Registrere kjedereise Forfatter:

Transkript

1 Registrere kjedereise Forfatter: Denne guiden beskriver hvordan du registrerer en kjedereise. En kjedereise er en reise mellom minst 2 land utenom Norge. Før du kan føre reiseregningen, må du vite hvilket koststed og hvilken arbeidsordre som skal belastes. 1. Åpne skjermbildet Reiseregning. 2. Skjul menyen for å få bedre plass. 3. Velg reisetype for kjedereise. 4. Skriv inn formålet med reisen. 5. Legg eventuelt inn en kommentar. 6. Legg inn destinasjon for den første reiseetappen. 7. Angi startdato for reisen. 8. Angi starttid for reisen. 9. Angi sluttdatoen for reiseetappen Registrere kjedereise 1

2 10. Hvis du har bodd privat. 11. Angi gratismåltider og legg til neste reiseetappe. 12. Legg inn destinasjon for den neste reiseetappen. 13. Angi sluttdato og sluttid for reiseetappen. 14. Angi gratismåltider for reiseetappen. 15. Legg inn resterende reiseetapper. 16. Bekreft antall gratismåtider og angi eventuelle forskudd. 17. Legg til det første utlegget. 18. Legg inn en beskrivelse av utlegget (fly). 19. Legg inn beløp 20. Legg til det neste utlegget. 21. Legg inn beskrivelse av utlegget (hotell). Registrere kjedereise 2

3 22. Legg inn resterende utlegg. 23. Legg inn kontering, koststed. 24. Legg inn arbeidsordre. 25. Oppdater alle poster. 26. Kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. 27. Endre status og lagre. 28. Skriv ut, signer og lever. 29. Hent frem menyen igjen. Registrere kjedereise 3

4 1. Åpne skjermbildet Reiseregning. Klikk på Timeregistrering/Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Registrere kjedereise 4

5 2. Skjul menyen for å få bedre plass. For at du skal få bedre plass til skjermbildet Reiseregning, kan du skjule menyen. Det gjør du ved å klikke på vinkelparentesene øverst til venstre. 3. Velg reisetype for kjedereise. Velg reisetypen Kjedereise (reise mellom flere land). Registrere kjedereise 5

6 4. Skriv inn formålet med reisen. I feltet Formål skal du oppgi formål, sted og dato. Registrere kjedereise 6

7 5. Legg eventuelt inn en kommentar. I feltet Kommentar kan du eventuelt legge inn andre relevante reiseopplysninger, som ikke fremgår av formålet med reisen. Klikk på Neste trinn. Registrere kjedereise 7

8 6. Legg inn destinasjon for den første reiseetappen. Kjedereiser deles inn i reiseetapper, en etappe for hvert land du besøkte. Start å skrive navnet på det første landet i feltet Destinasjon. Du får forslag etter hvert som du skriver. Klikk på landet når det vises, eller skriv det helt ut. 7. Angi startdato for reisen. Velg startdato. Bruk gjerne kalenderknappen. Du kan også skrive datoen i feltet. Registrere kjedereise 8

9 8. Angi starttid for reisen. Legg inn starttid for reisen. Starttid er klokkeslettet du forlot hjemmet eller arbeidsplassen. Registrere kjedereise 9

10 9. Angi sluttdatoen for reiseetappen På tilsvarende måte legger du inn reiseetappens sluttdato og sluttid. Du kan beholde den foreslåtte teksten i feltet Tekst. Velg sluttdato. Legg inn sluttid. I dette eksemplet sluttet den første reiseetappen 17. november kl da du forlot hotellet og startet på den neste reiseetappen. Registrere kjedereise 10

11 10. Hvis du har bodd privat. Hvis du ikke bodde på hotell, må du hake av for enten Privat/hybel/brakke m/kokemulighet eller Pensjonat/hybel/brakke u/kokemulighet. Registrere kjedereise 11

12 11. Angi gratismåltider og legg til neste reiseetappe. I dette eksemplet mottok du ingen gratismåltider. Klikk på Legg til for å legge til den andre reiseetappen på kjedereisen. Registrere kjedereise 12

13 12. Legg inn destinasjon for den neste reiseetappen. Legg inn destinasjonen for reiseetappen. Registrere kjedereise 13

14 13. Angi sluttdato og sluttid for reiseetappen. Legg inn etappen på samme måte som den første. Sluttdato og sluttid fra forrige etappe blir automatisk lagt inn som startdato og starttid for den nye etappen, så du trenger kun å angi etappens sluttdato og sluttid. Legg inn sluttdato. Skriv inn sluttid. Ettersom dette er den siste etappen i denne kjedereisen, blir sluttiden klokkeslettet du er tilbake i hjemmet eller på arbeidsplassen. Registrere kjedereise 14

15 14. Angi gratismåltider for reiseetappen. I dette eksemplet mottok du frokost på alle mellomdagene, samt tre middager. Klikk i aktuelle bokser for måltider. Oppgi antall måltider for mellomdager. Registrere kjedereise 15

16 15. Legg inn resterende reiseetapper. Legg inn resterende reiseetapper på tilsvarende måte. Når du har spesifisert alle reiseetappene som inngår i kjedereisen, går du videre til å spesifisere reisens utlegg. Klikk på Neste trinn. Registrere kjedereise 16

17 16. Bekreft antall gratismåtider og angi eventuelle forskudd. Bekreft at gratismåltider og godtgjøringsnetter stemmer ved å klikke på OK. Hvis noe ikke stemmer, klikker du på aktuell rad og foretar endringer. Hvis NMBU har forhåndsbetalt reiseutgifter for deg, vises denne boksen. Merk i så fall aktuell utgift og klikk på OK. Husk å legge inn kostnaden som en utleggstype under skillekortet Utlegg. Klikk på Avbryt hvis utgiften gjelder en annen reise enn den aktuelle. Registrere kjedereise 17

18 17. Legg til det første utlegget. Du skal nå spesifisere reisens utlegg. Klikk på Legg til for å legge til det første utlegget. Velg aktuell utleggstype ved å klikke i feltet Utleggstype og velge utleggstype fra listen. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere kjedereise 18

19 18. Legg inn en beskrivelse av utlegget (fly). Ettersom flybilletten gjelder hele kjedereisen, trenger du ikke knytte utlegget til en spesifikk reiseetappe i feltet Reise. Klikk i feltet Beskrivelse og legg inn en beskrivelse av utlegget. Legg inn reiseruten ved transportutlegg. Registrere kjedereise 19

20 19. Legg inn beløp I dette eksemplet er flybillettene betalt i norske kroner. Skriv NOK i feltet Valuta. Trykk deretter på Tab-tasten. Legg inn prisen på flybillettene i feltet Val.beløp. Trykk på Tabtasten. Registrere kjedereise 20

21 20. Legg til det neste utlegget. Klikk på Legg til. Velg aktuell utleggstype ved å klikke i feltet Utleggstype og velge utleggstype fra listen. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere kjedereise 21

22 Knytt utlegget til aktuell reiseetappe, slik at du får riktig valuta i feltet Valuta. Trykk på Tab-tasten. Datoen blir automatisk justert til den aktuelle reiseetappen. Registrere kjedereise 22

23 21. Legg inn beskrivelse av utlegget (hotell). Legg inn en beskrivelse av utlegget, for hotellutlegg må du legge inn navn og adresse. Legg merke til at aktuell valuta og valutakurs for reiseetappen er valgt. Legg inn beløpet i feltet Val.beløp. Registrere kjedereise 23

24 22. Legg inn resterende utlegg. Vi har i tillegg spesifisert hotellutlegget for reiseetappe 2. Som du ser, ble valutaen KES automatisk valgt for destinasjonen Kenya. Husk å legge inn utlegg som er forhåndsbetalt av NMBU også. Gjenta fremgangsmåten for å registrere kjedereisens resterende utlegg. 23. Legg inn kontering, koststed. Når du har spesifisert alle utleggene dine, er du klar for å kontere dem. Klikk i feltet Koststed og legg inn koststedet som reiseregningen skal føres på. Registrere kjedereise 24

25 24. Legg inn arbeidsordre. Skriv inn arbeidsordren. Husk at du kan velge en feltverdi fra listen før du har skrevet hele verdien. Registrere kjedereise 25

26 25. Oppdater alle poster. Klikk på knappen Oppdater alle poster for å kontere alle radene med den angitte konteringen. Merk! Dersom du ønsker å kontere radene individuelt, kan du klikke på utleggsradene og kontere dem i tur og orden etter behov. Dersom du ønsker å fordele radene prosentvis på ulike koststeder eller arbeidsordre, bruker du funksjonen Fordeling. Se egen e-guide Fordele kostnader. Velg om alle utleggspostene skal oppdateres, eller bare utleggspostene for en bestemt reiseetappe. Klikk på knappen OK for å velge alle reiseetappene. Dersom du får denne meldingen, kan du overse den. Den vises av tekniske årsaker og betyr ikke at du har gjort noe feil! Registrere kjedereise 26

27 26. Kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. Klikk på Neste trinn. Et sammendrag av reiseregningen vises. Kontroller at opplysningene stemmer. Hvis opplysningene stemmer, kan du nå legge til vedlegg med kvitteringer og andre bilag som skal følge reiseregningen. Se egen e-guide for Vedlegg av kvitteringer. Registrere kjedereise 27

28 27. Endre status og lagre. Endre status til Lagre og send hvis reiseregningen er klar til å sendes på arbeidsflyt for godkjenning. Klikk deretter på Lagre. Klikk på Lagre. Reiseregningen er blitt tildelt et transaksjonsnummer. Registrere kjedereise 28

29 Hvis reiseregningen ikke er fullført kan du lagre den uten å endre status. Du kan da fullføre den på et senere tidspunkt. Guiden Åpne en eksisterende reiseregning beskriver hvordan du åpner en registrert reiseregning. Registrere kjedereise 29

30 28. Skriv ut, signer og lever. Klikk på Forhåndsvisning utskrift. Høyreklikk i forhåndsvisningen og velg Print/Skriv ut. Skriv ut på vanlig måte. Registrere kjedereise 30

31 Lukk forhåndsvisningen. Signer på det utskrevne reisebilaget. Legg ved originalkvitteringer og lever til økonomiavdelingen på instituttet ditt. Hvis reiseregningen av en eller annen grunn er mangelfull og ikke blir godkjent, får du den i retur for korrigering. Du blir da varslet via e-post. Reiseregningen blir lagt under Dine oppgaver i Agressoskjermbildet. Hent i så fall opp reiseregningen og foreta aktuelle endringer. Lagre og send reiseregningen på nytt. Registrere kjedereise 31

32 29. Hent frem menyen igjen. Hent frem menyen igjen ved å klikke på vinkelparentesene. Du har nå lært hvordan du registrerer en kjedereise (reise mellom flere land). E-guiden er slutt. Registrere kjedereise 32