KOM I GANG KOM I GANG MED SIMPLOYER FRA INFOTJENESTER - ANSATTGUIDE

Transkript

1 KOM I GANG KOM I GANG MED SIMPLOYER FRA INFOTJENESTER - ANSATTGUIDE

2 Kom i gang med Simployer 1. Innledning 2. Bruk av systemet? - Pålogging - Informasjon i systemet - Mine oppgaver 4. Søk om fri eller permisjon 5. Last opp dokument i dokumentarkivet 6. Hjelpeguide 3. Ferie - Søk om ferie - Søk om overføring av ferie 1. Innledning Som ansatt kan du i Simployer til enhver tid ha oversikt over ferien din hvor mange feriedager du har, og hvor mange av disse som er benyttet. Du kan søke om ferie, og om overføring av ferie. Det samme gjelder for fri og permisjon. Din bedrift fører også en oversikt over ditt sykefravær. Simployer er også et personalsystem som brukes til å lagre dine personalia, samt oppbevare en del dokumenter som vedrører deg. Disse dokumentene er det du og din leder som har tilgang til. Simployer tilfredsstiller alle krav til sikkerhet i forhold til personopplysninger. Som medarbeider kan du være trygg på at opplysninger om deg ikke er tilgjengelig for uvedkommende.

3 2. Bruk av systemet Hvor og hvordan kan jeg logge på? Du logger inn via Før du får logget inn må du ha mottatt påloggingsinformasjon (brukernavn/ passord) fra systemet. Dette får du av systemadministrator i bedriften. Hvilken informasjon finner jeg i systemet? Når du logger deg inn, kommer du til Min Side som er startsiden i Simployer. På Min Side finner du en del faner med linker til ulike deler av systemet. Merk deg at hvilke bokser som vises, avhenger av hvilke moduler ditt firma har, samt din egen rolle i systemet.

4 Informasjon om deg selv Informasjon om deg selv finner du under Min info. Denne kan og skal du selv vedlikeholde.

5 Finn en kollega Hvis du ønsker å se på informasjon om en kollega, må du først søke fram vedkommende. dette gjør du i feltet: søk etter person, øverst til høyre. Mine oppgaver Vedlikeholde informasjon om deg selv - Dette gjøres under Min side. Søke ferie Søke om fri og permisjon Laste opp dokumenter til dokumentarkiv - Dokumentarkiv er en modul i Simployer som lar deg lagre dokumenter slik at de alltid er tilgjengelige. Dokumentene kan låses, for å sikre at det du lagrer her ikke blir endret senere eller deles med andre. Dette er den naturlige plassen å lagre ansettelsesavtaler, lønnsavtaler, medarbeidersamtaler og andre dokumenter som omhandler ditt arbeidsforhold i bedriften.

6 3. Ferie Søk om ferie 1. Velg Om meg fra hovedmenyen 2. Klikk på Min ferie. Du får følgende skjermbilde:

7 3. Klikk på linken Søk ny ferie, du får dette skjermbildet: 4. Fyll inn første dag i ferien i FRA dato (klikk på Velg dato for å få opp kalender) 5. Fyll inn siste dag i ferien i TIL dato (klikk på Velg dato for å få opp kalender). 6. Skriv eventuelt kommentar i feltet Kommentar. Denne vil lederen din se når han behandler ferieønsket ditt. 7. Klikk Lagre. Ferieønsket ditt blir nå lagret, og det blir sendt en melding til lederen din. Du får en melding når søknaden din er behandlet.

8 Søk om overføring av ferie Denne rutinen skal du bruke når du ønsker å søke om å overføre feriedager fra ett år til et annet. Rutinen brukes både for overføring av dager til neste år, og overføring av dager fra neste år, det vil si forskuddsferie. 1. Klikk på Min ferie. 2. Velg Søk om overføring av ferie via menypunktet søk ny ferie.

9 3. I feltet År velger du året forut for det året du ønsker å overføre fra eller til. Hvis det er overføring fra eller til neste år, trenger du derfor ikke å endre på årstallet, siden årstallet bestandig velger det året som vi befinner oss i som standard. 4. Klikk på linken Søk om overføring av ferie. Du får følgende skjermbilde: 5. Fyll inn antall dager du ønsker å overføre i feltet Antall dager. 6. Legg inn en kommentar hvis du ønsker. Denne vises for lederen din når han skal behandle søknaden. 7. Klikk på Lagre. Søknaden blir nå opprettet, og det blir sendt en melding til lederen din. Du får en melding når søknaden din er behandlet.

10 4. Fri og permisjon Denne rutinen skal du benytte når du ønsker å søke om fri fra arbeidet. Typiske eksempler her er tannlegebesøk, legebesøk, tilvenning i barnehage og lignende. Hvis bedriften din benytter modulen Ferie, skal du ikke legge inn ferieønsker her. 1. Velg Om meg fra hovedmenyen. 2. Klikk på Min fri og permisjon - Søk om fri og permisjon.

11 3. Velg hva slags fri du søker om i feltet merket Type. 4. Registrer dato i feltet Fra (for å vise kalender, trykk Velg dato). 5. Registrer siste dag i perioden i feltet Til (for å vise kalender, trykk Velg dato). 6. Gjelder det Fri/permisjon med lønn, timer velger du også klokkeslett. 7. Skriv en forklaring på hvorfor du søker fri i feltet Kommentar. 8. Klikk på Lagre. Søknaden blir nå registrert, og det blir sendt en melding til lederen din. Du mottar en melding når søknaden er behandlet.

12 5. Laste opp et dokument i dokumentarkivet Dokumentarkiv er en modul i Simployer som lar deg lagre dokumenter slik at de alltid er tilgjengelige. Dokumentene kan også deles. Dette er den naturlige plassen å lagre ansettelsesavtaler, lønnsavtaler, medarbeidersamtaler og andre dokumenter som omhandler ditt arbeidsforhold i bedriften. 1. Velg Mine dokumenter fra hovedmenyen under Om meg. 2. Velg Nytt dokument

13 3. Klikk på knappen Velg fil her. Du får nå anledning til å velge et dokument fra PC-en din som skal lagres i Simployer 4. Lagre 6. Hjelpeguide I denne brukermanualen har vi samlet de viktigste brukertipsene for at du så enkelt som mulig skal komme i gang med Simployer. I tillegg har vi en elektronisk hjelpeguide hvor du kan søke etter problemstillinger du evt. måtte ha. Hjelpeguiden blir oppdatert ved endringer. Du finner Brukerveiledning øverst i menyen inne i Simployer.

14 Tlf