KOM I GANG KOM I GANG MED HRESSURS FRA INFOTJENESTER - ANSATTGUIDE

Transkript

1 KOM I GANG KOM I GANG MED HRESSURS FRA INFOTJENESTER - ANSATTGUIDE

2 Kom i gang med HRessurs 1. Innledning 2. Bruk av systemet? - Pålogging - Informasjon i systemet - Mine oppgaver 3. Sykefravær 4. Ferie - Søk om ferie - Søk om overføring av ferie 5. Søk om fri eller permisjon 6. Last opp dokument i dokumentarkivet 2. Bruk av systemet Hvor og hvordan kan jeg logge på? Du logger inn via Før du får logget inn må du ha mottatt påloggingsinformasjon (brukernavn/ passord) fra systemet. Dette får du av systemadministrator i bedriften. Hvilken informasjon finner jeg i systemet? Når du logger deg inn, kommer du til Min Side som er startsiden i HRessurs. På Min Side finner du en del faner med linker til ulike deler av systemet. Merk deg at hvilke bokser som vises, avhenger av hvilke moduler ditt firma har, samt din egen rolle i systemet. 1. Innledning Som ansatt kan du i HRessurs til enhvert tid ha oversikt over ferien din - hvor mange feriedager du har, og hvor mange av disse som er benyttet. Du kan søke om ferie, og om overføring av ferie. Det samme gjelder for fri og permisjon. Din bedrift fører også en oversikt over ditt sykefravær. HRessurs er også et personalsystem som brukes til å lagre dine personalia, samt oppbevare en del dokumenter som vedrører deg. Disse dokumentene er det du og din leder som har tilgang til. HRessurs tilfredstiller alle krav til sikkerhet i forhold til personopplysninger. Som medarbeider kan du være trygg på at opplysninger om deg ikke er tilgjengelig for uvedkommende.

3 Informasjon om deg selv Informasjon om deg selv finner du under Min info. Denne kan og skal du selv vedlikeholde. Mine oppgaver Vedlkeholde informasjon om deg selv - Dette gjøres under Min side. Søke ferie Søke om fri og permisjon Laste opp dokumenter til dokumentarkiv - Dokumentarkiv er en modul i HRessurs som lar deg lagre dokumenter slik at de alltid er tilgjengelige. Dokumentene kan låses, for å sikre at det du lagrer her ikke blir endret senere eller deles med andre. Dette er den naturlige plassen å lagre ansettelsesavtaler, lønnsavtaler, medarbeidersamtaler og andre dokumenter som omhandler ditt arbeidsforhold i bedriften. Registere informasjon om ditt sykefravær når du er tilbake på jobb - Når du er tilbake på jobb etter et sykefravær, må du registrere informasjon om fraværet. Du kan klikke på linken i e-posten du mottok da fraværet ble registrert, eller du kan hente fram siden selv under Mitt sykefravær. 3. Sykefravær Finn en kollega Hvis du ønsker å se på informasjon om en kollega, må du først søke fram vedkommende. Når du er tilbake på jobb etter et sykefravær ( gjelder kun i egenmeldingsperioden. Går sykefraværet utover denne perioden og går over til Sykemelding, er det leders ansvar å registrere endringer på fraværet) må du registrere informasjon om fraværet. Du kan klikke på linken i e-posten du mottok da fraværet ble registrert, eller du kan hente fram siden selv: 1. Velg Om meg på hovedmenyen.

4 2. Klikk på Mitt sykefravær. Du får dette bildet: 3. Under Oppgaver vil du finne linken Registrer informasjon om fraværet. Klikk på denne. Du får dette bildet:

5 1. 4. Registrer informasjonen som det blir spurt om, og trykk Lagre når du er ferdig. Hva det blir spurt om er litt forskjellig avhengig av om fraværet skyldes egen sykdom eller barns sykdom. Når du lagrer, blir det sendt en melding til lederen din Når du har lagret, vil du se at linken under Oppgaver er borte Hvis du registrerte en feil i veiviseren ovenfor, kan du klikke på linken merket Endre. Dette kan du gjøre helt fram til lederen din bekrefter fraværet. Klikk på dette symbolet UtvidSymbol.png for å vise hva som er registrert på fraværet. 2. Ferie Søk om ferie 1. Velg om meg fra hovedmenyen 2. Klikk på Min ferie. Du får følgende skjermbilde:

6 3. Klikk på linken Registrer nytt ferieønske. Du får dette skjermbildet: Søk om overføring av ferie Denne rutinen skal du bruke når du ønsker å søke om å overføre feriedager fra ett år til et annet. Rutinen brukes både for overføring av dager til neste år, og overføring av dager fra neste år, det vil si forskuddsferie. 1. Klikk på Min ferie. 2. Velg Søk om overføring av ferie. 4. Fyll inn første dag i ferien i FRA dato (klikk på vis tidspunkt for å få opp kalender) 5. Fyll inn siste dag i ferien i TIL dato (klikk på Vis tidspunkt for å få opp kalender). 6. Skriv eventuelt kommentar i feltet Kommentar. Denne vil lederen din se når han behandler ferieønsket ditt. 7. Klikk Lagre. Ferieønsket ditt blir nå lagret, og det blir sendt en melding til lederen din. Du får en melding når søknaden din er behandlet.

7 3. I feltet År velger du året forut for det året du ønsker å overføre fra eller til. Hvis det er overføring fra eller til neste år, trenger du derfor ikke å endre på årstallet, siden årstallet bestandig velger det året som vi befinner oss i som standard. 4. Klikk på linken Søk om overføring av ferie. Du får følgende skjermbilde: 2. Fri og permisjon Denne rutinen skal du benytte når du ønsker å søke om fri fra arbeidet. Typiske eksempler her er tannlegebesøk, legebesøk, tilvenning i barnehage og lignende. Hvis bedriften din benytter modulen Ferie, skal du ikke legge inn ferieønsker her. 1. Velg om meg fra hovedmenyen. 2. Klikk på Min fri og permisjon - Søk om fri eller permisjon. 5. Fyll inn antall dager du ønsker å overføre i feltet Antall dager. 6. Legg inn en kommentar hvis du ønsker. Denne vises for lederen din når han skal behandle søknaden. 7. Klikk på Lagre. Søknaden blir nå opprettet, og det blir sendt en melding til lederen din. Du får en melding når søknaden din er behandlet.

8 3. Velg hva slags fri du søker om i feltet merket Type. 2. Laste opp et dokument i dokumentarkivet Dokumentarkiv er en modul i HRessurs som lar deg lagre dokumenter slik at de alltid er tilgjengelige. Dokumentene kan også deles. Dette er den naturlige plassen å lagre ansettelsesavtaler, lønnsavtaler, medarbeidersamtaler og andre dokumenter som omhandler ditt arbeidsforhold i bedriften. 1. Velg Mine dokumenter fra hovedmenyen under Om meg. 2. Velg Nytt dokument 4. Registrer dato i feltet Fra (for å vise kalender, trykk Vis Tidspunkt). 5. Registrer siste dag i perioden i feltet Til (for å vise kalender, trykk Vis Tidspunkt). 6. Registrer klokkeslett dersom dette symbolet for klokke vises. 7. Skriv en forklaring på hvorfor du søker fri i feltet Kommentar. 8. Klikk på Lagre. Søknaden blir nå registrert, og det blir sendt en melding til lederen din. Du mottar en melding når søknaden er behandlet. 3. Velg type dokument i valgboksen merket Kategori. 4. Gi dokumentet et navn i feltet Navn 5. Klikk på knappen Velg fil her. Du får nå anledning til å velge et dokument fra PC-en din som skal lagres i HRessurs 6. Lagre

9 7. Under Valg-knappen kan du låse/beskytte dokumentet og dermed forhindre at det kan endres. Du kan velge hvem som skal varsles utover deg selv om dokumentbeskyttelsen fjernes. 7. Hjelpeguide I denne brukermanualen har vi samlet de viktigste brukertipsene for at du så enkelt som mulig skal komme i gang medhressurs. I tillegg har vi en elektronisk hjelpeguide hvor du kan søke etter problemstillinger du evt. måtte ha. Hjelpeguiden blir oppdatert ved endringer. Du finner hjelpen øverst i menyen inne i HRessurs. eller på direktelinken: hjelp.hressurs.no Tlf