Administrasjon av medlemslisterog tillitsvalde i 2011

Transkript

1 Brukarmanual 2 for Administrasjon av medlemslisterog tillitsvalde i 2011 Denne manualen kan lastast ned frå Her finn ein og Brukarmanual 1 Levering av årsrapport og medlemslister for 2010 Ved spørsmål, ta kontakt med NU-kontoret post@ungdomslag.no

2 For å ha tilgang til medlemssystemet, må du vere leiar eller styremedlem i lokallaget ditt. I tillegg må e- postadressa og mobilnummeret ditt vere registrert på deg i systemet. Om dette er i orden, følgjer du følgjande framgangsmåte: Gå til adressa og oppgi e-postadressa som er registrert på namnet ditt i medlemssystemet. Dersom du skal logge deg inn for første gong trykker du på send nytt passord. Du får då tilsendt passord på mobiltelefonen din. 2

3 Bruk det tilsendte passordet for å logge deg inn. Du kjem då til di startside, som ser slik ut: Til venstre i skjermbildet finn du hovudmenyen, der du kan navigere mellom din konto (som administrerer ditt eige medlemsskap) og dei organa du har tilgang til å sjå og/eller administrere opplysningar om. (Organ blir samle-omgrepet på NU sentralt, fylkeslaga og lokallaga). I hovudbildet kan du m.a. sjå dine medlemsskap (viss du er medlem i fleire lag), og eit oversyn over kva verv/tilgangar du har i systemet. Øvst til høgre står kven du er innlogga som, og kva funksjon du har i det laget du søkjer informasjon om. Nedanfor dette feltet, finn du eit eige søkefelt, der du kan søke opp medlemmer eller andre ungdomslag for kontaktinformasjon. Merk at det her blir skilt mellom medlem og person. Medlem er alle som er medlemmer i laget pr i dag, medan person er alle personar i databasen, inkludert dei som var medlemmer i fjor, men som ikkje har fornya medlemsskapet sitt: 3

4 a) Ved å klikke på namnet til laget ditt i menyen til venstre, får du opp den informasjonen vi har lagra om laget ditt. I hovudvinduet kan du legge til styret for 2011, eller andre nye organ (t.d. kinostyre eller teaternemnd), og oppdatere informasjon om kven som sit i dei ulike organa. 4

5 For å legge til eit organ, klikker du på namnet til laget ditt i menyen til venstre, og deretter legg til organ under arkfana organ Du vil deretter bli beden om å legge til startdato for organet (t.d. dato for årsmøtet der organet blei valt). Vidare namn på organet (T.d. styret 2011 eller husstyret 2011). Du må også definere kva type organ dette er (lokallagsstyre eller andre tillitsvalde). Etter du har gjort dette så vel du kven som er medlemmer i organet. a) I dette skjermbildet får du høve til å velje personar som sat i organet i førre periode. Dersom noko av desse skal halde fram i organet, så vel du kva funksjonen desse skal ha. Er det personar som ikkje held fram, så let du det stå i feltet bak namnet deira. Etter du har gjort dette klikkar du på opprett organ. b) Etter å ha fullført punkt a) får du opp eit nytt skjermbilde, der du kan legge til nye medlemmer som ikkje sat i organet i fjor. 5

6 Velg legg til ein ny person i styret, og følg instruksjonane vidare. 6

7 1) Definer kontingent Før du kan oppdatere medlemslista må du definere kontingent for laget for Dette gjer du ved å klikke på medlemsskapstyper under administrasjon i menyen til venstre. Det følgjande skjermbildet viser korleis du definerer kontingent, og her er det fylt ut eit døme på korleis du gjer dette. Her må du legge inn eit namn på kontingenten (t.d. vaksne medlemmer og barnemedlemmer. I tillegg må du legge inn periode kontingenten gjeld for (NB! Hugs at start- og sluttår må vere 2011) og størrelsen på kontingenten. 7

8 2) Fornye medlemsskap frå 2010 Til forskjell frå det gamle medlemssystemet webmedlem, blir ikkje medlemmer sletta frå systemet dersom dei ikkje fornyar medlemsskapet eit år. HyperSys inneheld historiske databasar, slik at vi skal kunne bla oss tilbake til andre år for å t.d. sjå korleis medlemslistene såg ut då. Dette gjer at du må opprette ei ny medlemsliste for 2011, slik at medlemslista for 2010 blir liggande i systemet. (Det betyr også at dersom det er personar som var medlemmer i 2010, men som ikkje er det i 2011, så skal ikkje desse slettast frå medlemslistene. Personane sitt medlemsskap blir i staden ikkje fornya.) For å gjere dette hentar du opp medlemslista for 2010: Ved å klikke på medlemsliste i menyen til venstre, og klikke på 2010 får du opp liste over alle som er registrert som medlemmer i laget pr Du skal no fornye medlemsskapet for dei medlemmene som også er medlemmer i 2011, og legge til dei nye medlemmene laget har fått som ikkje var medlemmer i For å fornye medlemsskap: set krys i boksa til venstre for dei medlemmene det gjeld. Du får då opp ein meny over medlemslista, der du kan velje forny. Eit lite tips: Ved å setje kryss i boksa i den blå overskriftsrada, så merker du alle medlemmene. 8

9 3) Legge til nye medlemmer i 2011 For å legge til medlemmer: velg Nytt medlem Du får då opp ein nytt skjermbilde, der du der anten kan søkje opp personen frå databasen (dersom vedkomande har vore medlem tidlegare), eller ved å klikke Eg kan ikkje finne personen. Obs! De vil oppleve at de må legge inn gateadresse på alle medlemmer for å få registrert dei. Om ikkje medlemmen har slik adresse, kan du legge inn eit mellomrom (blankt teikn) i dette feltet. 9

10 Endring av opplysningar? For å endre opplysningar på enkeltmedlemmer, t.d. adresseendring eller innlegging av e-postadresse og/eller telefon, klikkar du på namnet til den medlemmen du vil endre. Du får då opp eit skjermbilde med informasjon som er lagra på denne medlemmen: Ved å klikke på rediger i høgre hjørne i boksa for personalia får du opp eit skjermbilde som gir det høve til å endre alle dei lagra opplysningane. 10

11 Dersom laget ønskjer å hente ut medlemslister frå basen, har ein moglegheiter til å definere kva data ein vil hat ut. Om laget t.d. ønskjer å hente ut ei liste over alle medlemmene i laget som er under 26 år, for utsending av informasjon til denne medlemsgruppa, så gjer ein dette slik; 1) Først hentar du fram medlemslista for det aktuelle året. Du får då opp ei liste over alle som var registrert i basen dette året. 2) Deretter kan du i menylinja over medlemslista ta bort dei felta du ikkje ønskjer å ha med i lista ved å klikke på krysset bak feltet. 3) Deretter klikkar du i rullegardinmenyen over medlemslista for å legge til nye felt du ønskjer å ha med. 4) Når du har henta fram alle grunndataene du ønskjer å ta med, kan du bruke filter i menyen til høgre for å filtrere opplysningane, t,d, at du ønskjer å berre få eit oversyn over medlemmer over 26 år. Når du har fått medlemslista slik du ønskjer ho, klikkar du i firkantboksa øvst til venstre på medlemslista for å merke alle medlemmene. NB: Hvis medlemslista du har valt inneheld meir enn 20 namn, må du velje at lista skal vise fleire enn 20 personar (sjå skjermbildet.) Deretter velg du kva format du vil ha fila ut i (Velg excel, om du ønskjer å arbeide vidare med lista for å lage etikettar og liknande) 11

12 Gå gjerne inn på hjelpesida til HyperSys. Desse finn du på adressa og her finn du m.a. meir informasjon om korleis du opprettar eller endrar eit eksisterande organ (styre) Og ta gjerne kontakt med NU-kontoret. Vi er glade for å kunne hjelpe! 12