Visma.net Expense Brukerveiledning

Transkript

1 Visma.net Expense Brukerveiledning Side 1 av 15 revidert

2 Innhold 1. Aktivering av egen brukertilgang Innlogging eksternt... 3 Glemt passord Innlogging internt Forside / Oversiktsbilde... 5 Elektronisk hjelp i systemet... 5 NB. Ta vare på kvitteringer Utfylling av reiseregningen Fanen Reise Fanen Diett Fanen Kjørebok Fanen Utlegg Utleggstype Overnatting (Splitting av MVA på overnatting hotell) Utleggstyper og krav til dokumentasjon Vedlegg / dokumentasjon Last opp vedlegg Lagre vedlegg... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.5 Fanen Sammendrag Diverse Endring av brukernavn (epostadresse) Side 2 av 15 revidert

3 1. Aktivering av egen brukertilgang Når brukerkonto i Expense er klar, vil du motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense (følge lenken i e-posten). Når dette er gjort kan du begynne å registrere reiseregninger. Tilgangen til å registrere deg som bruker med eget passord gjelder i to døgn fra du får eposten. Det er imidlertid ikke noe problem dersom du ikke får aktivert brukerkontoen straks du kan når som helst i ettertid registrere nytt passord ved å gå inn på 2. Innlogging eksternt Gå til nfk.no/reise. Der finner du informasjon om pålogging, opplæringsvideoer og brukerveiledninger. Benytt linken for å logge på reiseregningssystemet. Brukernavn er din epostadresse. Det vil si brukerident@nfk.no eller brukerident@vgs.nfk.no for ansatte ved videregående skole. Brukernavn til eksterne, vil være deres private epostadresse (navn@gmail.com, navn@hotmail.com etc). Passord er ditt aktiveringspassord som du opprettet første gang du logget på Expense. Side 3 av 15 revidert

4 Glemt passord Klikker du på «Glemt passordet?» - legger inn brukernavn (epost) og trykker Send, får du epost fra systemet og kan via linken i eposten lage et nytt passord. Benytt linken for å komme til siden der man endrer passord. For ansatte som har logget på via Visma web, kan man trykke på epostadressen øverst i høyre hjørne, og logge ut. NB. Passordet er felles for Visma.net Expense samt app ene Visma Attach og Visma Manager. Passordet er ikke synkronisert med Feide passord. Når du logger inn med riktig epostadresse og riktig passord kommer du rett inn i reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise: 3. Innlogging internt Når du er innlogget på egen PC på jobben kan du velge boksen «Visma web» på intranett / felles snarveier. Når du går inn i Visma Enterprise vil forsiden variere litt avhengig av hvilken rolle og oppgaver du har i organisasjonen, men alle har tilgang til «Meg selv». Når du klikker på Meg selv finner du valget Reiseregning som et valg helt til høyre. Klikk på denne og deretter på Start Expense-knappen i neste bilde: Du kommer inn i selve reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise. NB. Ved siden av Expense har du fortsatt valget Travel som du kan benytte for å gå inn i Visma Travel. Side 4 av 15 revidert

5 4. Forside / Oversiktsbilde Oversiktsbildet vil være bygd opp litt avhengig av hvilken rolle og oppgaver du har i organisasjonen, men vil som regel starte opp i valget Expense. Forsiden vil vise alle reiser som du har registrert, og ikonet foran beskrivelsen vil fortelle hvilken status reisen har. Pr i dag er det ulike ikoner for Åpen, Til godkjenning, Avvist, Tilbakekalt, Godkjent og Utbetalt. Elektronisk hjelp i systemet Skjermbilder og funksjonalitet vil kunne endres av Visma flere ganger i året! Denne veiledningen vil derfor ikke være ajour til enhver tid. Det anbefales å trykke på valget Hjelp som ligger øverst på skjermbildet for å finne oppdatert informasjon om registrering, regler og annen nyttig informasjon. NB. Ta vare på kvitteringer Vi anbefaler at du tar vare på alle dine kvitteringer inntil du har fått utbetalt beløpene! Dette gjelder selv om du har skannet dem og lagt de ved reiseregningen! Øverst i skjermbildet finner man følgende ikoner: Dersom man ønsker å registrere en reise, trykker man på Reise. Dersom man kun ønsker å registrere kjøring, kan man benytte Kjørebok. Dersom man skal ha refundert utlegg, trykker man på Utlegg. En reise som ikke er sendt til godkjenning kan endres ved å klikke på navnet på reisen. Da vil reisen åpnes i fanen Reise. Dersom du avbryter utfyllingen av en reiseregning, må du gå inn på den samme regningen når du skal fullføre. Trykk på «Endre» og fortsett på samme regning. Husk «Legg til» eller «Lagre» underveis i prosessen. Side 5 av 15 revidert

6 5. Utfylling av reiseregningen Reisebeskrivelse I feltet «Beskrivelse» skal du legge inn en kortfattet beskrivelse av reisen. Stilling Viser hovedstilling. Dersom du har flere stillinger, må du velge riktig stilling i forhold til reisen du har foretatt. Kontering (organisasjonsenhet, ansvar og funksjon) må være riktig utfylt Dersom reisen ikke er foretatt i din ordinære stilling, må du velge riktig organisasjonsenhet Velg deretter ansvar og funksjon Prosjekt, Objekt, Ordre og Lokal dim Prosjektnummer, Objekt og Ordre kan også registreres. Lokal dim skal ikke benyttes. Søking. Man kan enkelt søke på nummer eller navn i et blått søkefeltet som kommer opp når man trykker i f.eks. Kostnadssted eller Prosjekt. Marker for å velge. Side 6 av 15 revidert

7 5.1 Fanen Reise Reisedato og klokkeslett Trykk på aktuell dato i kalenderen for å legge inn reisedatoer og klokkeslett. Formål/Arrangement: Formål med reisen må fylles ut. Dato og land/by: Fyll inn datoer og klokkeslett fra når reisen startet og når reisen sluttet. Velg riktig land som reisen er utført i. Man kan dele opp reisen i ulike land eller fordele reisen på tjenestereise/privat ved å velge «Reise til flere steder». Velg «Diett» ved reise når du har krav på diett eller «Ingen diett» hvis du ikke har krav på diett. Ref. «9.1 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands dekkes utgifter «for kost for reiser over 15 km en vei og som varer 6 timer eller mer» Reise med overnatting: Fyll inn reisedato og klokkeslett fra- til og trykk «Lagre». Dersom du har reist til flere destinasjoner eller skal splitte reisen i tjenestereise/privat trykker du på «Reise til flere steder» og fyller inn reisedato og klokkeslett fra- til for denne. Trykk på «Lagre» til slutt. Flere reiser uten overnatting (flere dagsturer): - Fyll først inn reisedato og klokkeslett fra- til for dag 1. Trykk Lagre. Trykk deretter i kalenderen for dag 2 og fyll inn reisedato og klokkeslett fra- til. Trykk Lagre. Kalenderen vil da bli oppdatert med et oransje felt som viser reisen. Side 7 av 15 revidert

8 5.2 Fanen Diett I dette skjermbildet registreres Overnattingstype (ved reise med overnatting), Nattillegg (ved overnatting privat); Måltidsfradrag (hvis måltid ble servert/påspandert av NFK, hotell eller andre) Informasjon om overnattingssted. Skjermbildet ser slik ut: Måltider Hvis alle måltider er dekket for alle dager velg «Måltid dekket» for frokost/ lunsj/ middag i første linje Hvis det er enkeltmåltider som er dekket og noe som skal utbetales, velg «Måltid dekket» for det aktuelle måltidet (frokost/lunsj/middag) dag for dag. TIPS. Trykk på boblen med tre prikker (merket gult ovenfor) ved siden av dato for å se hvilket reisedøgn denne linjen viser. Da kan det være enklere å plassere måltidsfradrag på riktig linje. NB. Ved reiser med overnatting tenk reisedøgn ikke reisedag! Overnattingstyper Hvis det er samme type overnatting, velg kun i første linje, eventuelt nattillegg, hvis det er privat/pensjonat (Privat = med kokemuligheter, Pensjonat = uten kokemuligheter). Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks. hotell en natt og deretter privat/ pensjonat, velg nedtrekk dag for dag. Ved overnattingstype Hotell velg «Ingen nattillegg i boksen til høyre (ikke nattillegg) Ved overnattingstype Hybel/pensjonat/privat velg «Nattillegg» når det er avtalt Nattillegg Nattillegg utbetales uten at den reisende må redegjøre for hvor overnatting har funnet sted (ulegitimert) - nattillegg utbetales derfor kun ved overnatting hybel/pensjonat/privat Side 8 av 15 revidert

9 Nattillegg utbetales ikke ved hotellovernatting utgiften legitimeres og dekkes etter bilag Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan dietten fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. 5.3 Fanen Kjørebok Dato, Type kjøretøy, Kjørelengde, Reiserute og Formål skal registreres for hver kjørelengde. Trykk Legg til eller trykk Neste for å registrere. Redigering eller sletting av en linje gjøres via knappene til venstre for hver linje (merket gult ovenfor). For hver kjørelengde kan du angi tillegg for Passasjer, Skog- og anleggsvei eller Tilhenger. Dersom det kjøres ekstra i forhold til omkjøring, legg inn formål for omkjøring. Passasjertillegg legges inn for hver passasjer med antall kilometer, velg + for ny linje. Hvis du skal lage kjørebok for flere reisedager samtidig registrerer du en kjøring med riktig dato, trykk Legg til og registrer ny kjøring på ny dato. Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan kjøringen fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. Legg ved fil Her kan du legge ved dokumentasjon eventuelt detaljer for kjøregodtgjørelsen. Side 9 av 15 revidert

10 5.4 Fanen Utlegg Velg aktuelt utlegg i nedtrekks menyen. Feltene Type utlegg, Dato, Valuta, Beløp og Formål skal fylles ut for hvert utlegg. Ved utlegg til reiser utlands: Husk å hake av for «Utlegg utenlands». Er utlegget betalt av arbeidsgiver på forhånd, haker du av i feltet «Betalt av arbeidsgiver» Trykk Legg til for å registrere. Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan dietten fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. Utleggstyper Side 10 av 15 revidert

11 Utleggstype Overnatting (Splitting av MVA på overnatting hotell). Hotellovernatting ved tjenestereise i fylkeskommunen skal alltid splittes så lenge kvittering viser beløp med ulike MVA-10 % (opphold) og 25 % (frokost). For at systemet kunne splitte riktig, må du legge inn hele (totalt) beløpet i feltet «Beløp» og oppgitt beløp med MVA 25 % (pris for frokost) i feltet «Hvorav frokost» (merket gult). Hvis beløp med 25 % MVA i kvittering er ikke oppgitt, skal kun totalbeløpet registreres i feltet «Beløp» og ingenting i feltet «Hvorav frokost». Definisjoner: Privat overnatting/brakkeovernatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, telt, snøhule, campinghytte, fjellhytter. Pensjonatovernatting uten kokemuligheter: Motell, pensjonat, buss, bil, båt (ikke «Danskebåter»), fly, tog, herberger, private fjellstuer, turistheimer. Utleggstyper og krav til dokumentasjon Bompenger: - Uten faktura refunderes bompenger etter autopass-sats og det er ikke krav om dokumentasjon for dette. For å få refundert fullpris må faktura fra bomselskapet framlegges. Bompenger etter autopass-sats utbetales ulegitimert og trekkfri, dermed må navn på bompasseringer oppgis i feltet «formål». Buss, Ferge/båt, Taxi, Tog: - Refunderes etter kvittering Side 11 av 15 revidert

12 Fly: - Benytt ALLTID flyselskaper som du kjenner og bestill ALDRI fra utenlandske selskaper som ikke kjenner norske regler for dokumentasjon. - Refunderes etter o a) boardingkort eller setelapp eller bekreftelse om utført reise OG o b) kvittering for betalt reise fra flyselskapet. Kvittering for betalt reise får du tilsendt ved å oppgi e-post adresse på nettside til leverandør: Widerøe: Her er det også mulig å bestille bekreftelse om utført reise hvis boardingkort ble avglemt. SAS: SAS utgir ikke bekreftelse om utført reise, så det er viktig å legge ved boardingkort eller setelapp. Leiebil: - Refunderes etter kvittering/avregning fra leverandør. Hvis du ikke fikk kvittering/avregning fra leverandør, er det lett å skaffe den: Hertz: Avis: Parkering: - Refunderes etter kvittering (er valget å betale for parkering med telefon eller parkeringsautomat, velg den som gir kvittering). Vedlegg / dokumentasjon Nordland fylkeskommune ønsker at reiseregningssystemet skal være helelektronisk og papirløst! Alle utlegg skal dermed knyttes til et vedlegg via knappen Vedlegg. Dette gjelder f.eks. Transport, Overnatting, Mat etter regning, Parkering, Tapt arbeidsfortjeneste og Utlegg. Vi anbefaler at du tar vare på alle dine kvitteringer inntil du har fått utbetalt beløpene! Dette gjelder selv om du har skannet dem og lagt de ved reiseregningen! Vedlegg som ikke er utlegg (f.eks. kursdokumentasjon) kan legges ved et annet utlegg. Det er mulig å legge mange vedlegg inn på et utlegg. Dersom man ikke har utlegg, kan kursdokumentasjon legges inn som vedlegg under fanen Reise. Sjekk at du benytter riktig utleggstype i forhold til MVA på kvitteringen. Side 12 av 15 revidert

13 Last opp vedlegg Vedlegg til utleggene kan lastes opp på to måter: 1. Vedlegg skannes og lagres på et egnet område på din PC, og hentes via valget Bla gjennom / Browse. 2. Dersom du har installert app en Visma Attach, kan du ta bilde av vedlegget og laste det opp via valget Visma Attach. Sjekk at vedleggene er tydelige og kan leses/tolkes av de som skal godkjenne disse! Visma Attach Dersom du har installert app en Visma Attach (app en installeres kun på smarttelefon eller Mac), kan du ta bilde av vedlegget og laste det opp via valget «Visma Attach». Her er det viktig å markere det relevant bildet slik dette vises med blå ramme rundt, og bruke knapper «Legg ved» og «Legg til» underveis. I app en Visma Attach er det mulig å legge inn dato, utleggstype, beløp og formål for hver kvittering/bilde. Derom du gjør dette, vil disse opplysningene overstyre opplysningene i utleggsbildet. Side 13 av 15 revidert

14 Når du skal legge inn et utlegg som du har tatt bilde av i Attach, kan du trykke direkte på knappen Legg ved fil og velge bildet i Attach. Alle opplysninger som du har lagt ved bildet, kommer da med over i Expense. 5.5 Fanen Sammendrag Her ser man et sammendrag av det som er registrert tidligere. Ta alltid en ekstra sjekk for å se om alt ser OK ut. Kontroller at reisen er ført på riktig enhet samt at ansvar og funksjon er registrert. Dersom reisen ikke er ferdig kan man lagre reisen ved valget Lagre, eller sende den videre til behandling ved valget Send til godkjenning. Her kan man også slette reiseregningen ved valget Slett reiseregning. Side 14 av 15 revidert

15 Diverse Endring av brukernavn (epostadresse) Brukernavn / epostadresse endres ved å trykke øverst i høyre hjørne på sin epostadresse og velge Mine opplysninger. Trykk på ikonet til høyre for epostadressen og følg instruksjonene som kommer. Byttet må bekreftes i linken som blir sendt til deg! Side 15 av 15 revidert