Brukerveiledning for GIRO adminstrasjon.

Transkript

1 Brukerveiledning for GIRO adminstrasjon. Når faktura er sendes ut vil det komme en del ulike tilbakemeldinger som er viktige å følge opp på rikitg måte i fakturasystemet. Det erogså da vikitg å oppdatere medlemsregisteret ved feilfakturering. Det er også noen som ikke bruke KID nummer ved innbetaling. Da vil ikke betalingen være registrert på spiller og giroregisteret må da oppdateres manuellt for å gjennomføre registreringen. Nye medlemmer som skal faktureres eller har betalt inn direkte til konto må også håndteres /registreres via Giroadministrasjon. OBS I alle kontingenter hvor medlemmet har utestående vil medlemmet utgå fra fakturaoversikten dersom medlemmet settes til inaktiv. Om medlemmet skal betale utestående før utmelding; vent med å sette status til inaktiv til utestående er betalt. Innhold Brukerveiledning for GIRO adminstrasjon Giroadministrasjon- Finne fram til riktig giro... 2 Registrere Giroer på nye medlemmer eller sende ut nye Giro til noen som allerede er fakturert (purring) Endringer i Giroregister når noen er fakturert feil:... 4 a: Feil pris... 4 b: Ugyldig mottaker (for eks utmeldt/skulle ikke hatt faktura c: Er medlem, men skal ikke betale d: Skal betale et annet løp en det som er fakturert Manuell oppdatering av innbetaling Nye medlemmer som skal betale inn kontingenter Sjekke om et medlem har utestående fordringer D.Skjeltorp Side 1

2 Giroadministrasjon- Finne fram til riktig giro Logg inn og velg rollen Regnskapsansvarlig. Velg så Min Side og Giroadministrasjon Skjembildet for Giroadminstrasjon er utgangspunktet for å opprette nye giroer, eller se på /administrere eksisterende Giroer. Se liste under registrerte giroer for eksisterende giroer. Skal det gjøres noen giroer annuleres eller det skal sendes ut purringer til de som ikke har betalt, eller nye giroer til medlemmer som har medlt seg inn i klubben etter at giro for sesongen er sendt ut, trykk på symbolet med to personer. Du kommer da til bildet for behandling av giroer for den aktuelle fakturering av trenings eller medlemsavgift. D.Skjeltorp Side 2

3 Registrere Giroer på nye medlemmer eller sende ut nye Giro til noen som allerede er fakturert (purring).. Knappen brukes når det skal selve Giroen skal lages med et beløp koblet til et medlem. Dersom noen har meldt seg inn i klubben etter at for eks treningsavgiften for håndball er sendt ut, dvs i september og vedkommende skal ha en giro, må først det nye medlemmet registreres i medlemsregisteret, deretter legges inn på et lag. Da vil det i raden Aktive medlemmer stå tallet 1 under Ikke reg. Dvs det er et aktivt medlem som ikke har fått registrert en Giro på seg. Trykk da på Registrere Giroer og tallet Ikke reg. vil gå til 0, og antal registrert vil øke med en. Deretter kan du gå til oversikten over alle giroer som er sendt ut via knappen. Velg så den Giro du vil sende ut (på nytt eller som første gang) ved å uyke av helt til venstre for navnet. Helt til høyre kan du se hvor mange gnager en giro er sendt til vedkommende. Er det et nytt meldem vil det stå 0 der. I eksemplet over er det for Celine Daae Sundt allerede sendt ut en Giro. Når de som skal ha ny Giro er valgt, sørg for at det IKKE er noen kryss på andre medlemmer under feltene , sms og Brev. Huk av for på KUN den som skal ha . Dette er VIKITIG. Hvis det er huket av på flere, vil også de få mail eller sms/brev. Når rikitge avhukringer er gjort, velg så kanpp øverst i bilde, FAKTURER. Mail blir så sendt til den som er avkrysset helt til venstre og under kollonnen mail. D.Skjeltorp Side 3

4 Endringer i Giroregister når noen er fakturert feil: I samme bilde som utsendelse av Giroer kan også faktura annuleres eller beløp endres. a: Feil pris. Velg spilleren med å huke av på venstre side og skriv inn riktig pris i feltet Endret (under Beløp) og trykk b: Ugyldig mottaker (for eks utmeldt/skulle ikke hatt faktura. Velg spilleren med å huke av på venstre side og trykk Oppdater deretter medlemsregisteret ved å fjerne vedkommende fra laget og deretter sette medlemmet som Inaktiv. Husk å lagre endringen. c: Er medlem, men skal ikke betale. Velg spilleren med å huke av på venstre side og trykk d: Skal betale et annet løp en det som er fakturert. For eks skal et medlem bare betale halv treningsavgift så gjøres dette også fra samme side. Legg da inn riktig fakturabeløp under feltet Endret, huk av til venstre og ev. under hvis ny faktura skal sendes, trykk deretter fakturer. (Husk å ta vekk ALLE kryss på høyre side for alle andre medlemmer). D.Skjeltorp Side 4

5 Manuell oppdatering av innbetaling. Må brukes når noen ikke har betalt ved hjelp av KID nr. Kasserer sender jevnlig oversikt o ver innbetalinger uten KID nr. Velg Betaling: Velg Manuell registrering Søk opp vedkommende via et av søkefeltene.( Her kan det av og til være litt trøblete å få fram personen, prøv da flere ganger ev gå inn og ut av Manuell betaling igjen.) Skriv inn dato for registreringen/ev innbetalingen og beløpet under Betalt. Trykk oppdater betalinger. Gå inn i giroregister og sjekk at betalingen er registrert. D.Skjeltorp Side 5

6 Nye medlemmer som skal betale inn kontingenter. Rutine som skal følges: Innlogget med rolle Regnskapsansvarlig. 1. Registrer spilleren i medlemsregister via Administrasjon Personer. 2 Legg spilleren inn på et lag via Administrasjon Lag 3 Gå inn på Giroadministrasjon og velg aktuell Giro for nytt medlem 4 Under ikke reg skal det nå stå 1 (eller hoe annet enn null hvis det er flere nye som er registrert inn som medlemmer og koblet til et lag. Trykk da på Registrere Giroer og nytt medlem vil bli registrert med en ubetalt giro. Denne finnes da under Giroutsendelse 5 Sjekke at ny person er i lista og ev. korriger beløp hvis for eks halv avgift skal betales. 6 Dersom faktura skal sende må denne først lages. Dette gjøres ved å huke av for denne personen i venstre kolonne. Velg så faktureringsmåte via høyre kolonne. Ingen andre kryss i lista på høyre side en den som gjelder personen må være avkrysset, og kun kryss på type faktura (brev, mail,sms). Hvis det er kryss på andre personer vil også de få ny faktura. Spesielt viktig å passe på hvis mail eller sms brukes. I eksempelet ovenfor så har Vetle Nordeng blitt registrert etter at første faktura ble sendt ut og det står derfor 0 helt til høyre og han står som ubetalt. Alternativet til å sende ut giro er å gi beskjed om kontonummer og beløp på annen måte og registrere giroen manuelt etterpå. Fordelen med Giroutsendelse er at KID nummer blir generert og det blir mindre jobb for både kasserer og regnskapsansvarlig etterpå. D.Skjeltorp Side 6

7 Sjekke om et medlem har utestående fordringer. Ved overganger fra Skogstrand til andre klubber skal alltid det sjekkes om medlemmet har ubetalte trening eller medlemsavgifter før overgang godkjennes av klubben. Dette gjøre ved å logge inn som med rollen regnskapsansvarlig og søke opp medlemmet via menyvalgene Administrasjon og Personer. Da vises alle giroer som er koblet til dette medlemmet og tilhørende betalingstatus. D.Skjeltorp Side 7