Kort Guide. 1. Registrere fravær

Transkript

1 Virke Oppfølging

2 1. Registrere fravær Kort Guide 2. Endre på registrert fravær 3. Følge opp fravær 4. Sykefraværsrapporter 5. Ferie 6. Medarbeidersamtaler (For Standard Pluss) 7. Administrative tiltak Adm tiltak 8. Oppfølging av nyansatte (For Standard Pluss)

3 Oversiktsbilde «Hjem» side for Virke Oppfølging Registrering og fjerning av fravær. Statistikk oppfølginger. Statistikk arbeid/nærvær. Statistikk medarbeidersamtale- Fravær inneværende måned. «Andre» er alt fravær som er < 5% totalt sett.

4 Oversiktsbilde «Hjem» side for Virke Oppfølging forts. Mine oppfølginger. Mine nyrekrutteringer. (Kun for Standard pluss) Fraværsperioder.

5 1. Registrering av fravær Eksempel på egenmelding Klikk på registrer fravær. Søk opp ansatt, velg riktig fraværskode og dato fra og til samt om det er fravær hele dagen. Klikk på registrer. Egenmeldingen er registrert i kalender til medarbeider. På samme måte som egenmeldinger, registreres sykmelding, barns sykdom, etc. Man bruker de fraværskoder som systemet er satt opp med i under «Kode» nedtrekket.

6 På foregående side ble det vist registrering av heldagsfravær. Det er 3 forskjellige valg på fraværs lengde: Heldagsfravær hele dagen. Del av dag du må da angi hvor mange % av dagen. Fraværstimer du må angi start og sutt tid.

7 2. Endre på registrert fravær Eksempel på egenmelding Har søkt opp person med feil dato på egenmelding og denne skal fjernes. Legg inn dager som skal fjernes (fra og til). Trykk på Fjern. Dagene er nå borte. Du kan nå gjøre som på foregående side og legge til et nytt fravær. Når du nå har hatt bort fraværet som er feil, kan du registrere det korrekte fraværet som vist på forrige side.

8 2.1 Forlenge på registrert fravær Eksempel på sykmelding Søk opp person en sykmelding i systemet. Sykmelding fra tidligere. Velg riktig kode. Velg dato fra og til. Trykk på registrer. Forlengelse av fravær er registrert.

9 2.2 Forlenge på registrert fravær forts. Søker vi opp personen i eksemplet foran og ser i kalender, ligger fraværet registrert der.

10 3. Følge opp fravær 4 dagers oppfølging Når en medarbeider har et fravær på 4 dager, vil den som er ansvarlig for oppfølgingen få varsel i sin mailboks. For å starte oppfølging klikker man på linken med navnet til medarbeideren som skal følges opp. Linken bringer deg inn til Ansatt Tiltak Oppfølginger til medarbeideren. Her kan du nå starte med oppfølgingen. Klikk på ny sak.

11 Trykk på OK. Velg målsetning for oppfølgingen av medarbeideren. Sett første fraværsdag for når medarbeider var borte. Trykk lagre og fortsett.

12 Oppfølgingsmål er nå laget og du kan ta den første samtalen. Trykk på ny samtale.

13 Her legges inn dato for samtalen. Øvrige deltakere dvs. de som er eksterne; NAV, lege, etc. Status valgt fra listen. Helsesituasjon valgt fra listen. Arbeidsrelatert fravær valgt fra listen. Beskriv status/bakgrunn for samtalen. Beskriv konkrete tiltak som kan settes inn. Beskriv videre fremdrift hva er det enighet om. Dersom samtalen er ført over telefon huk av for det. Sett dato for neste oppfølging med eventuelt tid. Trykk så på lagre.

14 Når du trykker på lagre får du beskjed om å huske på å se til at oppfølgingsplanen ikke inneholder diagnoser eller sensitive opplysninger. Tykk på OK for å komme videre. Samtalen er nå lagret. Ønsker du å se samtalen eller redigere den klikk her. Klikk på neste for å komme videre.

15 Klikk på fullfør. Du har nå kommet tilbake til siden hvor du startet med «Ny sak».

16 Ved å trykke pil ned her ser du samtalen du nettopp har gjennomført.

17 Ved videre oppfølging ihht. nytt lovverk : Oppfølgingsplan Dialogmøte 1 9 uker NAV-rapport Dialogmøte 2 Dialogmøte 3 Eksempel under på innhold i varsel mail på Dialogmøte 1. Klikk på linken for å ta Dialogmøte 1 for Hermine Grang. Tilsvarende mail med påminnelse vil komme for alle lovpålagte samtaler arbeidsgiver skal ha med medarbeider. Se neste side for oversikt.

18 Oversikt over varslinger og påminnelser som kommer pr. E-post. Dette er varslinger som følger de nye reglene pr for oppfølging av sykmeldte. Virke Oppfølging

19 3.1 Avslutte fravær medarbeider tilbake i arbeid etter fravær Medarbeider er nå tilbake i arbeid og vi tar en avslutningssamtale. Vi har søkt opp medarbeider og gått inn på fane: Tiltak Oppfølginger Klikk på videre oppfølging.

20 I dette eksemplet har ikke målsetningen har ikke endret seg og heller ikke første fraværsdag. Trykk på Lagre og fortsett for å gå videre med samtalen.

21 Klikk på Ny samtale. Fyll ut samtaleskjema. (Se neste side for mer informasjon).

22 Her legges inn dato for samtalen. Øvrige deltakere dvs. de som er eksterne; NAV, lege, etc. Status valgt fra listen. Helsesituasjon valgt fra listen. Arbeidsrelatert fravær valgt fra listen. Beskriv status/bakgrunn for samtalen. Beskriv konkrete tiltak som kan settes inn. Beskriv videre fremdrift hva er det enighet om. Dersom samtalen er ført over telefon huk av for det. Ettersom dette er siste samtale ikke sett neste oppfølgingsdato. Trykk så på lagre.

23 Her ligger samtalen som dokumenterer at saken er avsluttet og løst. Klikk på Neste. Klikk på Fullfør.

24 Vi er nå tilbake der vi startet med å registrere en Ny sak. Her ser vi at saken er Avsluttet/løst og medarbeider er frisk. Her ligger siste samtale vi hadde med medarbeider. Her ligger første samtale vi hadde med medarbeider. Ønsker du å skrive ut hele saken, individuell oppfølgingsplan, på medarbeideren, trykker du på pdf-ikonet, se neste side for å se et eksempel.

25 Eksempel. Personalia og andre opplysninger hentet fra systemet. Her ligger alle samtaler som har blitt tatt med medarbeider: Status, tiltak og fremdrift listet opp etter dato. Her er målsetningen for denne oppfølgingen.

26 3.2 Oversendelse av dokumenter til NAV Pr. i dag er det ikke mulig å sende over rapporter, etc. til NAV fra Virke Oppfølging, da NAV ikke er klare til å motta dette elektronisk. Slik det er i dag må man sende inn dette manuelt. Når myndighetene har lagt til rette for at NAV er klare å motta slik informasjon elektronisk, vil Virke Oppfølging legge til rette for at det gjennom løsningen blir mulig å innrapportere elektronisk. Hvordan dette skal løses rent praktisk kommer det informasjon på senere når NAV er klare til å motta elektronisk. I Virke Oppfølging vil det i neste versjon bli lagt opp en link slik at man kommer til riktig side for innrapportering manuelt.

27 4. Sykefraværsrapporter Standard rapporter som følger med i HLO finner du under: Rapporter.

28 På den første siden ligger de mest populære rapportene i systemet: Favoritt rapporter. Ønsker du å se på en rapport her, klikker du på VIS.

29 Gjør de valgene du ønsker på: Avdeling Vis alle underavdelinger Periode fra Periode til Fraværstyper som skal være med Velg om du ønsker: Utskrift til Excel Print til pdf

30 Standard fraværsrapporter i Virke Oppfølging Følgende rapporter på fravær er standard i systemet: Fraværstyper Fraværstyper Perioder Fraværstyper Prosent Fravær Detaljert Fravær Prosent (Enkel) Fravær Prosent (Full) Fravær Grafer Fravær Kort/Lang

31 5. Ferie Registrering og planlegging av ferie. Registrering Klikk på registrer fravær. Søk opp den ansatte og velg kode for «Ferie» samt dato start og stopp. Trykk på «Registrer». Ferie er nå registrert og vises da i kalender (her i gul farge). Vises også i kalender på den ansatte (her i gul farge).

32 Planlegging For å planlegge ferie for f.eks. en avdeling i selskapet, klikker man på Fravær/Ferie i meny baren på venstre side. Klikk på fanen «Ferieplan» for å få muligheten til å søke frem. Velg selskap eller avdeling. Trykk på «Søk».

33 Her ser vi ferieplan for avdeling «Oslo». Videre i gult ser vi ferien vi registrerte på Hermine i eksemplet foran. Her er det full oversikt over hvilke feriedager som de ansatte har. Dersom kollega Kari Trestakk ønsker ferie i begynnelsen på november, ser vi at det går bra ettersom ingen andre har ferie fra til For å registrere ferie på Kari kan vi i dette bildet trykke på Lise sitt navn for å komme til hennes kalender.

34 Her er Kari sin kalender. Trykk på «Registrer fravær». Her kommer Kari sitt navn automatisk opp ettersom vi står på hennes kalender. Velg Kode «Ferie» samt periode hun skal være borte. Trykk så på «Registrer». Ferien har nå blitt registrert i Kari sin kalender. Kalender fra Ansatt bildet.

35 Står man fortsatt i kalender på medarbeider og trykker «Alt +» kommer man tilbake til denne oversikten. Her er totaloversikten på avdelingen oppdatert med ferie på Kari Trestakk. På denne måten kan man bygge opp ferie for de ansatte.

36 For å få en oversikt over medarbeidernes feriedager, klikker man på fliken «Ferie info». Listen viser oversikt medarbeidernes tilgjengelige, brukte/planlagte og gjenstående dager, samt avdeling. Her kan man søke på Avdeling og på Ferieåret man ønsker oversikt over. Listen kan også lastes over til Excel.

37 6. Medarbeidersamtaler (Kun for Standard Pluss) Søk opp medarbeider du ønsker å ta en medarbeidersamtale med. Klikk på Ansatt. Her ser du fliken for Medarbeidersamtaler.

38 Du har nå kommet inn i fliken medarbeidersamtale og kan starte en ny samtale. Trykk på «Ny samtale». Legg inn dato for samtalen. Velg om samtalen skal være mellom: Ledere og funksjonærer Ansatte Kun dato Trykk på fortsett når det er valgt.

39 Medarbeidersamtaleskjema fylles ut i punktene 1 5: 1. Oppfølging av forrige medarbeidersamtale 2. Arbeidsoppgaver Hvilke oppgaver har du? Hvilke oppgaver løser du bra? Hvilke oppgaver kan du bli bedre på? 3. Arbeidsmiljø Hvordan trives du på arbeidsplassen? Hva gjør at du trives/mistrives på arbeidsplassen? 4. Videre utvikling/opplæring Hva ønsker du å videreutvikle deg i/på? 5. Annet Er det andre forhold som vi bør ta opp? Tiltak som man har blitt enig om noteres under og tidsfrist settes for videre oppfølging av hva man har blitt enig om. Det er mulig å registrere 3 tiltak. Når skjema er ferdig utfylt, trykk på «Lagre».

40 Medarbeidersamtalen ligger nå lagret på medarbeideren. Her er det mulighet for å «Redigere» eller vise samtalen i pdf på skjermen. Alternativt også slette samtalen.

41 Her er skjema for medarbeidersamtale ferdig utfylt. Kan nå skrives ut og underskrives av partene. Underskrevet dokument kan alternativt skannes og lastes opp i dokumentregister for medarbeider.

42 7. Administrative tiltak Adm tiltak Dersom man ønsker å følge opp en medarbeider under administrative tiltak, som i systemet er forkortet til «Adm tiltak», så starter man med å søke opp den ansatte. For å komme rett til fliken Tiltak, klikk på Tiltak i snarveien som kommer opp. Klikk på fanen Adm tiltak. Klikk på Nytt tiltak.

43 Du kan nå legge inn Adm tiltak. Sett dato for samtalen. Velg Type tiltak: Øvrige deltakere: Legg inn navn dersom andre var med på samtalen. Legg inn kommentar: Hva ble sagt. Trykk på Lagre når du er ferdig. Her ligger samtalen du nettopp har gjennomført. Du kan redigere ved å trykke på REDIGER eller trykke på PDF for å skrive ut dokumentet for underskrift av partene.

44 Når du trykker på PDF-ikonet på foregående side, kommer dokumentet opp. Her er personalia på den ansatte. Her kommer de kommentarer som har blitt lagt inn. Viktig at partene underskriver dokumentet. Dersom medarbeider ikke vil skrive under på det som har blitt skrevet ned. Er uenig og det kan jo hende. Da kan arbeidsgiver sende dokumentet i rekommandert sending via Posten til medarbeider. På den måten kan arbeidsgiver sikre at dokumentet har blitt overlevert den ansatte. Dokumenter som er underskrevet kan lastet opp i dokumentarkiv på den ansatte.

45 8. Oppfølging av nyansatte Basis punkter (For Standard Pluss) 6. Oppfølging av nyansatte Under «Mine nyrekrutteringer» ser man de som er nyansatte i selskapet. Disse medarbeidere må følges opp under prøvetiden. Systemet har oppfølging på en del basispunkter samt oppfølging etter 3 og 5 måneder som ansatt i selskapet. Klikk på navnet på den medarbeider som du ønsker å følge opp.

46 Man kommer da til «Basis» punkter for den nyansatte. For å godkjenne et basispunkt trykker man på «GODKJENN». Er det vedlegg man ønsker å laste opp, trykk på «VEDLEGG». Antallet basispunkter kan bedriften selv velge. Dette finnes under menyvalg: INNSTILLINGER Nyansatte Basis punkter Her kan man: Legge til Nytt basis punkt Justere rekkefølge Redigere Slette punkter.

47 Når man har klikket på Godkjenn, ser man når punktet er godkjent, samt hvem som har godkjent. Det er også mulig å angre godkjenning ved å trykke på «Fjern godkjenning». På hjem siden under mine nyrekrutteringer ser vi nå at vi har fått godkjent en del basispunkter i foregående punkt.

48 7.1 Oppfølging av nyansatte Oppfølging 3 og 5 måneder Oppfølging 3 og 5 måneder finner vi på samme sted som bais punktene på hjem siden. Klikk på linken til den ansatte. Under fanen Nyansatte oppfølginger finner vi oppfølgingssamtaler for 3 og 5 måneder. Klikk på fyll ut.

49 Fyll ut punktene under på skjema for medarbeidersamtale. Sett dato for gjennomført og Trykk på: Lagre. Samtalen blir lagret.

50 Gå tilbake til Nyansatte oppfølginger og du ser nå at samtalen er gjennomført. Trykk på PDF for å skrive ut samtalen. På hjem siden under mine nyrekrutteringer ser vi nå at oppfølging 3 måneder er gjennomført. For å gjøre 5 måneders oppfølging gjør det som vist for 3 måneder.