Honorar for fagprøver

Transkript

1 Fagområde Utdanning; Lønn; Fagopplæring; Eksamen; Sensur Dokumenttittel Honorar for fagprøver Målgruppe Utdanningssektoren Utgiver Godkjent dato Godkjent av 360 referanse Eksamenskontoret Utdanningsdirektøren [Referanse] Innhold Bruk av Visma.net Expense for utbetaling ved fagprøver Formål Målgruppe... 2 Pålogging til reiseregningsmodulen Pålogging via internettadresse Pålogging via Portalen... 2 Opprette reiseregning... 3 Fyll inn i bildet «Generell informasjon»... 3 Legg til honorar/godtgjøring Grunnlaget for hvordan du regner ut summen: Velg evt. vedlegg legg ved fil Avslutte reiseregningen... 6 Hvor kan jeg se reiseregningen min?... 6 Hva gjør jeg hvis reiseregningen ikke blir godkjent?... 6 Relaterte dokumenter... 6

2 Bruk av Visma.net Expense for utbetaling ved fagprøver 1.1 Formål Denne brukerveiledningen skal bidra til en mer effektiv arbeidsflyt for utbetaling av honorar og godtgjørelser til prøvenemnder. 1.2 Målgruppe Dette dokumentet gjelder for prøvenemnder som skal ha utbetalt honorar og godtgjørelser. Pålogging til reiseregningsmodulen Å logge på reiseregningsmodulen kan gjøres på to måter, via en internettadresse eller via Portalen (gjelder ansatte i Vestfold fylkeskommune). 2.1 Pålogging via internettadresse Når du opprettes som bruker av Visma.net Expense, vil du motta en e-post hvor du må aktivere kontoen. Brukernavnet er epostadressen din, passordet setter du selv ved aktiveringen. Den epostadressen du oppgir ved ditt første oppdrag vil være den adressen du mottar velkomstmelding på. Eksterne bør benytte privat epostadresse og ikke jobbepostadresse. Etter aktivering er Visma.net Expense tilgjengelig på Da kan du logge inn fra hvor som helst med internettilgang. 2.2 Pålogging via Portalen Dersom du er ansatt i Vestfold fylkeskommune og har påloggingsident som ansatt, kan du hente reiseregningsmodulen fra «Min side» via portalen. Under fanen Meg selv/reiseregning får du opp følgende bilde: 2 av 6

3 Klikk på «Start Expense» for å aktivisere reiseregningsmodulen. Opprette reiseregning Det skal skrives én timeliste per kandidat. Alt som tilhører samme fagprøve skal på samme timeliste. Velg Utlegg eller Kjørebok. Har du hatt noe kjøring i forbindelse med oppdraget, så velger du Kjørebok. Fyll inn i bildet «Generell informasjon» Felt Beskrivelse Skriv inn / velg: Her skriver du inn hva regningen gjelder: Skriv: Godtgjøring prøvenemnd Hvilket fag det gjelder Dato for prøveperioden (fra til) Stilling: Velg: Prøvenemnd Organisasjonsenhet Fylles inn automatisk når du har valgt riktig stilling Ansvar Funksjon Prosjekt Diverse Prosent Fylles inn automatisk når det er valgt riktig stilling Skal ikke brukes Husk å lagre: Legg til honorar/godtgjøring 3 av 6

4 Dato Velg utleggstype Velg/fyll inn Velg sluttdato for fagprøve Bruk: Godtgjøring prøvenemnd Dersom du har krav på Tapt arbeidsfortjeneste (Oppdragstaker) velger du dette i tillegg. Denne brukes for både dokumentert tapt arbeidsinntekt, hvis du trekkes i lønn, og ulegitimert tapt arbeidsinntekt hvis du har søkt og fått det. Beløp: Fyll inn beløp: Honorar for fagprøven: Kr 1500,- gjelder medlemmer Kr 2000,- gjelder leder Møtegodtgjørelse: Kr 1000,- gjelder medlemmer Kr 1500,- gjelder leder For satser tapt arbeidsfortjeneste, se 5.1 Formål Når du skal registrere godtgjøring og honorar, må du fylle inn følgende i formål-boksen: Fagnavn Kandidatens navn og fødselsdato Ved møte, skriv tema for møte Klokkeslett: fra - til Vise utregning av timer (sats x timer =sum) Når du skal registrere ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste direkte i Visma, må du velge dato for hver av dagene og fylle inn klokkeslett til-fra. Ved dokumentert tapt arbeidsfortjeneste skriver du inn summen og fyller ut og legger ved skjemaet Tapt arbeidsinntekt for prøvenemnd. Vedlegg Dersom du skal legge til vedlegg (se 5.2) må du gjøre det FØR du trykker «Legg til». 4 av 6

5 5.1 Grunnlaget for hvordan du regner ut summen: Type utlegg Sats Timer Dokumentert tapt arbeidsinntekt: Ulegitimert tapt arbeidsinntekt Godtgjøring administrasjon Reell timelønn / pr. medgått time: Inntil Kr.399,- Inntil kr. 2994,- pr dag Pr. medgått time: Kr.128,50 Inntil kr. 900,- pr dag Kr. 500,- Skjemaet Tapt arbeidsinntekt for prøvenemnd fylles ut, signeres og skannes eller legges inn via mobil. Se punkt 5.2. Det skal dokumenteres at det trekkes i lønn når man er borte/ er selvstendig. Bedriften stempler/signerer at det er trukket i lønn Selvstendig næringsdrivende signerer selv og påfører organisasjonsnummeret fra Brønnøysundregisteret Du må du ha søkt om, og fått bekreftet, ulegitimert tapt arbeidsinntekt. Du må omfattes av en av tre grupper: Arbeider i turnus - gjennomfører prøver i bunden avspaseringstid. Da får man avspaseringstida kompensert. Arbeider deltid - Man kan skrive en dag selv om man er borte bare noen timer (må si fra seg et vikariat) Pedagogisk personale tilknyttet arbeidstidsavtalen for lærere. (Gjelder kun lærere, ikke barnehager) Velg A eller B: A: Skjemaet Tapt arbeidsinntekt for prøvenemnd fylles ut, signeres og skannes eller legges inn via mobil. Se punkt 5.2. B: Velg legg til utleggstype «Tapt arbeidsfortjeneste (oppdragstaker)», fyll inn i formålsfeltet: Dato, fra-til klokkeslett For prøver som leder administrerer, men ikke deltar på. Fyll ut fødselsnummer, navn og prøvedato for kandidatene det gjelder 5.2 Velg evt. vedlegg legg ved fil. Det er mulig å legge til vedlegg. Vedlegg må skannes eller lastes inn via Visma Attach som er en egen app. Se mer info i hurtigguiden i punkt 7. 5 av 6

6 5.3 Avslutte reiseregningen Velg legg til og deretter send. Hvor kan jeg se reiseregningen min? På «forsiden» i Visma.net Expense vil du se dine reiseregninger samt status på disse. Velg Oversikt i toppmenyen. Det er også ikoner som viser hvor mange reisetransaksjoner, kjøretransaksjoner og utleggstransaksjoner reiseregningen består av. Det er også et «pdf-ikon» du kan trykke på for å se hele reiseregningen med evt. vedlegg. Her kan du også evt. skrive ut reiseregningen dersom det er ønskelig ved å høyreklikke på bildet og velge «Skriv ut». Hva gjør jeg hvis reiseregningen ikke blir godkjent? Hvis det er feil i reiseregningen, eller det mangler noen opplysninger, vil du motta en epost med en kommentar om hva som er feil. Det er ikke nødvendig å opprette reiseregningen på nytt. Du finner reiseregningen din i oversikten og klikker deg fram til det som er feil. Trykk på blyantsymbolet og gjør endringen. Lagre og send inn på nytt. Relaterte dokumenter Generell hurtigguide for Visma.net.Expense Statens reiseregulativ 6 av 6