BRUKERVEILEDNING TIDBANK

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING TIDBANK 1

2 RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID...3 Registering av arbeidstid...3 Manglende registeringer...3 Korrigering av feilregistreringer...3 Godkjenning av arbeidstidsrapport...3 Kompsaldo...3 Attestering av arbeidstidsrapporten...3 Feil og mangler i arbeidstidsrapporten...4 Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær...4 Overtid...4 Avregningsperioden for fleksitidsregnskapet...4 Endring av stillingsprosent m.v...4 Brukerstøtte...4 REGISTERING INN/UT PÅ TIDTERMINAL...5 TJENESTEREISE MED REISETID...5 HJEMMEARBEID DEL AV DAG MED F.EKS. AVSPASERING...5 TJENESTEREISE DEL AV DAG MED F.EKS. AVSPASERING...5 HELDAGSFRAVÆR...6 PLANLEGGE FRAVÆR(FREMTIDIG FRAVÆR)...6 LEGGE INN GLEMTE/FEILAKTIGE REGISTERINGER...6 KORRIGERE EN REGISTERING...7 STEMPLING AV OVERTID...7 SYKEMELDING...8 DELVIS SYKEMELDT HVORDAN REGISTRERE/STEMPLE...9 GODKJENNE MÅNEDSRAPPORT...9 2

3 RETNINGSLINJER VED REGISTERING OG OPPFØLGING AV ARBEIDSTID Registering av arbeidstid Registrering av arbeidstid skal primært skje på tidterminal. Det er kun koder med merkede taster samt koder som henger på oppslagstavla ved tidterminalene, som kan benyttes ved denne registeringsmedtoden. Koder du ikke finner på tidtermnalen eller oppslaget, må registreres via Tidbanken. Manglende registeringer Manglende registeringer medfører trekk i fleksisaldo. Bakgrunnen for dette er at det ønskes en raskest mulig ajourføring av registreringene i Tidbank. Noen koder gir imidlertid ikke trekk i fleksisaldo på etterfølgende dager. Dette gjelder f.eks. ved bruk av koden Ferie. Da vil systemet automatisk registrere ferie frem til det gis beskjed om noe annet. Korrigering av feilregistreringer Alle ansatte har tilgang til å korrigere egne registreringer, legge til glemte registeringer o.s.v. Hovedregelen er at ansatte foretar korrigering for egne registreringer. Vær obs på at vi kun går 1 måned tilbake i tid. Unntaket er ved langvarig fravær og arbeidsrapporten er klar for attestering. Da kan Opplysningstenesta korrigere feilregistreringene eller legge inn de manglende registreringene for en ansatt. Godkjenning av arbeidstidsrapport Ansatte godkjenner egne registeringer for en måned. Godkjenningen innebærer å bekrefte overfor nærmeste leder, at registreringene er korrekte innenfor den gitte perioden. Har du planlagt fravær som ferie eventuelt permisjon legges dette inn i Tidbank i forkant og godkjenner perioden før fraværet begynner. Du kan knytte kommentarer til registeringer. Denne funksjonen bør brukes aktivt ved godkjenning av rapporten, for å gi leder meldinger som kan forklare enkelte registeringer. På den måten kan misforståelser unngås, og attesteringsarbeidet blir effektivt. Kompsaldo Alle registeringer med koden «Reisetid fleks» går automatisk over til egen saldo som heter Komp. Det vil si at fleksisaldo og reisetid er to forskjellige «kontoer». Komp.saldo rundes ikke av ved årsskiftet. Det er ikke mulig å overføre timer fra fleksisaldo til komp.saldo. Attestering av arbeidstidsrapporten Det er ansattes nærmeste leder i avdelingen som attesterer den enkeltes arbeidstidsrapport. Ved attestering blir arbeidstidsrapporten stengt, slik at den ansatte ikke lenger har mulighet til å foreta korrigeringer. Leder har mulighet til å avattestere rapporten, slik at den ansatte kan avgodkjenne og gjøre korrigeringer. Systemet har en e-post funksjon, som gir leder mulighet til å sende påminnelse til ansatte som ikke har godkjent sin egen rapport enda. 3

4 Feil og mangler i arbeidstidsrapporten Dersom leder ved attestering oppdager feil eller mangler i rapporten, er det den ansatte selv som må foreta korrigeringen. Leders oppgave er å gjøre den ansatte oppmerksom på forholdet og be om at feil eller mangler blir rettet opp. Systemet gir ledere mulighet til å legge inn kommentarer til registeringer i arbeidstidsrapporten, og sende melding til den ansatte om å foreta korrigeringer eller avklare forholdet. Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær Ved langvarig sykdom og lignende kan det noen ganger være behov for å attestere arbeidstidsrapporten, uten den ansattes medvirkning. Leder godkjenner og attesterer da rapporten. Dette skal kommenteres i rapporten før den godkjennes/attesteres og melding sendes den ansatte på arbeidstidsrapportens e-post funksjon, slik at den ansatte blir oppmerksom på forholdet når han eller hun er tilbake. Overtid En må ha jobbet 7,5 time før en kan få registert overtid. Utbetaling av overtid skjer på bakgrunn av registert overtid i Tidbank. Overtidsbruk skal være godkjent av leder på forhånd. Avregningsperioden for fleksitidsregnskapet 1. januar blir opptjente timer ut over 45 timer strøket uten kompensasjon. Skyldig tid mer enn 10 timer ved månedsskifte fører til trekk i lønn. Avregningsperioden er 1. januar 31. desember. Endring av stillingsprosent m.v. Endring av stillingsprosent, overgang til delvis permisjon o.l., skjer på bakgrunn av søknad til personal. Etter innvilget søknad oversender personal melding til Opplysningstenesta som da tildeler et nytt årsskjema i tidsregisteringssystemet. Brukerstøtte Brukerstøttefunksjonen for tidsregisteringssystemet er internnr eller send epost til opplysningstenesta@mrfylke.no 4

5 REGISTERING INN/UT PÅ TIDTERMINAL Før kortet foran leseren og trykk på knappen INN eller UT TJENESTEREISE MED REISETID NB! All reisetid fleks blir automatisk overført til egen «konto» som heter Komp. HJEMMEARBEID DEL AV DAG MED F.EKS. AVSPASERING TJENESTEREISE DEL AV DAG MED F.EKS. AVSPASERING Er du i tvil om riktig stempling: Sjekk tjenestetiden for den aktuelle dagen ved å gå på Rapport. 5

6 Eller bruk Heldagsfravær hvis du er borte hele dagen. HELDAGSFRAVÆR PLANLEGGE FRAVÆR(FREMTIDIG FRAVÆR) Gå på Meny Velg Planlegge Klikk på den aktuelle dagen Velg Her er det viktig at du setter «Tilbake dato» rett. Din tlf. stenges med det fraværet du har angitt. LEGGE INN GLEMTE/FEILAKTIGE REGISTERINGER 6

7 KORRIGERE EN REGISTERING OBS! Max 30 korrigeringer pr dag. STEMPLING AV OVERTID Hovedregel er at betalt overtid gjelder fra kl 15:30, overtidsberegningen starter etter at du har jobbet 7,5 timer, all tid før kl 08:00 går til fleksitid. Skal du ha overtid betalt før arbeidstid (08:00) bruk koden Overtid betalt. Skal du ha overtid til avspasering + overtidstillegget utbetalt, bruk koden Overtid til Komp. Timene havner da på Komp.saldo. Hvis du har delt opp arbeidsdagen din, d.v.s. at du kommer tilbake for å jobbe på kveld, bruk koden Overtid betalt. Har du Reisetid + Overtid samme dag, bruk koden Overtid kveld. 7

8 SYKEMELDING Når en ansatt er sykemeldt må det legges inn dato fra og til samt sykemeldingsgrad. Dette for at systemet skal kunne beregne riktig antall sykemeldingstilfeller i sykefraværsstatistikken. I tillegg kan den ansatte, leder eller systemansvarlig (de med rettighet til å se vedkommendes registreringer), få oversikt om den ansatte har vært nok til stede i sykemeldingsperioden. Spesielt der hvor den ansatte har hatt gradert sykemelding. Det er fra til datoen på sykemeldingsblanketten som legges inn. Dette kan kun gjøres av systemadministrator. Ring 8877 eller send e-post til opplysningstenesta@mrfylke.no Bildet viser automatisk inneværende år men med mulighet til for å velge tidligere år dersom du har tilgang til å se andre ansatte kan de velges under navn Bildet inneholder følgende felter: Fra: Til: Sykemeldingsgrad: Dato for når sykemeldingen starter. Dato for når sykemeldingen slutter. Sykemeldingsprosenten som står på sykemeldingen. Fravær (skjemalagt) Viser avvik (skjemalagt arbeidstid sykefraværet). Faktisk fravær: Viser hvor stor fraværsprosenten er i forhold til registeringer i Tidbank. Forventet arbeidstid Viser hvor mange timer forventet arbeidstid i perioden (skjemalagt arbeidstid). Arbeid (skjemalagt): Viser hvor mange timer vedkommende skulle ha vært på jobb i forhold til årsskjema. Arbeid (faktisk) Mulig fravær: Sum sykefravær Kommentar: Viser hvor mange timer vedkommende har vært på jobb med betalte fraværskode. Viser ut fra skjemalagt tid og sykmeldingsgrad hvor mye den ansatte kan være borte fra jobben. Viser faktiske fraværstimer i perioden Mulighet for å legge inn valgfri informasjon 8

9 DELVIS SYKEMELDT HVORDAN REGISTRERE/STEMPLE Denne koden brukes kun mellom kl og kl 15.30, kode 4 + INN/UT på stemplingsuret. Kommer du før kl stemple vanlig INN Går du etter kl stemple vanlig UT. Hver enkelt ansatt må selv passe på at sykmeldingsgraden overholdes, med antall timer pr. dag. GODKJENNE MÅNEDSRAPPORT Ved periodeslutt varsler tidbank deg ved hjelp av en alarm øverst i applikasjonen om at perioden er klar for godkjenning. Godkjenningen innebærer en bekreftelse overfor din leder om at registreringene er gjennomgått og er riktige. Alarm ikonet: Alarmene dine: Når en periode er over kommer det frem en rød alarm øverst til høyre Klikk på denne og du får fram under Alarmer i applikasjonen: Periode klar for godkjenning (se bildet ovenfor). For å godkjenne perioden, klikk på linken. Du vil da bli sendt inn i bildet hvor du kan godkjenne perioden og i tillegg se tidligere perioder for inneværende år. Klikk direkte på Godkjenne, hvis du ikke ønsker å se igjennom rapporten din. Dersom du vil gå igjennom registreringer for foregående måned, så klikk på rapport lengst til høyre for periode-linjen. Arbeidstidsrapporten din kommer frem nederst i godkjenningsbildet. Hvis alle registreringer er riktige, scroll deg da nederst på siden og klikk på knappen nederst til venstre. Hvis du har korrigeringer, klikk da på pennen til høyre på datolinjen. Foreta endringene og gå deretter inn under <Registrering/Godkjenne> i 9

10 menyen og klikk Godkjenne til høyre for perioden. Dersom du ønsker å se dataene i rapporten på nytt klikker du rapport og deretter på knapp for godkjenne i bunnen av rapporten. Siden vil nå vise at du har godkjent data for foregående periode ved at status blir grønn med teksten «Godkjent ansatt». Det er mulig å fjerne godkjenningen og foreta korrigeringer frem til leder har attestert, ved å klikke på Fjern godkjenning til høyre for perioden. Hvis status for perioden er blå «Attester leder», så klarer du ikke å fjerne godkjenningen for perioden. Hvis du må korrigere, så kontakt leder, slik at han/hun fjerner attesteringen. Du kan da fjerne godkjenningen din og gjøre de nødvendige korrigeringer, før du på nytt godkjenner perioden din. Din leder må også inn igjen å attestere perioden Hvis du ønsker å godkjenne perioden din før den er over, for eksempel fordi du skal ha ferie resten av perioden. Gå da først inn under <Registrering/Planlegge> og planlegg ditt fravær. Deretter går du inn under <Registrering/Godkjenne>. Marker for <Vis fremtidige perioder> ved siden av valgt år, som vist i bildet nedenfor og klikk «Godkjenne» til høyre for den fremtidige perioden du ønsker å forhånds godkjenne. 10