Genus Hours for Technogarden Hjelpeguide til timeføring for konsulenter

Transkript

1 Genus Hours for Technogarden Hjelpeguide til timeføring for konsulenter 1. Innlogging og Menyer... 2 Innlogging:... 2 Timer... 2 Statistikk... 2 Profil... 2 Timesaldo... 2 Velg måned og oppdrag for timeføring Timeføring Innsending Anbefalinger... 5

2 1. Innlogging og Menyer Innlogging: Logg inn med de opplysningene du har fått på mail. Du kan endre dine innloggingsdata på profilmenyen øverst til høyre. Timer Her fører du timer, og det er også her du kan se på tidligere innsendte timelister. Statistikk Her kan du se totalen av antall timer på årlig, kvartalsvis eller månedlig basis. Velg år, kvartal eller måned fra kalenderen øverst, og få en tabelloversikt samt en graf som viser antall timer for valgt periode. Profil Øverst til høyre har du mulighet til å endre språk, få opp hjelpedokumentasjon, logge ut, og endre din profil (brukernavn, passord, bankkonto) Timesaldo Øverst ser du din lagrede timesaldo. Dette er summen av timer for innskudd du har hatt i timebanken. Velg måned og oppdrag for timeføring Velg måned du ønsker å føre timer for. Hvis du har flere oppdrag innenfor måneden, må du også velge korrekt oppdrag. Merk: Det vil dukke opp advarsler (rødt / utropstegn) dersom det finnes timelister tilbake i tid som ikke er sendt inn.

3 2. Timeføring Fyll ut dine arbeidede timer som "Normaltid" (du oppgir dette som tiden du har arbeidet fra - til) og husk å oppgi tiden du har brukt på lunch. Ikke glem å klikke på "Lagre" med jevne mellomrom. Summering av det du har registrert så langt på timelisten vil alltid vises, og gjør det lettere å få oversikt over dine timer. Har du lagt inn noen feilaktige registreringer, kommer der en hjelpetekst som hjelper deg å korrigere det som er blitt feil. Grunnregelen er at en arbeidsdag på 8 timer; 7,5 timer normaltid og en halv time lunsjpause. En normalarbeidsuke er på 37,5 timer. Lengst ut til høyre finnes en grå knapp med et plusstegn, som du benytter for å få frem en ny rad, hvor du kan registrerer eventuelle fravær og overtid. Avregning av overtid gjøres endelig på månedsbasis. Har du avbrudd på arbeidsdagen og fortsetter arbeidet etterpå, må du registrere tiden du arbeider etter avbruddet på ny linje. Like så, har du interntid som skal registreres under dagen - du går en time til legen da skal du registrere dette som følger: en linje med det du arbeider før du går til legen, en linje med tiden du bruker på interntid, og dernest en linje med tiden du arbeider etter at du er tilbake.

4 Merk at det er mulig å kopiere en timerad ved å benytte kopieringsikonet til høyre for en timerad. Straks man har valg kopier, kan man lime inn raden nedover på timelisten sin ved å trykke på «Lim inn» ikonet til høyres for de tomme radene. I løpet av måneden kan du anvende timelisten dag for dag som en "stemplingsklokke", og registrere når du kommer og når du går. Vær oppmerksom på at det er din ansettelsesavtale/oppdragsavtale som avgjør hvorvidt registrert Overtime utløser en spesiell overtidssats eller ikke. Profil De fleste vil bare ha et valg her og det er Standard. Men det finnes noen konsulenter som har flere valg og de kan være som følger: "Standard", "Non Chargeable", "Travel", "Other" eller «Offshore». Du velger f.eks "Non Chargeable" når du skal ha betaling, men hvor vi ikke skal fakturere kunden. Dette kan f.eks gjelde legebesøk, begravelse eller lignende hendelser (ref. Personalhåndboken). "Travel" velger du når du reiser i forbindelse med oppdraget. Dette gjelder ikke til eller fra arbeidsstedet, men benyttes f.ek når du skal besøke en leverandør på kundens regning. Type Normal time anvendes for normalarbeidstimer anvendes for normalarbeidstimer Overtime 1 anvendes for overtidsarbeid på hverdager (ref. din avtale og Personalhåndboken) Overtime 2 anvendes for overtidsarbeid på søn- og helligdager (ref. avtalen, som forrige pkt.) Welfare leave anvendes ved permisjon og betalt fravær anvendes ved permisjon og betalt fravær

5 Sick Leave (self cert) anvendes ved sykefravær ved egenmelding. Dersom det er lenger sykefravær eller du ikke har flere egenmeldinger igjen anvendes Sick Leave (med cert.) (krever da legeerklæring). Doctor/Dentist anvendes ved betalt fravær som ikke skal faktureres (Ref. Personalhåndboken) Holiday/Leave of abscence anvendes ved ferie og ikke betalt fravær Km & Utlegg Om du har utlegg så må du levere en reiseregninger med original kvitteringer. Utgiftsrapport (i excel format som tidligere) som du får fra din konsulentleder, samt en scannet kopi av kvitteringene, kan lastes opp nederst på timelisten under «Vedlegg». Disse kan eventuelt sendes i posten: ta isåfall gjerne en privat kopi før du sender den til din konsulentleder. Husk å lagre alle endringer du gjør ved å trykke Lagre øverst på siden. 3. Innsending Send inn timelista ved å klikke på "Submit", direkte etter hvert månedsavslutning. Etter innsending er det ikke mulig å endre timelisten. Genus Hours lagrer alle dine submittede timelister slik at dette samtidig er ditt arkiv over tidligere arbeidede timer. 4. Anbefalinger Du bør registrere din arbeidstid løpende og minst en gang pr uke. På det viset holder du rede på hvor mye du har arbeidet og når. Du må sende timelista direkte etter den siste i hver måned. Send samtidig inn din utgiftsrapport (i excel format som tidligere) som du får fra din konsulentleder, sammen med kvitteringene. Disse kan du scanne og laste opp på timelisten, eller sende i posten. Skriv gjerne under Comments dersom det er noe spesielt du vil vi skal se på når det gjelder din timeliste. Glem ikke at du ma registrere enten 0 eller xx minutter som Break. Har du ytterligere spørsmål om hvordan du skal fylle ut timelisten; kontakt din konsulentleder.