Brukerveiledning Vigilo barnehageopptak Bergen kommune Sist oppdatert:

Transkript

1 Brukerveiledning Vigilo barnehageopptak Bergen kommune Sist oppdatert: Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

2 Innholdsfortegnelse 1. Pålogging 2. Hjelpesenter 3. Viktige innstillinger 4. Søkerliste 5. Gi innstilling 6. Gi tilbud om plass 7. Finne personlige opplysninger o.l 8. Svare for foresatte og Avslutte tilbud 9. Plasserte barn/framtidige plasseringer 10. Plassere barn på avdeling 11. Endre oppstartsdato 12. Endre sluttdato 13. Endre avdeling på barn der du vil beholde historikk 14. Oppsigelse mottatt elektronisk 15. Oppsigelse mottatt skriftlig 16. Sier opp før oppstart- elektronisk 17. Sier opp før oppstart - skriftlig 18. Permisjon fra barnehageplass 19. Utsatt oppstart 20. Rapporter 21. Kopi av tilbudsbrev og oppsigelsesbrev 2 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

3 1. Logg på Vigilo. Bruk nettleser Chrome og logg inn via denne lenken Velg I Velg din tilhørighet må du velge Bergen Kommune. Kommer du inn her Klikk på lenken og velg Bergen kommune i listen. Da skal innloggingsbildet se slik ut: Du må velge å logge på via IdPorten. Når du er kommet inn velger du barnehagen din. 3 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

4 2. Hjelpesenter Klikk på oppe til høyre i bildet eller velg nede på siden Du kommer da inn i hjelpesenteret til Vigilo Skriv ditt spørsmål i Viktige innstillinger i søkefeltet: Klikk på søk. 3. Viktige innstillinger De feltene du må registrere inn opplysninger eller sjekke at det som evt er registrert er korrekt er: Barnehagen: Her må du sjekke at opplysningene som er registrert er korrekt. Er de ikke det må du logge inn i UBAS/NBR og korrigere opplysningene. Ved endring av e-post, telefon og navn på styrer må dette gjøres i UBAS/NBR for at det skal bli oppdatert i barnehageopplysningene i Vigilo. Lenke til UBAS/NBR: Legge inn lenke til barnehagens vedtekter: Finn lenken på barnehagens hjemmeside og kopier den. Klikk på endre blyanten og lim den inn Sjekk at lenken er riktig ved å klikke på den. Du bør også sjekke i søknadsportalen om barnehagen sin hjemmeside er registrert i UBAS/NBR. Gå inn på følgende lenke: 4 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

5 Klikk på Du må velge en oppstartsmåned før du kommer inn i barnehageoversikten. Når du har funnet din barnehagen klikker du på navnet for å åpne opplysninger om barnehagen. Har du lagt lenke til hjemmesiden inn i UBAS/NBR vil det vise slik: Foresatte kan da klikke på lenken og få frem hjemmeside. Barnehageår: Her legger du inn barnehagens åpningstider. Avdelinger: Sjekk at alle avdelingene er registrert + at du har en avdeling Ukjent. Du kan endre navn på avdeling ved å klikke på endreblyanten. Avdelinger som ikke skal brukes i Vigilo slettes. Du kan ikke slette en avdeling det er knyttet eller har vært knyttet barn til. Da må du evt endre navn på avdelingen eller opprette en ny avdeling. Barnehagekapasitet: Vi venter på en avklaring fra Vigilo i forhold til hvordan dette skal registreres. Oppholdsvalg for barnehageplass: Sjekk at plasstypene du tilbyr og som skal være søkbare registrert. Hvis ikke må du registrere dem. I tillegg må du registrere timer pr uke plassen kan benyttes i Beskrivelse. Det er viktig at timer pr uke fylles ut, da dette feltet bl a kan brukes i forhold til tilskudd, moderasjonen, statistikk o.l 5 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

6 Klikk på endreblyanten til høyre for hver plasstype du har og registrer timeantallet barnet kan benytte for de ulike plasstypene. Klikk deretter Lagre: Økonomi: Sjekk at prisen for plass er korrekt og endre prisen på mat. For endring av priser: Klikk på Legg til pris og registrer dato for når det gjelder fra (må være fram i tid) og korrekt beløp. 6 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

7 4. Søkerliste Dere finner søkerlisten ved å åpne menyfeltet ved å klikke på Velg søknader om barnehageplass: Nye søknader = er ventelisten din. Innstilling = De barn du har gitt en innstilling om plass til Tilbud = Barn du har sendt tilbud til. Svar på tilbud : Akseptert tilbud= har takket ja Avslått tilbud= har takket nei Avsluttet tilbud= tilbudet er blitt avsluttet av barnehagen eller Bergen kommune da foresatte ikke har svart innen fristen. Filter for suppleringsopptak høst 2019 Venteliste over 3 år: Fyll kun ut disse to feltene for å få korrekt liste 7 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

8 Venteliste under 3 år Fyll kun ut disse to feltene for å få korrekt liste. Datoene i Søknadsdato feltet vil forbli uendret når du har lagt den inn en gang og ikke endret den. Du må sjekke at datoene er korrekt i forhold til når du tar ut listen. Du kan per i dag ikke bruke rapporten søkerliste da denne ikke er korrekt. Dersom du vil ha en dokumentasjon for listen du har gjort opptak fra gjør du følgende: Høyre klikke i listen velg skriv ut. Velg så skriv ut/lagre til PDF. 5. Gi innstilling Du kan kun lage innstilling til et barn om gangen Finn barnet og klikk på knappen Du får da opp dette bildet - fyll ut feltene markert med gult: 8 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

9 Sjekk at Startdato for tilbud er den dagen du kan tilby plass fra, hvis ikke må du endre til riktig dato. Startdato for betaling skal være lik Startdato for tilbud. Legg inn avdeling Ukjent dersom du ikke vet hvilken avdeling barnet skal begynne på. Du kan endre til riktig avdeling før barnet starter i barnehagen. Du kan fjerne innstilling ved åpne Innstilling og klikke på knappen Barnet/barna går da tilbake til Nye søknader. 6 Tilbud om plass Når du har laget en eller flere innstillinger kan du sende tilbud Du velger da Innstilling Merk av i boksen helt til høyre i bildet for ett eller flere barn som du skal sende tilbud til Klikk på knappen Opprett tilbud og dette bildet fremkommer: Dere skal kun bruker brevmalene markert med gult i bildet. Brevet Overflyttingsopptak skal kun brukes i overflyttingsopptaket i januar/februar. For alle andre tilbud skal dere bruke brevmalen Suppleringsopptak. Svarfrist på tilbudet er pre utfylt med 5 dager fra dagen du sender tilbudet, men du kan endre den ved å klikke på datoen, da fremkommer en kalender. 9 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

10 Når du ser at alt er riktig klikk på Du vil nå finne barnet igjen under Tilbud: Påminnelse for å svare på tilbud innen fristen må du gjøre manuelt Det går ikke ut en automatisk påminnelse om å svare på tilbud. Dette gjør du 2-3 dager før svarfristen går ut ved å finne Tilbud og så markerer i boksen bak Tilbud svarfrist og så klikke på «Send påminnelse» til de som skal få dette. Påminnelse vil da bli sendt til e-posten til den som har søkt om barnehageplass Når de har svart finner du dem under Svar på tilbud: 10 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

11 7. Finne personlige opplysninger og familiekobling, endre e-post og telefon. Klikk inn på navnet til barnet og kommer inn i barnets kort får du ulike menyvalg på venstre side i bildet. Private barnehager som ikke ha kommunikasjonsmodulen ser ikke alle meny feltene som vist over. Velg personalia og du får opp opplysninger om barnet. Velger du «Foresatte» får du opp foresatte og søsken. For å finne foresattes personnummer klikker du på endreblyanten over foresattes navn så ser du opplysninger om den foresatte. Det er kun foresatte som kan endre e-post og telefon, da disse opplysningene er koblet mot kontakt og reservasjonsregisteret. Under Kontakt informasjon i bildet ligger lenken til kontakt og reservasjonsregistret. Denne lenken kan du kopiere og sende til foresatte som så må endre opplysningene 8. Svare for foresatte/avslutte tilbud Når foresatte ikke klarer og svare på tilbud selv, kan dere gjøre dette for dem. 11 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

12 Stå i fanen Tilbud: Klikk på barnets navn slik at du kommer inn på søknaden. Velg søknader i menyfeltet til venstre for å komme inn i selve søknaden. Klikk på «Godta tilbud» eller «Avslå tilbud» Avslutte tilbud: Dersom foresatte ikke har svart innen svarfristen skal tilbudet og søknaden avsluttes. Avslutt tilbud skal du kun bruke når du gjør dette som administrasjon fordi foresatte ikke har svart innen fristen. Når du bruker denne funksjonsjonsknappen blir også søknaden slettet. 9. Plasserte barn/framtidige plasseringer Velg menyfeltet barn Du får da opp en liste over barn som går i barn som går i barnehagen den dagen du er inne. For å få opp fremtidige plasseringer må du endre dato til den måneden du vil se 12 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

13 I eksempelet over vil du få fram barn som går i barnehagen pr Plassere barn fra avdeling ukjent til riktig avdeling Velg Plasserte barn (fram i tid), se punktet over. Klikk på barnets navn: Velg menyfeltet «Barnehageplass» til venstre i bildet Helt til høyre i bildet er det en kolonne som heter Valg klikk på den lille V: Klikk på Redigere tilbud og deretter på den lille trekanten i boksen Avdeling og velg riktig avdeling. Klikk Lagre. 13 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

14 13. Endre oppstatsdato fram i tid Finn barnets plassering, se punkt 11, og klikk på barnets navn for å åpne barnets kort Klikk på Klikk på v i Valg og velg «Redigere tilbud» i menyfeltet Endre «Startdato» og «Startdato for betaling» til ny oppstartsdato og så lagrer du. NB Dato blir endret i selve plasseringen, men vil ikke bli endret i «Akseptert tilbud» der vil den opprinnelige dato alltid ligge. 14 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

15 Dato må ikke endres etter den 10 i måneden. Hvis dette må gjøres må det meldes til barnehagebetaling. 12. Endre sluttdato i Vigilo. Finn barnet frem ved å klikke på navnet. Velg Barnehageplass Klikk på V under «Valg» Klikk på dato og velg i klanderen som fremkommer den riktige dato for slutt. 15 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

16 Når korrekte datoer er registrert klikk på Lagre Husk å melde fra om endring av sluttdato Dato må ikke endres etter den 10 i måneden. Hvis dette må gjøres må det meldes til barnehagebetaling. Melde feil, oppsigelser, nye barn for barnehagene: R9aAC0aVVly0Ftlc8tGXqCAGqoVIt6QOx173qaRUNkJWNEhZR1BHODdTSk5YQjIySEI4TVhOUi4u 16 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

17 13. Endre avdeling på barn der du vil beholde historikk Finn barnets i plasserte barn og klikk på navnet Velg menyfeltet «Barnehageplass» til venstre i bildet Helt til høyre i bildet er det en kolonne som heter Valg klikk på den lille V: Velg «Kopier tilbud og lag nytt» Fyll ut felter markert med gult Du må sette sluttdato på nåværende plassering ellers kan barnet bli dobbeltplassert. Dette er altså ikke valgfritt slik det står i boksen. 17 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

18 Skal barnet beholde plasstypen gjør du ikke noe her- skal plasstypen også endres må du registrere ny type plass også før du lagrer. Du må etter lagring friske opp bildet Du vil se 2 linjer på barnets plassering «Nåværende plassering» og «kommende plassering». 14. Oppsigelse av plass mottatt elektronisk. Ved å klikke på «Klokken» får du opp hendelser du må se på: Klikker du på Oppsigelse av barnehageplass får du opp oppsigelser som må behandles. Dersom oppsigelse er generert av at de har takket ja til en ny plass Klikk på Dersom foresatte har trukket oppsigelsen før du har fått godkjent den- klikk på «bossbøtten» da sletter du den, ikke start saksbehandling da godkjenner du den. Barnehager kan ha ulik oppsigelsestid, men datoene for Bekreft oppsigelse fra og Siste betalingsdag må være lik: 18 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

19 Du må endre foresattes ønskede datoer dersom disse ikke samsvarer med i samsvar med oppsigelsetiden. Eksempel: Oppsigelsen registrert Det er ønsket plasseringsstopp Dersom barnet ikke har ny plass i annen barnehage i kommunen, registrere du oppsigelsesdato i henhold til dine vedtekter. Dersom barnet har fått ny plass i en annen barnehage i kommunen, må du registrere sluttdato dagen før oppstart i ny barnehage. Dato i feltene Bekreftet oppsigelse fra og Siste betalingsdag skal være lik. I Svar skriver du dato for siste betaling dersom denne er ulike i Bekreftet oppsigelse fra og Siste betalingsdag. Foresatte vil se denne teksten som innlogget. I dette feltet kan du skrive inntil 225 tegn. Svaret som står i eksempelet over er innenfor denne grensen. Ved bytte mellom en kommunal og en privat barnehage er det oppstartsdato eller siste betalingsdag i kommunale barnehage blir avgjørende for hvilke datoer private barnehager registrerer. Kommunale barnehager fakturerer via Vigilo og oppstartsdato og siste betalingsdato må derfor være i samsvar med datoene for dette i den kommunale barnehagen. Er to private barnehager involvert er det oppstartdato i ny barnehagen som definerer sluttdato i den barnehagen barnet går i. Dersom to kommunale barnehager er involvert i et bytte, deles oppsigelsestiden og barnehagene avtaler seg imellom hvilke datoer som skal gjelde for oppstart og slutt. I oppsigelsesbrevet viser vi til barnehagens vedtekter. Vi ber dem logge på portalen for å se hva som er siste betalingsdag for barnehageplassen. Dette ser foresatte som innlogget: 19 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

20 Husk å melde oppsigelsen inn til fagavdelingen til og med juni 2019 : R9aAC0aVVly0Ftlc8tGXqCAGqoVIt6QOx173qaRUNkJWNEhZR1BHODdTSk5YQjIySEI4TVhOUi4u 20 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

21 15. Oppsigelse mottatt skriftlig Finn barnet frem ved å klikke på navnet. Velg Barnehageplass Klikk på dato og velg i klanderen som fremkommer den riktige dato for slutt. Når korrekte datoer er registrert klikk på Lagre Husk å melde fra om endring av sluttdato 16. Barn som sier opp før oppstart -elektronisk. Sjekk oppstartsdato i din barnehage før du starter saksbehandling. Årsaken er at dersom de skulle begynt i din barnehage før oppstart i den nye vil de få en periode i din barnehage som de skal betale for som nok ikke er reell. Du må da endre til korrekt dato før du godkjenner oppsigelsen. Du må mest sannsynlig legge inn stoppdato dagen etter at barnet skulle ha begynt hos deg. Sier de opp elektronisk godkjenner du oppsigelsen før du etterpå sletter plasseringen. Du finner dem ved å klikke på «klokken» og deretter «Oppsigelse av barnehageplass» 21 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

22 Dersom oppsigelse er generert av at de har takket ja til en ny plass Godkjenn oppsigelsen. Hent frem barn fram i tid se punkt Sier opp før oppstart skriftlig Hent frem barn fram se punkt 11 Klikk på barnets navn og velg Deretter: 22 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

23 18. Permisjon fra barnehageplass. Finn barnet og klikk på navnet Klikk på Klikk på v i Valg og «Kopier tilbud og lag nytt». Fyll inn «Sluttdato på nåværende tilbud» og «Sluttdato for betaling», skal være samme dato. Må fylles ut for at nåværende plassering skal bli avsluttet. Legg inn startdato og betalingsdato etter endt permisjon avdeling og aldergruppe 23 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

24 Registrer den dato barnet skal begynne igjen etter endt permisjon. «Startdato» og «Startdato for betaling» skal være samme dato. Lag et brev og send ut ca 2 mnd før oppstart. Har barnehagen oppsigelsestid på mer enn 2 mnd må tilbud sendes før slik at man kommer innenfor oppsigelsefrist om de takker nei til plass. NB sett også en svarfrist i brevet i forhold til hvis de ikke vil ha plassen etter endt permisjon. Dersom de takker nei til å starte opp igjen sletter du den kommende del plasseringen. Dersom de takker nei til å starte opp igjen sletter du plasseringen. 19. Utsatt oppstart (får permisjon før de har startet i barnehagen) Finn barnets plassering og klikk på navnet Klikk på i menyfeltet Klikk på v i Valg og velg «Redigere tilbud» Endre «Startdato» og «Startdato for betaling» til dagen barnet skal begynne i barnehagen etter endt utsatt oppstart/permisjon. 24 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

25 Registrer den dato barnet skal begynne igjen etter endt permisjon. «Startdato» og «Startdato for betaling» skal være samme dato. Lag et brev og send ut ca 2 mnd før oppstart. Har barnehagen oppsigelsestid på mer enn 2 mnd må tilbud sendes før slik at man kommer innenfor oppsigelsefrist om de takker nei til plass. NB sett også en svarfrist i brevet i forhold til hvis de ikke vil ha plassen etter endt permisjon. Dersom de takker nei til å starte opp igjen sletter du plasseringen. Dersom de takker nei til å starte opp igjen sletter du plasseringen. 25 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no

26 20. Rapporter. Dagens dato kommer opp og du må endre til den en annen alt etter hva du trenger For å overførelisten til Excel klikk på Du kan da bearbeide listen i excel du må velge Excel arbeidsbok når du lagrer dokumentet ellers kan du ikke bearbeide det i ettertid. 21. Brev Her finner du brevene som er sendt fra systemet 26 Trenger du hjelp kan du sende e-post til fagsystem.barnehage@bergen.kommune.no