Registrering Registrering av reiseregning, kjørebok eller annet er beskrevet i detalj i påfølgende sider.

Transkript

1 Bruk av Visma Travel Lenke: Pålogging FirmaID: AV108 (felles firma for Tekna og tilknyttede foreninger) Brukernavn: Normalt medlemsnummer i Tekna, dette er tilsendt i velkomstmail Passord : Tilsendt i velkomstmail, bør endres ved første gangs pålogging Registrering Registrering av reiseregning, kjørebok eller annet er beskrevet i detalj i påfølgende sider. Send til attestering Når registreringen er fullført, kommer den opp i et oversiktsbilde. Reisen må hakes av i venstre marg og skrives ut. Klikk deretter på Endre status, og reisen kommer opp i en liste Til attestering. Utskriften signeres, eventuelle originalbilag for utgiftsdekning legges ved og regningen sendes til: Tekna v/kontaktperson Postboks 2312 Solli 0201 Oslo Endre Passord Under menypunktet Endre passord, bør brukerne endre sitt tildelte passord ved førstegangs innlogging. Krav til nytt passord er at det må være på minst 6 tegn og skal bestå av både tall og bokstaver. Spesialtegn godtas ikke. Firma-id eller brukernavn kan heller ikke benyttes som passord. Passordet kan selvfølgelig endres når man måtte ønske. Vær også oppmerksom på at det på innloggingsiden er et valg for Glemt passord, hvor bruker legger inn firma-id og brukernavn, hvis passordet er glemt. Mail sendes da til mailadressen på aktuell bruker, med et nytt passord som er generert opp av systemet.

2 REGISTRERING Det er fire ulike registreringsmåter i Travel: Reise, Kjørebok, Utgiftsrefusjon og Dagdiett. Hvordan bildene brukerne får opp ved registrering ser ut, avhenger av hvordan systemoperatør har satt opp systemet. Reise Ved føring av en vanlig reiseregning, velger bruker Reise fra menyen Registrering. På side 1 må Egen referanse, Formål, Sted, Avreise og Hjemkomst fylles ut. Dersom reisen er i utlandet i tillegg, må bruker sette Nei til reise kun i Norge og legge inn Tilbake i Norge med dato og klokkeslett. Det er viktig at datoer og tider fylles ut rett dersom det reises etter diett, slik at beregning av dietter og nattillegg blir utført korrekt av systemet. Det er også mulig å overstyre reisens kostnadsbærer, dersom det er tillatt i firmaopplysningene. Side 2 er reisens innhold. Her bestemmer man om det er Reise med diett/nattillegg eller Reise etter regning som skal registreres. Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering 37

3 Denne muligheten får bruker, dersom systemoperatør har tillatt Alle reisetyper i Firmaopplysninger. Er det derimot valgt Reise etter regning på Firmaopplysninger, vil bruker kun få reist etter regning. Dersom bruker velger Reise etter regning, vil det ikke regnes ut diett og nattillegg i systemet etter gjeldende regler. Dette gjøres kun ved Reise med diett/nattillegg. Reisens innhold består av Kjøring Godtgjørelse for bruk av eget kjøretøy, Reiseutgifter alle andre reiserelaterte utgifter, Andre utgifter ikke reiserelaterte utgifter, Forskudd utbetalt fra arbeidsgiver og Registrere kurs/konferanse Alt dekket. Hvilke huker bruker setter på, avgjør hvilke bilder som kommer frem under registreringen. 38 Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering

4 Har bruker valgt Reise med diett/nattillegg, vil det neste bildet nå være Måltidsfradrag, hvor bruker huker ut hvilke måltid som er dekket. Dette vil da redusere utbetalingen av diett for reisen, etter satser satt på gjeldende bilagstype under bilagsgruppen Kost/losji. Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering 39

5 Etter at eventuelle måltidsfradrag er huket vekk, kommer bruker til en Kost/losji side, hvor han ser hva han har tilgode av dietter og nattillegg. Dersom bruker har valgt Reise etter regning, vil den tredje siden som kommer være det første avhukede valget fra side 2, f.eks. Kjøring. Her velger bruker aktuell Bilagstype fra nedtrekk, etter hva systemoperatør har satt Aktivt på Bilagstypene. 40 Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering

6 Dersom bruker ved registrering i disse bildene velger Registrer etter utfylt side, vil den samme siden komme opp på nytt for ny registrering. Dersom bruker benytter piltaster over eller under registreringsbildet, vil bruker komme til neste side for registrering av neste del av reisen. Når reisen er ferdig registrert, kommer bruker til en Avregningsside. Her vil bruker se hva som er godtgjørelser, utlegg, forskudd og tilgode, dvs en oversikt over hva han har registrert. Bruker vil også få informasjon om hvem som kan attestere aktuell reise. Hvis reisen er ferdig registrert og ser ok ut her, kan bruker velge å legge den rett til attestering før lagring. Hvis ikke kan han gå tilbake for å endre, for deretter å lagre. For å se alle registrerte transaksjoner, kan bruker velge Detaljer. Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering 41

7 Kjørebok Kjørebok er en enkel registrering av bilgodtgjørelse og andre kjøretillegg. Det er også mulighet for å registrere mindre reiseutgifter som bompenger og parkering. Bilagstypene under Bilagsgruppene Kjøring og Reiseutgifter kan hentes opp her. 42 Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering

8 Utgiftsrefusjon Dersom bruker skal ha refundert utlegg som ikke er direkte knyttet mot en reise, kan alternativet Utgiftsrefusjon benyttes. Eksempelsvis kjøp av rekvisita, utlegg ved presentasjoner, dekning av ADSL osv. Bilagstypene under Bilagsgruppen Andre utgifter er valgene her. Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering 43

9 Dagdiett Nyhet til versjon 4.32 av Visma Travel Expense er Dagdiett. Ansatte/brukere som er mye på reisefot, kan her registrere dagsdietter for en lengre periode, istedenfor å føre en komplett reiseregning pr. dag. Etter å ha registrert inn reise-perioden, kan bruker gå inn daglig å føre dagsdiett med eventuelle måltidsfradrag, uten å måtte gå gjennom veiviseren daglig. I tillegg til dagsdietter, kan man velge mellom bilagstypene i bilagsgruppene Kjøring og Reiseutgifter i denne rutinen. 44 Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering

10 Reiseoversikt Etter at en reise/kjørebok/utgiftsrefusjon/dagdiett er ferdig registrert, vil denne ligge under Reiseoversikt. Her kan bruker endre reisene sine, eventuelt endre status på dem til Attester, slik at attestator for reisen vil få den opp under attestator-rutinen. Bruker vil også kunne se hvor langt en reise har kommet, om den ligger I arbeid, Til attestering, Til godkjenning eller som Godkjent. Når reisen er godkjent, vil den kunne utbetales til brukeren. Når reisen er sendt til attestering, bør reisen skrives ut og leveres attestator med underbilag fra reisen, i underskrevet stand. En systemoperatør kan på reiseoversikten få full tilgang til alle brukeres reiser, uavhengig av hvor langt de har kommet i systemet. Visma Travel Expense Systemoperatørkurs: Registrering 45