Innholdsfortegnelse WEBPORTAL

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1. INTRODUKSJON... 2 INSTRUKSJONER OG ANGIVELSER PÅLOGGING KALENDER... 3 EGNE VAKTER... 3 ENHETENS VAKTER LEDIGE VAKTER... 5 ØNSKE EN LEDIG VAKT... 5 TILPASSE OVERSIKTEN ØNSKEDE VAKTER... 6 HVA VISER OVERSIKTEN?... 6 FILTRERE OVERSIKTEN TILGJENGELIGHET TIMELISTE FORESPØRSLER... 9 EKSTRAARBEID... 9 UTRYKNING... 9 FRAVÆR AVSPASERING MELDINGSSENTER ÅPNE MELDINGSSENTERET HVA VISER MELDINGSSENTERET? SVARE PÅ/KOMMENTERE EN MELDING PERSONINFO ENDRE KONTAKTINFORMASJON LEGGE TIL PÅRØRENDE ENDRE/SLETTE PÅRØRENDE BYTTE PASSORD Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 1/14

2 1. Introduksjon INSTRUKSJONER OG ANGIVELSER Bruk av tastaturet angis ved at tasten beskrives i hakeparenteser: f.eks <Enter>. Knapper på skjermen er angitt i klammer: f.eks [OK] eller [ ]. Valg i menyer eller på skjermen for øvrig er angitt i anførselstegn: f.eks «Fil». Vi har i størst mulig grad benyttet vanlige Windows-uttrykk, bl.a for følgende operasjoner: Klikk pek med musepekeren og trykk venstre museknapp én gang. Dobbelklikk pek og trykk venstre museknapp to ganger raskt etter hverandre. Høyreklikk pek og klikk med høyre museknapp én gang. 2. Pålogging Start nettleseren din og gå til adressen for webportalen. Skriv inn brukernavn og passord. Klikk på knappen [Logg inn]. Figur 1 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 2/14

3 3. Kalender EGNE VAKTER Når du har logget inn, vises din personlige kalender. Den viser vaktene fra oppsatt arbeidsplan, sammen med endringer registrert i ajourhold. Til høyre finner du en forklaring av fargekodene som er benyttet. I kalenderen vises 6 uker på skjermen samtidig. Ved hjelp av pilene til høyre og venstre over ukedagene i kalenderen, kan du bla til forrige eller neste 6-ukersperiode. Ved å peke på en vakt vises klokkeslett og arbeidssted. Figur 2 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 3/14

4 ENHETENS VAKTER Ønsker du å vite hvem som er på vakt sammen med deg en bestemt dag, kan du klikke på datoen. Du vil da få opp dette skjermbildet: Figur 3 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 4/14

5 4. Ledige vakter ØNSKE EN LEDIG VAKT I oversikten over «Ledige vakter», vises alle udekkede vakter du er kvalifisert til å ta. Dersom du ønsker å melde din interesse for vakter, haker du av bak vaktene og klikker [Lagre]. TILPASSE OVERSIKTEN Hvis listen over ledige vakter er lang, kan du filtrere innholdet ved hjelp av nedtrekksmenyen på første rad. Du kan filtrere på «Virksomhet/område», «Arbeidssted», «Dato» og/eller «Vakttype». Du kan også sortere på «Fra», «Til» eller «Lengde» ved å klikke på overskriftene. Figur 4 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 5/14

6 5. Ønskede vakter HVA VISER OVERSIKTEN? Oversikten «Ønskede vakter» viser status for vakter der du har meldt din interesse. En hake i avkrysningsboksen bak vakten betyr at du har fått vakten, mens en tom avkrysningsboks viser at du ikke har fått vakten. Vakter som ikke er tildelt enda, vises med en annen farge på avkrysningsboksen. FILTRERE OVERSIKTEN Hvis listen over ønskede vakter er lang, kan du filtrere innholdet ved hjelp av nedtrekksmenyen på første rad. Du kan filtrere på «Virksomhet/område», «Arbeidssted», «Dato», «Vakttype» og/eller «Status». Du kan også sortere på «Fra», «Til» eller «Lengde» ved å klikke på overskriftene. Figur 5 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 6/14

7 6. Tilgjengelighet Under «Tilgjengelighet» definerer du når du ønsker å bli forespurt om å ta ledige vakter. Du fyller ut tilgjengeligheten uke for uke: velg uke helt til venstre og hak deretter av i avkrysningsboksene. Nederst til venstre finner du valg for å hake av (markere) alle dag-/aften/nattevakter i den valgte uken, for å spare tid på utfyllingen. Dersom en uke skal fylles ut likt som uken foran, kan du benytte valget «Gjør den valgte uken lik foregående uke» nederst til høyre. NB! Husk alltid å klikke [Lagre] når du har gjort endringer! Figur 6 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 7/14

8 7. Timeliste Under «Timeliste» vises lønnsperiodene som leder har attestert. Den nyeste/siste vises øverst. Du godkjenner en timeliste ved å hake av i feltet Godkjenne. Dersom du ikke godkjenner timelisten, kan du klikke på «Kommentar» og sende melding om hvorfor du ikke godkjenner timelisten. I tillegg kan du over timelisten til høyre se hvor mange feriedager/timer i timebank du har til gode. Figur 7 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 8/14

9 8. Forespørsler For å sende inn/registrere Ekstraarbeid, Utrykninger, Fravær og Avspasering, går du til «Forespørsler». Det du registrerer her, vil bli sendt til leder for godkjenning. Du kan følge med på statusen i Meldingssenteret (se kapittel 9. Meldingssenter). EKSTRAARBEID 1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Dekke for» samt «Årsak». 2. Skriv inn start- og sluttidspunkter. 3. Oppgi om noen av timene skal til Timebank. 4. Skriv inn en melding om nødvendig. 5. Klikk på [Registrer]. Figur 8 UTRYKNING 1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», «Vakt» og «Årsak». 2. Legg inn tidspunktene for utrykningen. 3. Oppgi om noen av timene skal til Timebank. 4. Skriv inn en melding om nødvendig. 5. Klikk på [Registrer]. Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 9/14

10 Figur 9 FRAVÆR 1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Vakt», samt «Årsak». 2. Om du registrerer et fravær for en del av en dag, må du registrere start- og sluttidspunkt. 3. Skriv inn en melding om nødvendig. 4. Klikk på [Registrer]. Figur 10 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 10/14

11 AVSPASERING 1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Vakt», samt «Årsak». 2. Om du registrerer avspasering for en del av en dag, må du registrere start- og sluttidspunkt. 3. Skriv inn en melding om nødvendig. 4. Klikk på [Registrer]. Figur 11 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 11/14

12 9. Meldingssenter ÅPNE MELDINGSSENTERET Du ser automatisk om du har nye meldinger oppe til høyre i WebPortalen. Klikker du på linken eller ikonet, åpnes meldingssenteret. Figur 12 HVA VISER MELDINGSSENTERET? Meldingssenteret viser meldinger som er sendt mellom deg og leder, sammen med behandlingen av de forespørslene (Ekstraarbeid, Utrykning, Fravær eller Avspasering) du har sendt inn via WebPortalen. I venstremenyen i meldingssenteret finner du ulike kategorier/statuser for meldinger. Kategoriene filtrer ut meldinger som tilhører den kategorien eller statusen, slik at du raskere får oversikt. I høyrekanten vises meldingen som er markert med all tilhørende info. SVARE PÅ/KOMMENTERE EN MELDING Dersom du ønsker å svare/kommentere en melding, marker du meldingen, fyller ut en tekst øverst i bildet og trykker [Send]. Når meldinger blir svart på, knyttes svaret til den opprinnelige meldingen og danner en «samtaletråd». Når du klikker på en melding kan du se «samtaletråden». Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 12/14

13 10. Personinfo Bildet som viser personinformasjon, henter data fra personalarkivet i Shift Manager. Du kan klikke på fire linker for å vise ulike typer data om deg og ditt arbeidsforhold: Stillinger (her kan du ikke endre data) Kontaktinformasjon (her kan du endre data) Ansettelse/økonomi (her kan du ikke endre data) Pårørende (her kan du legge til, slette og endre data) Figur 13 ENDRE KONTAKTINFORMASJON 1. Klikk på linken «Kontaktinformasjon». 2. Rediger informasjonen i feltene. 3. Klikk på [Lagre]. LEGGE TIL PÅRØRENDE 1. Klikk på linken «Pårørende». 2. Fyll ut informasjonen i de tomme feltene. 3. Klikk på [Lagre]. Person blir lagt til i listen over pårørende. ENDRE/SLETTE PÅRØRENDE 1. Klikk på linken «Pårørende». 2. Klikk på ikonet «Rediger» eller «Slett» foran personen. Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 13/14

14 11. Bytte passord For å bytte passord, klikker du på linken «Bytt passord» helt øverst til høyre. I skjermbildet som kommer opp, fyller du ut eksisterende og nytt passord, og klikker på knappen [Bytt passord]. Figur 14 Shift Manager Webportal 2012 KDO Consulting AS 14/14