Veiledning VISMA EXPENSE

Transkript

1 Veiledning VISMA EXPENSE Denne instruksjonen gjelder for de veiledere og faddere som har oppdrag for Oslo Fotballkrets. Visma skal benyttes av alle veiledere i Oslo Fotballkrets f.o.m våren All avregning skal gjøres gjennom Visma. INNLOGGING Brukernavn: Tilsendt Passord: Tilsendt Brukernavn og passord er sendt pr. mail. Dersom du ikke har fått denne infoen, eller ikke finner den igjen, ta kontakt. OVERSIKT Når du har logget inn på Visma Expense, kommer du inn i et oversiktsbilde for din bruker. Øverst i høyre hjørne velger du hvilket firma du representerer/skal sende regning til. I oversiktsbildet under ser du en liste over alle regningene dine både de som er godkjent, de som ligger til godkjenning og de som ligger som kladd. OPPRETTE REGNINGER I oversiktsbildet har man tre valg: Dere skal kun benytte «kjørebok» når dere sender inn avregning: Det skal opprettes en ny kjørebok/regning for HVERT oppdrag. KJØREBOK I beskrivelse legger du inn «Divisjon - Kampnummer Dommers initialer». Eksempel: «4.div CL» Departement Skal angis som 50, som er dommerseksjon. Andre koder skal IKKE benyttes. Benytter man andre koder vil heller ikke regningen bli godkjent.

2 Project Markerer hvor regning sendes, her skal du skrive inn «52005». Når du skriver inn tallene vil teksten «Veilederutgifter» komme opp, trykk «Enter». Prosent Skal ikke benyttes Trykk så på lagre. I neste bilde kommer «kjøring» («kjøregodtgjørelse»). Dersom du reiser kollektivt hopper du over dette og trykker neste. Legg inn dato for kjøring /kampen. Husk at dato må legges inn manuelt om det ikke gjøres samme dag som oppdraget, ellers kommer dagens dato opp! Velg type kjøretøy (Bil / El-Bil) i rullegardinmenyen Legg til kjørelengde, bosted kamparena bosted. Denne skal være nøyaktig! Reiserute MÅ også fylles ut. Fyll i «Formål /arrangement», her benyttes kampnummer og initialer for hoveddommer. Legg inn resten av informasjonen, evt passasjer og trykk «legg til». Se eksempel:

3 UTLEGG Neste kommer fanen for honoraret og eventuelle utlegg. Du skal benytte utlegg når du skal legge til kollektivreiser og/eller bom tilknyttet kjøring. Honoraret skal også legges inn som utlegg. Benytt «Honorar dommere, veiledere» som utleggstype. Honoraret legges inn med dato for kampen, benytt beløp ut fra tabellen under og kampnummer som formål. Husk å trykk «legg til»! Se eksempelbilde under Du kan legge til flere utleggsbilag husk å trykke «legg til» for hver registrering.

4 Man lager da altså et utlegg på kamphonoraret og legger til. Man legger så til bom, parkering og eventuelle andre ting på samme måte der det er aktuelt. Det er også slik man legger til eventuell bussbillett. Dersom det skal legges til kvitteringer til utleggene - trykk «vedlegg». Her kan du enten velge fil lagret på din pc, eller velge Visma Attach dersom du har lastet ned appen som kan ta bilder av dine kvitteringer (lastes ned gratis fra App Store/ Google Play). Kvitteringer SKAL legges ved på parkering. Er du usikker på hva du har betalt i bompenger kan det sjekkes her: Trykk «neste» for å komme videre når du har lagt inn alt som skal inn for det aktuelle veilederoppdraget. Du kommer da til et sammendrag. SAMMENDRAG På siste siden får du en oversikt/sammendrag over regningen din. Dersom dette kun er en kladd (som du vil redigere senere), trykker du på lagre. Du vil da komme inn i oversiktsbildet og se at reisen ligger der som enten kladd eller som klar til godkjenning. Dersom du ønsker å slette reisen din gjør du det på sammendragssiden. Her kommer et utklipp av en del av sammendraget som kommer opp og som teller mot grensen på ,-NOK i forhold til skatt. DIVERSE Å HUSKE PÅ: Du kan hele tiden gå frem og tilbake i fanene ved å trykke «forrige» eller «neste», samt trykke på fanene øverst i bildet. Det er viktig å gi så riktig og så mye informasjon som mulig, f.eks: Korrekt kjørerute (adresse/stadion fra-til) Korrekt navn på passasjer(er), korrekt distanse for passasjerer. Det er ikke nødvendig med vedlegg for rutegående fremkomstmidler slik som flytog, flybuss, t-bane, vanlig billett på tog, ferje, samt bompenger.

5 I disse tilfellene vil regninger bli returnert: Feil beløp Manglende vedlagte kvitteringer Feil Formålsinformasjon, prosjektnummer. Utilstrekkelig informasjon, ref. tidligere punkt. Manglende rapport. Regningen vil ikke bli godkjent dersom rapport mangler. SIST OPPDATERT: