HJELPEGUIDE TIL WEB-TIME

Transkript

1 HJELPEGUIDE TIL WEB-TIME MEDARBEIDERE 1. Innlogging web-time 2. Oversikt web-time 3. Registrere timer 4. Lagre timeliste 5. Legg inn kommentar på timeliste 6. Send inn timeliste 7. Spørsmål og Svar 1

2 1. Innlogging web-time Når du skal registrere timer elektronisk hos Kelly Services forutsetter dette at du har mottatt en e-post med informasjon om brukernavn og passord. Ta kontakt med din kontaktperson i Kelly Services dersom du ikke har mottatt e-post med innloggingsinformasjon. Ditt brukernavn er det samme som den e-postadressen du har oppgitt til Kelly. Brukernavnet (e-posten) behøver ikke endres selv om du jobber hos ulike oppdragsgivere. Bare husk at dersom du velger å benytte en e-postadresse tildelt av oppdragsgiver som brukernavn, er det viktig at du endrer denne når oppdraget evt. avsluttes. Fra Kelly Services mottar du følgende e-post: Web Time er systemet vårt for timeregistrering. For å få lønn, må du registrere og sende inn timelisten ved slutten av hver periode. Vi anbefaler at du registrerer timer hver dag. Klikk følgende lenke for å logge inn: Ditt brukernavn er e-post@e-post.com Ditt passord er XXXXXX Vennligst logg inn som Medarbeider (standard). Du kan endre passord etter innlogging ved å trykke "Endre passord" på "Min profil"- arkfanen. Dersom lenken ikke fungerer, kan du kopiere og lime inn følgende adresse i adressefeltet på nettleseren din: Ved spørsmål kontakt din konsulent i Kelly, telefon , Dette er en automatisk generert e-post. Vennligst ikke svar. Du kan velge å klikke på linken i e-posten, eller du kan kopiere inn den oppgitte urladressen i din nettleser. 2

3 Logg inn Skriv inn ditt brukernavn (e-post), og det passordet som du har mottatt på e-post. Glemt passord?: Dersom du ikke husker ditt passord, kan du få tilsendt et nytt ved å klikke på Passord? Endre passord eller e-post? Du kan velge å endre passord eller e-postadresse så snart du er logget inn i web-time. Gå til min profil Velg endre passord eller endre e-post 3

4 2. Oversikt web-time Web-time består av følgende; Timelister Statistikk Ny timeliste her foretar du løpende timeregistrering Etablerte timelister oversikt over alle påbegynte timelister, timelister som du har åpnet, eller timelister der hvor du har begynt å registrere timer. Innsendte timelister oversikt over alle timelister du har ferdigstilt og sendt inn til Kelly. Aktuelt Timer per oppdrag her vil du se en oversikt over alle timer som du har jobbet i oppdrag for Kelly, samt navn på oppdragsgiver. Under aktuelt vil du se kunngjøringer og nyheter publisert av Kelly. Min profil Opplysninger som er knyttet til din brukerkonto i web-time. Informasjonen viser din e-post adresse, navn og navn på kontaktperson i Kelly. I tillegg kan du her endre passord og e-post adresse. 3. Registrere timer Kelly ønsker at du registrerer dine timer etter hver endt arbeidsdag. Det er kun anledning til å registrere timer tilbake i tid. Dersom du mot formodning registrerer timer fremover i tid, vil disse timene bli avvist i Kellys interne systemer. 4

5 Når du logger inn i web-time kommer du rett inn i den delen som viser hvilke timelister som skal fylles ut. For å registrere timer, klikk på den timelisten som du ønsker å fylle ut. OBS! Kontroller at du velger riktig timeliste, dvs. riktig oppdrag, måned og månedshalvdel. Ordinære timer Profil indikerer din normale arbeidstid på den aktuelle arbeids- plassen. Dersom du jobber på en skiftordning vil det her være flere profiler å velge mellom (se lenger ned). VIKTIG! velg rett profil slik at din lønn ikke forsinkes. Fyll inn til- og fra- klokkeslett for tiden den du var på jobb. For ordinære arbeidstimer skal du velge koden normaltid. MERK! Du må alltid fylle ut "pause" selv om antall minutter = 0. Timelistekommentarer I tekstboksen kommentar kan du føre opp for eksempel kjørerute, km osv. som påkrevd fra oppdragsgiver For de som er avhengige av å føre en logg over for eksempel km, bom og parkering, vil det være tilgjengelig en ekstra kommentarboks per registrerte linje i web-time. Feltet vil være synlig for kundekontakt som godkjenner dine timelister. MERK! Denne kommentarboksen må aktiviseres av din konsulent i Kelly, ta derfor kontakt dersom feltet mangler og du har behov for dette. 5

6 Overtid Du skal kun velge overtid dersom du har jobbet utover normaltid, og dersom overtiden er godkjent av din oppdragsgiver. Velg koden overtid fra nedtrekksmenyen til høyre. MERK! Skifttillegg er ikke overtid. Alle skifttillegg (timetillegg) er forhåndsdefinert i profilen(e) som er knyttet til ditt oppdrag. Du skal derfor alltid føre normaltid selv om du har krav på skift- eller timetillegg. Sykefravær og annet fravær (hele dagen) Husk at du plikter å opplyse din arbeidsgiver (Kelly) om sykefravær innen utgangen av første fraværsdag. Kelly ubetaler ikke sykefravær som ikke er rapportert inn i henhold til folketrygdlovens 8-18, 8-23 og 8-24 Dersom du har vært syk, eller av andre årsaker ikke var på jobb, skal dette ikke føres som normaltid, men med en fraværskode. Velg riktig kode for fraværet i nedtrekksmenyen til høyre. Du skal fylle til og fra klokkeslett tilsvarende ordinær arbeidstid, samt trekke fra normal lunsj. Sykefravær og annet fravær (deler av dag) Det er derfor viktig at du har gitt beskjed om ditt sykefravær til din kontaktperson i Kelly før timelisten sendes inn. Egenmelding og sykemelding fra lege må sendes inn til Kelly som dokumentasjon å fravær 6

7 Dersom du har vært borte kun deler av en dag, må dette registreres på 2 eller flere linjer. Fraværet må føres på en egen linje og faktisk arbeidede timer på egen linje. Dersom fraværet var midt på dagen, fører du først normaltid, så fravær og deretter arbeidede timer. Skiftarbeid Profilene er tilpasset ditt oppdrag. Timene vil derfor bli avvist dersom klokkeslettene ikke samsvarer med klokkeslettene i valgt skift. MERK! Dersom du jobber over midnatt, må timene føres på 2 linjer. Dvs. en linje frem til kl 00:00 og en linje fra kl 00:00 neste dag. Timene må altså føres på den datoen de faktisk tilhører. 4. Lagre timeliste Du kan hele tiden lagre registreringene du gjør i timelisten. Det betyr at du kan registrere timer kontinuerlig, fortrinnsvis daglig. Etter at du har fylt ut dine timer, velg knappen Lagre under timelisten. Du vil da kunne åpne den samme timelisten senere og fortsette med timeregistreringen. 5. Legg inn kommentar på timeliste MERK! Alle kommentarer som legges inn på timelisten i feltet kommentar til lønningskontor vil medføre at timelisten stopper opp i Kelly systemer. Behandlingstiden kan derfor bli lengre enn normalt, og forsinke lønnsutbetalingen. Denne kommentarboksen skal kun benyttes ved helt spesifikke og nødvendige kommentarer som er nødvendige for at du skal få riktig lønn. Personlige opplysninger som skatteinformasjon, kontonummerr. osv. må ikke registreres her. 7

8 6. Send inn timeliste Innleveringsfrist for timelister er den 15. og den siste dagen i hver måned. Når du har registrert alle timene på timelisten, må du sende den inn til Kelly. Velg Send inn nederst i timeregistreringsbildet. Vær obs på at du etter innsending ikke har anledning til å gjøre endringer på timelisten. Innsendte timelister blir tilgjengelige for oppdragsgiver for godkjenning. Dersom oppdragsgiver ikke er enig i registrerte timer, vil timelisten bli avvist. Du vil da bli kontaktet av din konsulent i Kelly som åpner timelisten slik at du kan gjøre nødvendige korreksjoner. OBS! Send ikke inn timelisten før du har fylt ut alle dagene for den aktuelle lønnsperioden. Dvs. at dersom du har oppdrag som varer utover den 15. eller den siste i måneden, så må du fullføre hele perioden (1-15, eller 16 siste i måneden) før du sender innregistrerte timer. 6. Spørsmål 1. Jeg mangler brukernavn og passord. Kontakt din konsulent i Kelly og få tilsendt passord. Brukernavn er den e-post adressen som Kelly har registrert på deg 2. Jeg har glemt passord Du har anledning til å bestille nytt passord i innloggingsbildet til web-time. Velg Passord? 3. Jeg ønsker å endre brukernavn (e-postadresse) Du kan selv endre din e-postadresse i web-time. Dette gjøres under arkfanen Min profil. 4. Timelisten i web-time mangler dager/uker som jeg har jobbet. Web-time viser kun de timelistene som faller inn under avtalt oppdragslengde. Dersom du har jobbet på dager som ikke er tilgjengelig i timelisten i web-time, må du kontakte din konsulent i Kelly. Manglende timelister /dager betyr at det ikke er registrert oppdrag på deg i den aktuelle perioden. 5. Jeg jobber flere steder, hvordan fyller jeg dette ut på timelisten? Dersom du arbeider for flere oppdragsgivere samtidig eller innenfor en viss periode, vil du få en oversikt over alle dine oppdrag med tilhørende timelister. Det er svært viktig at du registrerer timer på rett oppdrag. Kontroller derfor oppdragsnummeret nøye før du registrerer timer. 8

9 6. Kan jeg levere utleggsskjema og kilometerskjema via web-time? Nei. Utleggskjema og kilometerskjema må leveres på eget skjema, som du får av oppdragsiver eller Kelly. Skjema sendes Kelly på samme måte som tidligere. 7. Jeg har registrert feil på timeliste som allerede er innsendt, hva gjør jeg? Dersom du oppdager feil på timelister som allerede er sendt inn, må du kontakte din konsulent i Kelly. Dersom timelisten ikke er lønnsbehandlet i, kan konsulenten gjenåpne timelisten for deg. Dersom timelisten allerede har vært igjennom en lønnskjøring, må det rettes internt i Kelly, eventuelt lager vi en tilleggsliste på web. 8. Kan jeg føre opp timer i kommentarfeltet dersom jeg ikke finner riktig dato på timelisten. Nei, timer må føres opp i angitte kolonner. Dine registrerte timer behandles automatisk i systemet evt. fritekst vil derfor ikke komme med på din lønn. De må også tilhøre riktig dag. Dersom du ikke finner riktig dato på timelisten må du kontakte din kontaktperson i Kelly. 9. Jeg arbeider hos en oppdragsgiver som benytter stemplingssystem. Hvis du hos din oppdragsgiver bruker stempling system, er det viktig at den tid du registrerer på web-time stemmer overens med den tiden som er registrert i oppdragsgivers system. Viktig! Enkelte oppdragsgivere justerer in/ut tiden til fastlagte skift tider, vær nøye med at du foretar de samme korreksjonene. Fravær vil avvike fra stemplings tid, da det ikke er registrert hos oppdragsgiver. 9. Jeg arbeider skift hos en oppdragsgiver som har stemplingssystem. Hvis du arbeider skift og din oppdragsgiver bruker stempling system, er det viktig at den tid du registrerer på web-time stemmer overens med skiftordningen, eksempelvis ( og ) Hvis du stempler inn kl og skiftet begynner kl 07.00, må du rette din web time registrering til 07.00, tilsvarende hvis du avslutter 15.12, må det rettes til kl hvis oppdragsgiver pålegger overtid registrerer du det som beskrevet over. 9