Rutiner for Oppland fylkeskommune

Transkript

1 Visma.net Expense reiseregning Rutiner for Oppland fylkeskommune Attesterer og anviser Sist oppdatert

2 Innhold 1 Mail om oppgaver Kontroll, attestasjon og anvisning Oversikt over prosesser Ekstern innlogging Approval Oversikt over egne regninger

3 1 Mail om oppgaver Attesterer/anviser får mail som vist under om at det ligger en reiseregning (oppgave) som skal attesteres eller anvises. Gå inn på reiseregningen via startsiden eller følg lenka til Visma.net Approval i mailen. Du kan selv velge hvor ofte du skal motta slik mail: Velg Approval/Mine mailinnstillinger og kryss av i menyen. Ikke legg inn stedfortreder dette styres fra HR-enheten via org.strukturen. 2 Kontroll, attestasjon og anvisning Velg Approval og du får fram oversikt over ubehandlede regninger. 3

4 Roller i saksgang Den som kontrollerer reiseregningen kalles her attesterer 1 Den som attesterer kaller her attesterer 2 Attesterer og anviser kan ikke endre kontering Her ligger reiseregninger som skal godkjennes. Klikk på en av de ubehandlede regningene: Attesterer 1 (kontroll av reiseregning) Gå inn på reiseregninga og kontroller det som er ført Attesterer 1 kan legge inn vedlegg som mangler (knappen «Behandle dokumenter») Ved feil kontering: Gå inn i fanen "Redigeringsprogram". Org.enhet og kontering kan endres. Husk å "Lagre" Attesterer kan også endre type utlegg, men ikke beløp (for eksempel moms på overnatting). Åpne "Utlegg" og korriger. Husk å "Lagre" Bilag i konvolutter, scannede bilag og kontering sjekkes Når regningen er i orden: Attesterer 1 må legge på kommentar i feltet til høyre (for eksempel «kontrollert» eller «OK») husk å skrive inn initialer (husk også å lagre) Ikke trykk på «Godkjenn»-knappen Attesterer 2 (attestering av reiseregning) Attesterer 2 må lese kommentarfeltet for å sjekke om regninga er klar for attestasjon (kommentaren vises i første bildet) Attesterer 2 trykker på «Godkjenn» - regningen går da videre til anviser Anviser Anviser har samme faner som attesterer og finner reiseregningene under Mine oppgaver og kan sjekke arbeidsflyten ved å velge fanen «Arbeidsflytdetaljer» Kan også avvise regninger og sende dem tilbake til den reisende 4

5 Den som anviser bekrefter at reisen er gjennomført og anviser til utbetaling Regningen blir da liggende klar til utbetaling i HRM 3 Oversikt over prosesser Attesterer og anviser kan hele tiden sjekke arbeidsflyten og se hvem som har gjort hva i prosessen og hvor reiseregningen befinner seg. Velg Approval/Min historikk Under Min historikk kan dere sjekke arbeidsflyten for aktive og ferdige prosesser Dobbeltklikk på en linje i Min historikk for å komme inn på en regning Alternativt klikk på pilknappen i høyre kolonne Her kan man se på reiseregning, skrive ut, se arbeidsflyt, dokumentdata og eventuelle kommentarer 5

6 Velg arbeidsflytdetaljer Arbeidsflyten vises 5 Ekstern innlogging Approval Dette bilde gjelder ekstern pålogging inn i Approval. Gå inn via adressen 6

7 Velg «Forgot your password?» dersom du ikke har passordet for hånd, og du kan selv velge nytt passord. 6 Oversikt over egne regninger Klikk på mailen eller gå inn på startsiden i Apporval Gå inn på oversikt fra startsiden: Meg selv/reiseregning/start Expense 7

8 Reiseregningene er merket slik: Regninger med oransje merke er ikke sendt videre Grønn er gått til utbetaling Blå ligger i saksgangen (symbol klokke) Den reisende kan Søke på «Status» og få oversikt over egne regninger Hent den enkelte reiseregning (velg PDF- ikonet) Sjekke mulige attestanter 8