QR-FUNKSJON. Send informasjon til renholdspersonalet om oppgaver som kan/skal utføres

Transkript

1 1 QR-FUNKSJON Send informasjon til renholdspersonalet om oppgaver som kan/skal utføres Motta informasjon fra renholdspersonalet om oppgaver som er utført Renplan har nå en egen meny som automatisk trykker QR etiketter. Administrasjon av periodiske oppgaver Hovedmålet til QR-periodiske oppgaver er å signalisere til rett tid om oppgaver som bør eller må utføres. (Avtalte års oppgaver som f.eks. vinduspuss, hovedrengjøring, innemiljøsikring etc.) Denne funksjonen aktiveres hvis det i databasen er oppgaver registrert som ikke utførte: Periodiske oppgaver og den årlige hyppigheten gir automatisk en utløpt dato. Oppgaven vises automatisk på renholders telefon eller nettbrett når rommets QR skannes. Foreligger ingen utgåtte periodiske oppgaver, vises ingen informasjon på telefonen etter QR-forespørsel. På leders PC, vises automatisk alle oppgaver som har forfalt etter utløpt dato. Denne oppgave listen kan skrives ut eller sendes som e-post til renholdspersonalet. (Renholdspersonalet slipper da å skanne alle rom for å sjekke, men går direkte til de aktuelle rom). Administrasjon av daglige oppgaver Hovedformålet til QR-daglige oppgaver er å følge en rengjørers aktivitet i et område eller rom. Idéen er at rengjøreren skanner en QR-kode idet han / hun går inn på et område eller rom, og når arbeidet er fullført. Hvis alle rom har en egen QR, så kan renholdspersonalet ved problemer, skanne rommets QR brikke og sende en melding. Se pkt Sende melding. Informasjon om rommets renhold. Egen meny på telefon eller nettbrett.

2 2 Den viser all nylig aktivitet, inkludert informasjon om når rommet ble rengjort sist for daglige oppgaver og all informasjon om periodiske oppgaver; både dato for når en slik oppgave ble utført sist og dato for når en oppgave skal utføres etter i fremtid. QR funksjonen må kjøpes separat fra Renplan-lisens. For å bruke denne funksjonen må du aktivere den i QR menyen. Bygg eller områder kan knyttes til kun en PC. Hvis flere ledere vil bruke QR, på andre bygg, opprettes flere separate lisenser, - ta kontakt. 1. QR-Server

3 3 Oppsett av QR- Første gang. 1.1 Innstillinger fane For å begynne å bruke QR-kodefunksjonen, må du aktivere den først. Velg fanen: Innstillinger. Klikk inn i den lille ruten slik at: v/ vises: Aktivert: QR-funksjon er aktivert Deaktivert: QR-funksjon er deaktivert Bakgrunnen for dette spørsmålet er at QR systemet kommuniserer med en database. Alle bygg i Renplan må derfor ligge på denne PC en. QR informasjon: Inn og ut går kun til en og den samme PC.

4 4 1.2 Automatisk oppdatering til server Aktivert: Lister over utløpte oppgaver sendes automatisk til serveren hver gang det gjøres en forandring i periodiske oppgaver. Standardinnstilling er aktivert Vi foreslår at dette alternativet holdes aktivert for å alltid ha nøyaktige og oppdaterte lister over utløpte periodiske oppgaver på serveren. Deaktivert: Du må manuelt kontrollere og sende oppgavelister til serveren ved å trykke på knappen "Send liste over oppgaver til servere". 1.3 QR Bruker: Log inn Hensikten med denne innregistreringen av personale er å øke sikkerheten ved bruk av QR systemet. QR etiketter vil bli plassert synlig så flere kan skanne, for å sikre at ingen utenfor vår avdeling skanner og får tilgang til databasen, legger vi inn personalet med et eget passord. Ved å aktivere denne funksjonen, kan vi også hente ut mer detaljert informasjon om: Når og hvem som har utført arbeidet. For å aktivere velg: Aktiver ved å hake av: v/ og Lagre.

5 5 For å lage en oversikt over personale som skal bruke QR, Velg fanen: Personale: Sett inn navn og passord for alle. Vi anbefaler fullt navn og et enkelt passord. Passord kan være forbokstav i navn og ett tall. Jonas får da: J1 som passord. Vi gjør det så enkelt som mulig. Passordet tastes inn ved første gangs pålogging, deretter 30 dagers intervall. 1.4 "Få oppgaver fra server" - knappen Ved å trykke på denne knappen vil de sist utførte oppgaver fra personalet lastes ned. Både lister over periodiske og daglige oppgaver lastet ned. På denne måten får vi en oversikt over utførte oppgaver og kan oppdatere Renplan.

6 1.5 Send liste over oppgaver til servere -knappen. Daglige oppgaver: Ved å klikke på denne knappen, så vil du sende listen over utførte oppgaver til databasen. Dette skjer automatisk hvis du har satt: Aktivert til server: pkt. (1.2) 6

7 7 1.6 Periodiske oppgaver-fane Klikk i avkrysningsboksen for det enkelte Område eller i knappen øverst for Område for å se alle. Utført-knapp: Dette vil oppdatere dato info. for utførte periodisk oppgave for det enkelte rom. Rom som er haket av behandles. Bruk knappen: Send oppgaver til server. Hvis automatisk oppdatering velges, vil listen over oppgaver oppdateres automatisk. Se skjermbildet under pkt. 1.3 Hvis ikke automatisk oppdatering er valgt, må vi manuelt velge: Send liste over oppgaver til server. (Renplan har faste års-frekvenser og ved registering av utført, så settes ny dato frem i tid). Hvis du tror/vet at oppgaven er feilregistrert av personalet kan vi bruke: Slett-knapp: Dette vil slette den valgte arbeidsregistreringen. Oppgaven vil da ikke bli oppdatert i databasen.

8 8 1.7 Daglige oppgaver-fane Slett-knapp: Dette vil slette opptegnelsen og all aktivitet for gjeldende område / rom. Slett alt-knapp: Dette vil slette all aktivitet knyttet til daglige oppgaver for alle områder / rom. Rapport knappen. Se til høyre i skjermbildet under. Her kan vi se mer detaljert informasjon over Daglige oppgaver.

9 9 Informasjon i Rapport: Ved å dobbeltklikke på opptegnelsen vil du få tilgang til detaljene ved personalets daglige oppgaver-aktivitet. Når et nytt popup-vindu åpnes, kan du se detaljene ved å klikke på datoen. Ved å dobbeltklikke datoen vil du bli spurt om du ønsker å slette den gjeldende dagens aktivitet.

10 10, For å se en mer detaljert rapport, klikk på Rapport knappen. Her kan vi filtrere informasjonen ved valg av dato personale, område og rom.. For å skrive ut velg: For å tilbakestille filter til standard:

11 11 2. QR Etiketter 2.1 Skrive ut etiketter med QR-koder Etikettpapir: Avery L ; 35 x 35 mm. (Leveres av Lyreco Norge AS / og andre papirleverandører). - Velg Område. - Velg et rom, eller merk av i avmerkingsboksen Velg alle for å skrive ut etiketter for alle rom i valgt område. - Klikk på Skriv ut-knappen.

12 12 Viktig: Du kan velge etikettstartposisjon fra papiret ved å slå inn et tall mellom 1-35 i feltet "etikettstartposisjon". Den er satt til 0 som standard. Det betyr at den vil starte og skrive ut fra første etikett på papiret. Tallene er i horisontal rekkefølge. 0

13 13 Bruk av tlf. eller nettbrett 3.a Vi skanner rommets QR ved å trykke på i-nigma nettleser, - Trykk på: Go Online. - Da vises skjermsiden som vist under. - Skanning av neste rom: Trykk på tilbake knappen på tlf., tre- fire ganger til du ser den røde firkanten for innskanning. - Hvis rommet er låst, opptatt etc., se under pkt. 3.4, Sende melding. Viktig: Hvis Log inn, er aktivert, så må alle bruke log inn og sitt passord for å få tilgang: Boksen under skal komme opp automatisk når vi skanner en Renplan QR.

14 14 3.b Hovedmeny for telefon/nettbrett Når du skanner QR-etiketten med mobilen eller en tablett, vil du se en hovedmenyskjerm som inneholder tre valg: - Daglige Oppgaver - Periodiske Oppgaver - Informasjon - Send melding

15 Daglige Oppgaver Ved å klikke på denne knappen overføres utførte daglige oppgaver. Et klikk er nok, og du ser ok symbolet under. Når det klikkes på denne knappen, vil tidspunktet for renhold i rommet eller i et definert område av bygget bli registrert.(vi kan alternativt ha en QR for hvert rom eller en for ett Område)

16 Periodiske Oppgaver Denne valgmuligheten viser hvilke periodiske oppgaver som skal utføres: - Periodiske oppgaver som viser en utløpt dato og - Periodiske oppgaver som utløper de neste 15 dagene. Når arbeidsoppgaven er utført: 1. Klikk på knappen «UTFØRT» ved siden av oppgaven

17 Informasjon Dette valget gir deg mulighet til å se informasjon som er relatert til dette rommet: - Dato og klokkeslett når daglige oppgaver sist ble utført - En liste over alle periodiske oppgaver, med tidspunkt når oppgavene ble utført samt neste forfallsdato.

18 Sende melding Med denne menyen kan vi sende melding om rommet direkte til leder uten å skrive, eller vi kan skrive inn en melding ved en annen årsak Hvis du ønsker å skrive inn en egen melding, sett teksten inn i det åpne feltet nederst og velg «Send»