Bruksanvisning/Veileder For Mysoft Regional medlemsservice (RMS) i Norsk Folkehjelp

Transkript

1 Bruksanvisning/Veileder For Mysoft Regional medlemsservice (RMS) i Norsk Folkehjelp Oppdatert av Per Øivind Eriksen Jan

2 Innhold Om RMS Regional Medlem service er utviklet for at du som lagsleder eller medlemsansvarlig skal kunne få tilgang til viktig og nødvendig informasjon om medlemmene i lokallaget, når du måtte ha behov for det. Pålogging I denne bruksanvisningen kan du finne ut hvordan du logger deg på/av RMS. Min side Her kan du se og endre på den informasjon Norsk Folkehjelp har om deg selv. Husk alltid å ha riktig kontakt informasjon adresse, e-post og mobiltelefon nr Medlemsadministrasjon Her får du som lagsleder eller medlemsansvarlig mange muligheter for å administrere medlemmene i lokallaget. Du kan ta ut medlemslister, sende e-post (*) til alle medlemmer, sende sms (**) til alle medlemmer, lage etiketter på alle medlemmer og du kan organisere hvem som sitter i styret og hvilket verv de har. Du kan søke opp og finne medlemmer som har jubileum eller skal ha utmerkelser av forskjellige slag. Mulighetene er mange. (*) under forutsetning om at medlemmet har gyldig e-postadresse (**) under forutsetning om at medlemmet har mobil nr registret og har krysset av for at vedkommende ønsker å motta sms fra oss. 2

3 Pålogging til RMS Åpne internett og gå inn på adressen: Da vil du få opp norsk folkehjelp sin hovedside. Øverst på midten finner du logg inn klikk her: Da kommer du hit: I feltet Bruker skriver du inn ditt medlemsnummer I Feltet Passord skriver du inn NF+ ditt postnummer F.eks(NF2100) Trykk enter eller trykk på logg inn knappen. Logge av Klikk på logg ut der du klikket logg inn. Og da kommer du tilbake til innloggingsbildet med logg inn. 3

4 Når du er innlogget så vil du få opp dette bildet Det er spesielt de to punktene: Min profil (person som holder hånden opp i luften) og Regional medlemsadministrasjon (Person med +). OBS! tilgangen er rettighetsbasert og litt avhengig av om du er medlem, sitter i styret, er medlemsansvarlig eller leder i laget, så vil man få litt forskjellig tilgang til informasjonen her. 4

5 Nå skal vi gå inn på din medlemsprofil (Mitt medlemskap) I skjermbildet finner du venstre menyen. Klikk på Min profil. Da får du opp: OBS! hvis dette ikke synes sjekk dokumentet i slutten av denne bruksanvisningen, den kan hjelpe deg! Her ser du medlemsinformasjonen om deg: Navn, adresse, postnr/sted, telefon, e-post, kjønn og alder. Du ser også medlemsnummer, kategori, når du ble innmeldt samt hvor lenge du har betalt kontingent til. Du kan i dette bildet endre adresse, tlf, e-post osv. Vi ber om at om du alltid huker av for at du vil motta e-post og SMS fra Norsk Folkehjelp. Husk alltid å trykke lagre når du har endret noe. 5

6 Nå skal vi gå inn på Medlemsadministrasjon Klikk på Regional medlemsadministrasjon, da får du opp dette bildet: Klikk på regionfeltet og velg din region Klikk på lokalforening og velg ditt lokallag 6

7 Du vil nå få opp informasjon om ditt lag, hvis du har rettigheter til dette! Informasjon om ditt lokallag Under Regional medlemsinformasjon vil du se hvilken region og hvilket lag du er inne på. Under informasjon vil du kunne se, og endre informasjon om lagets adresse telefon, e-post. Men du kan ikke endre lagets navn eller bankkonto Du vil også se hvem som er lagets leder og hvilke kontaktinformasjoner vedkommende har. For å se lagets medlemmer så må du klikke på + foran utvalg! Der etter må du klikke på vis liste! 7

8 Under medlemmer vil du kunne se alle lagets medlemmer med medlems nr, navn, mobil tlf, postnr/sted og e-post. Her kan du også gjøre mange andre aktiviteter. Hvis du skal gjøre endringer på et medlem så må du klikke på dette symbolet helt til høyre bak navnet Da kan du gjøre samme endringer som i min profil! 8

9 Her skal vi beskrive noen funksjoner under medlemmer: Du kan se hvor mange oppføringer det er på laget. Dette gjelder medlemmer og kollektive foreninger samlet Det finnes videre 7 symboler Konvolutt med grønn pil Blå Konvolutt med HTML Mobiltelefon Ark med Disket Ark med exel Ark med pdf Printer Ved å klikke på disse symbolene så vil du få tilgang til forskjellige funksjoner som er nyttig for deg og ditt lag. Hvis du holder pila over symbolene så vil du få en informasjonstekst som sier litt hva symbolet kan gjøre. Printer 9

10 Her kan du få laget en utskriftsvennlig liste med alle medlemmene, som du skrive ut og benytte. Ark med pdf Dette symbolet gir deg muligheten til å få en liste med alle medlemmene i laget på etiketter (3x8) som kan benyttes til postutsending Ark med exel Dette symbolet gir deg muligheten til å ta ut alle medlemmene dine i en exel fil. Denne filen kan etterpå redigeres og endres som en vanlig exel fil. Det finnes mye informasjon i dette arket. Ark med Disket Dette er en spesialfunksjon som ikke så mange kan benytte. Den overfører listen i et filformat som kan benyttes til andre oppgaver. Mobiltelefon Her får du muligheten til å sende SMS til alle medlemmer som er registret med mobiltelefon. OBS! dette koster penger og laget blir fakturert denne kostnaden Blå Konvolutt med HTML Her kan du sende e-post til alle medlemmer med e- postadresse. Denne utsendingen går via Norsk Folkehjelp sin mail server. Denne bør benyttes ved større utsendinger. OBS! avsender må skrives som NF- (for eksempel NF-Oslo) Konvolutt med grønn pil 10

11 Her kan du sende e-post til alle medlemmer med e- postadresse. Denne utsendingen går via din egen datamaskin sin e-post utsender. Derfor bør denne bare benyttes ved små eller enkelt utsendinger. Endringer i styret For å gjøre endringer i styret, så kan dette gjøres på 2 måter. Gå inn på lokallaget slik som vist tidligere. Klikk på nedtrekks menyen ved komite 11

12 Velg laget: Nå har to ting skjedd: Du har fått opp et valg som heter Vis styre/komite og helt til høyre i bildet bak hver enkelt person har det dukket opp en blå V. 12

13 Hvis du klikker på vis styre/komite så får du opp dette bildet 13

14 Ønsker du å legge til et nytt medlem i styret så trykker du på nytt verv. Da får du opp dette bildet. Har du medlems nr på vedkommende så skriv inn dette eller søk opp navnet med søke funksjonen. Klikk på nedtrekks menyen for verv og velg riktig verv. Velg riktig dato fra til for tidsrommet vervet gjelder Trykk lagre og vedkommende er lagt til. Ønsker du å stoppe et verv. Klikk på arkivkortet bak navnet på personen da får du opp dette bildet: 14

15 Sett inn riktig til dato (årsmøte dato) Klikk på status og sett vedkommende i passiv Trykk på lagre Alternativt til dette kan man bruke den andre muligheten Klikk på blå V bak kartotekskortet på den personen du ønsker å gjøre endringer på. Da får du opp dette bildet som er likt det du fikk opp da du gikk inn på den første muligheten, men nå er navn allerede fylt ut 15

16 Klikk på nedtrekks menyen for verv og velg riktig verv. Velg riktig dato fra til for tidsrommet vervet gjelder Trykk lagre og vedkommende er lagt til. Bruksanvisning for RMS utskrift etiketter Det skal benyttes en type etiketter som er 63,5 x 38,1 Det betyr 3 rader i bredden og 7 rader i høyden til sammen 21 per side Jeg anbefaler å benytte etikett typen Dataline Når man skal skrive ut så er det viktig å merke seg følgende. Sideskalering skal settes til INGEN Det skal IKKE krysses av i boksene. PS! Dette kan variere med system og versjon av PCen Følges dette så kommer utskriften perfekt og riktig. 16

17 Hjelp til å åpne RMS Vi har mottatt noen tilbakemeldinger på at enkelte ikke kommer inn på medlemsregisteret RMS og har laget følgende tips liste for å løse dette. Bakgrunn Norsk Folkehjelp har hatt det samme medlemsregisteret siden 1995 og har jevnlig utført oppgraderinger sammen med leverandøren, men nå er det slutt og vi vil fra sommeren 2016 innfase et nytt medlemssystem og det gamle blir ikke lengre oppgradert. Hovedutfordringen for de fleste som ikke kommer inn er at Norsk Folkehjelp og de fleste operativsystemer har oppdatert til sikker url (https//:). Men vårt medlemssystem er ikke på denne standarden. 17

18 Dersom du ikke får opp feltene så vil det hjelpe å fjerne S-en slik at url begynner med Og Ikke med https//: Hvordan du åpner for å vise skjemaer som ikke er sikret med https er litt forskjellig fra operativsystem til operativsystem. Her får du en enkel gjennomgang på hvordan dette gjøres med Chrome og Firefox Først må du logge inn på vanlig måte slik bruksanvisningen beskriver Gå inn på - Klikk på logg inn Fyll ut bruker navn og passord Så kommer du inn på RMS startsiden Klikke på sirkelen med et menneske og + Da får du opp administrasjonssiden for RMS Hvis du ikke får opp selve skjemaet, men bare teksten (som under) så må du gjøre følgende: Nettleser Chrome Øverst i høyrehjørne finner du følgende tegn Klikk på våpenskjoldet Klikk på last inn utrygge skripter så får du opp skjema 18

19 Nettleser Firefox Øverst i venstre hjørne finner du følgende tegn Klikk på Hengelåsen med varseltrekant Da får du opp følgende Klikk på pilen som peker til høyre helt til høyre i dette bildet Da får du opp dette bildet Klikk på slå av beskyttelse og du får opp 19