Brukerdokumentasjon for å registrere reiseregning i Visma Travel Expense

Transkript

1 Brukerdokumentasjon for å registrere reiseregning i Visma Travel Expense Versjon 2 ( ) 1

2 1. Innlogging til den elektroniske reiseregningen skjer p.t. fra internett adresse 2. Du får da opp følgende bilde: Klikk på Velg språk alternativ (Norsk) 3. Du får så opp neste bilde hvor du legger inn Firma ID til Buskerud Fylkeskommune, brukernavn og passord. Bruk STORE BOKSTAVER på Firma ID, brukernavn består av 8 tall AR301 Firma ID til Buskerud fylkeskommune. Tannhelsetjenesten har Firma ID AR297 Brukernavn = påloggings id du har i BFK Passord, dette har du fått tilsendt på e-post. Bruk evt. Glemt passord? Du vil da få opp en ny boks hvor du skal legge inn FirmaID og brukernavn. Nytt passord sendes til din e- post adresse 4. Etter innlogging får du fram bildet med menyvalg knyttet til Reise/Utlegg og Oppgaver 2

3 Reise velges for å skrive en reiseregning uansett om det er dagreise eller overnattingsreise, innland/utland. Kjørebok kan benyttes for gjentagende tjenestereiser innenfor en periode. Denne skal ikke ha diettgodtgjørelse. Reiser med diettgodtgjørelse skal alltid skrives pr. reise Utgiftsrefusjon og dagdiett benyttes normalt ikke Hvilke oppgaver du får oppgitt, avhenger av de tilganger du er tildelt Endre passord, se pkt Når du klikker på Endre passord i venstremenyen, får du opp nedenstående bilde. Tilbake til hovedmenyen Passordregler Bekreftelse på at passordet er godkjent etter at du har trykket lagre Du kommer også tilbake til hovedmenyen ved å klikke på denne knappen 6. Menyvalg Reise : I dette bildet legger du inn opplysninger om reisen. Det er viktig at datoer og tider fylles ut riktig dersom diett inngår i reiseregningen da dietten beregnes automatisk. 3

4 Eksempel på utfylling av en reiseregning: Klara Sofie Lønn Hentes automatisk fra hovedstillingen i lønnssystemet. Grunnlag for beregning av korrekt diettgodtgjørelse Du kan overstyre disse dersom reisekostnadene skal belastes annet sted. Benytt knappen neste for å komme videre med utfyllingen. Du finner også knappen neste øverst til høyre. 7. I neste steg oppgir du innholdet i reiseregningen. Angitt innhold avgjør hvilke bilder som kommer frem under registreringen. Gjenspeiler innholdet du har valgt. Dersom du skal ha diett godtgjørelse etter statens satser, trykker du Reise med diett/ nattillegg. I neste bilde skal du huke av for hvilke måltider som er dekket. Skal du IKKE ha diett godtgjøring, trykker du alltid på Reise etter Regning 8. Ved hjelp av neste knappen, får du bildet som gir grunnlag for beregning av losjidekningen. 4

5 Klikk på listeknappene for å velge type losji og dekning Skal du ha diett godtgjørelse er det særdeles viktig å angi riktig overnattingssted. Dette pga. skattetrekk og innberetning 9. Da det er angitt at dette er en Reise med diett/nattillegg, blir du bedt om å oppgi hvilke måltider du har fått dekket. Dette vil da redusere utbetalingen av diettgodtgjørelsen for reisen. Satsene for måltidsfradragene er i henhold til Statens reiseregulativ. Har du krysset av for alle tre måltidene en dag, vil du få Administrativ forpleining (kr 60,00 for innland) 10. På grunnlag av de opplysninger du har registrert, får du spesifisert tilgodehavende beløp for kost og losji 5

6 11. Da det er oppgitt at reisen også inneholder Kjøring, får du opp følgende bilde: Under listeknappen for bilagstype velger du type transportmiddel du har benyttet. Oppgi nøyaktig adresse for start og stoppsted. Klikker du Registrer, vil den registrerte bilgodtgjørelse legge seg som en linje nederst i bildet. Evnt. omkjøringsvei må oppgis. Har du skrevet noe feil, kan du aktiverer den igjen ved å klikke på Bilgodtgjørelse Neste bilde får du ved å trykke 12. Du angir de øvrige reiseutgiftene du har hatt i neste bilde. 6

7 Ut i fra mulige valg, velges f.eks reiseutgift til for eksempel tog, parkering, bomavgift eller lignende Ved flere type reiseutgifter, gjør du utplukk fra de mulige alternativer. Velg aktuell reiseutgift 7

8 13. Andre utgifter: Her har du kun to valg, Annet med 25% MVA og Rekvisita, da dette kun er ment brukt til utgifter du har hatt i forbindelse med reisen. Reiseregningsmodulen skal ikke benyttes for utlegg utenom reise. Når alle utgifter er registrert og du klikker neste, vil en avregning fremkomme. 8

9 Fullfør dersom reiseregningen Fullfør dersom ok reiseregningen er OK Her velger du om du vil sende den videre til attestering eller om du vil vente med å ferdigstille reiseregningen. Velg hvem som skal attestere/anvise reiseregningen. Trykk på Til attestering hvis du er ferdig med regningen. Ønsker du en spesifisert regning, klikk på Detaljer 9

10 I Oversikten finner du dine reiser For å få skrevet ut reiseregningen må du huke av og trykke Skriv ut Alle reiseregninger som skal attesteres må først skrives ut og underskrives av utsteder før regningen sendes til den som skal attestere! F:/per/Visma/Brukerdokumdentasjon Visma Travel Expense.doc R://bfk/Dokumentasjon/Brukerdokumentasjon Visma Travel Expense.doc 10