Utdanningssektoren. Godkjent av. 360 referanse Eksamenskontoret. Utdanningsdirektøren. Bruk av Visma.net Expense for utbetaling til vakter...

Transkript

1 Fagområde Utdanning; Lønn; Fagopplæring; Eksamen; Sensur Dokumenttittel Målgruppe Honorar for vakter Utdanningssektoren Utgiver Godkjent dato Godkjent av 360 referanse Eksamenskontoret Utdanningsdirektøren [Referanse] Innhold Bruk av Visma.net Expense for utbetaling til vakter Formål Målgruppe... 2 Pålogging til reiseregningsmodulen Pålogging via internettadresse Pålogging via Portalen... 2 Opprette reiseregning... 3 Fyll inn i bildet «Generell informasjon»... 3 Legg til honorar/godtgjøring Grunnlaget for hvordan du regner ut antall timer: Velg evt. vedlegg legg ved fil Avslutte reiseregningen... 5 Hvor kan jeg se reiseregningen min?... 5 Hva gjør jeg hvis reiseregningen ikke blir godkjent?... 6 Relaterte dokumenter... 6

2 Bruk av Visma.net Expense for utbetaling til vakter 1.1 Formål Denne brukerveiledningen skal bidra til en mer effektiv arbeidsflyt for utbetaling av honorar til vakter. 1.2 Målgruppe Dette dokumentet gjelder vakter ved eksamen som skal ha utbetalt honorar og godtgjørelser. Pålogging til reiseregningsmodulen Å logge på reiseregningsmodulen kan gjøres på to måter, via en internettadresse eller via Portalen (gjelder ansatte i Vestfold fylkeskommune). 2.1 Pålogging via internettadresse Når du opprettes som bruker av Visma.net Expense, vil du motta en e-post hvor du må aktivere kontoen. Brukernavnet er epostadressen din, passordet setter du selv ved aktiveringen. Den epostadressen du oppgir ved ditt første oppdrag vil være den adressen du mottar velkomstmelding på. Eksterne bør benytte privat epostadresse og ikke jobbepostadresse. Etter aktivering er Visma.net Expense tilgjengelig på Da kan du logge inn fra hvor som helst med internettilgang. 2.2 Pålogging via Portalen Dersom du er ansatt i Vestfold fylkeskommune og har påloggingsident som ansatt, kan du hente reiseregningsmodulen fra «Min side» via portalen. Under fanen Meg selv/reiseregning får du opp følgende bilde: Klikk på «Start Expense» for å aktivisere reiseregningsmodulen. 2 av 6

3 Opprette reiseregning Velg Utlegg eller Kjørebok. Har du hatt noe kjøring i forbindelse med oppdraget, så velger du Kjørebok. Fyll inn i bildet «Generell informasjon» Felt Beskrivelse Skriv inn / velg: Her skriver du inn hva regningen gjelder: Hva slags utlegg og dato/periode ditt oppdrag gjelder for. Det du skriver blir overskriften på reiseregningen. Skriv: Eksamensvakt og dato/periode Stilling: I stillingsboksen fremkommer hovedstillingen i VFK automatisk. Dersom du har flere stillinger, må du velge den stillingen som honorarkravet skal gjelde. Dersom du har flere like stillingsbetegnelser (eks. eksamensvakt), må du sjekke at organisasjonsenheten stemmer med stedet enheten/skolen der du har hatt oppdrag. Dersom dette ikke stemmer, må du velge på nytt mellom like stillingsbetegnelser. Enhet/skole der du har oppdrag Eksamenskontoret Fagskolen i Vestfold Færder vgs Greveskogen vgs Holmestrand vgs Horten vgs Kompetansebyggeren Vestfold Melsom vgs Nøtterøy vgs Re vgs Sande vgs Sandefjord vgs SMI-skolen Thor Heyerdahl vgs Vises som Organisasjonsenhet Prøvenemnd og eksamen FIV eksamen FVS eksamen GVS eksamen HSVS eksamen HVS eksamen KBV eksamen MVS eksamen NVS eksamen RVS eksamen SVS eksamen SVGS eksamen SMI eksamen THVS eksamen 3 av 6

4 Organisasjonsenhet Fylles inn automatisk når du har valgt riktig stilling Ansvar Funksjon Prosjekt Diverse Prosent Fylles inn automatisk når det er valgt riktig stilling Skal ikke brukes Husk å lagre: Legg til honorar/godtgjøring Dato Velg utleggstype Antall timer: Formål Velg/fyll inn Velg dato. Velg: Eksamensvakt Fyll inn antall timer. Se grunnlag for utregning i tabellen 5.1. Bruk formålsboksen til å skrive inn dato, fra til klokkeslett og sum timer pr dag og totalt antall timer Se punkt 5.1. Vedlegg Dersom du skal legge til vedlegg (se 5.2) må du gjøre det FØR du trykker Legg til. Eks: 4 av 6

5 5.1 Grunnlaget for hvordan du regner ut antall timer: Type utlegg Sats Timer Godtgjøring Kr. 201,- Bruk formålsboksen til å føre inn dato, fra til klokkeslett og sum timer pr dag og totalt antall timer Eksempel: Godtgjøring hovedvakt Kr. 201,- Hovedvakter får en time ekstra pr. hovedvakt (HV) Eksempel 5.2 Velg evt. vedlegg legg ved fil. Det er mulig å legge til vedlegg. Vedlegg må skannes eller lastes inn via Visma Attach som er en egen app. Se mer info i hurtigguiden i punkt Avslutte reiseregningen Velg legg til og deretter send. Hvor kan jeg se reiseregningen min? På «forsiden» i Visma.net Expense vil du se dine reiseregninger samt status på disse. Velg Oversikt i toppmenyen. Det er også ikoner som viser hvor mange reisetransaksjoner, kjøretransaksjoner og utleggstransaksjoner reiseregningen består av. Det er også et «pdf-ikon» du kan trykke på for å se hele reiseregningen med evt. vedlegg. Her kan du også evt. skrive ut reiseregningen dersom det er ønskelig ved å høyreklikke på bildet og velge «Skriv ut». 5 av 6

6 Hva gjør jeg hvis reiseregningen ikke blir godkjent? Hvis det er feil i reiseregningen, eller det mangler noen opplysninger, vil du motta en epost med en kommentar om hva som er feil. Det er ikke nødvendig å opprette reiseregningen på nytt. Du finner reiseregningen din i oversikten og klikker deg fram til det som er feil. Trykk på blyantsymbolet og gjør endringen. Lagre og send inn på nytt. Relaterte dokumenter Generell hurtigguide for Visma.net.Expense Statens reiseregulativ 6 av 6