Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg

Transkript

1 Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg

2 Innhold Informasjon om konvertering... 3 NB! Før du tar i bruk nye HRessurs Reise og Utlegg... 4 Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg: (reisende)... 4 Ny reise... 5 Utlegg: Elektroniske bilag... 6 Fullfør reisen... 7 Last opp elektroniske bilag via HRessurs Mobil app... 7 Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg: (attestant)... 8 Behandle og godkjenne reiser... 8 Viktige endringer i ny versjon Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

3 Lansering av ny løsning: HRessurs reise og utlegg Informasjon om konvertering I løpet av høsten 2014 vil alle eksisterende kunder av Infotjenester bli konvertert til ny versjon av HRessurs reiseregning. I tillegg til ny versjon av reise, håndteres nå også rene utlegg i en egen veiviser. 1. juli 2014 ble kravet om originalbilag i papirformat fjernet, og i den forbindelse kan hele prosessen med føring og attestering av reiser nå løses papirløst hvis ønskelig. Funksjonaliteten som du kjenner fra dagens løsning for reiseregninger er i stor grad den samme, men med en rekke ny funksjonalitet: - Nytt og enklere design i veiviseren - Enklere attestering for leder - Mulighet for kredittkortintegrasjon - Elektronisk bilagshåndtering - Håndtering av mva og føring på kostnadsbærere - Eksport til både regnskap og lønn - Opplasting av bilag via mobil 3 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

4 NB! Før du tar i bruk nye HRessurs Reise og Utlegg Nye reiser kan føres fra og med i dag i nye HRessurs Reise og Utlegg logg inn med eksisterende brukernavn og passord på Men; Reisende: Dersom du har påbegynte reiser som er signert, eller sendt til attestering i gamle HRessurs Reise, må du fullføre disse. Attestant: Du må innen 45 dager(fra konvertering) godkjenne og eventuelt eksportere reiseregninger i gamle HRessurs Reise. Etter dette konverteres de til pdf er som vil kunne tas frem i nye HRessurs Reise og Utlegg Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg: (reisende) Neste gang du logger deg inn i HRessurs reiseregning, blir du videresendt til som er den nye adressen for reiseregningsløsningen. Dersom du har påbegynte reiser som ikke er signert enda, må du fullføre disse før du blir oppgradert til ny versjon. Dersom du ikke har noen påbegynte reiser, kommer du rett inn i nye HRessurs reise. Ved å klikke på fanen «Reiser», kommer du til ny side for «Mine reiser»: Hva er nytt? Under fanen Reiser vises dine reiser. Dersom du ønsker å vise eller signere flere reiser samtidig, kan du markere flere reiser samtidig og utføre alt i en operasjon Du kan enkelt søke blant dine reiser for å finne frem Dersom reisen ikke er signert, kan du komme tilbake i veiviseren ved å klikke på navnet på reisen. 4 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

5 Ny reise Hva er nytt? For å føre en ny reise, klikker du på knappen «Ny reise». Antall trinn i veiviseren avhenger av hva du svarer på trinn 1. Du kan navigere deg gjennom veiviseren på to måter: Ved å klikke på forrige og neste nederst, eller på fanene øverst.dine valg blir automatisk lagret ved hvert trinn. Reiseregninger må signeres elektronisk. 5 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

6 Utlegg: Elektroniske bilag Hva er nytt? Du har mulighet til å knytte elektroniske bilag direkte til utlegget. Klikk på ikonet og velg riktig fil fra din datamaskin. Klikk «Last opp bilag» for å knytte bilaget til utlegget. Du kan endre navnet på bilaget om ønskelig. Klikk på knappen «Lagre utlegg» når du har lastet opp bilaget. Du vil se at utlegget er lastet opp og har fått tildelt bilagsid. Klikk gjerne på bilde-ikonet under «Bilag» for å sikre at rett bilag er lastet opp. NB! Dersom du har tilgang til HRessurs app, kan du scanne bilag direkte og laste de opp i HRessurs. Disse bilagene blir tilgjengelig i bilagslisten. 6 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

7 Fullfør reisen Hva er nytt? Når du er på siste trinn av veiviseren, vil du få en oppsummering med resultatet av det du har ført, samt informasjon om hvem som skal attestere reisen. For mer informasjon se: Last opp elektroniske bilag via HRessurs Mobil app Via HRessurs app kan du laste opp bilder fra din mobil som blir overført som bilag eller scanne bilaget direkte. Når du skal inn i veiviseren på web, vil disse bilagene ligge tilgjengelig i rullegardin ved «Bilag» under fanen «Utlegg» HRessurs app kan lastes ned fra appbutikkene til apple og android. Er pt tilgjengelig på appstore og vil bli i nærmeste fremtid bli tilgjengelig for android. 7 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

8 Kom i gang med nye HRessurs Reise og Utlegg: (attestant) Neste gang du logger deg inn i HRessurs reiseregning, blir du videresendt til som er den nye adressen for reiseregningsløsningen. Behandle og godkjenne reiser I toppmenyen går du på «Rutiner» og «Behandle reiser» for å behandle reiser. Hva er nytt? I reiseoversikten kan du markere en eller flere reiser. Tidligere fantes både personlige reiser og andres reiser her, nå er dette delt i hvert sitt arkiv. Når en eller flere reiser er markert, får du tilgang til å gjøre noe med dem, via en knappene nederst i vinduet. Hvilke rutiner du får tilgang til, er avhengig av hvilke roller du er tildelt. Trykk på reisens navn for å se innholdet i reiseregningen. 8 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

9 Hva er nytt? Attestant vil i stor grad et godt grunnlag for selve attestasjonen. I tillegg til å se bilagene elektronisk, får man også detaljene om selve reisen satt opp i en oversiktlig tabell. For mer informasjon se: 9 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

10 Viktige endringer i ny versjon - - Alle rutiner og innstillinger finnes nå på toppmenyen. I tillegg kan du lese om all funksjonalitet under «Hjelp». - - Menyvalget som tidligere het «Klargjøres» heter nå «Attestasjonskontroll». - Tidligere i reisearkivet fantes både personlige reiser og andres reiser. Nå er dette delt i hvert sitt arkiv. - Reiseregninger må signeres elektronisk For mer informasjon om bruk av nye HRessurs Reise og Utlegg Reise: Utlegg: 10 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no

11 Om Infotjenester Vår styrke i Infotjenester er en unik sammensetning av juridisk ekspertise, lang erfaring med personal- og organisasjonsutvikling, samt enkle og intuitive systemer Fagleverandør siden 1985 Infotjenester har siden 1985 levert faglig og juridisk kompetanse til norsk arbeidsliv innen områdene personal, ledelse, HMS, lønn og regnskap. I kraft av vår ledende posisjon på kurs og nettbaserte fag- og kompetanseverktøy bidrar vi hver dag til at norske ledere og medarbeidere er oppdaterte, strukturerte, trygge og selvhjulpne Unik kompetansesammensetning Vår styrke i Infotjenester er en unik sammensetning av juridisk ekspertise, HR-kompetanse og nettbasert systemutvikling på høyeste nivå. Denne bredden setter oss i stand til å utvikle og levere praktiske verktøy som er bygget rundt gode prosesser, riktig tolkning av regelverk og kunnskap om beste praksis fra mange bransjer. Markedets beste rådgivere Infotjenesters rådgivere er alle blant markedets aller beste på sine områder. Samtlige er jurister og fagspesialister, med arbeidserfaring fra ledende roller i privat og offentlig sektor. Våre rådgivere holder kurs, oppdaterer oppslagsverkene, svarer på supporthenvendelser og legger sin fagkunnskap inn i utvikling av nye produkter og tjenester. Infotjenesters kunder Infotjenesters nettbaserte oppslagsverk med fagsupport har mer enn brukere, og våre rådgivere svarer på mer enn fagrelaterte spørsmål fra kunder hvert år. Flere hundre tusen ledere og medarbeidere har tilgang til våre nettbaserte håndbøker og systemer, og årlig holder vi mer enn 200 kurs rundt om i hele landet. Les mer 11 Infotjenester AS, Postboks 1113, 1705 Sarpsborg. Tlf. 0750, info@infotjenester.no