Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang

Transkript

1 jhjhjhhjhjhjhjh Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang 1 Aktivering av egen brukerkonto Når fagenheter/skoler og nytilsatte blir overført til Expense, vil du motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense (følge lenken i e-posten). Når dette er gjort kan du begynne å registrere reiseregninger. Tilgangen til å registrere deg som bruker med eget passord gjelder i to døgn fra du får mailen. Det er imidlertid ikke noe problem dersom du ikke får aktivert brukerkontoen straks du kan når som helst i ettertid registrere nytt passord ved å gå inn på Innlogging finner du oppe i høyre hjørne. Visma.Net Expense Side 1

2 Brukernavn er alltid din jobbmailadresse (dvs eller for dere som jobber der). Klikker du på «Glemt passordet?» får du slik tilbakemelding fra systemet og må følge instruksene og lage et nytt passord: Visma.Net Expense Side 2

3 Når du logger inn med riktig mailadresse og riktig passord kommer du rett inn i reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise: 2 Innlogging fra din PC på jobben Når du er innlogget på egen PC på jobben kan du velge boksen «Visma» på ansattportalen eller snarveien via ikonet «Visma Enterprise" på skrivebordet. Når du går inn i Visma Enterprise vil forsiden variere litt avhengig av hvilken rolle og oppgaver du har i organisasjonen, men alle har tilgang til «Meg selv». Når du klikker på Meg selv finner du "Reiseregning" som et valg helt til høyre. Klikk på denne og deretter på "Start Expense"-knappen i neste bilde: Visma.Net Expense Side 3

4 Du kommer inn i selve reiseregningsmodulen og kan starte registreringen: Visma.Net Expense Side 4

5 3 Tips om utfylling av reiseregningen Generelt Du får hjelp til utfyllingen ved å bruke hjelpfunksjon i høyre del av skjermbildet som har et spørsmålstegn bak. Dersom du avbryter utfyllingen av en reiseregning, må du gå inn på den samme regningen når du skal fullføre. Trykk på «blyanten» og fortsett på samme regning Husk «Legg til» eller «Lagre» underveis i prosessen Visma.Net Expense Side 5

6 Reise I feltet «Beskrivelse» skal du legge inn en kortfattet beskrivelse av reisen Konteringen må være riktig o Dersom reisen ikke er foretatt i din ordinære stilling, må du velge riktig organisasjonsenhet o Velg deretter riktig ansvar og funksjon o Eventuelt prosjektnummer må registreres Velg «lagre» og deretter velg dato fra kalender Vedlegg: denne gjelder for vedlegg som f.eks kurs/konferanse program og eventuelle andre dokumenter. Gjelder ikke for utlegg til utbetaling, disse må legges inn i utlegg og lastet opp som tidligere Program etter invitasjon samt program for fagenhetsturer skal scannes inn I feltet «Formål/Arrangement» legges inn om det er tjenestereise, kurs, konferanse mm og hvem som er arrangør Velg type diett «Ingen diett» er aktuelt for reiser inntil 15 km en vei, for reiser som varer under 6 timer eller dersom alle måltider er dekket av andre Privat opphold velges dersom tjenester skal avbrytes av et privat opphold I feltet «Formål/Arrangement» legges inn om det er kurs, konferanse mv og hvem som er arrangør Legg inn reisedato og klokkeslett fra- til Velg riktig land dersom det gjelder reise i utlandet Selv om du reiser med diettberegning kan du føre flere reiser på 1 reiseregning. Du kan for eksempel føre hele månedens reiser og utlegg som 1 reiseregning. Velg: +reise til flere steder, husk lagre Visma.Net Expense Side 6

7 Diett Måltider o Hvis alle måltider er dekket for alle dager velg «Måltid dekket» for frokost/ lunsj/ middag i første linje o Hvis det er enkeltmåltider som er dekket og noe som skal utbetales, velg frokost/ lunsj/middag dag for dag Overnattingstyper o Hvis det er samme type overnatting, velg kun i første linje, eventuelt nattillegg, hvis det er privat/pensjonat (Privat = med kokemuligheter, Pensjonat = uten kokemuligheter). o Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks hotell en natt og deretter privat/ pensjonat, velg nedtrekk dag for dag. o Ved overnattingstype Hotell velg «Etter regning» i boksen til høyre (ikke nattillegg) o Ved overnattingstype Hybel/pensjonat/privat velg «Nattillegg» når det er avtalt Nattillegg o Nattillegg utbetales uten at den reisende må redegjøre for hvor overnatting har funnet sted (ulegitimert) - nattillegg utbetales derfor kun ved overnatting hybel/pensjonat/privat o Nattillegg utbetales ikke ved hotellovernatting utgiften legitimeres og dekkes etter bilag Visma.Net Expense Side 7

8 Reduserte diettsatser o Hovedregelen er at det skal utbetales diett etter reglene i Statens reiseregulativ på tjenestereiser. I Expense er det ikke mulig å overstyre diettsatsene o Dersom det unntaksvis skal utbetales en lavere diettsats på helt spesielle reiser: Reise på regning og levere bilag for utlegg ingen diett Ved ekskursjoner/overnatting i telt, snøhule og lignende diett etter avtale, men ikke nattillegg Levere papirregning med avtalt spesiell diettsats Kjørebok Opprett en kjørebok pr måned for småkjøringer. Skriv i føreste feltet: Kjørebok januar. Sendes inn når måneden er slutt Hvis du skal lage kjørebok for flere reisedager samtidig: Registrer en kjøring med riktig dato, trykk reiserute/formål og legg til. Gå til ny dato og registrer ny kjøring og legg til Hvis det kjøres ekstra i forhold til omkjøring, legg inn formål for omkjøring Det legges inn en og en passasjer med km, velg + for ny linje Utlegg Velg riktig dato og utlegg etter nedtrekk (trykk page down for flere valg, ligger alfabetisk). Bilag/vedlegg legges inn ved: legg ved fil FØR det trykkes på legg til Hotellregninger skal alltid splittes o Overnatting ved tjenestereise: Legg inn hele beløpet i feltet «Beløp» og pris for frokost i feltet «Hvorav frokost». Splittingen skjer automatisk i sammendraget o Overnatting ved kurs, seminar, fagenhetstur mv: Splitt på «Frokost hotell kurs» og «Overnatting kurs». Valgene gjøres i feltet «Type utlegg». Beløpene er splittet på bilaget (25 % mva på kost og 10 % mva på overnatting). Bilag scannes enten fra fil eller appen Visma Attach Ved scanning av reisebilag der OFK skal ha momsrefusjon (tog, buss, fly mv), må dere påføre formålet med reisen, hvilket arrangement du har deltatt i og signere bilaget Parkeringsavgift fra automater og parkeringshus samt bomutgifter skal ikke dokumenteres verken scanning eller bilag i konvolutt. Parkeringsavgift fra Gardermoen må dokumenteres, scannes eller legges i konvolutt. Husk å skrive på id-nummeret på konvolutten Alternativt legges alle bilag, kvitteringer og program i konvolutt. Ved utlegg i reiser utland: Velg riktig utgiftstype (for eksempel tog, drosje). Husk å hake av for «Utlegg utenlands» Visma.Net Expense Side 8

9 Overnatting Legg inn navn og adresse på overnatting i feltet under navn/adresse med riktig dato Hvis det er forskjellige overnattingssteder - legg inn flere linjer Definisjoner: Privat overnatting/brakkeovernatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, telt, snøhule, campinghytte, fjellhytter (Filefjellstuene) Pensjonatovernatting uten kokemuligheter: Motell, pensjonat, buss, bil, båt (ikke «Danskebåter»), fly, tog, herberger, private fjellstuer, turistheimer, vandrerhjem (Lillehammer vandrerhjem) Ikt.servicedesk@oppland.org (tekniske spørsmål) grethe.hammershaug@oppland.org Visma.Net Expense Side 9