Kom i gang med Miljøagentenes medlemsregister. Sist oppdatert: aug 2019

Transkript

1 Kom i gang med Miljøagentenes medlemsregister Sist oppdatert: aug 2019 marta@miljøagentene.no

2 Hvorfor bruke medlemsregisteret? Hold kontakt med medlemmer og foresatte. Hold kontaktinformasjon oppdatert på ett sted. Ha oversikt over medlemmene Bruk tid på miljøagenter, ikke administrasjon Innhold Hvorfor bruke medlemsregisteret?... 1 Hvordan logge inn første gang?... 2 Hovedmenyen... 3 Din profil... 4 Medlemskap... 5 Familie... 6 Organisasjonsprofil... 7 Medlemsliste... 8 Filtre... 9 E-post... 10

3 Hvordan logge inn første gang? Hvis eposten du la inn er registrert på flere medlemmer (for eksempel egne barn), så må du logge seg inn med medlemsnummer. Send epost til så hjelper vi å finne medlemsnummeret ditt. Gå tilbake til medlem.miljoagentene.no Logg inn med din epost/medlemsnummer og passord Husk at dette er et personlig passord som aldri skal oppgis til noen. Det er bare ditt passord, og du må velge et sterkt passord. En annen medlemsorganisasjon har opplevd datainnbrudd på grunn av svake passord og deling av passord. Alle som skal ha tilgang, kan enkelt få sitt eget passord, så det er ingen grunn til å dele passordet med andre.

4 Hovedmenyen

5 Din profil 1. Her er informasjon om aktøren (deg). Du kan endre informasjon ved ganske enkelt å trykke på feltet du vil endre. Du kan klikke på mye av det som er blått. Eksternt medlemsnummer er en referanse til vårt gamle medlemsregister, og for familiemedlemmer som faktureres av NNV, er det en aktiv referanse til deres system. Vi lagrer ikke personnummer. 2. Her ser du dine verv. Det er dette som styrer hva du har tilgang til. 3. De siste meldinger sendt til deg, fra medlemssystemet. 4. Innstillinger som kan endres. Foreløpig bare medlemsblad. En familie kan for eksempel ønske bare å få ett medlemsblad. Da må det stoppes på alle familiemedlemmer, bortsett fra ett. 5. Logghendelser: Her ser du en oversikt over alle endringer som gjort på profilen til vedkommende. Alt logges, inkludert hvem som har endret noe. 6. Medlemskap. Voksne har normalt ikke medlemskap, men ingen kan velges til et verv uten å være medlem. Derfor får alle voksne med et verv i organisasjonen, f.eks. voksenkontakt, eller styremedlem i et fylkesstyre, gratis medlemskap. Det står vanligvis som betalt, men hvis du er registret med barn som ikke har betalt ennå, står det som ubetalt til faktura som du er koblet til er betalt. Dette kommer vi tilbake til her.

6 7. Donasjoner: Kan brukes til for eksempel rapportering ift skattefradrag. Miljøagentene har ikke satset på dette. 8. Familie. Dette kommer vi tilbake til her. 9. Arrangementer: Ikke tatt i bruk ennå. Medlemskap 1. Her vises aktivt medlemskap. Medlemskapet har rød prikk (det betyr at det er ubetalt) eller grønn prikk (betalt). Lokallag styrer ikke purring! Det gjør medlemsansvarlig på kontoret. Vi ser også en medlemskapstype: a. Familiemedlem NNV - Dette er et medlemskap som faktureres via Naturvernforbundet. Disse medlemskapene vil stå som ubetalt nesten hele året, uavhengig av om de er betalt eller ikke. b. Hovedmedlem Dette er et vanlig medlemskap. Betalingsinformasjon er oppdatert. c. Inneværende høst og neste år Detter er et medlemskap som starter i andre halvparten av året og er gyldig for resten av året og hele neste år. d. Gratis vanligvis for voksne medlemmer som har et verv i Miljøagentene. 2. Her ser man historikk som er lagret i Hypersys (+). Vi har ikke overført all historikk. 3. Her ser du informasjon om vervinger og hvor mange vervepoenger man har. Fullførte vervinger er de som kan brukes til å få en vervepremie. De som er i parentes, venter på betaling.

7 Familie 1. Her er informasjon om foresatt. Det er bare registrert én foresatt. Denne vil motta faktura (eier). 2. Her er informasjon om alle barn i husstanden. Informasjonen kan endres direkte fra familievinduet(a). Merk at knappen 'meld ut', melder barnet ut av familien, ikke ut av organisasjonen (b). Du kan også gå herfra og inn på profilsiden til et barn. 3. Her er informasjon om faktura. Familier skal normalt ha samlefaktura. Da får foresatt én faktura for alle barn.

8 Organisasjonsprofil

9 Medlemsliste 1. Viser medlemskapsår. Her vil du også kunne finne historikk for tidligere år. 2. Du kan velge ett og ett medlem ved å huke av i boksene til venstre for navnet. Øverst til venstre ser du hvor mange som er valgt. Du kan velge alle ved å klikke i boksen over første kolonne. Rød og grønn prikk indikerer om medlemskapet er betalt. (OBS: Gjelder ikke familiemedlemmer.) Husk at lokallag styrer ikke purring! Sorter lista stigende eller synkende ved å trykke på kolonneoversikt. 3. Last ned adresseetiketter, et regneark eller en PDF. Nedlastinger vil inkludere alle valgte medlemmer, og inneholde den samme informasjonen som du ser på skjermen. Vær bevisst på at du håndterer sensitive personopplysninger. Medlemslister skal ikke lagres! 4. Send epost til alle merkede (og eventuelt deres foresatte). Les mer her. 5. Søkefeltet 6. Velg kolonner og filtre. Les mer her.

10 Filtre Trykk på 'Velg kolonner og filtre'. En større meny kommer til syne. Her du kan se hvilke filtre er aktive og hvilke kolonner som vises på skjermen. Du kan fritt velge hvilke kolonner som skal være synlige i medlemslisten. Ikke alt er like interessant for et lokallag. Legg merke til at de øverste feltene i stor grad handler om medlemmet. Nederst finnes informasjon om foresatte, som trolig er nyttig for lokallaget. Du kan se hvor mange e-postadresser som mangler, eller du kan hente ut en telefonliste. Oppdateringer skjer i bakgrunnen etter hvert som kolonner legges til eller tas bort. Trykk på +Legg til nytt filter. Her kan du velge hva som helst. Du kan velge flere alternativer, men husk å trykke den blå knappen legg til filter etter valg. Alle aktive filtrer vises over Personinformasjon. Trykk oppdater når du er ferdig.

11 E-post