner. 2. Rapportering og massebehandling Rapporter, masseregistreringer og massebehandlinger. 3. Admin Oversikt og registrering/behandling av prosjekter, aksjoner, produkter og maler. (Merk: Ikke alle har rettigheter/tilgang til denne fanen. Og fanen vil da ikke vises.) 4. Fane Navn For å kunne hente frem personer og firmaer/organisasjoner som er registrert i Tindra, må du velge fanen «Navn». Panelet som da dukker opp første gang vil være tomt (se bilde over: «ingen funnet»). Du må altså gjøre et søk for å hente opp ett eller flere navn. 4.1 Standard søk - navnesøk Med «søk» finner du alle giverne/interessentene, medlemmer, firma/organisasjoner osv. som allerede ligger registrert i databasen. 4

5 Skriv inn én bokstav, deler av det du vil søke på eller hele navn, og trykk «gjør søk» (eller trykk «Enter» på tastaturet). På bildet er det merket av for «navn» og da søker du kun i navnefeltene til alle navn/foreninger/bedrifter. Eksempel: Du skal finne Lars Ola Nordmann. Skriv inn deler av navnet «nord», da vil alle som har «nord» i fornavn eller etternavn dukke opp. Ønsker du å søke i flere felt enn kun navn merker du av «navn + adresse ++» og du søker i flere ulike felt på Grunndata. Eksempel: Du skal finne Lars Ola Nordmann. Skriv inn deler av navnet «nord», da vil alle som har «nord» i enten navn, poststed, adresse osv. dukke opp. Ønsker du å søke eksakt tekst F.eks akkurat Lars Ola og vil ikke ha opp forslag som «Olav» og «Olaug» i søkeresultatet, kan fnutter(" ") brukes slik: "Lars Ola" og kun de med denne kombinasjonen dukker opp. Du kan søke etter eksakt tekst i navn, poststed, adresse osv. Ved søk på et konkret mobilnummer bør alle 8 sifrene skrives i ett, uten mellomrom. Brukes mellomrom, eksempelvis slik: vil man risikere å få fram husnummer, postnummer osv. som inneholder 55, 33 osv Husk å merke/avmerke om du vil ha avsluttede navn med i søkeresultatet! 4.2 Søk på navnenummer Alle personer og organisasjoner som er registrert i Tindra har et unikt identitetsnummer som kalles navnenummer. (Dette blir satt automatisk av systemet ved registrering av nye navn.) Dersom du har navnenummeret, velg «søk på navnenummer», skriv inn nummeret og klikk «gjør søk» eller trykk «Enter» på tastaturet. (Husk å merke/avmerke for om du vil ha med avsluttede navn i søkeresultatet.) Tips: Hvis du vil søke på flere navnenummer, skiller du numrene ved komma. Du kan også søke fra i kombinasjon med enkeltnummer separert med komma. Eks: 98471,564,

6 4.3 Tre kolonner med informasjon Under fanen Navn er informasjonen delt inn i tre kolonner: Liste søkeresultatet av det du har søkt etter. Velg hvilke navn du vil se/registrere på ved å klikke på navnet slik at det er merket blått. 2. Moduler/plugins en oversikt med oppsummert informasjon om navnet du har merket. Velg hva du vil gjøre/registrere eller se på det navnet du har valgt i første kolonne. (Merket modul er blå) 3. Detaljert informasjon av modulen/plugin du har valgt - Det er her man gjør endringer og registreringer på navnene. 4.4 Søkeresultat Liste (kolonne 1) Bruk sortering og filter for å få ønsket søkeresultat-liste. Total antall treff og evt. antall med filter, vises i det lille tallet (over og under strek). 6

7 Gul prikk ved navnet = Pauset navn (midlertidige årsaker som f. eks. adresse ukjent). Rød prikk ved navnet = Avsluttet navn (permanente årsaker som f. eks. død eller feilpunch). Merket navn er blått og du ser detaljer i 3.kolonne om dette navnet og kan gjøre registreringer der. Navnet er flagget (flagget er rødt.) Man flagger navn for enkelte oppgaver som skal behandle mange/flere navn samtidig. Man kan klikke på flagget for å «flagge» navn. Eller bruke menylinje nederst i skjermbildet: Når navnet er flagget kan du gjøre ulike oppgaver med dem/det navnet som er flagget. Se menylinje oppe i Tindra: Oppgaver du kan gjøre listes opp i kolonne 2 (Hvilke oppgaver du har rettigheter til defineres i samarbeid med rådgiver hos ProFundo.) 4.5 Nytt navn Med + Nytt navn legger du inn nye givere/interessenter, medlemmer, firma/organisasjoner osv. Navnetypen angir om et gitt navn representerer en mann, kvinne, ektepar, en organisasjon, menighet, skole, osv. Opprettet pga aksjon: her vil det finnes flere alternativer etter hvert som deres organisasjon oppretter aksjoner eller gjør noe ut i markedet som dere ønsker å spore/måle responsen av nye navn på. (Dette kan også registreres senere på navnets «grunndata») 7

8 Det er alltid viktig å søke etter dubletter ved registrering av nye navn. Dette gjør du ved å skrive inn enten deler av navnet du skal registrere, evt. hele, og trykk «søk etter dubletter»: Får du svar om at det ikke finnes dubletter, eller ingen av de som dukker opp er reelle dubletter - trykk på Nytt Navn igjen, og velg «lag nytt navn» nederst til høyre i vinduet. (Opplysningene du registrerte før dublettsøket er der ennå.) Får du opp én eller flere dublettforslag, hvorav ett faktisk er personen du skulle til å registrere, velg denne og evt. legg inn nye opplysninger/oppdateringer på denne. 4.6 Grunndata (kolonne 2) adresse/kontaktinformasjon. Når nytt navn er opprettet må adresse og kontaktinformasjon registreres/fylles ut på Grunndata. Feltene vil variere etter hvilken navnetype som er valgt. Eks: Kvinne/mann har felt for fødselsnummer, men bedrift/organisasjon har felt for organisasjonsnummer/foretaksnummer. Nytt postnummer som ikke er registrert i deres base legger du inn slik: Velg først hvilket land poststedet tilhører, deretter skriv inn postnummer som skal opprettes i postnummerfeltet. Bruk Tab-tasten og et vindu for opprettelse av nytt poststed vil dukke opp hvis dette poststedet ikke finnes i deres database fra før. Skriv inn navn på poststedet, og lagre. Du kan avslutte eller pause navnet på grunndata. Navnet kan pauses midlertidig med valg av «til og fra- dato» og med årsaker som f. eks. adresse ukjent. Avslutter du navnet kan du velge «fra-dato» og ulike permanente årsaker som f. eks. død eller feilpunch. OBS: Avslutt på Grunndata vil smitte videre til avtaler og liknende. (Ønsker du kun å avslutte en avtale registrerer du avslutt på den aktuelle avtalen og ikke her på Grunndata.) 8

9 4.7 Lagring Gule firkanter viser hvor du har noe ulagret. (Se bildet: Navnefanen og to stk. moduler i kolonne 2) Og «lagre» knappen er grønn Slik ser det ut når du har noe ulagret: Hvis du har endringer som ikke oppfyller kriterier for feltet, eller du ikke har fylt ut noe i et obligatorisk felt, kan det ikke lagres. Dette vises med et rødt merke i hjørnet av feltet. 4.8 Andre søkemetoder Det finnes flere ulike søk i tillegg til «standardsøk» og «søk på navnenummer». Noen eksempler på dette er: kombinert søk: gir deg muligheten til og definere selv ulike kriterier du vil søke etter som f.eks. innbetalinger, navn, adresse, gyldige avtaler osv. fakturakriterier nylig viste navn: lister opp de navnene du nylig har sett på. fritekstsøk med navnetypevalg Hvilke søkemetoder dere har tilgjengelig defineres i samarbeid med rådgiver hos ProFundo. 9

10 5. Fane Rapportering og massebehandling Under fanen «Rapportering og massebehandling» finner du moduler for masseregistreringer (eks: massepunch - registrere flere innbetalinger fra bankbilag) og moduler for massebehandlinger (eks: dublettvask) og ulike rapporter. Hvilke rapporter din organisasjon har tilgang til bestemmes i samarbeid med rådgiver. Noen rapporter trenger ingen input/kriterier og man kan klikke på «kjør rapport» (se bildet) hvis ikke rapporten vises automatisk. Noen rapporter krever input/kriterier før man kan kjøre dem. Klikk på «velg kriterier» og sett inn de kriterier du vil rapporten skal hente frem. Klikk deretter på «hent data». I noen rapporter kan du kan velge hvor detaljert informasjon du vil se ved å velge «nivå»: Mange rapporter kan skrives ut eller eksporteres. Se menylinje nede i Tindra: Rapporter med grafer Hold musepeker over grafene og Tooltip-teksten (hjelpetekst) vil gi informasjon om hva grafen viser. 10

11 6. Feltforklaringer og tips Rødt hjørne i feltet = når det mangler input i et obligatorisk felt eller registreringer ikke oppfyller kriterier for feltet. Pil utenfor et felt = søkefelt. Skriv tall eller tekst direkte i feltet og det listes opp ulike alternativer. Pil inne i et felt = nedtrekksmeny med faste valgmuligheter. Trykk i feltet for å velge ulike alternativer. Lagre-knappen er grønn: Du har registreringer som ikke er lagret ennå. Klikk på «lagre» for å lagre registreringene. Bruk «Tab» tasten Beveg deg fra felt til felt. Eller bare ut av feltet markøren står i. Shift+Tab - beveg deg bakover fra felt til felt. Bruk «Esc»-tasten Det du nylig skrev i et felt fjernes, og beholder den opprinnelige teksten før du begynte å skrive i dette feltet. For å lukke en meny/valgpanel, uten å velge noe. Klikk utenfor panelet. Du har noe ulagret som kan angres. (Hold musepeker over angreknappen og Tooltipteksten sier hva som kan angres.) Du kan gjøre om det du har angret. Slette fra databasen låst Hengelås låst ingenting kan slettes. 11

12 Slette fra databasen Trykk på hengelåsen og linjer kan slettes. Dette kan ikke angres! (Ikke alle brukere har rettigheter til å slette.) Få frem igjen nylig skrevet tekst. (eks: registrering av flere nye navn (familie) med samme etternavn.) Få frem tidligere utførte søk i det aktuelle feltet. «Page up» og «page down» i tekstfeltet/søkefeltet det blir foreslått tekst/navnenummer du har skrevet tidligere. Refresh hent ny info. (Se de nyeste endringer du nettopp har registrert.) Avmerk og merk navnet i første kolonne (når det er blått er det merket.) Stoppe et søk du har satt i gang. Når opplistningen begynner, kan man klikke på tallet som teller (se rød pil i bildet) for å stoppe videre opplistning. Angi dato i datofelt uten å bruke kalenderen. Neste/forrige dag i datofelt uten å bruke kalenderen Du kan skrive en dato direkte med åtte siffer (format: ddmmåååå) + et «slutttegn»: punktum/komma/enter Høyrepil = neste dag Venstrepil = forrige dag 12

13 «blanke ut» dato. Datoer kan «blankes» ved å stå i datofeltet (med eller uten vist kalender) og trykke «Space» (Mellomromstasten) Se hva som er nytt i Tindra. Endringsmeldinger. 13