Reiseregning - brukerveiledning. Visma - Expense

Transkript

1 Reiseregning - brukerveiledning Visma - Expense

2 Innholdsfortegnelse Visma Expens reiseregning... 3 Pålogging til Visma Expense reiseregning... 4 Utenfor kontorløsningen... 4 Innenfor kontorløsningen... 5 Registrering av reiseregning... 5 Kjørebok... 6 Utlegg... 7 Kvitteringer legges ved som vedlegg... 8 Reise... 9 Sammendrag Oversikt Attestering/Anvisning av reiseregningen Via Visma reiseregnings modulen Via App på telefonen Historikk Logg ut Kontakt/spørsmål Side 2

3 Visma Expens reiseregning Visma Expens reiseregning er en elektronisk håndtering av reiseregninger. Fordeler med løsningen: Du kan registrere reiseregningen fra mobil, nettbrett, hjemme PC, etc bare du har nettilgang Du kan føre reiseregningen umiddelbart under eller etter reisen. Du mottar mail over alle oppgaver i systemet Du har mulighet for å mellomlagre og endre reiseregningen før sending til godkjenning Du vil til enhver til ha oversikt over dine reiseregninger Du er med på å redusere muligheten for feil Du er med på på å effektivisere arbeidsrutinen i kommunen Denne brukerveiledningen viser det du trenger for å registerer og godkjenne reiseregninger. Bildene vi har benyttet viser kun utsnitt av skjermbildene. Veiledningen er ikke uttømmende, men vi håper den kan være til god hjelp. Når du er opprettet som bruker i Visma Expense vil du motta en generert mail fra systemet. Følg instruksjonen mailen gir og opprett et passord. Brukernavnet er din mailadresse i Eidsberg kommune og passordet må bestå av minst 8 tegn. Side 3

4 Pålogging til Visma Expense reiseregning Pålogging til Visma reiseregning kan gjøres både utenfor og innenfor kontorløsningen. Utenfor kontorløsningen 1. Logg på ønsket nettleser 2. Gå til 3. Du får opp følgende bilde: Hvor du logger deg på med ditt brukernavn og passord. Side 4

5 Innenfor kontorløsningen 1. Logg på Visma. Visma finner du under Arbeidsbenk på kommunens intranettside eller Window startknappen, under alle programmer, intern sone VismaEnterprise 2. Du vil da få opp følgende bilde: Hvor du velger «Meg selv» og «Reiseregning» og kan starte Expense. Registrering av reiseregning Uavhengig av hvilken påloggingsmåte du velger, vil du få opp følgende bilde: Fanen: Expense benyttes når du skal skrive din egen reiseregning Fanen: Approval benyttes når du skal godkjenne reiseregning for andre medarbeidere. Side 5

6 Kjørebok De fleste vil benytte kjørebok, og man velger knappen «Kjørebok» og får opp følgene skjermbilde: Her registrers antall kjørte kilometer Dersom dette er en kjøreregning som skal inneholde ulike kjøringer i gjennom en gitt måned, kan beskrivelsen være f.eks Kjøring mars Stilling, organisasjonsenhet (som styrer hvem som skal godkjenne din reise), ansvar og funksjon er forhåndsutfylt. Gi beskjed dersom dette er feil til systembrukere av systemet. Alle felter med rød * må fylles ut. Husk å registrer: Riktig dato for reisen Velg riktig kjøretøy. Reiseruten skal oppgis fra adresse til adresse. Formålet med akkurat denne reisen Antall km må oppgis før du kan legge til passasjertillegg. Passasjer: her skal navnet på passasjeren fylles ut Når alt er ferdig utfylt, velger man knappen «legg til» Dersom kostnaden skal belastes et annet ansvar eller funksjon enn hva som er forhåndsutfylt benyttes knappen «kostnadsfordeling». Husk å legge på prosjekt i de tilfeller det skal med. Side 6

7 Skjermbilde er da klar for ny registrering. Bompenger og parkeringsbilletter legges inn i neste fane Utlegg. Utlegg Denne fanen benyttes både til utlegg i forbindelse med kjøring, som bompenger og parkeringsutgifter og for dekning av reiser med tog og buss. Alle felter med rød * må fylles ut. Husk å registrer: Velg riktig utleggstype fra nedtrekksmenyen NB! For reiser foretatt innen for VA-område er det egne utleggstyper som starter med teksten VAR Riktig dato for reisen Formålet med akkurat denne reisen Kvitteringer legges ved som vedlegg. (se eget avsnitt hvor vedlegg omtales for seg selv) Når alt er ferdig utfylt, velger man knappen «legg til». Side 7

8 Kvitteringer legges ved som vedlegg Alle kvitteringer skal legges med elektronisk til reiseregningen. Det er ikke anledning til å legge ved kvitteringer i papirformat. Velg knappen «Vedlegg» under fanen for utlegg, og du får opp følgende bilde: Du har tre forskjellige muligheter til å legge ved kvitteringene dine. Vi anbefaler alternativ 1 eller FIL: Skann kvitteringen, lagre den på ønsket område på PC og hent dokumentet opp her via knappen «Browse..» 2. Visma Attach Du må da ha lastet ned Visma Attach appen til din telefon/ipad. Ta bilde av kvitteringen med telefonen din, trykk på haken som kommer på telefonen og send kvitteringen. Kvitteringen vil da ligge under fanen Visma Attach og du velger hvilken kvittering som du ønsker lagt ved. 3. Dropbox For de som er kjent med dropboks funksjonalitet, kan denne også benyttes. NB! Kun 1 kvittering/fil pr utlegg. Side 8

9 Reise Fanen reise benyttes i hovedsak når det er reiser som går over flere dager. Som på de andre fanene må man registrer en beskrivelse av reisen, formålet og sjekke om alle forhåndsinnstilte data stemmer. Videre registerer man i kalenderen når man reiser og når man kommer hjem, samt hvilken land man reiser til/i. Er alle måltider dekket, velges knappen «Ingen diett» Skal man ha diett, velges kanppen «Diett» og fanene «Diett» vil bli tilgjengelige. I neste step velger man enten fanen «Diett» eller knappen neste nede i høyre hjørne. Side 9

10 Her registerer man de ulike måltidene som er dekket, og systemet regner ut diett. Det legges til grunn at medarbeidere i Eidsberg kommune spiser frokost hjemme ved alle reiser som starter etter Avhenging av hvilken overnattingstype du velger, (også i dette skjembilde men vises ikke på dette utklippen) vil fanen «Overnatting» bli tilgjengelig. I fanen «Overnatting» legges opplysninger om overnattingssted inn. Dersom du har lagt ut for overnattingen selv, og det blir lagt inn under utlegg, vil opplysningene om overnattingssted komme automatisk over til fanen «Overnatting». Side 10

11 Sammendrag Når alt er ferdig registrert går man på fanen sammendrag og får opp følgende skjermbilde: Her får man oversikt over hvor mange kroner reiseregningen beløper seg til. Når reiseregningen er ferdig utfylt, velger man nede i høyre hjørne av skjermbilde, om man vil lagre eller sende reiseregningen til godkjenning. Oversikt Når reiseregningen er ferdig utfylt, ligger de arkivert. Utskrift av reiseregningen får man ved å velge rapporten Ikonet for reiseregningen forandrer seg etter hvor i systemet den befinner seg. På lønnslippen vil det fremkomme: reiseregning ID som du fil finne igjen på denne siden. Side 11

12 Attestering/Anvisning av reiseregningen I tråd med fakturabehandlingen er det også her lagt opp at to personer skal godkjenne reiseregningen. Reiseregningsinformasjonen vil ikke fremkomme på konteringslistene som blir sendt ut for sjekk etter lønnskjøring. Det er derfor viktig at det gjøres en god kontroll ved dette steget. Dere har mulighet til å attestere/godkjenne på to forskjellige måter: Via Visma reiseregnings modulen Når du skal attestere/godkjenne i Visma Expens, velger du fanen «Approvel» Har du oppgaver til behandling kommer de opp, slik som her. Du trykker så på den reiseregning du skal håndtere, og sjekker den. Er du kjent med at reisen har funnet sted? Er konteringen riktig? Er kostnadene riktige? I skjermbilde har du muligheten til å godkjenne eller avvise (nede i høyre hjørne av skjermbilde) Ønsker du å tilføye/undersøke reiseregningen nærmere, har du mulighet til det: (nede i venste hjørne av skjermbilde) Side 12

13 Her kan du videresende til en annen person for behandling, gjennomgang brukes dersom du ønsker en annens kommentar, e-post kan brukes dersom du ønsker at avsender skal uttale seg og du kan legge til eller fjerne vedlegg. Når du har åpnet reiseregningen, og velger fanen «Arbeidsflytdetaljer» vil du se hvem som har sett på reiseregningen og hvem som skal behandle den i ettertid. I tillegg kan du se hvilke kommentarer som er lagt med underveis. Via App på telefonen I appen Visma Mobil Manager har du mulighet til å godkjenne eller avvise reiseregningen. Last i såfall ned Visma Mobil manager appen, og du kan gjøre dette fortløpende. Dersom du åpner den i appen, og ikke behandler den, vil den ligge i Visma Approval. Utbetaling over lønn Alle reiseregninger som er attestert og godkjent innen den 5. i en måned, blir med på lønnsutbetalingen samme måned. Side 13

14 Historikk I Expense har du oversikt over alle dine egne reiseregninger. Ikontene vil endre seg etter hvor i arbeidsflyten reiseregningen befinner seg. Når reiseregningen er lest inn i lønningssystemet, vil du få ikonet som viser penger. På lønnsslippen din vil det stå som i mitt eksempel: Reisenr Logg ut Du logger ut av systemet med den røde knappen oppe i høyre hjørne av skjermbilde. Kontakt/spørsmål Har dere spørsmål knyttet til løsningen er det bare å ta kontakt med systemansvarlig Heidi Eriksen, lonn@eidsberg.kommune.no tlf eller Hilde Lundeby, tlf Mysen, Side 14