KOM I GANG KOM I GANG MED SIMPLOYER FRA INFOTJENESTER- LEDERGUIDE

Transkript

1 KOM I GANG KOM I GANG MED SIMPLOYER FRA INFOTJENESTER- LEDERGUIDE

2 Kom i gang med Simployer 1. Simployer for ledere 2. Bruk av systemet? - Pålogging - Informasjon i systemet - Din informasjon - Startsiden til leder 3. Oppgaver og ansvar for leder - Behandle søknader - Registrere sykefravær - Følge opp syke - Registrere kompetanse 4. Hjelpeguide 1. Simployer for ledere Simployer hjelper lederne med det vi kaller hverdagsledelsen. De mange og viktige små og store personaloppgavene som må gjøres, men som man helst ikke vil bruke mye tid på. Med Simployer har ledere et verktøy som gir oversikt, sparer tid, reduserer frustrasjon og gir trygghet om at lederoppgaver gjøres korrekt. Simployer tilfredsstiller alle krav til sikkerhet i forhold til personopplysninger. Som bruker kan du være trygg på at opplysninger om deg ikke er tilgjengelig for uvedkommende.

3 2. Bruk av systemet Hvor og hvordan kan jeg logge på? Du logger inn via Før du får logget inn må du ha mottatt påloggingsinformasjon (brukernavn/ passord) fra systemet. Dette får du av systemadministrator i bedriften. Hvilken informasjon finner jeg i systemet? Når du logger deg inn, kommer du til Min Side som er startsiden i Simployer. På Min Side finner du en del faner med linker til ulike deler av systemet. Merk deg at hvilke bokser som vises, avhenger av hvilke moduler ditt firma har, samt din egen rolle i systemet.

4 Informasjon om deg selv Informasjon om deg selv finner du under Min info. Denne kan og skal du selv vedlikeholde.

5 Startsiden til leder Som leder har man noen flere valg og funksjoner på startsiden for Simployer. Dette har sammenheng med dine oppgaver som leder.

6 3. Hvilke oppgaver og ansvar har en leder? Behandle søknader om ferie, fri og permisjon Simployer gir deg som leder god oversikt over ferieplaner for enkeltpersoner eller avdeling som helhet. Du kan godkjenne eller avslå søknader om ferie og fri og har også mulighet til å redigere en søknad. 1. Velg Rutiner fra hovedmenyen. 2. Klikk på Behandle ferie. Du får dette skjermbildet: 3. I venstre del av vinduet vises en liste med alle søknader. Kryss av for den søknaden du ønsker å behandle. Du kan også krysse av og godkjenne flere søknader på en gang.

7 4. Om du ønsker å se detaljer for perioden kan du velge å se oversikt over avdelingen eller Årskalenderen til den enkelte ansatte. 5. Klikk Godkjenn eller Avslå. Hvis du avslår søknaden, gis du anledning til å skrive inn en tekst som forklarer hvorfor søknaden er avslått. Det blir da sendt en melding til medarbeideren.

8 Registrere og behandle sykefravær Du som leder kan registrere og behandle sykefravær, samt hente ut statistikker og oversikt over sykefraværet. Registrere sykefravær 1. Gå til Rutiner -> Sykefravær 2. Klikk på knappen: + Nytt sykefravær 3. Skriv inn deler av navnet på personen som er syk i feltet merket Person. Velg riktig person. 4. Registrer dato for fraværet. 5. Registrer type fravær (gjelder kun dersom du har modulen Sykefravær). 6. Kryss av i Arbeidstakeren møtte på jobb dersom dette er tilfelle. Et slikt fravær regnes ikke som sykefravær denne dagen; dette regnes fra første hele fraværs- dag (gjelder kun dersom du har modulen Sykefravær). 7. Klikk på Registrer sykefravær. Det vil nå bli sendt en melding til berørte parter.

9 Følge opp sykefravær Simployer hjelper deg til å gjennomføre effektiv oppfølging av syke medarbeidere i henhold til lovkrav. Funksjonen for sykefraværsoppfølging loser deg trygt og korrekt gjennom alle oppgaver og krav som følger med sykefravær. Når en medarbeider registreres syk, opprettes en tidslinje i systemet som gir deg oversikt over kommende frister og oppgaver. Systemet sender påminnelser på epost når en frist eller oppgave i et sykefravær nærmer seg. Med hver påminnelse og oppgave følger en praktisk veiledning i hvordan du bør gå fram: Slik gjør du det riktig i henhold til regelverket. Slik går du fram etter beste praksis. Gjennom hele sykefraværet kan du som leder dokumentere all aktivitet og dialog direkte i systemet. Dokumentasjonen kan når som helst hentes fram og eventuelt skrives ut. Rapporter i Simployer I Simployer finner du en rekke rapporter. Noen av disse rapportene er mer generelle og knyttet til personalregisteret, mens andre er mer modulspesifikke. Ansatte og ledere har tilgang til å se et utvalg rapporter vedrørende organisasjon og per- son. Man kan blant annet ta ut rapport på ferie og fraværsoversikt i sin avdeling. Registrere medarbeideres kompetanse I kompetansemodulen kan du registrere dine medarbeideres kompetanse og søke i kompetanse innenfor egen avdeling.

10 4. Hjelpeguide I denne brukermanualen har vi samlet de viktigste brukertipsene for at du så enkelt som mulig skal komme i gang med Simployer. I tillegg har vi en elektronisk hjelpeguide hvor du kan søke etter problemstillinger du evt. måtte ha. Hjelpeguiden blir oppdatert ved endringer. Du finner hjelpen øverst i menyen inne i Simployer.

11 Tlf