Brukerdokumentasjon Portalen for ansatte i Nidaros bispedømme

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Portalen for ansatte i Nidaros bispedømme Innhold 1. PÅLOGGING FRAVÆR REISEREGNING E-SKJEMA LOGGE AV VPN-KLIENTEN Versjon 4.3 Oppdatert

2 1. PÅLOGGING Hvis du er pålogget Kirkedata eller kommunalt nettverk som er åpnet for direkte pålogging til Portalen, kan du hoppe over disse punktene og gå rett til punkt 1.5 for innlogging. 1.1 Ved førstegangspålogging må du installere et program som heter Anyconnect VPN Client. Hvis du allerede har VPN-klienten installert kan du gå rett til punkt 1.2 for pålogging Start Internet Explorer (lokalt) og gå inn på Klikk på anyconnect-win-2.5., og velg deretter «Kjør», «Next», «Next» og «Install». Velg «Ja» når du får spørsmål om du vil tillate installasjonen, og til slutt «Finish» 1.2 Klikk på Start(Windows)-knappen og Velg Alle programmer, og start programmet som heter «Cisco AnyConnect VPN Client» Skriv «porten.ovf-nett.no» i feltet «Connect to:», og klikk «Select» 2

3 1.2.2 Fyll inn brukernavn og tildelt passord og trykk Connect Hvis alt har gått som planlagt, skal det nå vises en hengelås nederst på skjermen. Hvis denne ikke kommer opp, har noe gått galt, og du kan prøve en gang til fra starten av, eller ta kontakt for å få hjelp. Hvis hengelåsen vises, men du ikke får opp påloggingssiden (som på neste side), kan du åpne Internet Explorer og skrive inn adressen som står i punkt 1.3 på neste side. 3

4 1.3 Skriv inn brukernavn og passord Logg deg inn på: (Denne siden åpnes normalt automatisk etter pålogging via OVF-porten. Vi anbefaler at du lagrer denne adressen under Favoritter for senere bruk). Brukernavn: 2390XXXX (brukernavn tilsendt på e-post) Passord: Selvlaget passord. Ved glemt passord!, trykk på Glemt passord? Obs!! Ved 1.gangspålogging i portalen må du trykke på glemt passord for å få generert et passord. Feilsøking. Har tilgang til innloggingsbildet, men klarer ikke å logge seg på Kontroller at du har riktig brukernavn Bruk glemt passord hvis du ikke husker passordet ditt Hvis du enda ikke kommer deg inn på portalen, ta kontakt med bispedømmekontoret Ved første gangs pålogging blir du bedt om å opprette ditt eget valgte passord. Regler for passord i portalen: Passordet skal bestå av 8 tegn, og må inneholde bokstaver, tall og spesialtegn. Eksempel: Solen=08 (Ikke bruk æ, ø eller å). Etter 3 forsøk med feil passord vil du bli sperret av systemet. Ta da kontakt med bispedømmekontoret. 4

5 Glemt passord Hvis du har glemt passordet ditt, eller får beskjed om at du er låst, trykk på glemt passord Legg inn påloggings-id (=brukernavn= brukerid) og e-postadresse som er knyttet til din bruker i portalen 1.4 Du vil nå se dette bildet når du har logget deg inn Her kan du velge å registrere fravær (Arbeidstid), sende inn reiseregning og få refundert utlegg (Reise- og utgiftsrefusjon), endre adresse, kontonummer o.l. (Egne data), se på lønnsslippen din (Lønn), sende inn E-skjema, eller søke opp e-postadresser til dine kollegaer (Medarbeidersøk). Endre passord Hvis du vil endre passord, kan du gjøre det ved å klikke Persontilpass og deretter velge Endre. Logge av portalen Når du er ferdig med å arbeide i portalen, må du klikke Logg av 5

6 2. FRAVÆR 2.1 Trykk på Arbeidstid for å registrere og se på fraværsoversikten. 2.2 Du vil nå komme inn i dette bildet Det er bare de tre midterste linkene vi skal bruke: Fraværssøknad, Oversikt fraværssøknader og Kvoteoversikt. NB: «Fraværssøknad» er i all hovedsak egentlig å regne som en registrering av allerede avtalt fravær! 2.3 Litt om arbeidsflyten Du registrerer fravær og sender fraværssøknad til prosten for godkjenning. Prosten kan returnere fraværssøknaden for korrigering. Du kan da korrigere eller annullere fraværssøknaden din. Du kan også selv annullere en fraværssøknad som allerede har blitt godkjent eller en fraværssøknad som har blitt sendt, men ikke behandlet ennå. Når fraværet ditt er behandlet, vil du få en e-post i løpet av det neste døgnet. Der får du opplyst om fraværet er godkjent eller avvist. Hvis fraværet er avvist av leder, må du gå til din innkurv og behandle fraværet på nytt. Du vil alltid se oversikt over status på fraværssøknadene dine i Oversikt fraværssøknader. 2.4 Fraværssøknad Først klikker vi oss inn på Fraværssøknad. Fraværssøknaden kalles også fraværsmelding. I hovedsak gjelder fraværssøknad/-melding registrering av allerede avtalt fravær. 6

7 Vi får da fram følgende bilde: Overført ferie fra forrige år Inneværende års ferie Kvoteoversikt Før du registrerer en fraværssøknad har du mulighet til å kontrollere dine kvoter. På den måten kan du for eksempel sjekke om du har nok restferiedager før du søker om din neste ferie. Du vil finne en mer detaljert brukerdokumentasjon om dette på pdf-hjelpefilene Hjelpesenter og Hjelp Kalender Kalenderen viser dine fraværssøknader og ditt allerede godkjente fravær Opprett fraværsmelding Velg en fraværsårsak i nedtrekksmenyen. Valgene for Avspasering fleksitid og Avsp. Overtid/reisetid skal ikke brukes av oss! Velg en periode for fraværet og eventuelt et tidspunkt hvis det gjelder et delvis fravær (for eksempel fra kl.08:00 til 12:00). Antall timer på feltet Varighet angis automatisk. Du skal aldri skrive noe der. I feltet Ny merknad kan du skrive en kommentar til din leder som skal godkjenne fraværssøknaden. 7

8 Klikk på knappen Kontroller. Ved å klikke på knappen Send vil din fraværssøknad sendes automatisk til prosten for godkjenning. Enten vil fraværet ditt godkjennes av prosten, og din Oversikt over fraværssøkander vil da være oppdatert og vise status godkjent, eller du vil få den tilbake i innkurven din for korrigering eller sletting. 2.5 Vis oversikt over fravær og slette fraværssøknader Klikk på Oversikt over fraværssøknader Kolonnen Brukt i fraværsoversikten vises med antall dager eller timer bare når det gjelder fraværstyper som trekkes av en kvote (for eksempel: sykt barn, betalt ferie, osv). Hvis du har slettet en fraværssøknad som var godkjent, må annulleringen godkjennes av din leder. Inntil det er gjort, vil oversikten vise at din fraværssøknad er sendt på nytt for sletting (se eksempel nedenfor). For å slette en fraværssøknad klikker du på søppelbøtta vil venstre for den aktuelle linja du ønsker å slette. 8

9 3. REISE- OG UTGIFTSREFUSJON 3.1 Trykk på Reise- og utgiftsrefusjon for å opprette ny reiseregning, se på tidligere reiser, eller for å få refundert utlegg du har hatt. 3.2 Du vil nå komme inn i dette bildet Trykk på Opprett reise- og utgiftsrefusjon 3.3 Du vil nå få 4 valgmuligheter 1. Velg skjema 2. Trykk på start Hvis du skal registrere kjørebok for flere dager velger du Innlandsreise. Innlandsreise velger du også når du har vært på sammenhengende tjenestereise som har vart over en dag. Dagsreise innlands velges om du har hatt en reise med varighet kun en dag. Brukes på dagsreiser som utløser kostgodtgjøring. Hvis du har vært i utlandet, velger du Utenlandsreise. Dagreise innland rutinem brukes ikke! Utgiftsrefusjon brukes når du bare skal ha refundert utlegg du har hatt (se mer under pkt 3.14). 9

10 Merk! Enkel navigering kan gjøres ved å benytte disse knappene 3.4 Du vil nå komme inn på dette bildet. (har valgt innlandsreise i dette eksemplet) Bruk av reisekalender Start med å fylle inn reisestart og reiseslutt (eks ) Fyll ut reisemål (f.eks «Prostiet») Årsak/formål : Skriv f.eks «Tjenestekjøring» Kommentar: et meldingsfelt som kan brukes til evt. spørsmål om utfyllingen av reiseregningen til bispedømmekontoret eller opplysninger du ønsker skal følge regningen. Ved bruk av reisekalenderen, kan du se dine tidligere reiser. 10

11 Når du har fylt ut dette, trykker du på strekningsdetaljer for å fylle inn de strekningene som du har kjørt. 3.5 Et nytt bilde kommer opp når du har åpnet opp strekningsdetaljer Legg inn dato (blå linje) Legg inn tilbakelagte kilometer (blå linje) Legg inn antall passasjerer. Husk å skrive inn passasjernavn i kommentarfeltet under. Legg inn avreisested og bestemmelsessted. NB: Husk å påføre reisens formål sammen med bestemmelsessted i feltet for bestemmelsessted (Eks: kirken;vielse). Legg inn riktig kjøretøytype (bil i dette eksemplet) Trykk godkjenn og ny post hvis du skal fylle inn flere avstander eller godkjenn hvis det er siste post du skal skrive på denne reiseregningen. Trykk enda en gang på godkjenn Bor du i tjenestebolig har du rett til kilometergodtgjøring for kjøring hjem-arbeid. For disse strekningene velger du Kjøretøytype Bil hjem- arb Ved kjøring med passasjer: Hvis du har kjørt totalt 10 km, og 5 km av de med passasjer, må dette splittes på to linjer. Eks 5 km uten passasjer og 5 km med passasjer. Passasjeren(e)s navn må alltid påføres. Husk: Påfør korrekte datoer for reisene fortløpende. Merk: Har du en tjenestereise som utløser kostgodtgjøring eller nattillegg må det opprettes en egen reiseregning for denne reisen med angivelse av Reisestart og Reiseslutt med dato og tidspunkter. Eks du har en reise som utløser kostgodtgjøring den 11. august. Det kan da opprettes en reiseregning for perioden med fortløpende angivelse av kjørte strekninger som i eks over. En egen reiseregning må opprettes for reisen den Så kan det fortsettes med angivelse av strekninger igjen i en reiseregning opprettet med Reisestart og Reiseslutt Kopiering og sletting av strekninger. o Merk den aktuelle strekningen du vil kopiere eller slette.(merket gult) o Trykk på kopier/ slett strekning 11

12 o Endre inn dato ved kopiering av strekninger 3.6 Du vil nå komme tilbake til Generelle data og du vil nå kunne se total avstand som du har registrert. Trykk så Lagre utkast NB! Ved å lagre utkast lagrer du reiseregningen midlertidig 3.7 Har du hatt utgifter til bompenger, tog, båt, og lignende, registreres disse her. Trykk på registrer utgiftsbilag, enten nede på siden eller ved hjelp av hurtignavigeringsknappen 12

13 3.8 Registrer utgiftsbilag Trykk ny post Legg inn riktig utgiftstype Legg inn riktig bilagsbeløp Legg inn riktig bilagsdato Kryss av om det finnes papirkvittering Trykk godkjenn hvis du ikke har flere utgiftstyper eller godkjenn og ny post hvis du skal registrere flere utgiftstyper Ved refusjon av utgifter til bompenger og ordinær kollektivtransport er det ikke krav om innsending av papirkvitteringer. Ved parkeringsutgifter, taxi, flybilletter eller lignende ber vi om at det hukes av for Papirkv. finnes. Stift slike kvitteringer på et ark som påføres ditt navn, ansattnummer og reisens referansenummer (genereres automatisk når du lagrer reiseregningen). Kvitteringene sendes bispedømmekontoret. 13

14 Pass på å fylle inn reisested og formål (evt. andre opplysninger)i feltet Beskrivelse (under den blå linjen). Hvis du er klar til å sende inn/lagre reiseregningen kan du trykke kontroller. For å gå tilbake til «Generelle data» kan du trykke Forrige trinn. 14

15 3.9 Kontroller og send Det siste du må gjøre er å kontrollere reiseregningen som du har laget. Trykk på simuler reiseregning nederst på siden. Det er viktig at du kontrollerer hva du har registrert før du sender reiseregning videre. Simuleringen gir deg en god oversikt over hva du har registrert og hva du vil få utbetalt. For å avslutte simuleringen av reiseregningen, trykk på krysset oppe til høyre på simuleringsbildet Avsluttende aktiviteter Her kan du velge om du vil lagre utkast av reiseregningen og sende den på et senere tidspunkt eller om du vil lagre og send til godkjenning. Hvis du lagrer og sender til godkjenning, vil reiseregningen din gå til bispedømmekontoret for attestering og vil bli utbetalt ved nærmeste reisekjøring. NB: Hvis du har utgifter som krever papirkvittering, må disse være mottatt på bispedømmekontoret før utbetaling kan skje Trykk på Ansatt selvbetjening når du er ferdig og du vil komme tilbake til portalens startside Under Liste over alle reiser kan du se dine reiser som du har laget tidligere og de reiser du ikke har avsluttet. Vær OBS på at denne funksjonen bruker litt til på å oppdatere seg. 15

16 En oversikt over alle reiser som du har foretatt og reiser som ikke er sendt til bispedømmekontoret vil ligge under Alle mine reiser og utgifter Reiser som er godkjent, men ikke utbetalt vil få teksten endring av godkjent reiseregning i feltet anbefalte aktiviteter. Merk at ved en endring av en allerede godkjent reise vil du få reisen tilbake til deg, slik at du må sende den en gang til i arbeidsflyten. Under mappekortet Mine reiseregninger vil du kunne se mer om statusen på hver reiseregning 3.13 Hvis en reiseregning blir sendt i retur fra en av godkjennerne, vil det alltid følge med en melding i Innkurven om hva som er feil med reiseregningen. For å kunne se vedlegget med kommentar, må du klikke på linken «Vis memoer» nede til høyre i vinduet. Da kommer teksten fram i nederste del av innkurven. 16

17 3.14 Når du har rene utlegg du skal ha refundert, enten de er knyttet til en reise eller ikke, skal du bruke Utgiftsrefusjons-funksjonen. Du finner den ved å velge Reise- og utgiftsrefusjon», deretter Opprett reise- og utgiftsrefusjon og så velge skjema Utgiftsrefusjon og til slutt klikke på Start. Fyll inn dato, Årsak/formål og evt. kommentar. Klikk deretter på Registrer utgiftsbilag. Trykk ny post Legg inn riktig utgiftstype Legg inn riktig bilagsbeløp Legg inn riktig bilagsdato Kryss av om det finnes papirkvittering Pass på å fylle inn nødvendig/nyttig informasjon i feltet Beskrivelse (under den blå linjen). Ved utgiftstype Bevertning eller Utlegg måltider må også sted, begrunnelse og deltakere registreres i feltene under den blå linjen. Refusjonene vil som standard konters i regnskapet på ditt reisebudsjett. Hvis dette ikke er korrekt kan du endre til rett kontering ved å klikke på Endre kostnadstilordning. Hvis du er usikker på konteringen må du føre på hvor du vil ha utgiften belastet i feltet Beskrivelse. Trykk godkjenn hvis du ikke har flere utgiftstyper eller godkjenn og ny post hvis du skal registrere flere utgiftstyper Hvis du er klar til å sende inn/lagre utgiftsrefusjonen kan du trykke kontroller. For å gå tilbake til «Generelle data» kan du trykke Forrige trinn. Se pkt 3.9 for hvordan du skal avslutte og sende inn refusjonskravet. 17

18 4. E-SKJEMA 4.1 Trykk på E-skjema for å sende inn regninger eller se tidligere innsendte regninger 4.2 Du vil nå komme inn i dette bildet Andre utbetalinger er skjemaet vi bruker mest, for eksempel til utbetaling av beredskapsgodtgjøring. Variabel lønn skal vi ikke benytte oss av. Ekstra skattetrekk kan du bruke hvis du ønsker å bli trukket et fast beløp ekstra i skatt over en angitt periode. Liste over alle skjema viser en historikk over hvilke skjema du har sendt inn. Permisjonssøknad skal ikke brukes av oss. Klikk på Andre utbetalinger, og du får fram følgende bilde: 18

19 4.3 Utfylling Dato Fyll ut den datoen (startdato) beløpet ble opptjent. NB: Trykk på Enter for å aktivere feltet Lønnart i skjemaet Lønnart Det er viktig å velge riktig lønnart. Lønnarten styrer mye av behandlingen i lønnssystemet, for eksempel om beløpet skal med på lønns- og trekkoppgaven, om beløpet inngår i feriepengegrunnlaget, om det skal rapporteres til pensjonskassen etc. Sett markøren eller klikk i feltet Lønnart. Klikk på valgboksen i enden av feltet, for å få opp en oversikt over de aktuelle lønnartene. Klikk/velg riktig lønnart. Når lønnart er valgt kan du klikke på lyspæren, som står bak feltet Lønnart for å få opp informasjon om den valgte lønnarten. 19

20 Nidaros bispedømme skal kun bruke følgende lønnarter: 1461 Refusjon av treningsavg Refusjon av div. utgifter 3151 Komp hel fridag Prest 3153 Gudstjeneste ved Prest 3154 Gudstjeneste ved Andre 3155 Vigsel 3156 Gravferd ved Prest 3157 Gravferd ved Andre 3160 Beredskapsvakt uke. NB: Husk tidsrom i merknadsfeltet! 3164 Beredskapsvakt dager. NB: Husk tidsrom i merknadsfeltet! 3171 Komp halv fridag Prest Beredskap utrykning xx-yy, hvor xx angir type og yy angir rekvirent ABV Gruppeveiledning 3182 ABV Individualveiledning Beløp Beløp følger automatisk av lønnarten, og skal ikke oppgis på lønnartene vi benytter Antall Klikk i dette feltet for å registrere korrekt antall. NB: Hvis du har hatt to beredskapsuker på rad, må dette registreres med to ulike datoer. Antallet kan bare være 1 på denne lønnarten Overfør Når dato, lønnart og antall er utfylt klikker du på knappen Overfør. Da vil registreringen bli oppdatert i tabellen under knappen Endre registreringen Dersom du enten har registrert refusjonen på feil dato, valgt feil lønnart, eller skrevet inn feil antall; markèr den aktuelle linjen i tabellen slik at denne linjen blir blå. Klikk på knappen Endre markert linje. Registreringsfeltene vil bli utfylt med verdiene fra linjen i tabellen som du valgte å endre på, og linjen vil bli borte fra tabellen. Korriger det som er feil. Klikk deretter på knappen Overfør. Tabellen oppdateres med 20

21 endrede verdier Slette registrering Dersom du ønsker å slette en registrering, marker den aktuelle linjen i tabellen slik at denne linjen blir oransje. Klikk på knappen Slett markert linje. Linjen eller refusjonen blir borte fra tabellen Merknad Eventuelle merknader kan du skrive inn i det hvite feltet til høyre under Merknad. Ved bruk av lønnart 3160 Beredskapsvakt uke eller 3164 Beredskapsvakt dager må du i dette feltet føre opp ukenummer/tidsrom Godkjenning for utbetaling Når du er ferdig med å registrere et skjema, klikk på knappen Send til godkjenning nederst i skjemaet. Skjemaet går først til bispedømmekontoret for kontroll og godkjenning og så videre til prosten for endelig godkjenning. Når prosten har godkjent skjemaet, vil beløpet bli utbetalt ved neste hovedlønnskjøring. 4.4 Retting/sletting av E-skjema Hvis bispedømmekontoret eller prosten finner noe feil ved skjemaet ditt, vil vi sende det i retur til deg. Da må du enten endre på det og sende inn på nytt, eller slette det. Vi har ingen anledning til å gjøre det for deg. Når vi sender noe i retur til deg mottar du en epost om at du har oppgaver i din innkurv. Deretter kan du åpne det aktuelle skjemaet (som er returnert fra saksbehandler) ved å klikke på Behandle skjema 21

22 Da får du opp E-skjema-tabellen som du kjenner fra innsendingen: Hvis du vil slette hele skjemaet, klikker du bare på «Slett». Hvis du vil endre på skjemaet eller slette en enkelt linje og sende inn på nytt; se pkt 4.3.6, og

23 5. LOGGE AV VPN-KLIENTEN o Når man er ferdig i portalen må man høyreklikke på hengelåsikonet og velge quit. Det er også tilstrekkelig at man skrur av maskinen Kontaktpersoner ved Nidaros bispedømmekontor Ved behov for assistanse eller ved tekniske problemer - kontakt bispedømmekontoret ved: o Heidi Bjørkås Ljøkjel, tlf , heidi.ljokjel@kirken.no o Oddleiv Moen, tlf , oddleiv.moen@kirken.no VANLIGE FEILKILDER Hvis du står fast, og ikke kommer videre, sjekk følgende: - Du har valgt Dagsreise innenlands når du skal registrere reise over flere dager. Avbryt registreringen og velg Innenlandsreise - Det er brukt feil tegn i tallfeltet. Dato skrives slik: , klokkeslett slik: 09:00 - Alle felter som MÅ fylles ut er ikke fylt ut. - Feilmelding «Bruker 2390xxx er sperret av deg selv» : Her har du gjort noe som har fått systemet til å henge seg opp. Logg deg ut, vent i 15 minutter, så skal det være løst opp igjen og du kan logge inn på nytt. 23