Visma Enterprise - Økonomi

Transkript

1 Visma Enterprise - Økonomi RAPPORTER og SPØRRING Kort innføring Fagenhet økonomi mars 2015

2 Del I Rapporter: Hvor mye penger har vi brukt, og hvordan ligger min avdeling an i forhold til budsjett. Hva er ført av inntekter og utgifter på prosjektet mitt? Del II Spørring Fakturaer vi har fått fra leverandører: Hvor er fakturaen jeg har godkjent, og er den betalt? Hvordan søke etter opplysninger i alle fakturaer jeg har tilgang til. o Alle fakturaer vi har fått fra en leverandør. o Fakturaer bokført på et bestemt prosjekt eller avdeling. o Hvor ble forrige faktura fra samme leverandør bokført? 2

3 Del I Rapporter Hvor mye penger har vi brukt, og hvordan ligger min avdeling an i forhold til budsjett? Det finnes en standard rapport som er laget til dette formålet; B1-BUDSJETTKONTROLL DRIFT/INVESTERING. I denne rapporten er Ansvar - Inntekter/Utgifter - Rapportart standard radnivå. Du kan enkelt endre oppsettet selv se fra side 4. Sjekk at det er markert for Rapportmal og Felles slik som i eksemplet. For å sette dette som standardvalg går du inn på Innstillinger i boksen til venstre. Klikk på ønsket rapport og velg Kjør. I neste bilde kan du velge fra-til periode i år og i fjor. Hvis du vil sammenlikne med fjorårstall velger du forrige kalenderår i REGN h. i fjor og periode. Velg OK. 3

4 Ved å klikke på + tegn kan du drille deg til neste nivå i rapporten. Du får opp kun de konti som du har rettigheter til å se. Merk at summene står øverst. Alle tallene som er blå kan du klikke på for å komme ned til detaljer som for eksempel fakturaer. De som har fått tildelt rettigheter til det, kan se lønnsdetaljer. Det vil i praksis gjelde ledere med personalansvar. Du kan også gå til Åpne neste nivå. Når du har fått frem rapporten slik du vil ha den kan du oppe i høyre hjørne velge ikoner for Utskrift eller Overføring til Excel 4

5 Endringer i rapportoppsettet: Ved hjelp av Skjul og sorter kan du enkelt vise flere nivåer og endre rekkefølgen. I neste bilde kan du fjerne, eller hente fram, flere nivåer ved å sette «hake.» Du kan også endre rekkefølgen/prioriteringen ved å merke nivået og bruke piltastene til å flytte nivået opp eller ned. Når du har foretatt endringene velger du «OK.» 5

6 Drilling i rapporter: I eksemplet over er det drillet ned på Rapportart fra ansvar Så er det igjen drillet ned på arter fra Rapportart A10 KJØP AV VARER.. For å vise hva som ligger i et beløp, for eksempel på arten Kontormateriell er det bare å klikke på beløpet. Da kommer du inn i et nytt vindu. Derfra kan du klikke deg videre inn på fakturaen via bilagsnummeret. Deretter kan du gå til den aktuelle fakturaen via Vis fakturadetaljer. De som har fått tildelt rettigheter til det, kan også se lønnsdetaljer. Det vil i praksis gjelde ledere med personalansvar. 6

7 Noen tips: Hvis du klikker på et beløp når du står inne på en oppsummert rapport kan du risikere å få mange linjer. Det kan derfor være lurt å drille seg ned i rapporten før en velger å se på detaljer. Ofte kan det være nyttig å se etter «unormale» beløp. Ved å velge Pr. periode i Sorter kolonne blir det enklere å skille ut måneder med avvik. Her er et eksempel på dette: Husk: Du kan ikke få gjort noen oppdateringer eller endringer i regnskapet når du er inne i rapportene. Det betyr at det er helt ufarlig å ta seg tid til å prøve litt. Du kan lett lagre dine egne varianter av rapporter på område Mine ved å velge Kopier Rediger og Lagre som. Disse rapportene forblir dine og kan ikke ses av andre. 7

8 Hva er ført av inntekter og utgifter på prosjektet mitt? Det finnes en standard rapport som er laget til dette formålet; P3-ENKEL PROSJEKTRAPPORT Prosjekt-Art. I denne rapporten er Prosjekt og Art standard radnivå. Du kan enkelt endre oppsettet selv se fra side 4. Sjekk at det er markert for Rapportmal og Felles slik som i eksemplet. For å sette dette som standardvalg går du inn på Innstillinger i boksen til venstre. Klikk på ønsket rapport og velg Kjør. Du får da opp ei liste over prosjekter som du har tilgang til som viser totalsummen som er bokført på prosjektene i år. Klikk på + tegnet utenfor prosjektnummeret for å vise fordelingen pr. art. Hvis du videre klikker på et beløp vil du få opp ei liste over alle tilhørende posteringer. Ved å klikke i den listen kan du vise det enkelte bilaget som er grunnlaget for posteringen. De som har fått tildelt rettigheter til det, kan se på lønnsdetaljer. Det vil i praksis gjelde ledere med personalansvar. Oppe i høyre hjørne kan du velge ikoner for Utskrift og Overføring til Excel. 8

9 DEL II Spørring Hvor er fakturaen jeg har godkjent, og er den betalt? Gå inn på Fakturaer Mine behandlede. Klikk på Start for å få opp ei liste over de fakturaene du har behandlet de siste 30 dager. Får du ikke opp den fakturaer du leter etter, gjør avgrensninger i søkefeltene over og klikk på start en gang til. Forklaring til feltene: Fakturanummer: Du kan klikke på fakturanummeret for å komme inn i fakturabehandlingsbildet. Kont. Att. og Anv.: Viser brukernavnet til den som har eller har hatt fakturaen til behandling. Uthevet brukernavn betyr at vedkommende har fakturaen til behandling. Overført: Når en faktura er overført betyr det at fakturaen er godkjent og blir betalt på forfallsdato. Det er først når fakturaen er godkjent at den vises i regnskapsrapportene. Merk: Hvis du har hatt en faktura som du bare har sendt «sidelengs» vil ikke den vises i mine behandlede fakturaer. En mer omfattende søkefunksjonalitet er forklart på neste side. 9

10 Hvordan søke etter opplysninger i alle fakturaer jeg har tilgang til. Gå inn på Fakturaer Rapporter. Her kan du søke opp alle fakturaer som du har tilgang til, både fakturaer som er til godkjenning og fakturaer som er ferdig behandlet og betalt. Du kan søke fra to utgaver av søkebildet, Enkelt søk og Avansert søk. I avansert søk kan du blant annet søke på kontodimensjoner som art, ansvar, prosjekt osv. Et tips er å starte med et bredt søk med få avgrensninger, og heller legge til begrensninger hvis du får for mange treff. Husk på å klikke på Nullstill før du skal gjøre et nytt søk. Du kan sortere dine søk. Du kan for eksempel søke opp Saksbehandlere på et Ansvar. 10

11 Hvis du velger Eksporter til Excel, får du en arbeidsbok i Excel med en arkfane for hver saksbehandler med oversikt over behandlede fakturaer. For å søke opp Leverandør klikker du på forstørrelsesglasset ved siden av feltet for Leverandørnr. Du kommer da inn i et eget søkebilde der du finner aktuell leverandør. Et søkeresultat vil i mange tilfeller se slik ut: For å få fram fakturaene må du først klikke på den aktuelle gruppen. Hva som skal være gruppeinndelingen bestemmes av Søkefeltet som heter Sorter på. Som standard er det 1. Konteringsdimensjon (Art). Hvis du ønsker listen sortert pr. leverandør så må søkefeltet Sorter på endres til Leverandør. Rapportmaler En smart funksjon er Rapportmaler. Der kan du lagre dine egne spørringer som du kan ta fram og kjøre med ett klikk. Eksempler på maler kan være: Hente opp alle fakturaer fra en bestemt leverandør, alle fakturaer over et gitt beløp, alle fakturaer på et prosjekt eller avdeling osv. 11