ExtraWeb Brukerveiledning for søker til ExtraExpress

Transkript

1 ExtraWeb! Brukerveiledning for søker til ExtraExpress!

2 INNHOLD Generelt... 3 Hurtigtips... 4 Roller... 5 Opprette en søknad... 5 Innlogging... 5 Registrering av brukeropplysninger... 6 Søknadsskjemaet... 7 Fylle ut søknaden... 7 Utskrifter av søknad Oppgaveboksen sende søknaden til ExtraStiftelsen Strukturen i ExtraWeb Resultatet av tildelingen Sluttrapportering

3 Generelt Velkommen som søker/prosjektleder i ExtraStiftelsens søknadssystem ExtraWeb! Denne brukerveiledningen er direkte rettet mot deg som søker/prosjektleder i ordningen ExtraExpress. Vår målsetning under utviklingen har vært at ExtraWeb skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. ExtraWeb skal bidra til at søknader fylles ut, sendes inn og sluttbehandles på en god og sikker måte, og at det samme skjer med prosjektgjennomføringen. ExtraWeb krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet. Hver bruker skal kun være registrert én gang i systemet. Men en bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Brukerstøtte/support 1. Brukerveiledningen 2. Prosjektkoordinator 3. ExtraStiftelsen Ved spørsmål til bruken av ExtraWeb, skal du først søke hjelp via brukerveiledningene. Deretter tar du kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, evt. andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke prosjektkoordinator kan avhjelpe, kan ExtraStiftelsen kontaktes. Nettleserstøtte ExtraWeb støtter følgende nettlesere: Chrome Firefox Safari Internet Explorer 9 eller senere Opera 12 eller senere. 3

4 Hurtigtips Hvordan logger jeg inn? Hvordan redigerer jeg mine brukeropplysninger? Hvordan fyller jeg ut en søknad? Hvordan tar jeg utskrifter av søknaden? Hvor ser jeg alle oppgavene jeg skal utføre i ExtraWeb? Hvordan finner jeg alle søknader og prosjekter jeg har en rolle i? Hvordan søker jeg fram en søknad/et prosjekt? Hvor finner jeg opplysninger om søkerorganisasjonen? side 5 side 6 side 7 side 12 side 13 side 14 side 14 side 15 4

5 Roller For å gi en bruker rettigheter i en organisasjon, benyttes roller. En rolle gir en bruker mulighet til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i ExtraWeb. Nedenfor ser du de rollene som det er greit at du kjenner til. Prosjektkoordinator Saksbehandler Søker Dette er medlemsorganisasjonens kontaktperson inn mot ExtraStiftelsen og det er kun én prosjektkoordinator i hver organisasjon. Prosjektkoordinator er den i organisasjonen med flest rettigheter i ExtraWeb, og kan sammen med saksbehandler opprette søknadskjema. I tillegg ansvarlig for brukerstøtte mot søker og prosjektleder. De som har denne rollen har også rettigheter mye på lik linje med prosjektkoordinator, og kan opprette søknadsskjema. Det kan være flere saksbehandlere i en organisasjon. Personer med denne rollen fyller ut og sender inn søknaden. Rollen kan tildeles av prosjektkoordinator og saksbehandler. Opprette en søknad Det er kun medlemsorganisasjoner som kan opprette en søknad. I organisasjonen er det Prosjektkoordinator eller Saksbehandler som oppretter en søknad og knytter deg til søknaden som Søker/Prosjektleder. Når søknaden blir opprettet mottar du en e- post med informasjon om dette. ExtraExpress har to søknadsfrister i året, 15. mars kl 1500 og 15. september kl Det kan være fornuftig å lage seg en liten prosjektbeskrivelse i word før en starter med utfylling av skjemaet i ExtraWeb. I søknadskjema skal du si noe om: Bakgrunn Målsetting Målgruppe Antall personer dere planlegger å få med/eller nå Søknadssum (med valgene hele tusener fra ) Kort beskrivelse av det dere planlegger å gjennomføre Hva som gjøres av frivillig innsats i prosjektet/tiltaket Resultat dere forventer å oppnå Innlogging Da du ble opprettet som bruker fikk du tilsendt en e- post med brukernavn og en lenke til en nettside hvor du kunne bestemme ditt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan du logge deg inn. ExtraWeb har web- adressen Det er også mulig å klikke seg direkte inn fra ExtraStiftelsens hjemmeside. Etter å ha gjort dette, kan det være en fordel å lagre web- adressen som et bokmerke i nettleseren slik at man har direkte tilgang. 5

6 Innloggingssiden vil opplyse om eventuelle driftsproblemer som hindrer normal bruk. Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon du ønsker å logge inn på. Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt brukernavn eller passord, kan du få tilsendt dette pr e- post ved å velge Glemt passord eller brukernavn? Benytt helst ditt brukernavn i det nye vinduet som åpner seg. Rett over innloggingsbildet ligger lenken til brukerveiledninger. Registrering av brukeropplysninger Første gang du logger deg på kommer du rett inn i et brukerregistreringsskjema. Det er viktig at du er nøye i utfyllingen/redigeringen av opplysningene. Hvor mye av opplysningene som er forhåndsutfylt kommer an på hva søkerorganisasjonen har registrert når de har opprettet deg som bruker. Les hjelpetekster nøye. Du finner hjelpetekster bak dette tegnet Vær også spesielt oppmerksom på de obligatoriske feltene (rød stjerne) som MÅ være fylt ut for å få lagret. Du har hele tiden tilgang til å redigere opplysningene om deg selv og du kan redigere alle opplysninger med unntak av brukernavnet. Det er unikt og følger deg hele tiden du er bruker av ExtraWeb. Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker funksjonen oppe til høyre når du klikker på navnet ditt. 6

7 Søknadsskjemaet Søknadsskjemaet er et webskjema og du bør merke deg følgende: - Lagring. Du må aktivt lagre underveis i utfyllingen. Den blå lagringsknappen finner du ned til høyre på skjermen. Dersom du blir kastet ut av nettleseren eller strømmen går, vil du miste det du har skrevet dersom du ikke har lagret. Ved lagring krympes skjemaet slik at kun overskriftene i skjemaet vises. Et krympet skjema er enklere å jobbe i. - Timeout. Som i de fleste webskjemaer er levetiden på 20 min. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet på 20 min blir du automatisk logget ut. Du vil da miste det som ikke er lagret. - Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster. Noen av disse tekstene ligger åpent i skjemaet, mens andre får du fram ved å peke på de små grå rutene med spørsmålstegn - Slette tekst. I felter der du skriver inn tekst kan du merke teksten og slette på vanlig måte. I felt der du velger fra en liste kommer det opp et kryss (x) som du klikker på hvis du vil slette. Dette krysset kommer opp helt til høyre i feltet (nedtrekksfelt), eller til venstre på det alternativet du valgte å legge inn (flervalgsfelt). Når du får opp søknadsskjemaet på skjermen har du selve utfyllingen av skjemaet til venstre og en oppgaveboks til høyre. Fylle ut søknaden Første gang du logger deg inn i ExtraWeb må du fylle ut/redigere dine brukeropplysninger. Når du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Oppgaver/Mine. Der vil du se alle oppgaver du skal løse. Den oppgaven du har fått nå er Fylle ut søknad ExtraExpress. Skal du skrive flere søknader så har du flere Fylle ut søknad ExtraExpress oppgaver. Klikk på Fylle ut 7

8 søknad ExtraExpress og du får opp en listevisning med prosjektnummer og prosjektnavn. Klikk på prosjektnummer eller prosjektnavn og du er inne i skjema. Skjemautfyllingen er sortert under åtte overskrifter (se bilde under). Den første krever ikke noen utfylling, den beskriver kun det området du søker på. Overskriftene klikkes på for å åpne/lukke de feltene som skal fylles ut. I tillegg lukkes feltene hver gang du trykker Lagre (blå knapp ned til høyre). Du kan også åpne eller lukke alle feltene ved å klikke på knappen opp til høyre på skjermen Til høyre for hver overskrift er det angitt hvor mange felt som ikke er fylt ut. Når et felt er fylt ut kommer det opp en hake bak feltet. Når alle felt tilhører en overskrift er fylt ut kommer det også opp en hake bak overskriften. Først når alle obligatoriske felt er fylt ut (merket med rød stjerne), får du tilgang til å sende inn søknaden til ExtraStiftelsen, dvs. at knappen Send inn aktiveres. 8

9 Angi prosjektnavn Øverst til venstre finner du en blå knapp der du kan endre eller angi prosjektnavn. Prosjektets varighet Her bestemmer du prosjektlengde og du setter inn forventet start- og sluttdato Søker Dette er opplysninger som delvis legges inn av organisasjonen ved brukerregistreringen og som du har oppdatert når du logget deg inn første gangen. Opplysningene kan ikke oppdateres her i søknadsskjemaet, men du kan oppdatere opplysningene når du er logget inn i ExtraWeb. Klikk på navnet ditt opp til høyre i bildet og du får frem valget Rediger bruker. Da vil disse opplysningene også oppdateres i søknadsskjemaet. Prosjektinformasjon Her skal du først bestemme hvor prosjektet/tiltaket skal tilknyttes. I de fleste tilfeller er det snakk om et lokalt ledd (lokallag, fylkeslag, region). Velg dette og oppgi navnet på organisasjonsleddet under. Organisasjonsnummeret og kontonummeret til organisasjonsleddet skal inn her og du skal oppgi 9

10 hvilken kommune(r) det skal foregå i. Her begynner du bare å skrive navnet på kommunen(e) og de vil dukke opp slik at du kan velge den riktige. Beskrivelse av prosjektet Det er her du skal beskrive prosjektet. Det er til sammen seks skrivefelt med tilgang på et visst antall tegn. Tallet før / er antall tegn du har lagt inn, tallet etter / er det antall tegn du har tilgang til i feltet. Hvis du limer inn tekst fra for eksempel et word- dokument må du se etter at alt blir med. Du får ikke noe varsel om at du har forsøkt å lime inn mer enn det det er plass til. 10

11 Økonomi Her skal det inn en liten oversikt over inntekter og utgifter. Det er mulig å søke på beløp i hele tusentall fra kr til kr I første linje skal det altså inn et tall mellom 5 og 30. Hvis det er andre inntekter i prosjektet/tiltaket så skal det også inn. Kostnadene legges inn under de fire alternative postene under utgifter. I feltet under oppstillingen kan du legge inn eventuelle kommentarer til økonomien i prosjektet. Prosjektkategori Her skal du velge den av fem kategorier som passer best for ditt prosjekt/tiltak. 11

12 Media og profilering Her skal du svare på om prosjektet/tiltaket er aktuelt for Extra- trekningen på NRK1. Hvis det finnes noe informasjon om det dere skal gjøre på en nettside eller andre steder, så kan du legge inn dette her. OBS! Nå er du sannsynligvis ferdig med utfyllingen og det er viktig å lagre! Utskrifter av søknad Det er mulig å ta ut utskrifter dersom du har behov for dette. Du kan selvsagt også lagre disse som dokumenter på egen maskin/eget lagringsområde. Utskriftsfanen har du tilgang til når du er inne i søknaden. Du kan velge mellom to ulike utskrifter/pdfer når du klikker på fanen Utskrifter. OBS! Når du velger utskrifter kommer den opp i en ny fane i nettleseren! 1) Utskrift/PDF av hele søknaden med alle søknadsspørsmål og din utfylling 2) Utskrift av oppgaven (Fylle ut søknad ExtraExpress) Oppgaveboksen sende søknaden til ExtraStiftelsen Når du skal løse en oppgave i ExtraWeb og går inn og åpner oppgaven, så får du alltid opp en grå oppgaveboks til høyre på skjermen. Når du utfører oppgaven Fylle ut søknad ExtraExpress har du følgende oppgaveboks til høyre på skjermen (se neste side): 12

13 Det er i denne oppgaveboksen du har brukt lagreknappen underveis i utfyllingen av søknaden. Øverst i boksen ser du navnet på oppgaven du utfører (Fylle ut søknad ExtraExpress), en beskrivelse av oppgaven og hva du må gjøre for å sende inn søknaden. Når utfyllingen er ferdig kan du klikke Send inn og du får opp en ny boks der du må bekrefte denne handlingen. Du vil da motta en e- post med bekreftelse på innsendingen. Strukturen i ExtraWeb Når du er logget inn i ExtraWeb kommer du alltid i fanen Oppgaver. I tillegg har du to andre hovedfaner, Søknader & prosjekter og Organisasjon. Uansett hvor du står, kan du trykke på ExtraWeb- logoen opp til venstre og du kommer tilbake til Oppgaver. 13

14 Oppgaver Oppgaver har tre underfaner. Mine, Mine nylig oppdaterte og Mine utførte. Under Mine får du opp alle uløste oppgaver som du har. De er sortert på type oppgave. Ved å klikke på oppgavetype får du opp en listevisning over de aktuelle oppgavene og du kan velge den oppgaven du skal inn og løse. Under Mine nylig oppdaterte får du opp en listevisning over nylig oppdaterte oppgaver. Her kan du velge oppgaver for å gå inn og se på dem. Du kan også skrive ut lister ved å eksportere data til Excel eller PDF. Sett hake i boksen til venstre for prosjektnummeret og benytte Utskrift/eksport knappen oppe til venstre. Du velger alle i lista ved å sette hake i boksen helt til venstre for overskriftene i lista. Under Mine utførte får du opp samme type liste som under Mine nylig oppdaterte og du kan utføre de samme handlingene i denne listen. Søknader & prosjekter Denne fanen har to underfaner. Mine og Søk. Under Mine ser du alle søknader og prosjekter som du har en rolle i. Disse er sortert under følgende overskrifter for søknader i de ordinære ordningene våre: Utkast (alle søknader som er under arbeid), Søknader (alle søknader som er under behandling i ExtraStiftelsen), Prosjekter (alle pågående prosjekter) og Arkiverte (alle avviste og avslåtte prosjekter i tillegg til alle prosjekter som er avsluttet). Her har du også et valg opp til venstre der du kan vise alle dine søknader og prosjekter. I tillegg ligger ExtraExpress som egen overskrift. Fra denne fanen kan du gå inn og se på den søknaden/prosjektet du ønsker, men du kan ikke utføre noen oppgaver herifra. Du får kun lesetilgang. Under Søk får du opp et enkelt søkefelt der du kan hente frem det prosjektet du ønsker å se på. Det søkes ved at du begynner å skrive i feltet. 14

15 Når du går inn i en søknad fra Søknader & prosjekter får du opp et bilde med disse fanene: Under Søknad har du lesetilgang på hele søknaden på vanlig måte ved å klikke på overskriftene for å åpne og lukke det som er fylt inn. Under Roller ser du hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet. Under Arbeidsflyt ser du de oppgavene du selv har utført. Under Kommunikasjon får du en oversikt over det som har vært av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle e- poster og annen korrespondanse som har gått ut i forbindelse med søknadsprosessen og senere i prosjektperioden. Under Utskrifter har du den samme utskriftsmuligheter som beskrevet tidligere. Du kan ta utskrift/pdf av hele søknaden med alle søknadsspørsmål og din utfylling. I og med at det ikke kan løses oppgaver fra Søknader & prosjekter så kan du heller ikke skrive ut oppgaver herfra. Organisasjon I denne fanen finner du informasjon om medlemsorganisasjonen som har opprettet deg som søker. Resultatet av tildelingen Når ExtraStiftelsen offentliggjør tildelingen vil du som søker få direkte beskjed om tildeling eller avslag. Det vil komme i en e- post. Søknadene/Prosjektene vil du hele tiden finne i fanen Søknader & prosjekter. Sluttrapportering Generelt Brukerveiledning vil komme 15

16 Fylle ut sluttrapport Brukerveiledning vil komme Sluttrapporten ikke godkjent Brukerveiledning vil komme 16