REISEREGNINGSMODUL. BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense

Transkript

1 REISEREGNINGSMODUL BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense

2 Den nye reiseregningsmodulen heter Visma Travel Expense. Dette er en web basert løsning slik at du nå kan skrive reiseregning fra hvor som helst bare du har tilgang til internett. Løsningen er også integrert med startsiden til Visma enterprise web Visma Travel er en reiseregningsmodul som ivaretar reglene som ligger i Statens reiseregulativ innland og utland. Du som reiser trenger ikke lenger å tenke på satser for kost, km godtgjørelse, trekk måltid osv. I dette systemet er det nok at du setter opp riktig tidspunkt for avreise og hjemkomst, setter en hake i måltid som er servert og systemet vil beregne riktig kost på bakgrunn av dine datoer og klokkeslett. Du finner reiseregning i Visma enterprise web under valget Meg selv. Alternativ pålogging utenfor Nordland fylkeskommunes nett Vår Firmaid er AS698.

3 Litt om systemet Visma Travel Expense håndterer Statens Reiseregulativ, og dette blir fortløpende vedlikeholdt ved regelendringer. Det betyr at programmet alltid er oppdatert i henhold til norsk lov og gjeldende regelverk. Alt du trenger å fylle ut er hvor reisen gikk, hvor lenge du var der og hvilke utlegg du hadde, resten styres av Travel. Visma Travel Expense tillater elektronisk attestering og godkjenning. Etter dagens regelverk skal reiseregningen skrives ut og signeres, alle bilag skal legges ved reiseregningen som sendes til den som skal attestere regningen. REGISTRERING Det er en god hjelpfunksjon i valget veiledning Det er fire ulike registreringsmåter i Travel: Reise, Kjørebok, Utgiftsrefusjon og Dagdiett. Reise Ved føring av en vanlig reiseregning, velger du Reise fra menyen Registrering. På side 1 må

4 Egen referanse, Formål, Sted, Avreise og Hjemkomst fylles ut. Dersom reisen er i utlandet, må du sette Nei til reise kun i Norge og legge inn Tilbake i Norge med dato og klokkeslett. Det er viktig at datoer og tider fylles ut rett, slik at beregning av dietter og nattillegg blir utført korrekt av systemet. Her styrer du hvor reisen skal belastes. Side 2 er reisens innhold. Reisetype skal normalt alltid være Reise med diett/overnatting. Hvis bare utlegg skal refunderes og det ikke skal beregnes diett brukes Reise etter regning. Reisens innhold består av kjøring (godtgjørelse for bruk av eget kjøretøy), reiseutgifter (alle andre reiserelaterte utgifter), andre utgifter (ikke reiserelaterte utgifter), forskudd (utbetalt fra arbeidsgiver). Hvilke haker du setter på, avgjør hvilke bilder som kommer frem under registreringen.

5 Neste valget fra side 2, f.eks. Kjøring. Her velger du aktuell Bilagstype fra nedtrekk. Alle felt med stjerne må fylles ut. Etter at alt er fylt ut trykk på knappen registrer og linjen legger seg ned og du kan eventuelt legge til ny bilagstype Dersom du benytter piltaster over eller under registreringsbildet, vil du komme til neste side for registrering av neste del av reisen. Neste bilde her vil være kost og losji. Alle felt med stjerne må fylles ut. NB!! På grunn av reglene for momskompensasjon skal du skrive kr 0 her. Dekning av hotellutgifter gjøres under andre utgifter. Du skal likevel oppgi sted, type fra og tildato og dekning.

6 Trykke på neste og bildet for måltidsfradrag kommer opp. Her skal du huke av for måltid som er servert/inngår i programmet. Trykk neste og du ser en oversikt over kostberegningen med fradrag av måltid. Systemet passer på at riktige satser blir brukt.

7 For døgn der alle tre måltider er dekt vil det i stedet for kostgodtgjørelse bli beregnet adminstrativ forpleining (bruspenger) automatisk. Du trenger ikke lenger passe på dette. Hvis du også har reiseutgifter får du følgende bilde opp

8 Her legger du inn alle utleggene som følger reisen. Ved hotellovernatting splittes frokosten. Velg bilagstype og fyll ut nødvendige felt. Trykk registrer for å legge til bilagstype Følgende bilagstyper kan brukes. Valg av bilagstype styrer momsbehandlingen. Derfor er det viktig å velge rett.

9 Når reisen er ferdig registrert, kommer du til en Avregningsside. Her vil du se hva som er godtgjørelser, utlegg, forskudd og tilgode, dvs en oversikt over hva som er registrert. Her velger du hvem som skal attestere reisen. Hvis reisen er ferdig registrert og ser ok ut her, kan du velge å legge den rett til attestering før lagring. Hvis ikke kan du gå tilbake for å endre, for deretter å lagre. For å se alle registrerte transaksjoner, kan du velge Detaljer. Når du er ferdig trykker du knappen fullfør. Etter at en reisen er ferdig registrert, vil denne ligge under Reiseoversikt. Her skriver du ut reisen og stifter fast kvitteringen. Reiseregningen underskrives og leveres til attestering. Du vil også kunne se hvor langt en reise har kommet, om den ligger I arbeid, Til attestering, Til godkjenning eller som Godkjent. Når reisen er godkjent, vil den kunne utbetales på neste lønnskjøring.

10 For å endre status sett hake på den aktuelle reisen og trykk på knappen Endre status. Når reisen er sendt til attestering, skal reisen skrives ut og leveres attestator med underbilag fra reisen, i underskrevet stand. For å skrive ut må du sette hake på den aktuelle reisen og trykk på knappen skriv ut.

11 Detaljer reiser Under valget Oversikt finner du status for alle dine reiser. Du kan enten søke opp en enkelt reise eller vise alle reiser med aktuell status. Det finnes en logg på alle reiser