Reiseregning i Agresso

Transkript

1 Kvinesdal kommune Reiseregning i Agresso Brukerveiledning Personal og lønn

2 Innhold 1. Registrering av reiseregning i Agresso Reise innland/utland m/diett Kjørebok Privat overnatting m/kokemuligheter Reise mellom flere land Utlegg Mobil applikasjon Unit 4 Expenses App Formelle krav til alle reiseregninger Attestering og anvisning av reiseregning Arbeidsflyt på reisemodul...21 Referanser

3 1. Registrering av reiseregning i Agresso Logg inn på Agresso M5 Web via kommunens intranettside: Gå inn i menypunktet: Din ansettelse -> Utlegg Velg deretter skjema som passer reisetype: Reisetype og utlegg - fem forskjellige valg. Viktig å velge rett type. Her følger en beskrivelse av hvilke dere skal bruke Reise innland/utland m/diett brukes for tjenestereiser med rett og krav om diettgodtgjørelse. Overnatting må ha foregått på samme type overnattingsalternativ hele tjenestereisen. (hotell/pensjonat/ hybel) Ved privat overnatting brukes ikke denne reisetypen. Tjenestereisen må være i samme land. 2

4 Vilkår for krav om diettgodtgjørelse (alle 3 punkter må være oppfylt): 1. Tjenestereise som varer 6 timer eller mer 2. Reisestrekningen en vei må være minst 15 km 3. Det må være en tjenestereise. Normalt godkjent av leder på forhånd. Typiske eksempler er kurs, oppdrag i fylkesnemnda. Kjøring til ansattes ulike arbeidssteder er ikke tjenestereiser. Samme gjelder rutinemessig kjøring. Disse reisene skal det ikke gis diettgodtgjørelse for. Kjørebok reise som det ikke skal beregnes diett for, kun kilometergodtgjørelse, passasjertillegg, samt bom og parkering. Kjørebok brukes for kjøring mellom oppmøtested og oppdrag, eller mellom to arbeidssteder på samme dag, eller ved korte kurs/møter. Anbefaler bruk av app for registering av reiserute. Utlegg - Kun refusjon av utlegg som ikke er ifm en reise. Privat overnatting m/kokemuligheter Tjenestereise der overnatting kun har skjedd privat. Her det skal genereres et nattillegg på kr 430,-(ulegitimert overnatting). Det vil si at det ikke er utgifter til hotell e.l. og arbeidsgiver ikke sørger for annen overnatting. Reise mellom flere land Tjenestereise mellom flere land og/eller dersom du kombinerer overnatting på hotell og pensjonat/hybel/brakke i forkant, underveis og/eller i etterkant av en reise Reise innland/utland m/diett! Det skal lages en reiseregning pr tjenestereise. 3

5 A. Fyll ut følgende Destinasjon: Standard verdi er Norge, endre til aktuelt land dersom du reiser utenlands. Reiseformål: Oppgi reiseformål og sted. Ved overnatting oppgis navn og adresse på hotellet. Starttid: Skriv inn startdato og starttid for tjenestereisens startpunkt. Oppgis i hht norsk tid. Sluttid: Skriv inn sluttdato og sluttid for tjenestereisens endepunkt. Oppgis i norsk tid.! Det er viktig å oppgi riktig klokkeslett da dietten beregnes ut fra det.! Husk å oppgi sted i reiseformål felt. Ved hotell skal hotellets navn og adresse oppgis. Kostnadskategorier er predefinert. Ansatt velger korrekt stilling fra rullegardinmenyen. Skal reiseregningen kostnadsføres på et annet ansvar enn det som er predefinert kan dette endres fra rullegardinmenyen under ansvar. Prosjekt kan føres på ved behov. Ressursnummer skal ikke fylles ut. De andre feltene MÅ ikke endres.! Ansatt skal kun velge stilling. B. Svar på spørsmålene om du betalte for alle måltidene selv og om du overnattet på hotell. Som regel er frokost inkludert i hotellregning. Da svarer du «Nei» på spørsmål om måltidene. Du kan markere måltider som du ikke betalte selv i vindu som dukker opp etter du har svart på spørsmålene ovenfor. 4

6 Her kan du velge type overnattingssted dersom du ikke overnattet på hotell. Trykk «OK» for å komme tilbake.! Ved overnatting privat, bruk reiseregning skjema «Privat overnatting m/kokemuligheter» istedenfor «Reise innland/utland m/diett» da dette skjemaet ikke genererer nattillegget du har krav på ved overnatting privat.! Dersom du ikke legger ut for hotell selv og ikke har hotellkvittering, husk å oppgi navn og adresse på hotellet i Reiseformål felt. Dette er avgjørende for å få utbetalt diett skattefritt. Diettgodtgjørelse blir beregnet automatisk basert på informasjon du har registrert.! Det er lurt å lagre utkast til reiseregning før du går videre. Da forsvinner ikke informasjon du har lagt inn. Du har alltid mulighet til å slette reiseregningen som ble lagret som utkast. Bruk knappen «Vis utgifter» for å se på dine tidligere registrerte reiseregninger. Bruk knappen «Legg til informasjon» hvis du trenger å gi utfyllende informasjon til attestant og/eller anviser. 5

7 C. Legg til andre utlegg du hadde ifm reisen. Trykk på knappen «Legg til utlegg». Velg utleggstype fra rullegardin under kategori og fyll ut detaljer. Legg merke til at det er forskjellige felter avhengig av valgt utleggstype. For å legge til ny linje trykk på «legg til utlegg» nederst på siden.! Legg merke til at samme type utlegg, f.eks. «Buss» har 2 valgmuligheter: Buss Buss - MVA fradragsberettiget For at kommunen kan få MVA fradrag, skal billetten/kvittering med spesifisert MVA legges ved.! Hvert utlegg skal dokumenteres med skannet kvittering unntatt bom og diett. Dette med tanke på at kommunen kan få MVA fradrag.! Dersom hotellregning inneholder andre utgifter enn overnatting og frokost, f.eks. (minibar, mat, osv.) skal disse trekkes fra hotellregning. Det blir utbetalt diett som dekker disse utgiftene. Anbefaler ansatt å få separate regning for private utlegg. Private utlegg skal betales av ansatt. Disse skal ikke kommune gi refusjon for og de skal ikke føres på reiseregningen. Du kan slette linje med utlegg hvis du krysser i boksen til venstre av utlegget og trykker på «Slett utlegg». 6

8 Til venstre i skjermbildet vil du til enhver tid se full oversikt over hele reiseregningen. D. Legg ved kvitteringer. Bilag/kvitteringer som gjelder for reiseregningen må lastes opp i dokumentarkivet før de kan kobles til aktuelt utlegg. Skanne kvitteringer og sende dem til deg på e-post. Skanne en og en kvittering. Lagre skannet fil der du kan finne den enkelt igjen. Evt bruk app. Se pk. 2 Unit 4 Expenses App. Trykk på linken «Last opp kvitteringer» i øvre del av vinduet, finne kvitteringen som du lagret og velg den til importering inn i Agresso. 7

9 Etter at kvitteringen er lastet opp, blir den tilgjengelig for kobling: Ved å trykke på tilgjengelige kvitteringer, får du opp et vindu der du kan koble kvitteringen mot aktuelle utlegget. Du vil i seksjonen «kvitteringer» se antall avstemte bilag. Gjenta prosessen til alle kvitteringer er lastet opp og koblet mot utlegg. 8

10 E. Avslutte registrering Når du er ferdig med å registrere reiseregningen, kan du enten velge å lagre den som utkast og sende den til godkjenning senere, eller du kan velge å sende til godkjenning på arbeidsflyt med knappen «Sende til godkjenning». Du kan skrive ut reiseregning ved behov ved å trykke på knappen «Forhåndsvisning utskrift». Du må lagre reiseregningen som utkast før du kan forhåndsvise utskriften. Reiseregningen som er lagret som utkast kan slettes ved å bruke knapp «Slett». F. Sjekke status på reiseregninger Utkast: Her vises alle reiseregninger/utlegg som har blitt lagret til utkast og som ikke har blitt sendt til godkjenning. Under behandling: Her vises til enhver tid reiseregninger/utlegg som er sendt til godkjenning, som ikke er attestert/anvist eller som er avvist. Ferdig: Her vises godkjente reiseregninger/utlegg, klar til utbetaling. 9

11 1.2. Kjørebok! I kjørebok skal alle reiser angis med reiserute adresse fra-.til, samt formål med hver reise. Det kan være mange reise i samme kjørebok, men hver kjøretur må ha formål angitt.! Anbefaler bruk av Appen UniT4 Expenes.! Brukes ikke appen kan du føre alle reisene i ett Excel ark og legge det som vedlegg. Kjørebok er et forenklet skjema som brukes for kilometergodtgjørelse på alle andre type reiser der det ikke skal beregnes diett. A. Fyll ut Reisested og formål, skriv inn eller velg dato fra kalender.! Kostnadskategorier er predefinert. Du velger korrekt stilling ut fra rullegardin meny. Ressursnummer skal ikke fylles ut. Ved sporadisk kjøring, lage kjørebok for hver reise. Ved rutinemessig kjøring, lage en kjørebok for en måneds periode. Dersom du samler flere kjøringer i en kjørebok, skriv i «reisested og formål felt»: Kjøring ref. vedlegg. Velg dato som er på slutten av rapporteringsperiode. 10

12 B. Spesifiser kjøring Trykk på knappen «Legg til utlegg». Velg utleggstype fra rullegardin under kategori og fyll ut detaljer. Legg merke til at det er forskjellige felter avhengig av valgt utleggstype. «KM-godtgjørelse innland» er den vanligste utleggstype ved bruk av privat bil. Velg eller skriv inn dato. Beskrivelse: 1. Spesifiser kjørerute Adresse fra og adresse til (gateadresse). Det er ikke godt nok å skrive, for eksempel: Kvinesdal Kristiansand! Du kan slå sammen tur og retur, skriv tur/retur i beskrivelse. 2. Spesifiser formål til hver kjøring. Skriv inn antall kilometer kjørt. Du har flere muligheter til å samle kjøring i en kjørebok: 1) Lagre kjørebok som utkast og registrer hver kjøring med ny rad 2) Bruke Appen for å beskrive kjørerute og antall km. For veiledning til bruk av app se punkt 2 Unit 4 Expenses App 3) Registrer kjørelogg i en fil, f. eks. Excel. Skann den på slutten av måned og legg ved reiseregningen. Oppgi antall kilometer kjørt totalt og henvis til vedlegget. For veiledning til skanning av vedlegg, se punkt D. Legg ved kvitteringer i Reise innland/utland m/diett. I kjørebok kan du føre andre utgifter ifm kjøring: bom, parkering, passasjertillegg, tilhengertillegg. 11

13 ! Husk å oppgi full navn på alle passasjerene du krever passasjertillegget for.! Ved beregning av kilometergodtgjørelse viser systemet kun trekkfri del. Du får refusjon etter korrekt sats likevel. Dette grunnet oppsett. For å legge til ny linje trykk på «legg til utlegg» nederst på siden. Du kan legge ved skannet kvitteringer, se punkt D. Legg ved kvitteringer i Reise innland/utland m/diett. C. Avslutte registrering Når du er ferdig med å registrere reiseregningen, kan du enten velge å lagre den som utkast og sende den til godkjenning senere, eller du kan velge å sende til godkjenning på arbeidsflyt med knappen «Sende til godkjenning». Du kan skrive ut reiseregning ved behov ved å trykke på knappen «Forhåndsvisning utskrift». Du må lagre reiseregningen som utkast før du kan forhåndsvise utskriften. Reiseregningen som er lagret som utkast kan slettes ved å bruke knapp «Slett». Du kan sjekke status på din reiseregning. Se punkt F. Sjekke status på reiseregninger i Reise innland/utland m/diett Privat overnatting m/kokemuligheter Reise som inkl. privat overnatting hvor det skal genereres et nattillegg på kr 430,-(ulegitimert overnatting). Det vil si at det ikke er utgifter til hotell e.l. og arbeidsgiver ikke sørger for annen overnatting. For å fylle ut skjemaet, følg veiledning som beskrevet i 1.1. Reise innland/utland m/diett. 12

14 1.4. Reise mellom flere land Bruk dette skjemaet dersom du reiser mellom flere land og/eller kombinerer overnatting på hotell og privat eller pensjonat/hybel/brakke i forkant, underveis og/eller i etterkant av en reise. For å fylle ut skjemaet, følg veiledning som beskrevet i 1.1. Reise innland/utland m/diett. Bruk «Legg til destinasjon» knapp for å registrere en og en destinasjon. Reiseformål, start- og sluttid skal spesifiseres for hver destinasjon. 13

15 1.5. Utlegg Skjemaet brukes kun for refusjon av utlegg som ikke er ifm reise. Se punkt 1. Registrering av reiseregning i Agresso for å finne skjemaet. A. Oppgi formål med utlegg! Kostnadskategorier er predefinert. Du velger korrekt stilling ut fra rullegardin meny. Ressursnummer skal ikke fylles ut. B. Spesifiser utlegg Trykk på knappen «Legg til utlegg». Velg utleggstype fra rullegardin under kategori og fyll ut detaljer. Legg merke til at det er forskjellige felter avhengig av valgt utleggstype. 14

16 ! Det er lurt å lagre utkast til reiseregning. Da forsvinner ikke informasjon du har lagt inn. Du har alltid mulighet til å slette reiseregningen som ble lagret som utkast. Bruk knappen «Legg til informasjon» hvis du trenger å gi utfyllende informasjon til attestant og/eller anviser. C. Legg ved skannet kvitteringer se punkt D. Legg ved kvitteringer i Reise innland/utland m/diett. D. Avslutte registrering Når du er ferdig med registrering, kan du enten velge å lagre den som utkast og sende den til godkjenning senere, eller du kan velge å sende til godkjenning på arbeidsflyt med knappen «Sende til godkjenning». Du kan skrive ut reiseregning ved behov ved å trykke på knappen «Forhåndsvisning utskrift». Du må lagre reiseregningen som utkast før du kan forhåndsvise utskriften. Reiseregningen som er lagret som utkast kan slettes ved å bruke knapp «Slett». Du kan sjekke status på din reiseregning. Se punkt F. Sjekke status på reiseregninger i Reise innland/utland m/diett. 15

17 2. Mobil applikasjon Unit 4 Expenses App Last ned app på mobil fra Google Play eller Apple App Store. Legg inn URL: Brukernavn for Kvinesdal kommune: ddd\dittbrukernavn (navn og fødselsdato ddmm) Firma/Client skal ikke fylles ut Passord: ditt kommunale passord (husk å logge inn på nytt ved endring av passord) Gi appen tilgang til din posisjon (GPS) A. Registrere kjørerute og utlegg i App Velg «kjørelengde» ikon for å registrere ny kjørerute. Trykk på «Start» når du begynner å kjøre. Trykk på «Stopp» når du avslutter reisen. Du har mulighet til å stoppe registreringen og gjenoppta senere. Trykk på «lagre» når reisen er avsluttet. Appen velger kjøretøytype: andre motoriserte fremkomstmidler. Dette må endres til korrekt transportmiddel. Trykk på registreringen og deretter velg utleggstype, rett til riktig utleggstype og lagre. 16

18 Du kan skrive formål med kjøring allerede i app. Bruk beskrivelses felt og skriv formål etter adresser. Du kan registrere andre utlegg i forbindelse med kjøringen i App. Velg «Utlegg» og registrer bom og parkering. Ta bilde av kvitteringen. Alle utlegg som blir registrert i App synkroniseres med Agresso Web. Velg synkronisering via Wifi eller Mobil data. Sjekk innstillinger. 17

19 For å lage reiseregning og sende den til godkjenning, gå til Agresso Web. B. Lage kjørebok i Agresso Web Se punkt 1.2. Kjørebok for å opprette en kjørebok. Alle transaksjoner som ble registrert i App etter synkronisering ligger i utleggsoversikt. Velg de transaksjonene som du vil importere til kjørebok. Du kan slette transaksjoner som du ikke kommer til å bruke på kjørebok/reiseregning ved å markere de og trykke på «fjern transaksjoner». 18

20 Det skal oppgis formål for hver kjøring. Dette legger du inn på hver linje under Beskrivelsen etter kjøreruten. Du kan gjøre det enten i App eller i Web. Transaksjonene som ble hentet vises som avstemte kvitteringer: 19

21 3. Formelle krav til alle reiseregninger Navn og adresse til den reisende (i Agresso kan en ikke føre på vegne av andre). Formålet for hver reise må angis. Transportmiddel Reiseruten må angis med adresse fra til. Det er ikke godkjent med Kvinesdal-Kristiansand. Passasjerens fulle navn. Ved klient oppgis klient nr/intern referanse. Utlegg skal dokumenteres også parkering og buss billett pga mva fradrag Bompenger trengs ikke å dokumenteres Utlegg bevertning på møte. Her må formålet og møtedeltakere angis Ved tjenestereise med krav om diett 1. Start og slutt tidspunkt i norsk tid 2. Navn og adresse på overnattingssted 3. Privat overnatting skal ikke adresse/sted/navn oppgis 4. Gratismåltider/påspanderte måltider skal oppgis. 5. Hotellfrokost er standard på de fleste hotell. Må særskilte oppgis dersom dette ikke var inkludert i hotellet. Om du velger å ikke spise frokosten må du angi at du fikk måltidet og trekkes for fradrag. 4. Attestering og anvisning av reiseregning Når reiseregningen er lagret og sendt til godkjenning vil den gå videre til attestant og så til anviser. Prosedyren for disse leddene er lik. Attestant/anviser får varsel om oppgave på e-post kl. 9:00. Når attestant eller anviser logger seg inn på WEB vil de ha en oppgave liggende. Trykk på linjen du vil attestere/anvise og se på reiseregningen. 20

22 Dersom alt ser riktig ut kan man trykke godkjenn. Dersom noe er feil avvis hele reiseregningen. Den sendes tilbake til den ansatte. Skrive inn kommentar på hvorfor reiseregningen ble avvist slik at ansatt får beskjed. Oppgaver til Attestant: 1. Sjekk at formelle krav til reiseregningen er oppfylt. Se punkt 3 Formelle krav til alle reiseregninger 2. Sjekk ansvar og tjeneste i kostnadskategorier. Rett kostnadskategorier ved behov. 3. Sjekk vedlegg er avstemt og stemmer med post. 5. Arbeidsflyt på reisemodul Arbeidsflyten på reiseregninger er predefinert av lønningskontoret og bygger på begrepet ORGTILH. Arbeidsflyten har tre involverte 1. Ansatt som reiser skriver reiseregningen 2. Attestant - z rolle angitt på ORGTILH 3. Anviser - følger anviser angitt på ansvar. Lønningskontor har lagt overordnet på alle attestanter (z-rolle) og anvisere. Dette for å ikke få sin egen reiseregning til godkjenning samt at reiseregning ikke blir behandlet to ganger av samme person. 21

23 Figur 1: Reiseregning flytskjema Referanser SGS 1001 Reiseregulativet KS Personalhåndbok 2017, kap. 10 Reiseregulativ Statens reiseregulativer: Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge Skattedirektoratets forskuddssatser Finansdepartementets skatteforskrift 22