TRAVEL elektronisk reiseregningsprogram

Transkript

1 TRAVEL elektronisk reiseregningsprogram Fra og med går Scan Tech over til elektroniske reiseregninger. Dette er gjort for å kvalitetssikre våre reiseregninger og i tillegg spare den ansatte og Scan Tech for verdifull tid. Dette betyr at alle ansatte skal levere sine reiseregninger og eventuelle andre utlegg elektronisk. Nedenfor finner dere en kort veiliedning. Logg inn Du finner linken til Travel på våre intranettsider. Brukernavn (User name) er ansatt nummer (se lønnslipp eller ta kontakt med lønningsansvarlig) Passord er fødselsdatoen din, f. eks Etter innlogging kan passordet endres under fanen profil. Under fanen min side ligger alle reiseregningene dine, der kan du også se hvilken status reiseregningen din har. 1

2 Lage reiseregning Under fanen ny reiseregning og i kolonnen til venstre kan du velge mellom 3 ulike typer reiseregninger. 1. Innenlandsreise med diett brukes ved alle innenlands reiser, også offshore innland. 2. Utenlandsreise med diett brukes ved alle utenlandsreiser. 3. Utlegg/Reise på regning brukes når du skal ha refundert et utlegg du har lagt ut for, ikke på en reise, men f.eks helseattest, refusjon treningsutlegg Fyll ut og trykk neste. * betyr at utfyllingen er obligatorisk 2

3 I dette bildet sjekker eller korrigerer du prosjektnummer. Det ligger et prosjektnummer som standard, dette er ditt personlige prosjektnummer. Ved personlige utlegg som f.eks helseattest kan dette prosjektnummeret bli liggende. Reiser du på oppdrag hos kunde må du endre til korrekt prosjektnummeret. Du korrigerer prosjektnummer under tegnet (for utlegg endrer du prosjekt undergrunndata ) Etter at du har endret prosjektnummer trykker du for å oppdatere hele reiseregningen med riktig prosjektnummer. Reiseregningen blir sendt i retur om du ikke har korrekt prosjektnummer. Trykk neste. 3

4 NB! Hvis du glemmer å endre prosjekt nummer i andre bilde, kan du oppdatere alle utlegg med riktig prosjekt nummer ved å gå på Reiser, trykke på og oppdater før du sender reiseregningen til attestering. 4

5 Diett - Reisedagbok I neste bilde, reisedagbok, registrerer du hvilke måltid du har fått dekket på turen. Du trenger ikke legge inn/endre klokkeslett eller reiserute. Under overnatting velger du hotell. (har du bodd privat velger du privat) Ved å merke de 3 øverste rubrikkene, frokost, lunsj og middag, merker du alle dagene. Systemet regner automatisk riktig beløp til utbetaling. NB! Ved offshore reiser velger du overnattingstype hotell og så må du merke av for at alle måltider er dekket. Unntak kan være f. eks lunsj utreisedag og f. eks middag på hjemreisedag. Nattillegg Ved siden av diett er det et avkryssingsfelt for nattillegg. Dette skal kun krysses av hvis en har overnattet privat i stedet for å bestille hotell gjennom firma. Da må du også velge privat i rullegardinet Overnatting. Trykk neste 5

6 Utlegg Under utlegg registrerer du alle utlegg du har hatt i fbm reisen, f.eks. buss, taxi, hotell osv. Trykk på pluss tegnet. Selv om Scan Tech betaler flyreisen din skal kostnaden legges inn under utlegg. Husk å skrive inn beløp, og under infokost type velg «betalt av arbeidsgiver». Merk at dersom kvittering for flyreise betalt av Scan Tech og tilhørende beløp, som nevnt ovenfor, ikke er inkludert vil reiseregningen blir returnert til dere og ikke godkjent for utbetaling. Dette er ett krav myndighetene stiller som vi må innrette oss etter. Trykk neste 6

7 Originale bilag De originale bilagene skal skannes inn og lagres som bilag til reiseregningen i Travel. Dette gjør du ved å trykke på bindersen. Kvitteringer for flyreisen skal også skannes inn i Travel selv om det er Scan Tech som har betalt for flyreisen. Dere vil få tilsendt kvittering for flyreisen fra prosjekt assistent utleie.(janne) Kopi av reiseregning (signert kun av deg) + alle originale bilag skal leveres direkte til lønningsansvarlig. 7

8 Attestasjon Når du trykker på velg attestant kommer det et rullegardin med flere navn. Ferdig utfylt reiseregning skal sendes til nærmeste leder for godkjenning, attestasjon. Alle som reiser på oppdrag offshore skal sende reiseregningen for godkjenning til prosjektassistent utleie. (Janne) Hengelås på reiseregningen Husk å logg deg ut når du er ferdig. Du kan få en hengelås på reiseregningen om du ikke logger ut skikkelig. Det betyr at den er låst for godkjenning og utbetaling. 8

9 E- Læring Under fanen min side finner du en e-lærings link. Har du spørsmål eller trenger opplæring i programmet ta kontakt med lønningsansvarlig. 9