BRUKSANVISNING FOR MOBILSKOLE

Transkript

1 BRUKSANVISNING FOR MOBILSKOLE Innholdsfortegnelse Pålogging... 2 Innstillinger... 3 Tilgangsstyring for skoler... 4 Tilgangsstyring for barnehager... 6 Klasser, elever og lærere... 9 Meldingssystem Samtykker Særskilte hensyn Akademisk kalender Meldinger Å sende en melding Fravær Skjema Foreldresamtaler

2 Pålogging Du har 3 alternativer til pålogging i ny versjon, og du skal bruke en av disse: 1. E-post: Skriv inn e-postadressen din og bruk koden du får på e-post for å logge på. Deretter må du bytte passord. 2. Mobilnummer: Skriv inn ditt mobilnummer og bruk koden du får på SMS for å logge på. Dette må du gjøre hver gang. 3. FEIDE: Logg på med din FEIDE-bruker. Er du allerede logget på en annen FEIDE-tjeneste blir du automatisk logget på Mobilskole (har vi ikke aktivert FEIDE for din skole kan du ta kontakt med oss). 2

3 Innstillinger Under instillinger vil man kunne styre brukertilganger, legge til klasser, elever og lærere, SMS koder, meldingsbokser, mottakerlister, samtykker, hensyn og akademisk kalender. Det er her du som administrator må sjekke instillingene for din skole. For å komme til instillinger klikker du på verktøymenyen øverst i den blå menyen. Velg deretter Innstillinger. Sjekk først at din enhet har satt riktig enhetstype i systemet: Under generelle instillinger finner du «Enhet». Under Enhetstype (illustrert med pil) kan du velge om din enhet er en skole eller en barnehage. Det er viktig for deg som administrator å sjekke om din enhet ligger korrekt inne, da en skole vil ha andre rolletilganger enn en barnehage. 3

4 Tilgangsstyring for skoler Under tilgangsstyring kan man legge til adminbrukere med forskjellige roller. Tilgangsstyring gir deg mulighet til å legge til adminbrukere under standardiserte roller. For å legge til en adminbruker klikker du på «Ny adminbruker». Fyll inn den nye brukerens informasjon. Om du ikke har en verdi for feltene, klikk på Neste uten å fylle dem ut. Du vil da bli tatt til neste steg av registreringen. 4

5 Tast inn informasjonen forespurt og velg deretter tilgangsnivå. Som du ser av skjermbildet over kan du velge mellom 4 forskjellige tilgangsnivå. Velg ønsket tilgangsnivå og klikk deretter på Lagre. Den nye adminbrukeren er nå registrert. 5

6 For å endre aksessnivå på en eksisterende bruker klikker du på blyanten ved siden av brukerens navn. Du vil da få opp en boks som lar deg endre eller slette brukerrollen. Tilgangsstyring for barnehager Under tilgangsstyring kan man legge til adminbrukere med forskjellige roller. Tilgangsstyring gir deg mulighet til å legge til adminbrukere under standardiserte roller. For å legge til en adminbruker klikker du på «Ny adminbruker». 6

7 Fyll inn den nye brukerens informasjon. Om du ikke har en verdi for feltene, klikk på Neste uten å fylle dem ut. Du vil da bli tatt til neste steg av registreringen. Tast inn informasjonen forespurt og velg deretter tilgangsnivå. 7

8 Som du ser av skjermbildet over kan du velge mellom 4 forskjellige tilgangsnivå. Velg ønsket tilgangsnivå og klikk deretter på Lagre. Den nye adminbrukeren er nå registrert. For å endre aksessnivå på en eksisterende bruker klikker du på blyanten ved siden av brukerens navn. Du vil da få opp en boks som lar deg endre eller slette brukerrollen. 8

9 Klasser, elever og lærere Klasser, elever og lærere på skoler, samt barn og ansatte i barnehager blir importert direkte inn i Mobilskoles løsning via en IMS overføring. For noen skoler/barnehager har vi ikke mottatt barn, ansatt og gruppedata. Det er derfor viktig for administratorer å sjekke om deres skole eller barnehages instillinger ligger korrekt. Om din skole eller barnehage mangler data kan dere ta kontakt med Mobilskole. Mobilskole vil da be dere fylle dataen inn i en Excel fil som blir eksportert direkte inn i løsningen. Skulle du likevel ha behov for å legge til eller endre en eller flere brukere manuelt, gjør du det på følgende måte: For å kunne legge til, slette eller endre klasser, elever og lærere klikker du på nettopp «Klasser, elever og lærere i menyen til venstre under Generelle instillinger. 9

10 For å legge til et nytt trinn klikker du på + (se skjermbildet over). Legg inn rett klassetrinn, og trykk på «Lagre». Trykk på + for å legge til ny klasse. Skriv inn navnet på klassen og klikk på «Lagre». 10

11 Trykk på + for å legge til ny lærer, og fyll deretter inn den forespurte identifiserende informasjonen. Om du ikke har verdier for feltene kan du klikke direkte på «Neste». Fyll inn personinformasjonen og velg tilgangsnivå. Klikk på «Lagre». For å legge til ny elev klikk på + som anvist i skjermbildet over. Fyll inn elevens identifiserende informasjon. Om du ikke har denne informasjonen, klikk på «Neste». 11

12 Fyll inn personalia og klikk på «Lagre». For å legge til foresatte klikker du på pilen til høyre for elevens navn. Det finnes ingen begrensninger på antall registrerte foresatte per elev. 12

13 Klikk på +. Fyll inn identifiserende informasjon. Klikk på «Neste». 13

14 Fyll inn personalia og velg tilgangsnivå. Som du ser av skjermbildet over finnes det 4 forskjellige tilgangsnivå for foresatte. FAU o Kan sende meldinger til andre foresatte på skolen Klassekontakt o Kan sende melding til foresatte på sin avdeling/klasse Skjult i kontaktliste for andre foresatte o Brukes feks når ansatte og barnehjem/institusjon settes opp som foresatt Standard o Standard foreldrerolle som kan sende melding til lærere for barnets klasse, samt administrasjon. Meldingssystem Alle eksisterende koder, mottakerlister og meldingsbokser ligger her. Dere kan legge til nye, endre og slette eksisterende data. 14

15 For å komme til meldingssystemet klikker du på «Meldingssystem» under Avanserte instillinger. For å velge ny inngående SMS kode/nummer klikker du på «Ny kode/nummer». Velg mottakergruppe eller personer ved å klikke på pilen til høyre i dialogboksen. Gjør det samme for å velge nummerserie. 15

16 Etter å ha valgt meldingsboks og nummerserie blir du bedt om å opprette kodeord. Skriv inn kodeordet ditt og klikk på «Lagre». Når koden er opprettet kan du sveipe musa over navnetog klikke på søppeldunk ikonet for å slette. For å legge til ny meldingsboks klikker du på «Ny meldingsboks til høyre i menyen som vist i skjermbildet over. Skriv inn navn på meldingsboksen, feks. FAU. Søk opp brukere ved å klikke på «Legg til bruker». Klikk deretter på «Lagre». Når meldingsboksen er opprettet kan du sveipe musa over navnet og klikke på blyanten for å redigere, eller søppeldunken for å slette. 16

17 For at Kontaktlærer boksene skal aktiveres - må vi slette meldingsboksene for kodeordene - og flytte meldingene til kontaktlærerboksen - se bilde på hvordan det gjøres: Lag ny mottakerliste ved å klikke på «Ny mottakerliste» til høyre i bildet. 17

18 Skriv inn navn på den nye mottakerlisten, huk av de aktuelle mottakerne og klikk på Lagre. Når mottakerlista er opprettet kan du sveipe musa over navnet og klikke på blyanten for å redigere, eller søppeldunken for å slette. Samtykker Under samtykker kan hver enhet registrere, og ha full oversikt over sine samtykker. Foresatte svarer på samtykkene via appen (når den blir lansert). For å komme til Samtykker klikker du på «Samtykker» under Avanserte instillinger. For å registrere nytt samtykke klikker du på «Nytt samtykke». 18

19 Skriv inn samtykket, velg utløpsdato og klikk deretter «Lagre» Samtykket er da ferdig registrert. Ønsker du å redigere sveiper du over samtykket og klikker på blyanten. På barnets profil eller via web kan en foresatt enkelt svare på samtykket ved å sveipe til høyre eller venstre. Svaret kan når som helst endres. 19

20 Særskilte hensyn Man kan åpne opp for at ansatte eller foresatte kan registrere spesielle hensyn som feks Cøliaki eller Nøtteallergi under et barns profil. Lista over besvarte hensyn finner du i verktøymenyen øverst på den blå linja, under «Samtykkeliste». For å åpne opp for å registrere hensyn må man klikke seg inn på «Særskilte hensyn» i menyen til venstre og klikke på «Aktiver». 20

21 I barnets profil vil man nå kunne klikke på «Ny». Registrer hensynet og klikk «Lagre». Hensynet er nå registrert. Det kan editeres eller slettest via ikonene til høyre for hensynet. 21

22 Akademisk kalender I enhetens akademiske kalender kan man legge inn ferier, planleggingsdager, helligdager etc. Hver enkelt administrator MÅ sjekke og registrere deres enhets akademiske kalender. Du finner den akademiske kalenderen ved å klikke på «Akademisk kalender» i menyen til venstre. Klikk på +Legg til planleggingsdag (eller et av de andre alternativene). Skriv inn dato og beskrivelse. Hak av for hvem Planleggingsdatoen gjelder (for barnehager vil man ha egne avhuknings alternativ tilpasset en barnehage). Klikk på den grønne haken og planleggingsdagen er registrert. 22

23 Meldinger Løsningen er bygget med stort fokus på brukervennlighet. Med et intuitivt grensesnitt og gjenkjennbare ikoner vil de fleste enkelt kunne navigere seg rundt. Vi har likevel valgt å ta dere steg for steg gjennom systemet. I bildet over ser du hvor du oppretter en melding, samt en oversikt over innboksene dine (du har en innboks per rolle, og en «felles» innboks). Å sende en melding For å sende en melding gjør du følgende (se illustrasjon over): 23

24 1. Klikk på Ny melding 2. Velg mottakere 3. Velger du fen gruppe kan du ved å klikke på pilen til venstre for mottakernavnet ekspandere og se hvem som ligger som mottakere i den valgte gruppen. 4. Velg sendingsmetode ved å trykke på «Mer» som vist i bildet over 5. Skriv inn meldingstekst 6. Klikk Send Fravær I den nye versjonen av Mobilskole kan man registrere fravær på barnet. For å registrere fravær søker du opp det aktuelle barnet som vist i skjermbildet over 24

25 Du vil da se barnets profil. Om du sveiper til høyre på «Redigering deaktivert» vil du (om din rolle tillater dette) kunne redigere barnets profil. Klikk på «Absences» i menyen til venstre. Her får du en oversikt over registrert fravær fra både foresatte og ansatte, og hvem fraværet er registrert av. Om du ønsker å registrere et fravær må du sveipe til høyre på «Redigering deaktivert». 25

26 Klikk på «Registrer fravær». Skjema Man kan generere et skjema og legge til i en melding. For å opprette, hente eller redigere et skjema må du gå på verktøymenyen og velge «Skjema». 26

27 Velg opprett nytt skjema for å lage et nytt skjema. Ønsker du å redigere, slette, vise eller arkivere et eksisterende skjema gjøres det under «Handling» på høyre side av skjemaene. Fyll inn informasjonen forespurt på siden. Merk at Tittel også blir det som står i Emne feltet på meldingen skjemaet blir sendt ut med. 27

28 Velg spørsmålstype og last opp eventuell fil som anvist over. Legg til spørsmål og svaralternativ ved å klikke på boksene som vist i skjermbildet over. Ønsker du å se en forhåndsvisning av skjemaet, klikk på «Forhåndsvisning». Når alt er utfylt klikk «Lagre». Skjemaet er da klart til å tilknyttes en melding. 28

29 Forhåndsvisning av Skjema. Her kan du også velge å klikke «Send» for å sende skjemaet direkte. Foreldresamtaler Man kan med enkle grep innkalle til foreldresamtaler via den nye løsningen. 29

30 Velg «Foreldresamtale» fra verktøymenyen som vist i skjermbildet over. Her kan man se alle aktive og utgåtte invitasjoner. Man kan sende ut påminnelser eller redigere innkallingen. Klikk på «Opprett» for å opprette ny innkalling. Fyll inn feltene. Legg eventuelt til en fil. 30

31 Legg til tidsluker ved å klikke på «Legg til tidsluker». Fyll inn passende tidspunkter. Legg til deltakere ved å klikke på hele klassen eller ved å begynne å skrive i navnet til eleven. Du kan nå velge «Forhåndsvisning» for å se hvordan innkallingen vil se ut hos de foresatte. Om dette ser greit ut kan du velge mellom «Lagre» eller «Lagre og send invitasjon». Invitasjonen blir da sendt ut til de valgte elevenes foresatte. De kan reservere tidslukene i «realtime», noe som sikrer mot dobbeltbooking. 31

32 Forhåndsvisning. 32