Honorar og reiser for eksterne

Transkript

1 Honorar og reiser for eksterne Eksterne kan nå sende inn reiser og honorar på elektroniske skjema. Skjema finnes på følgende nettside: Logg på ved å bruke et av alternativene nedenfor:

2 Følgende startside kommer opp:

3 Reiser: For reiser vil det vanligste valget være dagsreiser. Du velger da «Dagsreise innenlands». Denne skal brukes på reiser som kan vare inntil 3 timer inn i et nytt døgn (kl ). Har reisen vært lengre enn en dag, brukes «Øvrige reiser».

4 Startdato og tidspunkt (klokkeslett) må fyllest ut riktig, det er dette som styrer kostgodtgjøringen. Reisemål er destinasjonen for reisen, eksempelvis «Trondheim». I vårt eksempel nedenfor er det lagt inn Sogndal. Årsak/Formål er grunnen for reisen. Det kan som eksempel være et møte eller en oppgave som skal utføres. Hvis det er noe som bør informeres om utover det som skrives som reisemål og årsak, oppgis det i kommentarfeltet. Vi oppfordrer dere til å bruke kommentarfeltet, med tanke på å unngå å få reisen i retur med spørsmål fra godkjenner.

5 Hvis du har krav på kostgodtgjørelse, krysser du av for det. På linjen under legger du inn strekningsdetaljer hvis egen bil er brukt. Se detaljert forklaring for hver av disse lenger nede i dokumentet. Etter du har krysset av for kostgodtgjørelse, må du registrere de måltidene som du har fått i løpet av reisen. Regelen for fratrekk for lunsj er, har en normal voksen person blitt mett, skal det legges inn fradrag for måltidet. Det er ikke et krav om at det skal være varm lunsj før den kan trekkes i fra. Når du legger inn kilometergodtgjørelse, legger du først inn antall kjørte kilometer. Hvis du har hatt passasjer på deler av turen, må det deles opp i flere linjer. Navnet på passasjer skal alltid oppgis i kommentarfeltet. Når all informasjon er lagt inn, trykker du på godkjenn.

6 Hvis du har kvitteringer som skal legges ved reisen, kan dette enkelt gjøres elektronisk. Du må først «lagre utkast». Trykk deretter på «vedlegg», og du vil få opp resten av skjermbildet nedenfor. Kvitteringene må være lagret som PDF-dokument på PC en. Trykk på «Bla gjennom» og finn frem til riktig vedlegg. Når du har merket kvitteringen, trykker du på «opplasting». Hvis du har flere vedlegg, gjentar du prosessen til du har fått lastet opp alle vedlegg. Gå deretter videre til «registrer utgiftsbilag». Først må du trykke på «Ny post» Du får du opp en linje som du kan registrere den første utgiften. Velg først «utgiftstype» fra rullegardinmenyen. Hvis du har buss, ferje, T-bane og liknende, velger du utgiftstypen «kollektiv transport». Dette er en utgiftstype som ikke krever at du leverer kvittering, hvis det er faste takster. Det er viktig at du informerer om hvilket fremkomstmiddel du har brukt og hvilken strekning det gjelder. Bompenger er en annen utgiftstype som du ikke trenger å legge ved kvittering på, her må det oppgis hvilke bompasseringer utgiften gjelder. Tidligere har vi gjort tilpasninger på reiseregningene, der hvor vi har sett at den ikke har vært fullstendig. Det har vi ikke lenger tilgang til å gjøre, det er derfor viktig at alt blir fylt ut riktig og fullstendig.

7 Du kan deretter velge å godkjenne den ene posten, eller legge inn en ny hvis du har hatt flere utgifter. Vi fikk en del endringer i 2015 etter vi ble en del av nettoføringsordningen for merverdiavgift i Staten. Her kommer derfor noen avklaringer på utgiftstypene: Parkering her heter utgiftstypen parkering Hotell har flere utgiftstyper her har vi gjort en forenkling for de eksterne. Du kan derfor bruke utgiftstype «Hotell» hvis du har betalt for overnattingen selv. Hvis regningen for hotellet har gått til fylkesmannen, eller andre har betalt, brukes utgiftstype «Hotell betalt av virksomheten». Det skal alltid oppgis navn og adresse på hotellet en har overnattet på. Flyreise her brukes utgiftstypen som heter «flyreise m/ 10 % mva» Taxi - her brukes utgiftstypen «Taxi m/ 10 % mva» På alle disse eksemplene på utgifter må du alltid legge ved kvittering. Når du har lagt inn alle utgiftene dine, trykker du på «godkjenn». Gå deretter videre på «kontroller og send» På denne siden kan du kontrollere om de opplysingene du har lagt inn er riktige. Hvis du trykker på «vis reiseregningsformular» vil du få opp et sammendrag av hele reisen.

8 Når du har kontrollert at alt er riktig, må du endre den avsluttende aktiviteten til «lagre og send til godkjenning». Valget på den gule knappen vil da også endre seg til «lagre og send til godkjenning», og du kan trykke på denne for å sende reisen til godkjenning. Hvis du trykker «lagre utkast» vil reisen bli lagret, og du vil kunne finne den igjen, men den blir ikke sendt videre i den elektroniske godkjenningsrunden og dermed heller ikke utbetalt. Viktig, når du har fått registrert alt og anser deg som ferdig med reisen så er det altså viktig å trykke «Lagre og send til godkjenning».

9 Honorar: Når du skal registrere honorar, velger du «betaling for oppdrag»

10 Velg den datoen du har hatt oppdrag. Dersom det dreier seg om flere datoer på samme oppdrag oppgir du en av datoene. Skal du registrere flere oppdrag brukes riktig dato på oppdrags Deretter finner du riktig lønnart fra rullegardinmenyen. Her ønsker vi at dere bruker lønnart 5534 Honorar. Legg deretter inn timesatsen på beløp og antall timer. Dersom det er avtalt et fast beløp for oppdraget, ikke en timesats, kan lønnart 5535 Honorar benyttes. Når alt dette er lagt rett inn, kan du trykke på «legg til linje» Linjen vil da flytte seg ned. Hvis du legger inn flere linjer, vil disse legge seg som ei liste i tabellen nedenfor. Hvis du har vedlegg som skal legges til (avtalt honorar/kontrakt), kan du enkelt gjøre dette elektronisk. Du må først lagre vedlegget som PDF dokument et sted på Pc en.

11 Trykk på «Bla gjennom» og finn dokumentet du ønsker å legge ved. Trykk deretter på «last opp vedlegg». Merknadsfeltet brukes hvis du har mer informasjon som bør være med for at godkjenner skal skjønne hva honoraret gjelder. Det er bedre å skrive litt for mye enn for lite.