1.0 Funksjonalitet for medarbeidere i fanen Min Info Status Sende melding om ferdig registrering CV...

Transkript

1 Dossier Kompetanse Innholdsfortegnelse 1.0 Funksjonalitet for medarbeidere i fanen Min Info Status Sende melding om ferdig registrering CV Personalia Utdanning Arbeidserfaring Prosjekterfaring Kurs Språk Formalkompetanse(gjelder kun pedagogisk personale Sertifikater Verv Funksjonsbeskrivelse / stilling Kompetansekrav Utviklingstiltak Referat Funksjonalitet for Ledere: Fanen Mine Medarbeidere Fanen Rediger Data Utskrift av profiler Legg til Oppdatere funksjonsbeskrivelse og definere kompetansekrav til medarbeider Tildeling av kompetansekrav Sende melding til medarbeider Godkjenning av moduler Godkjenning av utviklingstiltak Godkjenning av referat Godkjenning av CV Godkjenning av kompetansekrav Leder: Registrere Status medarbeidersamtale Fanen Status/Rapporter... 18

2 1.0 Funksjonalitet for medarbeidere i fanen Min Info I denne fanen kan medarbeider gjøre alle registreringer, endringer eller gjennomlesing av tidligere registrerte data Status Skjermbildet viser status på alt som er registrert i den enkeltes kompetanseprofil. Mulighet for å spore hvem som har gjort endringer i egen profil, skrive ut alle elementer i løsningen, og mulighet for å varsle leder om endringer Sende melding om ferdig registrering Når medarbeider er ferdig med oppdateringer av egen profil, avslutter man ved å gå til fanen Status, og klikke på knappen Markér som ferdig og send melding. Ved å trykke på denne knappen sender systemet en automatisk generert e-post som varsling til leder, og gjør leder oppmerksom på at medarbeider har registrert informasjonen i profilen som trenger godkjenning. Side 2 av 18

3 En modul i systemet kan ha følgende status: Statustype Beskrivelse Ikke utfylt Ingen data er registrert. Venter på godkjenning Data er registrert men ikke godkjent av leder. Godkjent Data er registrert og godkjent. Disse statusene er synlig både på statussiden og andre steder i verktøyet. 1.2 CV Under CV registrerer medarbeider formell og real kompetanse som du ønsker skal ligge i CV. Her klikker man seg gjennom de forskjellige fanene i CV-elementet og oppdaterer informasjonen Personalia Førstesiden i CV-modulen er Personalia. Låste felter er hentet fra en ekstern masterdata-kilde, redigerbare felter kan oppdateres av ansatt. Side 3 av 18

4 1.2.2 Utdanning På denne siden angir medarbeiderne sine viktigste utdanninger. Alle felter markert med en rød stjerne * må fylles ut. Påløpende utdanning registreres kun med <Fra år>. Når medarbeider har registrert en Utdanning klikker man på knappen "Legg til". Medarbeider kan også laste opp diplom som et elektronisk vedlegg. Ved helautomatisk integrasjon mot WebCruiter, vil utdanning lagt inn i WebCruiter eksporteres automatisk, forutsatt at WebCruiterID hentes via automatisk brukerimport fra ekstern masterdatakilde. For eksport av Utdanning lagt inn i kompetansedelen, håndteres dette via grensesnittet til WebCruiter Arbeidserfaring På denne siden angir medarbeiderne sine viktigste arbeidserfaringer. Påløpende arbeidsforhold registreres kun med <Fra år>. Når medarbeider har registrert en erfaring klikker en på knappen "Legg til". Dersom du har vært medarbeider i flere ulike stillinger i organisasjonen eller hos andre arbeidsgivere, skal disse registreres én og én (ikke samlet som en arbeidserfaring). Alle felter markert med en rød stjerne * må fylles ut. Vedrørende eventuell overføring av registrerte arbeidserfaringer fra og til WebCruiter, gjelder samme forhold som beskrevet under Utdanning. Side 4 av 18

5 1.2.4 Prosjekterfaring På denne siden angir medarbeiderne sine viktigste prosjekterfaringer. Her inkluderes oppdragsgiver, prosjektnavn, rolle i prosjektet og eventuelt en beskrivelse av prosjektet Kurs På denne siden skal du registrere viktige kurs du har tatt. Du kan velge blant forhåndsdefinerte kurs i nedtrekksmenyen Navn på kurs, eller velge Annet (ikke på listen) og skrive inn kurset med egne ord. Her kan du også laste opp kursbevis som elektronisk vedlegg. Alle felter merket med en rød stjerne * må fylles ut. Merk at kurs eller annen etterutdanning som gir studiepoeng, skal registreres under utdanning. Side 5 av 18

6 1.2.6 Språk På denne siden registrerer hvilke språk du kan. For hvert språk angir du ferdighetsnivå (Muntlig og skriftlig). Alle felter markert med en rød stjerne * må fylles ut. Når du har registrert et språk klikker du på knappen "Legg til". Vedrørende eventuell overføring av registrerte språk fra og til WebCruiter, gjelder samme forhold som beskrevet under Utdanning Formalkompetanse(gjelder kun pedagogisk personale På denne siden angir medarbeider studiepoeng koblet til fag Sertifikater På denne siden registrerer du hvilke sertifikat du har. Du kan velge blant forhåndsdefinerte sertifikater i nedtrekksmenyen Navn på sertifikater, eller velge Annet (ikke på listen) og skrive inn sertifikatet med egne ord. Medarbeider kan også laste opp sertifikater som elektronisk vedlegg. Under hvert sertifikat kan du gi en kommentar. Når du har registrert et sertifikat klikker du på knappen "Legg til". Side 6 av 18

7 Verv På denne siden registrerer du dine viktigste verv. Alle felter markert med en rød stjerne * må fylles ut. Når du har registrert et verv klikker du på knappen "Legg til". 1.3 Funksjonsbeskrivelse / stilling I denne fanen finner man den funksjonsbeskrivelsen som medarbeiders leder har utformet for medarbeideren. Informasjonen på denne siden er en bevisstgjøring i forhold til egen arbeidssituasjon, samt en avklaring av hvilke ansvar og oppgaver lederen legger til din stilling. Merk at gamle funksjonsbeskrivelser kan hentes fram, ved å trykke på årstall rett under verktøylinjen. Det som da kan hentes fram, er registrert data pr. 31. desember det aktuelle året. 1.4 Kompetansekrav Dette skjemaet brukes til å kartlegge ditt nåværende kompetansenivå i forhold til kravene som er angitt i din funksjonsbeskrivelse. Gjennomfør egenvurdering av tildelte krav, og registrer hvilket nivå du opplever at du selv ligger på ved å bruke plukklistene. Referer til nivåbeskrivelse på høyre side av skjermbildet ved evaluering. Side 7 av 18

8 1.11 Utviklingstiltak Etter medarbeidersamtalen går medarbeider inn i verktøyet, og registrerer de utviklingstiltakene som medarbeider og leder har blitt enige om i samtalen. Her kan medarbeider spesifisere hvilke aktiviteter som er nødvendige for å nå sine utviklingsmål. Tiltak kan kobles opp mot kompetanser med eller uten gap. Alle felter markert med en rød stjerne * må fylles ut. Når man har fylt ut et utviklingstiltak trykker man "Legg til" og tiltaket blir lagret. Når den ansatte har påbegynt eller fullført utviklingstiltaket, skal den ansatte oppdatere statusen på dette i ProFile. Dette gjøres ved å gå til Utviklingstiltak i egen profil, og endre statusen i feltet Grad av oppnåelse. Merk at gamle utviklingstiltak kan hentes fram, ved å trykke på årstall rett under verktøylinjen. Det som da kan hentes fram, er registrert data pr. 31. desember det aktuelle året. Side 8 av 18

9 1.12 Referat Etter medarbeidersamtalen skal medarbeider skrive et referat, hvor de viktigste punktene fra samtalen blir notert basert på den malen som ligger i verktøyet. Når referatet er ferdig utfylt klikker man Legg til, og referatet vil legge seg øverst til høyre. Alle tidligere referater er også tilgjengelige på denne siden, i kolonnen til høyre. Merk at referatet kun vil være synlig for den aktuelle medarbeideren og dens nærmeste leder. Merk at gamle referater kan hentes fram, ved å trykke på årstall rett under verktøylinjen. Det som da kan hentes fram, er registrert data pr. 31. desember det aktuelle året. Side 9 av 18

10 2.0 Funksjonalitet for Ledere: Fanen Mine Medarbeidere 2.1 Fanen Rediger Data Under fanen mine medarbeidere har leder tilgang til all informasjon som er registrert av sine medarbeidere. I tillegg kan leder utføre forskjellige handlinger fra dette grensesnittet. Lederen kan også enkelt holde oversikt over hvilke aktiviteter leder må gjennomføre gjennom statusdashboardet. Både leder og medarbeider er ansvarlig for å påse at avtalte tiltak og planer blir overholdt. Statushåndtering per modul viser Dato for godkjenning, Ikke OK eller Mangler. - Dato for godkjenning: dato den dagen godkjenning ble foretatt for den enkelte modul. - Ikke OK: Godkjenning mangler eller utviklingstiltak/arbeidsmål/resultatmål har overskredet frist. Markert med rødt. - Mangler: Data er ikke lagt inn, funksjonsbeskrivelse er ikke tildelt. Status settes automatisk til Ikke OK når fristen for en eller flere aktiviteter har utløpt, eller hvis leder trenger å godkjenne registreringer. Årsak for Ikke OK og Mangler vil stå i den enkelte modul når leder klikker seg inn. Når leder klikker på en dato for godkjenning (faktisk dato) vil det stå All informasjon er godkjent. Leder klikker direkte inn i statusrute for den enkelte modul for eksempel for å godkjenne, eller tildele/endre funksjonsbeskrivelse, tildele utviklingstiltak, tildele arbeidsmål, tildele resultatmål, skrive referat og lignende. Leder kan ved å klikke i statusruten gjøre endringer i medarbeiderens profil på lik linje som medarbeideren kan det Utskrift av profiler Leder kan ta utskrift av profilen til den enkelte medarbeideren, hvor leder kan velge enten hele profilen eller deler av den (for eksempel medarbeiderens skjema for forberedelse til medarbeidersamtale). For å ta en utskrift for flere medarbeidere, huk av aktuelle medarbeidere, velg Print i menyen øverst, og velg relevant utskrift. De fleste utskriftene åpnes i Word. Side 10 av 18

11 2.1.2 Legg til I de tilfellene hvor medarbeider ikke har anledning til å gjøre egenregistreringer, kan leder gå inn og gjøre dette gjennom ledergrensesnittet. Leder markerer da aktuell medarbeider, og klikker på Legg Til, og deretter ønsket aktivitet. I tilfeller hvor flere medarbeidere skal ha samme tildelte tiltak/mål/plan kan leder markere de aktuelle personene, og deretter trykke Legg til. Leder kommer deretter inn i skjermbildet for valgt aktivitet, og kan legge inn informasjon på vegne av medarbeider. Her må informasjon som er markert med rød stjerne legges inn. Side 11 av 18

12 2.1.3 Oppdatere funksjonsbeskrivelse og definere kompetansekrav til medarbeider Leder tildeler eller oppdaterer medarbeiderens funksjonsbeskrivelse ved å markere en medarbeider, trykke Legg til og velge Ny funksjonsbeskrivelse. Dersom flere medarbeidere skal ha identisk funksjonsbeskrivelse, marker flere medarbeidere samtidig, og legg til funksjonsbeskrivelsen under Legg til > Ny funksjonsbeskrivelse. Leder kommer deretter inn i skjermbildet hvor funksjonsbeskrivelsen kan tilpasses, og kan bruke generelle maler eller opprette en ny funksjonsbeskrivelse. De generelle malene fungerer som funksjonsbeskrivelser for grupper av ansatte i organisasjonen. Den enkelte leder kan ta i bruk en slik generell mal for å tilpasse den til en medarbeiders stilling. Side 12 av 18

13 2.1.4 Tildeling av kompetansekrav I modulen Funksjonsbeskrivelse tildeles også kompetansekravene til den enkelte ansatte, eller grupper av ansatte. I grensesnittet for funksjonsbeskrivelser markerer lederen de kompetansene som er relevante for funksjonen ved å sette et kravnivå til de enkelte kompetansene. Kompetansekatalogen vedlikeholdes av administrator. Dette vil danne grunnlaget for gap-analyser for kompetanse Sende melding til medarbeider For å be medarbeideren gå inn og registrerte egen kompetanse, eller gi kompetanserelatert informasjon, kan leder sende en e-post til den aktuelle medarbeideren. Det gjør leder ved å merke av for medarbeider og velge Send melding -alternativet. Side 13 av 18

14 Lederen skriver selv meldingen til medarbeideren, og trykker deretter Send. Meldingen vil da bli sendt direkte til medarbeider via e-post. Medarbeider vet da at det er klart for at han/hun registrerer eller oppdaterer sin egen profil. (Ved bruk av SSO-løsning, er det ikke behov for å benytte knappen Inkluder påloggingsinformasjon i melding.) Godkjenning av moduler Etter at medarbeider har fullført registreringen, kan leder godkjenne nye opplysninger i medarbeiderens profil, som nye opplysninger i CV, egenvurderingen av kompetansekrav, registrerte utviklingstiltak, arbeidsmål eller medarbeiderskjemaet. Leder klikker seg inn i de enkelte modulene til den aktuelle medarbeideren fra lederoversikten, og markerer lagre og godkjenn for å godkjenne modulen. Både leder og medarbeider er ansvarlig for å påse at avtalte tiltak og planer blir overholdt. Dossier ProFile bidrar til at lederen enkelt kan holde oversikt over dette gjennom et statusdashboard. Status settes automatisk til Ikke OK når fristen for en eller flere brukere har utløpt, eller hvis leder trenger å godkjenne registreringer Godkjenning av utviklingstiltak Leder kan godkjenne utviklingsplanen ved å klikke seg inn i modulen fra ledergrensesnittet, og klikke på Lagre og godkjenn. Dersom leder ønsker å se detaljene i de ulike utviklingstiltakene, klikk på plusstegnet helt til venstre i tabellen. Side 14 av 18

15 Godkjenning av referat For å godkjenne referat klikker leder seg inn på referatet til den aktuelle medarbeideren fra lederoversikten og markerer Lagre og Godkjenn. Dersom leder ønsker å endre innholdet i referatet, kan dette gjøre ved å trykke Endre i oversikten over eksisterende referater til høyre i skjermbildet. Medarbeider vil ved neste innlogging i systemet kunne se at leder har utført endringer. Dette kan medarbeider gjøre via endringslogg, eller via å holde musepeker over elementer i Oppsummering. Side 15 av 18

16 Godkjenning av CV Leder godkjenner CV-modulen ved å klikke seg inn i den fra lederoversikten, og deretter klikke Lagre og godkjenn. Øverst i skjermbildet, markert i rødt, vil leder se årsak for de ulike godkjenningsstatusene Godkjenning av kompetansekrav Leder godkjenner egenvurdering den ansatte har foretatt av tildelte kompetansekrav ved å klikke seg inn i den fra lederoversikten, og deretter klikke Lagre og godkjenn. Øverst i skjermbildet, markert i rødt, vil leder se årsak for de ulike godkjenningsstatusene. Side 16 av 18

17 2.1.7 Leder: Registrere Status medarbeidersamtale Det er leders ansvar å registrere status på gjennomført medarbeidersamtale. Dette gjøres i verktøyet. I kolonnen Status medarbeidersamtale til høyre har leder en tydelig oversikt over statusen på medarbeidersamtaler til sin avdeling. Status kan være Mangler, Ikke OK eller dato for forrige registrering av samtale. Når leder klikker seg inn i Ikke OK felter, vil leder få beskjed om at planlagt samtale ikke er gjennomført. Side 17 av 18

18 Når leder klikker seg inn i Mangler feltet vil leder få beskjed om at det ikke finnes noen registrerte data på medarbeidersamtaler. Ved å markere status på samtalen til Fullført medarbeidersamtale, vil status i lederoversikten settes til datoen du markerer samtalen som fullført. 2.2 Fanen Status/Rapporter Leder ser en oversikt over gjennomførte utviklingstiltak i sitt statusbilde Status / rapporter, under Mine medarbeidere. Leder ser en sammenligning mellom egen avdeling og resten av organisasjonen. Her har leder også tilgang til en-klikksrapporter ferdig definerte rapporter som åpnes i Excel. Side 18 av 18