Visma Flyt skole. SMS modul / Meldinger /Epost. 1 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

Transkript

1 Visma Flyt skole SMS modul / Meldinger /Epost 1 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

2 Innhold Aktivering av SMS-tjenesten... 3 Aktivering av SMS på kommunenivå... 3 Tilgang til å sende SMS... 3 Telefonnumre for SMS på foreldre, ansatte og elever... 5 Elevenes mobilnummer... 5 Foresattes mobilnummer... 5 Ansattes mobilnummer... 5 Sending av SMS... 6 SMS svarfunksjonalitet... 7 SMS videresending Oppsett av Meldinger for foresatte Kommunenivå Oppsett Skolenivå Sending av Epost fra Visma FLYT Skole SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

3 Aktivering av SMS-tjenesten Når kommunen har bestilt SMS-modul i Visma Flyt Skole, settes innstillingene opp på siden til kommunen. Her knyttes tjenesten opp mot deres kundenummer slik at fakturering blir korrekt i henhold til avtale. Toveisfunksjonalitet er nå tilgjengelig. Aktivering av SMS på kommunenivå Når SMS-modulen er aktivert, vil det under menyen Innstillinger være et menypunkt som heter SMS hvor aktuelle skoler aktiveres. I dette bildet settes det en hake for de skolene som skal benytte SMS-modulen. Avsendernummeret er unikt for hver skole og blir gjort tilgjengelig i det man har lagret. Dersom pålogget SMS avsender har fått tildelt avsendernummer, vil dette nummeret bli satt som avsendernummer. Om ønskelig kan man bruke et avsendernavn for skolen som vil bli visende for mottaker. NB Ved å bruke avsendernavn i stedet for avsendernummer er det ikke mulig for mottaker av å svare på SMS sendt fra Visma FLYT Skole. Kommuneadmin har også anledning til å angi en SMS-kvote per skole per måned. Oppe til høyre velges kvartal for å vise sendte meldinger. Klikk på «Skriv ut» nede i hjørne for å skrive ut rapporten. Et nytt vindu «Fordel totalsum» dukker opp. Ved å skrive inn totalsum på SMS-kostnad for det aktuelle kvartal vil systemet regne ut pris per skole og hvor mange SMS den enkelte skole har sendt. Tilgang til å sende SMS De som skal sende SMS fra VFS må ha tilgang til dette. Tilgang til å sende SMS settes på kommunenivå, under menyen Grunndata, Tilgang. Kommunen bestemmer seg for hvilke brukergrupper som skal kunne sende SMS. Under menypunktet Meldinger finner du tilgangspunktene som styrer brukerrettighetene i meldingsfunksjonaliteten. Innboks: styrer tilgang til fanen Meldinger - fanen Innboks Send melding: styrer tilgang til fanen Meldinger - fane Send meldinger - radioknapp Melding - gjelder interne meldinger i VFS Send SMS: styrer tilgang til fanen Meldinger - fane Send meldinger - radioknapp SMS 3 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

4 Sendte: styrer tilgangen til fanen Meldinger - Sendte meldinger Alle sendte: styrer tilgangen til fanen Meldinger - Skolens meldinger (viser alle meldinger fra skolen man er pålogget. NB Viser kun meldinger sendt etter denne funksjonen ble tilgjengelig i mars 2015) SMS til skolen: Styrer hva man ser av innkomne SMS til skolen. SMS til SFO: Styrer hva man ser av innkomne SMS til SFO. Når alle rettighetene knyttet til melding og SMS er satt til Ja - vil meldingsbildet se slik ut: 4 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

5 Telefonnumre for SMS på foreldre, ansatte og elever Når man tar i bruk funksjonaliteten SMS må det legges inn mobilnummer til de personene som skal motta SMS. Det er mulig å sende SMS til elever, foresatte og lærere. Nedenfor vises hvor disse telefonnumrene må være plassert for at den aktuelle personen skal motta SMS. Elevenes mobilnummer Dette registreres på elevens infofane. Når det sendes SMS til eleven, sendes den til dette nummeret. Dette mobilnummeret tilhører altså eleven (ikke foresatte). Foresattes mobilnummer Dette registreres på foresattkortet, her må også hakefeltet «SMS hjem» være avhuket for at det skal kunne sendes SMS til dem. Ansattes mobilnummer Visma FLYT Skole benytter SMS på to nivåer for ansatte. 1. Ansattes «Telefon mobil» felt. 2. Egendefinert unikt nummer (SMS inn) Når det sendes SMS UT fra Visma FLYT til ansatte, sendes det til nummeret i feltet «Telefon mobil». Før dere gjør endringer i VFS på den ansattes «Telefon mobil» anbefaler vi at dere kontrollere om dere får oppdatering av feltet fra kommunes HRM system. Om dette er tilfelle vil «Telefon mobil» feltet bli oppdatert med ny data fra HRM systemet en gang i døgnet. 5 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

6 Feltet «SMS inn» er telefonnummer for å håndtere innkommende SMS til lærer i Visma FLYT Skole. Konfigurering av dette nummeret gjøres på Skolenivå-Innstillinger-SMS. Om lærer er gitt tilgang til å sende SMS ut fra VFS vil det også være dette genererte 19-siffrede VFS-nummeret som vises for mottaker. Slik forblir lærens reelle mobilnummer anonymt. Sending av SMS Sending av SMS kan kun skje på skolenivå (ikke på kommunenivå). Her velger brukeren om han vil sende til ansatte, elever, kun foresatte eller foresatte + elever. Utvalget kan også skje via grupper. hm 6 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

7 Systemet gir beskjed dersom en mottaker ikke har noen SMS nummer registrert det er mulig å skrive ut en liste over de som ikke fikk meldingen. Sending av SMS fra SFO-admin Dersom du er skoleadmin kan du velge hvilket nummer meldingen skal sendes fra. Dette forutsetter at SFO-nummer er aktivert. SMS svarfunksjonalitet Det er også mulig å svare på SMS sendt fra Visma FLYT Skole. SMS-svarfunksjonalitet kan benyttes mot skole og ansatte. Under Skolenivå-Innstillinger-SMS kan man se hvilke ansatte som har fått tildelt egne unike nummer i VFS. Sett hake for personer som skal få et unikt VFS telefonnummer. Legg merke til at dette ikke er den ansattes egentlige mobilnummer, men brukes for å håndtere SMS-inn i Visma FLYT Skole. Ved å deaktivere SMS funksjonalitet for denne ansatt er det viktig å være klar over at VFS-mobilnummeret blir tilgjengelig for andre ansatte. Ved eventuell senere aktivering av SMS for samme person vil sannsynligvis denne ansatte få tildelt et nytt VFS-nummer. 7 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

8 Håndtering av innkomne SMS settes opp på Skolenivå-Grunndata-Varsler-SMS inn. Oppsettet under viser at varsel om innkomne SMS til individuelle nummer (en ansatt) vil bli gitt på epost. Ved å hake av for SMS vil det også bli gitt varsel til den ansatte også på SMS. Oversikt over innkomne SMS finner man også under Skolenivå-Meldinger-SMS til skolen. Innlogget som foresatt vil kontaktlærer kunne kontaktes ved å sende SMS til det unike nummeret. Lærer vil da bli varslet i henhold til oppsett under Skolenivå-Grunndata-Varsler-SMS inn. 8 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

9 Kontaktlærer kan svare direkte på mottatt SMS. Kontaktlærer kan også svare på SMS via epost-varslingen om ny sms: Når man klikker på Svar med SMS åpnes følgende vidu: 9 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

10 SMS videresending SMS kan videresendes for en gitt periode for en gitt ansatt. For å videresende SMS gå til Skolenivå- Innstillinger-SMS. Klikk på rediger på den ansatte som SMS skal videresendes fra. Velg periode og hvem SMS skal videresendes til. Oppsett av Meldinger for foresatte Kommunenivå Følgende må være satt på foresatt-tilgangen - Fanen Elev Meldinger: Full - Fanen Meldinger: Kun Innboks og Sendte skal være avhuket (Standardverdier) 10 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

11 Oppsett Skolenivå Gå inn på fanen Skole og velg skolen dette gjelder. - Kommuneadmin kan gjøre dette for alle skoler innlogget på kommune - Skoleadmin kan sette på for sin skole innlogget på skolen Sjekk at det er huket av for Aktiver meldinger. Foresatte kan sende meldinger til en elevs kontaktlærer, andre lærer som er ansvarlige for klassegruppen eleven tilhører, samt til ansatte med tilgangen SFO-admin og Skoleadmin. Foresatte har to steder de kan sende meldinger fra: 1. Fra startsiden til Hjemmeweb: Klikk på linken Send melding til høyre for kontaktlærers navn 2. Klikk på navnet til et barn i listen til venstre, velg fanen Meldinger, klikk på Ny melding 11 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

12 Mer detaljert beskrivelse av hvordan foresatte sender meldinger finner du i Temaheftet Foresatte. 12 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

13 Sending av Epost fra Visma FLYT Skole Det kan sendes epost UT fra Visma FLYT Skole. Det er til info ikke mulig å svare på epost sendt fra VFS. Sending av epost gjøres fra menyvalg Meldinger på skolenivå eller fra en enkeltelevs Meldinger-fane. For å få tilgang til å sende epost på en skole (samme gjelder sms og meldinger), må det på skolefanen være avhuket for 'Aktiver meldinger'. Tilgang Hvem som skal ha tilgang til å sende epost styres fra Kommunenivå-Grunndata-Tilgang. Velg ønsket tilgangsgruppe, fanen Meldinger, hak av for "Send e-post". Sende epost til flere familier 1. På skolenivå velg fanen Meldinger. Du finner knappen Lag ny melding nederst til høyre. Du kan enten klikke denne eller gå direkte til underfanen Send meldinger 2. Velg radioknappen Epost. Søk opp og flytt ønskede mottakere over til høyre del av skjermbildet. 3. Velg om mottaker skal være foresatte, elev eller alle 4. Fyll ut emne, legg til vedlegg om ønskelig, fyll ut feltet Melding. Dersom du ønsker flere vedlegg, klikk på Bla gjennom, marker flere vedlegg og legg til eposten. Du får da opp tekst ala "5 fil(er) valg" Klikk på Send 5. Dersom noen av mottakerne mangler epostadresse, vil du få følgende beskjed: "Følgende personer vil ikke motta e-post pga manglende e-postadresse. [Navn på elev] og [klassegruppe]". Du får mulighet til å skrive ut listen over mottakere som mangler epostadresse. 13 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole

14 Sende epost til en familie 1. Søk opp elev og gå til elevens Meldinger-fane 2. Klikk på Ny melding 3. Velg meldingstype epost 4. Legg til ønsket mottaker. Dersom du skal sende til flere i familien, klikk på + 5. Legg til vedlegg. Du kan legge til flere vedlegg ved å markere flere etter du har valgt Velg filer 6. Fyll ut tittel og meldingsfeltet 7. Klikk på Send Da det ikke er mulig å svare på epost sendt fra Visma FLYT Skole så vil enhver epost gi mottaker beskjed om dette. 14 SMS og Meldinger, sist oppdatert Visma Flyt Skole